Best Practices für ein erfolgreiches IT-Projektmanagement
Mit der digitalen Transformation ändern sich auch die Werkzeuge der Unternehmen: Sie müssen nun eine Website haben, ihre sozialen Netzwerke verwalten, eine neue Software zur Bearbeitung der Lohnabrechnungen einführen, ihre Dokumente digitalisieren usw.
Für viele Unternehmen, die nicht auf IT oder Digitaltechnik spezialisiert sind, kann die Einführung dieser Lösungen jedoch ein Hindernislauf sein. Die Investitionen sind beträchtlich (Energie, Zeit, Geld...) und die Herausforderungen für das Unternehmen sind hoch, aber die Einführung dieser Tools scheitert manchmal.
Wie kann man also sicherstellen, dass ein IT-Projekt erfolgreich ist? Es gibt Methoden und Werkzeuge für das Projektmanagement, die Ihnen helfen können, ein solches Projekt mit mehr Gelassenheit anzugehen.
Projektmanagement, was ist das?
Es wird oft von "Projektarbeit" oder "Projektmanagement" gesprochen, und wenn dieser Ansatz in Unternehmen üblich zu sein scheint, was bedeutet er dann wirklich?
Projektmanagement ist die Gesamtheit aller Aktivitäten, die darauf abzielen, den reibungslosen Ablauf eines Projekts zu organisieren und seine Ziele zu erreichen. Es besteht in der Anwendung spezifischer Managementmethoden, -techniken und -werkzeuge auf die verschiedenen Phasen des Projekts.
Ein Projekt ist also eine Abfolge von Schritten, die mithilfe von Instrumenten durchgeführt werden müssen, um die festgelegten Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erreichen.
Aus dieser Definition ergeben sich drei Säulen, auf die sich ein gutes Projektmanagement stützen muss:
- Die Organisation des Projektablaufs
- Die eingesetzten Methoden
- Ein gutes Werkzeug für das Projektmanagement
Die Planung - ein unverzichtbarer Schritt für ein effektives Projektmanagement.
Ein Projekt muss im Vorfeld klar definiert und organisiert werden, um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können. Der Zeitfaktor ist eine der wichtigsten Einschränkungen für die Projektorganisation. Denn wie kann man seine Ressourcen in der vorgegebenen Zeit optimieren, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden? Die zeitliche Organisation eines Projekts ist die Planung.
Diese Planung beruht auf zwei Aspekten: einer Konzeption, die die Vollständigkeit der durchzuführenden Arbeiten integriert, und auf einer strengen Überwachung.
Aufbau und Konzeption des Projekts
Definieren Sie die Phasen.
Zunächst sollte man sein Projekt in mehrere Phasen unterteilen, die die Form von Aufgabenlisten annehmen können, z. B.: Entwurf, Parametrierung, Tests, Einführung usw.
Anschließend sollten Sie alle Aufgaben, die innerhalb jeder dieser Phasen zu erledigen sind, vollständig auflisten und dabei die Aktionen aller Beteiligten einbeziehen.
Die Art des Projektdesigns selbst wird sich auf die Überwachung und insbesondere auf die Ebene der Projekt aufteilung auswirken. Sie müssen die Projektverfolgung antizipieren und projizieren, um den richtigen Detaillierungsgrad festzulegen. Ein und dasselbe Projekt kann nämlich in 150 oder 50 Aufgaben aufgeteilt werden, was jedoch nicht denselben Detaillierungsgrad bei der Nachverfolgung bedeutet.
Für diese Übung kann man die Kanban-Ansicht (Aufgabenlisten) bevorzugen, da sie es einfacher macht, die Vollständigkeit der Aufgaben und der durchzuführenden Aktionen zu visualisieren.
Beispiel für eine Kanban-Ansicht
Anschließend muss man von dieser Kanban-Ansicht auf eine Planungsansicht umschalten können, um in der Planung weiterzukommen. Es ist nämlich von entscheidender Bedeutung, die Aufgaben zeitlich zu planen und zu visualisieren, um die Kohärenz der Aktionen, ihre Parallelisierung und ihre Terminierung zu validieren.
Beispiel für eine Planungsansicht
Damit Sie diese beiden Ansichten nicht selbst erstellen und aktualisieren müssen, kann Ihnen ein flexibles Projektmanagement-Tool helfen, das Ihnen mehrere Blickwinkel auf ein und dasselbe Projekt anbietet.
Verkettung
In dieser Planung müssen Sie die Einschränkungen und Erfordernisse Ihres Projekts materialisieren . Es geht darum, eine Architektur Ihres Projekts zu erstellen, um sicherzustellen, dass die Aktionen richtig verknüpft werden.
Beispielsweise muss ein Link erstellt werden, der die Abhängigkeit zwischen zwei Aufgaben anzeigt, deren Start von der Fertigstellung der anderen abhängt.
Es ist auch notwendig, Meilensteine zu erstellen, um starke, nicht verschiebbare Fristen zu materialisieren.
