Wie Sie Ihren Arbeitstag organisieren können: 15 nützliche Aktivitäten zur Steigerung der Produktivität

Sie kommen am Ende des Tages völlig erschöpft an, nach sehr langen Arbeitsstunden, die sich als völlig unproduktiv erwiesen haben. Denken Sie, dass die Arbeit das Problem ist? Dass Sie für Ihre Aufgabe nicht geeignet sind? Stehen Sie kurz vor dem Burn-out?

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass eine bessere Organisation des Tages vielleicht zu anderen Ergebnissen führen könnte?

Aber wie organisiert man seinen Arbeitstag? Nicht jeder ist ein Multitasking-Typ. Und wahrscheinlich sollten sogar diejenigen, die im Multitasking-Modus sind, ihre Strategie ändern.

Die beste Taktik besteht darin, gut organisiert zu sein, damit Sie Ihre Aufgaben auf intelligente Weise erledigen können.

Finden Sie in unserem Artikel heraus, wie das geht!

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1. Halten Sie Ihren Arbeitsplatz in Ordnung

Schaffen Sie Unordnung, unnötige Gegenstände und zusätzlichen Papierkram, Post-It-Zettel, Hefter, Klebeband und den klassischen Becher mit 50 Stiften aus dem Weg. Schaffen Sie nur Platz für Ihren Computer, Ihr E-Mail-Postfach, Ihr Telefon und Ihre To-Do-Liste. Ihr Arbeitsplatz muss Ihnen Platz bieten, damit Sie effizient und effektiv arbeiten können.

2. Erstellen Sie eine digitale To-Do-Liste

Warum eine digitale To-Do-Liste? Wahrscheinlich lieben Sie Ihre To-Do-Liste aus Papier? Aber wie oft haben Sie schon riskiert, sie zu verlieren? Und wenn sie sich mit Verpflichtungen gefüllt hat, wie schwierig ist es dann, eine bestimmte Aufgabe zu finden?

Eine digitale Liste ermöglicht Ihnen eine gezielte Suche: ein unbestreitbarer Vorteil gegenüber der Papierversion.

Wenn Sie zum Beispiel einen Ihrer Mitarbeiter im Büro ankommen sehen, können Sie seinen Namen in Ihre digitale Agenda eingeben und die Aufgaben, die Sie mit ihm besprechen müssen, erscheinen sofort.

Eine andere Situation: Sie haben noch etwas Zeit übrig, tippen das Wort "Anruf" in Ihren Terminkalender, und sofort erscheint die Liste der Anrufe, die Sie tätigen müssen, um die ungenutzte Zeit auf intelligente Weise zu nutzen.

3. Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Arbeitstages 15 Minuten Zeit

Nein, diese letzten 15 Minuten am Ende des Arbeitstages sind nicht dazu da, um vor dem Ausgehen Yogaübungen zu machen. Sie sollen Sie auf einen weiteren erfolgreichen Tag vorbereiten.

Die letzten 15 Minuten des Tages sind dazu da, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen:

• Heften Sie Ihre Dokumente ab,
• geben Sie gebrauchte Gegenstände an die entsprechenden Stellen zurück,
• denken Sie an das Recycling von Wertstoffen oder entsorgen Sie den Müll, wenn Sie an der Reihe sind,
• schreiben Sie Ihre Aufgabenliste um.

Auf diese Weise können Sie am nächsten Morgen mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz und einem Leitfaden für den neuen Arbeitstag zur Arbeit kommen.

4. Zeit einplanen, um gut organisiert zu sein

Warten Sie nicht bis zum Ende des Tages, um alles zu organisieren. Wenn Sie das tun, brauchen Sie möglicherweise mehr als 15 Minuten, um sich für den nächsten Tag zurechtzufinden. Im Laufe des Tages können selbst 10 Minuten einen Unterschied machen.

Planen Sie also Zeit in Ihre Agenda ein, um Ihren Arbeitstag zu organisieren. Wenn Sie Mittagessen und Besprechungen einplanen, gehen Sie hin, richtig? Tun Sie dasselbe für die Zeit, die Sie täglich für die Organisation aufwenden müssen. Wenn Sie Ihre digitale Aufgabenliste auf Ihr Mobiltelefon herunterladen, können Sie ständig überprüfen, wo Sie in Ihrem Tagesplan stehen.

5. Routineaufgaben auf Autopilot schalten

In jedem Job gibt es Projekte, die sich jedes Jahr zur gleichen Zeit wiederholen, und in jedem Job gibt es kleine Aufgaben, die wöchentlich oder monatlich erledigt werden müssen. Ändern Sie nicht jedes Mal die internen Mechanismen, wenn Sie ein Projekt in Angriff nehmen, das dieselben Ähnlichkeiten aufweist.

In diesem Fall können Automatisierungstools Ihr bester Freund sein: Vorgeschriebene Dankesmails an Kunden, die Sie kopieren und einfügen können, sparen Ihnen wertvolle Zeit, die Sie für schwierigere Aufgaben verwenden können. Wenn sich Ihre Arbeit auf die sozialen Medien konzentriert, gibt es Software-Tools, mit denen Sie automatisch Beiträge veröffentlichen können. Recherchieren Sie einfach die Tools, die Ihnen am meisten helfen, und nutzen Sie sie so bald wie möglich.

6. Plaudern Sie ein wenig mit Ihren Kollegen

Ein kleiner Plausch mit Ihren Kollegen ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, Ihren Arbeitstag zu beginnen. Versuchen Sie, sich gegenseitig über die Ziele und die kritischen Punkte auszutauschen, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Dies wird Ihre Kollegen motivieren, als Team zu arbeiten und verschiedene Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen. Den Tag mit diesen motivierenden und freundlichen Gesprächen zu beginnen, ist also der perfekte Weg, um alle Sorgen zu vertreiben.

