Der ultimative Leitfaden zur Erstellung eines perfekten Projektfahrplans
Heutzutage verwenden viele Projektmanageragile Methoden, um große Projekte in einfache, besser zu bewältigende Aufgaben, so genannte Sprints, zu unterteilen .
Eine Projekt-Roadmap ist ein visuelles Werkzeug, das ihnen hilft, diese Aufgaben zu planen und zu verfolgen.
Eine Projekt-Roadmapist mehr als ein einfaches Gantt-Diagramm oder eine Kanban-Tafel und optimiert die Produktivität des Teams in Echtzeit.
Was sind die Vorteile einer Projekt-Roadmap? Wie erstellt man eine solche? Und welches sind die besten Tools zur Verwaltung von Projektplänen?
Hier finden Sie einen vollständigen Leitfaden für Projekt-Roadmaps:
Was ist eine Projekt-Roadmap?
Definition
Ein Projektfahrplan ist ein visuelles Hilfsmittel, das einen strategischen Plan für die Ziele und Leistungen eines Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitraums enthält . Es ist ein Leitfaden , der alle Aufgaben des geplanten Zeitplans auflistet, die für bestimmte Projekte gemäß Iteration und kontinuierlicher Integrationabgeschlossen werden müssen .
Projekt-Roadmaps dienen der detaillierten Beschreibung von Schritten und realistischen und logischen Projektionen der wichtigsten Phasen eines Projekts und seiner Entwicklung.
Darüber hinaus sollten sie Ziele, Meilensteine, Leistungen, Ressourcen und Zeitpläne enthalten, um eine Gliederung der einzelnen Schritte zu ermöglichen.
Hier ein Beispiel für einen Projektfahrplan:
Im agilen Projektmanagement werden die Projektpläne nach dem berühmten V-Modell erstellt . Im Falle eines Zwischenfalls oder einer Anomalie vermeidet das V-Modell ein Zurückgehen zu früheren Schritten. Darüber hinaus sind die Projektpläne in iterativen Sprints strukturiert und nicht in einer einfachen statischen Kalendermethodik.
Im Scrum-Management können Projekt-Roadmaps verwendet werden, um Projekte zu antizipieren und zu priorisieren. Auf diese Weise werden alle Beteiligten über die Projekte auf dem Laufenden gehalten, wobei eine Logik der Ziele und Ergebnisse und nicht der Merkmale oder Fristen gilt.
Vorteile der Verwendung einer Projekt-Roadmap
Sowohl Start-ups als auch große Unternehmen können Projektpläne verwenden. Die Erstellung von Roadmaps ermöglicht es Unternehmen, ihr Projektportfolio-Management zu verbessern. Und im Ergebnis wird dies optimiert:
- Das Zeitmanagement, um einen klaren Überblick über den Projektfortschritt und die Fälligkeitstermine zu haben ,
- Ressourcenmanagement, um die Ressourcen zu verwalten, die den einzelnen Leistungen zugewiesen werden,
- Risikomanagement in den kritischen Phasen des Projekts,
- Änderungsmanagement mit Release-Notizen auf der Grundlage regelmäßiger Berichte.
Die Verwendung einer Projekt-Roadmap impliziert die Erstellung eines systematischen Zeitrahmens für jede Phase des Projekts. Auf diese Weise haben Sie eine höhere Chance, die Ziele vor Ablauf der Fristen zu erreichen, weil die Ressourcenplanung so effizient ist .
Dies ist nur möglich, wenn das " Backlog" perfekt verwaltet wird. Das Backlog kann als eine Liste von Aufgaben (ein Bedarf) beschrieben werden, die für den Abschluss eines Projekts grundlegend sind.
Je nach Art des Projekts kann Ihr Vorstand die Durchführbarkeit jedes Projekts überwachen und Leitlinien aufstellen. Das Backlog kann dann von den Teams verwendet werden, um zu sehen, welche Anforderungen und Beschränkungen für jedes Projekt bestehen.
Unterschied zwischen einer Projekt-Roadmap und einem Projektplan
Eine Projekt-Roadmap bietet einen umfassenden Überblick über die Planung und die Ergebnisse eines Projekts auf einer Zeitachse. Er geht jedoch nicht auf die Einzelheiten der einzelnen Aufgaben ein. Er dient lediglich dazu, den Stand des Projekts auf einen Blick zu erfassen .
Ein Projektplanhingegen listet die Details der einzelnen Aufgaben eines Projekts auf. Projektpläne werden von Projektmanagern verwendet, um den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und die Details eines Projekts genau zu verfolgen. In Projektplänen finden Sie beispielsweise Informationen wie Kundennamen, spezifische Schulungsanforderungen und Personaleinsatzpläne.