Im Fall des Managements eines IT-Projekts ist dieser Schritt besonders wichtig, da Elemente berücksichtigt werden müssen, die die Dauer des Projekts beeinflussen können, wie z. B. die Durchführung von Tests vor dem Start.
Mit der Materialisierung dieser Verkettungen geht das Projekt über die bloße Abfolge von Aufgaben hinaus und nimmt eine umfassendere Form an, die eine effizientere Steuerung ermöglicht. Eine visuelle Darstellung der verschiedenen Elemente ist daher von entscheidender Bedeutung.
Generell gilt es, das richtige Gleichgewicht zwischen Vollständigkeit und Lesbarkeit zu finden. Mit einem Projektmanagement-Tool, das ein schlankes Design aufweist, lässt sich die Planung leichter vorbereiten und nutzen.
Wenn das Projekt einmal vorbereitet ist, hört die Arbeit nicht auf. Denn nach dem Start muss ein Follow-up durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alles so reibungslos wie möglich verläuft, um die Ziele und Fristen einzuhalten.
Nachverfolgung des Projekts
Die Projektverfolgung beruht auf den von den Projektbeteiligten übermittelten Daten und der richtigen Auswertung dieser Daten durch den Projektleiter. Für eine wirksame Überwachung müssen die Projektmitglieder daher in der Lage sein, Informationen leicht auszutauschen und zu aktualisieren.
Die verschiedenen Akteure (und vor allem der Projektleiter) müssen auf einfache Weise sehen können, welche Aufgaben erledigt wurden, welche Aufgaben überfällig sind, welche Aufgaben noch ausstehen, welche Auswirkungen sie möglicherweise auf die Gesamtplanung haben und welche Aufgaben noch anstehen. Der Zugang zur Planung fördert die Investition aller Projektmitglieder, denn so kann jeder die Rolle und die Auswirkungen seiner Aufgaben auf das Gesamtprojekt einschätzen .
Es sollte eine Wiedergabe bevorzugt werden, die den Nutzern vertraut ist, d. h. die mit dem System, in das die Informationen eingegeben werden, identisch oder sehr ähnlich ist. Dies hilft umso mehr bei der Neuzuweisung von Aufgaben entsprechend den Verfügbarkeitsbeschränkungen der verschiedenen Beteiligten und bei der Neupriorisierung von Aufgaben.
Um Ihre Effizienz zu steigern, brauchen Sie also klare und vor allem visuelle Zeitpläne. Sie können eine Planung in Form eines Gantt-Diagramms bevorzugen, mit dem Sie die zeitliche Abfolge und die Interaktionen zwischen den Aufgaben materialisieren, die Interventionen der verschiedenen Akteure, Verzögerungen und ihre Auswirkungen auf die Gesamtplanung antizipieren können.
Beispiel für eine Gantt-Diagramm-Ansicht
Niemand ist vor unvorhergesehenen Ereignissen sicher. Daher ist es auch notwendig, dass dieser Zeitplan in Echtzeit geändert werden kann, um sofort zu sehen, wie sich jede Anpassung auf das gesamte Projekt auswirkt.
Soll z. B. bei Abwesenheit eines Projektmitglieds die Aufgabe der betreffenden Person verschoben oder jemand anderem zugewiesen werden? Durch einfaches Verschieben in einem veränderbaren Zeitplan können Sie die Auswirkungen jeder Option messen und so die beste Wahl treffen.
Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts.
Zu einem effektiven Projektmanagement gehört auch die Einführung spezieller Methoden. Der wichtigste Ansatz ist der Informationsaustausch und die Transparenz, genauer gesagt die Kommunikation.
Bei einem Projekt mit mehreren Teilnehmern mag dieses Element selbstverständlich erscheinen. Es ist jedoch wichtig, dass diese Kommunikation effektiv ist, und das ist nicht so einfach. Die Mitglieder eines Projekts können sehr schnell in Nachrichten ertrinken oder entscheidende Informationen verpassen.
Informationen zugänglich machen
Ziel der Kommunikation ist es, Informationen zu teilen. Um die Kommunikation zu vereinfachen, ist es bereits wichtig, dass die Informationen für alle zugänglich sind. Es ist entscheidend, die Informationen allen Projektmitgliedern zur Verfügung zu stellen, damit jeder über seine eigenen Aktionen, die wichtigsten Fristen, den allgemeinen Zeitplan und die Entwicklungen des Projekts Bescheid weiß.
Wenn Sie mit Personen außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten, ist dieser Zugang zu Informationen umso wichtiger.
Alle Aspekte ein und desselben Projekts auf einer digitalen Plattform wie einem Projektmanagement-Tool zu verwalten, ermöglicht es, die Informationen zu zentralisieren und jederzeit zugänglich zu machen. Es kann auch sinnvoll sein, Zugriffsrechte je nach Profil der einzelnen Mitglieder festzulegen, um das Gleichgewicht zwischen Transparenz und Vertraulichkeit zu finden.