7. Überprüfen Sie Ihren Posteingang, aber lenken Sie sich nicht ab

Sie sollten es sich nicht zur Gewohnheit machen, Ihr E-Mail-Postfach zu überprüfen, sobald Sie bei der Arbeit ankommen, denn das kann Sie von Ihrem Ziel ablenken. Wissenschaftliche Studien haben ergeben, dass Menschen sich lieber lustige Videos, Aktien und Schlagzeilen ansehen, als E-Mails zu checken. Auch wenn Sie Ihren Posteingang durchgehen, sollten Sie nur dringende E-Mails beantworten. Sie sollten Ihren Posteingang auch nicht zu oft überprüfen, sondern sich angewöhnen, ihn nicht öfter als drei- oder viermal am Tag zu kontrollieren.

8. Entwickeln Sie eine bestimmte Routine

Es ist auch sehr empfehlenswert, eine Routine aufzubauen, um den Arbeitstag organisiert zu verbringen. Wenn Sie eine Routine aufbauen, müssen Sie nicht regelmäßig entscheiden, was als nächstes zu tun ist. Alle Ihre Aufgaben werden ordnungsgemäß erledigt.

9. Legen Sie eine bestimmte Zeitspanne für die Erledigung einer Aufgabe fest

Sie müssen sich vornehmen, eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erledigen. Dies wird Ihnen helfen, die Aufgabe im Laufe des Tages gemäß Ihrem Zeitplan zu erledigen. Sie können auch spezielle Tools verwenden, um Ihre Aktivitäten im Büro zu verfolgen. Wenn Sie einen Timer einstellen, können Sie einen wichtigen Teil eines bestimmten Projekts in einer kurzen Zeitspanne abschließen. Das klingt zwar einfach, ist aber für die Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz von großem Nutzen.

10. Erledigung komplizierter Aufgaben in der ersten Hälfte des Vormittags

Es gibt viele Menschen, die glauben, dass das Gehirn am Morgen seine maximale Leistung erbringt. Beginnen Sie also Ihren Arbeitstag mit den kompliziertesten Aufgaben und versuchen Sie, sie kreativ zu lösen. In der ersten Hälfte des Vormittags werden Sie in der Lage sein, Herausforderungen effizient zu bewältigen.

11. Gönnen Sie sich eine kleine Belohnung nach der Bewältigung einer schwierigen Aufgabe

Motivieren Sie sich selbst, indem Sie sich nach der Bewältigung einer komplizierten und komplexen Situation bei der Arbeit eine kleine Belohnung gönnen. Gönnen Sie sich beispielsweise eine Kaffee- oder Teepause, nachdem Sie ein Gespräch mit einem schwierigen Kunden geführt haben. Sie können auch ein Gespräch mit Ihren Kollegen führen, um Ihren Geist zu erfrischen.

12. Seien Sie auf Unterbrechungen vorbereitet

Auch wenn Sie sich einen Zeitrahmen gesetzt haben, kann etwas schief gehen und Ihren Zeitplan durcheinander bringen. Sie müssen also immer auf Unterbrechungen vorbereitet sein.

Wenn Sie z. B. planen, eine bestimmte Aufgabe bis 09:00 - 09:30 Uhr zu erledigen und dann ab 09:45 Uhr mit der nächsten Aufgabe zu beginnen, könnten Sie sich etwas ratlos fühlen. Daher ist es ratsam, auf alles vorbereitet zu sein und sich darauf einzustellen, dass nicht alles mit den Fristen Ihres Zeitplans übereinstimmen wird.

13. Vernachlässigen Sie die Pausen nicht

Auch wenn es einer der hektischsten Tage am Arbeitsplatz ist, sollten Sie darauf achten, dass Sie eine Pause von einer gewissen Länge einlegen. Eine Auszeit vom Arbeitsplatz hilft Ihnen, ein hohes Maß an Energie zu gewinnen, um ein Problem oder eine Frage mit einem anderen Ansatz anzugehen. Außerdem wird dadurch Ihre Produktivität am Arbeitsplatz gesteigert.

14. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Ressourcen nutzen

Jeden Tag nach neuen Ressourcen zu suchen, um eine bestimmte Aufgabe zu lösen oder zu erledigen, ist reine Zeitverschwendung. Es ist vielmehr ratsam, sich auf eine bestimmte Ressource zu beschränken, die für die Aufgabe des Tages am besten geeignet ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Routinearbeit effektiv zu erledigen.

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15. Holen Sie sich Hilfe von Ihren Kollegen

Gibt es viele Ziele, die Sie heute verwirklichen müssen? Sie fragen sich, ob Sie jede Aufgabe rechtzeitig erledigen können? Dann wird es sicher von Vorteil sein, wenn Sie sich die Hilfe Ihrer Kollegen holen. Achten Sie darauf, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz die richtigen Ressourcen finden, um Ihr Ziel effektiv zu erreichen.

Dies sind einige der wichtigsten Punkte, die Sie beachten müssen, um Ihr Ziel am Arbeitsplatz zu erreichen. Denken Sie immer daran, dass eine gute Planung äußerst wichtig ist, um Ihre Produktivität zu steigern. Ganz gleich, was Sie erreichen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ressourcen bestmöglich einsetzen. Sie müssen sich auch bewusst sein, dass Sie Ihre Zeit sinnvoll einteilen und so Ihr Ziel effizient erreichen können.

Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, ob Sie diese Tipps anwenden konnten, um in Ihrem Berufsleben erfolgreich zu sein.