Erstellung eines Projektfahrplans in 4 Schritten
1. Analyse des Vorhandenen und der wichtigsten Ziele
Dieser erste Schritt besteht darin, die bereits bestehenden Maßnahmen zu ermitteln. Die Einbeziehung aller Beteiligten ist wichtig, um ein gutes Projektmanagement zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Ihr Fahrplan Teil eines kooperativen Projektmodus ist. Außerdem sollten Sie Ziele für den Projektfahrplan festlegen, in der Hoffnung, dass diese leicht und rechtzeitig erreicht werden können.
Sie können zum Beispiel jedes Projekt in Form eines Blattes beschreiben, das Folgendes enthält:
- den Einsatz und die Ziele,
- die Ressourcen (intern, extern) und das zugewiesene Budget,
- die beteiligten Personen und den Stand der Arbeiten,
- die zu erbringenden Leistungen
- den ursprünglichen Fahrplan.
2. Analysieren Sie die Risiken
Auch wenn nicht alle, so ist es doch wichtig, eine Vorstellung von den Risiken zu haben, die das Projekt haben könnte, um den vorgeplanten Zeitplan so weit wie möglich einzuhalten.
Wenn es Raum für Verzögerungen gibt, bleibt auch Raum für Flexibilität, falls die Reihenfolge der Aktivitäten umgestellt werden muss, um den Druck auf die Beteiligten zu verringern. Das führt zu,
3. Projekte priorisieren
Der dritte Schritt besteht darin, zukünftige Projekte zu antizipieren, damit sie in die Roadmap integriert werden können. Neue Web- oder IT-Projekte, Produkteinführungen, Änderungen von Dienstleistungen. Denken Sie kurz-, mittel- und langfristig und setzen Sie Prioritäten auf der Grundlage des voraussichtlichen und potenziellen ROI (Return on Investment).
4. Erstellen Sie den Fahrplan
In diesem Schritt nimmt die Projekt-Roadmap Gestalt an. Richten Sie eine agile Methode und ein Backlog für jeden Teamleiter ein. Dazu gehören: eine Liste von Aufgaben, Meilensteinen, zugewiesenem Budget und Ressourcen, Sprints und Zielen, Fälligkeitsdaten und Berichtsschritten, Zeitplan usw...
Die beste Software zur Verwaltung von Projektplänen
Heutzutage gibt es viele Projektmanagementlösungen, die zur Erstellung von Projektfahrplänen verwendet werden können . Hier sind 3 Softwarelösungen, die sich durch ihre Agilität im Projektmanagement auszeichnen.
Wrike
Wrike ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die die Produktivität und die Zusammenarbeit fördert. Wrike hilft Teams dabei, Projekte zu priorisieren, zu verwalten und zu melden und so mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu leisten.
Wrike bietet Roadmap-Vorlagen, die Sie verwenden können, um Entwicklungsaufgaben nach Team, Funktion und Quartal zu organisieren und zu priorisieren. Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu , um Aufgaben mit Priorität, geplantem Umsatz, Team oder anderen Filtern zu kennzeichnen. Betrachten Sie das Projekt als Gantt-Diagramm, um einen Überblick über den gesamten Zeitplan der Produktentwicklung zu erhalten.
Wrike
monday.com
monday.com ist eine cloudbasierte Arbeitsmanagement-Software, mit der Sie Ihre Projektpläne verwalten können.
Dank des Systems der anpassbaren Tabellen können Sie Ihre Aufgaben und Unteraufgaben mit einem visuellen und intuitiven Werkzeug verwalten. Sobald Sie Ihre Projekte identifiziert haben, weisen Sie jedem von ihnen die erforderlichen Ressourcen und das Budget zu.
Dieses Projektmanagement-Tool geht noch einen Schritt weiter, indem es Funktionen für das Zeitmanagement (um die Fristen Ihrer Projekte einzuhalten) und verschiedene Ansichten Ihrer Tabellen, z. B. mit einem Gantt-Diagramm, bietet.
monday.com
Clarizen
Clarizen ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, die Mitarbeitergespräche, Aufgaben und Projekte in einer einzigartigen kollaborativen Umgebung miteinander verbindet.
Die Liste der Funktionen von Clarizen umfasst :
- Überwachung des Aufgabenfortschritts in Echtzeit
- Überprüfung, Priorisierung und Validierung eines Projektportfolios
- verbessertes Problemmanagement
- Roadmap-Management, etc.
Verbinden Sie Clarizen mit Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Excel und anderen Tools für noch mehr Produktivität.
Clarizen
Artikel übersetzt aus dem Englischen