Es ist nicht das Projektmanagement, das kompliziert ist, sondern die Suche nach einer wirksamen Methode

Ein häufiges Problem bei Kreativagenturen, Beratungsunternehmen und Designstudios ist die Koordinierung der Ressourcen, wenn die Zahl der Projekte und der Mitarbeiter gleichzeitig zu wachsen beginnt.

In solchen Situationen könnte man meinen, das größte Hindernis sei das Projektmanagement, die Festlegung einer Preisliste und die Verteilung der Aktivitäten auf die verfügbaren Ressourcen, um ein Minimum an Gewinn zu erzielen. In Wirklichkeit liegt die Komplexität bei den meisten Projekten nicht so sehr in der Planung der Aktivitäten an sich, sondern in der Verzahnung der Zwänge des Projekts mit denen anderer Projekte.

Ein Koordinationsproblem

Die Verfügbarkeit der richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt ist wahrscheinlich die größte Schwierigkeit, mit der der Projektleiter konfrontiert ist und die die Organisation zu lösen hat.
Die Planung eines Projekts erfordert keine Astronautenkenntnisse. Wir alle planen unser Leben täglich: sportliche Aktivitäten, wöchentliche Besprechungen, wann wir einkaufen gehen, Ausflüge und Urlaube und haben dabei immer unser monatliches Budget im Blick. Wir sind also durchaus in der Lage, die Aktivitäten eines Projekts zu planen, aber nur, wenn wir in der Lage sind, die aktuelle Situation des Unternehmens zu kennen.

Andererseits kommt es oft vor, dass in Wachstumssituationen plötzlich eine "Hochfahrsituation" entsteht, in der neue Ressourcen eingestellt werden, Projekte der erstbesten verfügbaren Person zugewiesen werden und in dem Durcheinander der wichtigste Aspekt aus den Augen verloren wird: die Entwicklung eines Wertangebots durch spezifische, individuelle Fähigkeiten. Der Punkt ist, dass wir (glücklicherweise) nicht alle gleich sind: Jeder hat seinen eigenen Erfahrungshintergrund, seine Fähigkeiten und sein spezifisches Wissen, die ihn einzigartig und besser geeignet machen, zu einem Projekt beizutragen, als zu einem anderen. Auf diese Weise wird die Arbeit nicht zu einer passiven Tätigkeit, die einem aufgezwungen wird, sondern zu einer, die man sich selbst aussucht (und die einem Spaß macht!).
Man kann also verstehen, dass das eigentliche Problem die Koordination ist.

Die Zentralisierung der Kontrolle ist nicht die Lösung

An diesem Punkt besteht die traditionelle Lösung vieler Unternehmen darin, das System mit Starrheit zu belasten, die Planung auf einige wenige Ressourcen zu zentralisieren und eine verbindliche, vertikale Struktur zu schaffen. Hier kommt eine extrem leistungsfähige und komplexe Projektmanagementsoftware zum Einsatz. Diese sind nützlich, um hyperdetaillierte Pläne zu erhalten und Planer zu benennen, die Zuweisungsanfragen übersetzen, um den Output des Teams zu optimieren.
Die Realität ist, dass diese Systeme aufgrund ihrer Komplexität und der großen Menge an Informationen, die sie benötigen, oft nur in geringem Umfang genutzt werden und nur einen Teil der Unternehmenssituation abbilden. Kurz gesagt, sie schaffen mehr Probleme, als sie lösen sollten.

Wenn also die zentralisierte Logik Starrheiten mit sich bringt, die heute nur schwer mit der erforderlichen Handlungsgeschwindigkeit in Einklang zu bringen sind, dann liegt die Antwort vielleicht im entgegengesetzten Paradigma, nämlich in verteilten Systemen.

Die Antwort liegt in verteilten Systemen

Die Einführung einer flachen Organisationsform, in der es keine Gemeinkosten gibt und jeder potenziell PM eines Projekts werden kann, klingt wie Science Fiction. In Wirklichkeit haben die innovativsten Unternehmen diese Methode bereits eingeführt und wachsen in rasantem Tempo.

Eine Organisation in die Lage zu versetzen, die Kontrolle zu dezentralisieren, bedeutet zunächst, eine neue Art von interner Kultur zu schaffen, die vor allem auf dem Vertrauen in die Menschen und ihre individuellen Fähigkeiten beruht. Es bedeutet, ihnen die Möglichkeit zu geben, sich beruflich weiterzuentwickeln, indem sie die Verantwortung für Projekte übernehmen können. Dies setzt natürlich eine Investition in die Ausbildung jeder einzelnen Ressource voraus: Wir sprechen hier nicht von Master-Abschlüssen oder Fortbildungskursen, sondern einfach davon, ihnen zu erklären, wie man Teamarbeit organisiert und warum sie durchgeführt werden muss.