Eine maßgeschneiderte Kommunikation
Diese Kommunikation muss auch in beide Richtungen gehen, da jeder zur Verwirklichung des Projekts beiträgt. Jedes Mitglied muss in der Lage sein, die anderen Mitglieder des Projekts und insbesondere den Projektleiter zu sensibilisieren und zu warnen. Dieser Aspekt ist von entscheidender Bedeutung, damit der Projektleiter über alle Informationen verfügt, reaktionsfähig ist und das Projekt entsprechend aktualisieren kann.
Auch die Häufigkeit der Kommunikation ist entscheidend, denn man muss darauf achten, seine Gesprächspartner nicht zu überfordern, da man sonst Gefahr läuft, sie mit nicht qualitativen Informationen zu ertränken.
In diesem Bereich gibt es keine Regeln oder automatischen Mechanismen, denn es hängt von den Projektphasen, dem Tempo, dem Status (verspätet oder rechtzeitig) und der Art des Managements ab, das im Unternehmen vorherrscht.Man muss auch mit dem Rhythmus und den Zwängen des Einzelnen (Telearbeit, Urlaub, andere Projekte usw.) umgehen können.
Es kann sich jedoch lohnen, sich ein wenig Zeit zu nehmen, um in der Gruppe zu definieren, wie jeder die Kommunikation handhabt, um bewährte Praktiken auszutauschen und sich über die zu bevorzugende Arbeitsweise zu einigen.
Da es in Unternehmen immer mehr Kommunikationskanäle gibt, ist jeder jederzeit gefordert und läuft Gefahr, an Konzentration und Effizienz zu verlieren. Daher ist es besser, eine einzige Plattform zu bevorzugen, um die Kommunikation rund um ein Projekt zu zentralisieren.
Expertenrat: Bei der Kommunikation ist es notwendig, das richtige Gleichgewicht zwischen Vollständigkeit, Zugänglichkeit und Häufigkeit zu finden. Achtung: Das Bessere ist der Feind des Guten!
Die Wahl der richtigen Werkzeuge
Die Kriterien für die Auswahl eines Tools
Wie kann man auf einfache Weise eine effektive Planung und Kommunikation einrichten, ein Projekt von Anfang bis Ende verwalten und sicherstellen, dass es reibungslos abläuft? Unternehmen greifen häufig auf ein Projektmanagement-Tool zurück, das es ihnen ermöglicht, all diese Aspekte mit einer einzigen Plattform zu steuern.
Es gibt Tools, die sehr auf das Projektmanagement spezialisiert sind, aber warum sollte man nicht ein zugängliches und bereichsübergreifendes Tool bevorzugen? Denn mit einem intuitiven und einfach zu bedienenden Tool kann das Projektmanagement ohne Zeitverlust beginnen. Wenn Sie in ein umfassendes Projektmanagement-Tool investieren, ist seine Rentabilität gewährleistet, da es zur Steuerung aller Fach- und Unterstützungsaktivitäten des Unternehmens eingesetzt werden kann.
Der Mehrwert eines Projektmanagement-Tools ist seine Flexibilität. Es muss die Möglichkeit bieten, ein Projekt auf verschiedene Arten zu visualisieren, je nach Art des Projekts oder des gewünschten Ansatzes.
Ein Tool wie Beesbusy, das es ermöglicht, von einer Kanban-Ansicht (Aufgabenlisten) auf eine Planungsansicht umschalten zu können, erlaubt es beispielsweise, bei der Planung einen Schritt weiter zu gehen.
Berücksichtigen Sie Ihr Team bei der Einführung des Tools.
Beim Projektmanagement muss man sich vor Augen halten, dass die Vielfalt der Profile, die den Reichtum eines Teams ausmacht, für den Projektleiter manchmal problematisch sein kann. In Teams können nämlich Personen mit unterschiedlichen beruflichen Profilen und unterschiedlichen Funktionsweisen zusammenkommen, die nicht alle Experten im Projektmanagement sind.
Um eine gute Aneignung des Tools und damit eine höhere Rentabilität zu erreichen, sollte eine Schnittstelle bevorzugt werden, die es jedem ermöglicht, seine Projekte aus dem für ihn geeigneten Blickwinkel anzugehen (Planung, Aufgabenlisten...).
Der Zugang zum Tool und vor allem seine Zugänglichkeit für die Projektmitglieder ist daher entscheidend für die Übermittlung und den Empfang von Informationen. Das Tool sollte einfach, mobil, intuitiv oder sogar vertraut sein, wie bestimmte Anwendungen, die von den meisten von uns täglich genutzt werden.
Um Ihr Projektmanagement-Tool optimal auszuwählen, erstellen Sie ein Konto und testen Sie es! Zeigen Sie es Ihrem Team und wählen Sie, was am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Mit diesen Tipps werden Sie Ihrem Projektmanagement einen echten Schub verleihen!
Artikel übersetzt aus dem Französischen