Dieses kleine Wagnis wird sich nicht nur wirtschaftlich auszahlen, da die Verwaltungs- und Kontrollkosten entfallen, sondern vor allem dazu führen, dass das Team bewusst, fähig und verantwortungsbewusst ist.

Um diese Peer-Koordinationsmechanismen zu ermöglichen, ist es außerdem erforderlich, das System zu öffnen und den Menschen Zugang zu den Informationen zu geben, die sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen und einen gegenseitigen Vergleich zu ermöglichen. Das Bewusstsein aller für die kritischen Aspekte und Auswirkungen der einzelnen Entscheidungen fördert die Koordination und macht die Menschen autonomer und kooperativer.

Dies ist ohne ein Instrument, das diese Dynamik ermöglicht, nicht möglich. Die Schlüsselfunktion zur Dezentralisierung der Entscheidungsfindung ist eine gemeinsame Planung, die die Bereitschaft der Teammitglieder zeigt.

Auf diese Weise wird die Organisation viel reaktionsfähiger und kann sich schneller an Änderungen bei den Projekten und damit an Änderungen bei der Mittelzuweisung anpassen. Infolgedessen ist die Planung viel aktueller und spiegelt somit die Realität wider.

Bei der Abwägung zwischen Genauigkeit und Aktualität gewinnt letztere bei weitem.

Ein weiterer Schlüssel zur Lösung der organisatorischen Probleme vieler wachsender Unternehmen besteht darin, eine Software zu finden, die in der Lage ist, aus einer kleinen Datenmenge eine Fülle von Informationen zu gewinnen.
Dahinter steht die Überlegung, dass man durch die direkte Aufforderung, ein paar Informationen einzugeben, diese in der richtigen Häufigkeit und Konsistenz erhalten kann. Auf diese Weise bietet wethod einen aktuellen Überblick über die Situation des Unternehmens, wobei die Daten direkt von der betreffenden Person stammen und das schnurlose Telefon, das normalerweise unzuverlässige Ergebnisse liefert, vermieden wird. Bittet man dagegen einige wenige Vermittler, eine große Menge an Informationen auf detaillierter Ebene einzugeben, so erhält man, wie so oft, einen nicht repräsentativen und nur sporadisch aktualisierten Unternehmensüberblick.

Die wichtigsten Funktionen, aus denen wethod Daten zur Erstellung der verschiedenen Analyseseiten extrahiert, sind:

1. Die Pipeline der Geschäftsmöglichkeiten
2. Projektbudgets
3. Die Ressourcenplanung
4. Die wöchentliche Zeiterfassung
5. Der Projektstatus

Dies sind alles Informationen, die jedes Unternehmen bereits auf die eine oder andere Weise verwaltet, aber in diesem Fall sind sie intuitiv in ein und dasselbe System integriert.

Eine solche Software unterstützt und beschleunigt den Entscheidungsprozess, da sie in der Lage ist, wöchentlich eine Vielzahl von Berichten und Erkenntnissen abzuleiten, und zwar sowohl auf der Ebene des Gesamtunternehmens als auch im Detail zu den wichtigsten Geschäftsbereichen wie Vertriebsleistung, Teamproduktivität, Umsatzsegmentierung des Projektportfolios und Projektstatus.

Eine intelligente, informierte und verteilte Methode

Die Lösung der Koordinations- und Planungsprobleme liegt also nicht in einer starren, zentralisierten Steuerung, sondern in deren Gegenteil.

In erster Linie müssen Systeme eingeführt werden, die einfach und intuitiv zu bedienen sind, gleichzeitig aber auch in der Lage sind, den Gesundheitszustand des Unternehmens effektiv darzustellen.

Außerdem muss eine neue Organisationskultur gefördert werden, die transparent, aber verantwortungsbewusst, offen und solidarisch ist und auf dem Vertrauen in den Einzelnen und in die Gruppe beruht.

Diese Philosophie kann nur durch eine effiziente Methode unterstützt werden, die reaktiv auf die Anforderungen der heutigen Welt reagiert: Das einzige Hindernis besteht darin, einige Vorurteile hinter sich zu lassen und die traditionellen Projektmanagementtheorien in Frage zu stellen, um sich einer intelligenten, modernen und wirksamen Vision zuzuwenden.