Projektmanagement im digitalen Zeitalter
Der Projektmodus ist sehr beliebt. Viele Unternehmen wenden ihn an. Wegen seiner Querschnittsfunktion und der einfachen Umsetzung ist er beliebt. Doch so einfach es auch scheint, der Projektablauf ist nicht angeboren. Ohne Werkzeuge und Methoden ist das Risiko eines Misserfolgs, einer Budgetüberschreitung oder einer Verzögerung hoch. Hier finden Sie alle unsere Meinungen zu Projektmanagementsoftware.
Projektmanagement und seine vier Schlüsseldimensionen
Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, muss eine Reihe unterschiedlicher Bedingungen erfüllt sein.
Die Mitglieder
Die Auswahl der ProfileEin gutes Projekt ist vor allem ein gutes Team. Aber wie stellt man es zusammen? Sie werden von den erforderlichen Kompetenzen ausgehen. Wählen Sie komplementäre Fachkenntnisse. Auf dem Papier wird Ihr Team alles haben, um erfolgreich zu sein. Aber aus menschlicher Sicht sind es ebenso viele Personen mit ihren jeweiligen Persönlichkeiten, die für ein gemeinsames Ziel zusammenarbeiten müssen. Wird die Chemie stimmen? Wird die Chemie stimmen? Das ist schwer zu garantieren.
Die Rolle des Projektleiters
Der Aspekt des Personalmanagements im Projektmodus ist von entscheidender Bedeutung. Und hier kommt dem Teamleiter eine entscheidende Rolle zu. Als Menschenführer muss er jedes Teammitglied gemeinsam und individuell mobilisieren und dabei die Herausforderungen verstehen, die sich für jeden Einzelnen angesichts der gemeinsamen Herausforderung ergeben. Darüber hinaus muss er einen Überblick über den Fortschritt oder die Verzögerung des Projekts haben.
Die Ressourcen
Ihre ZuteilungDie Humanressourcen sind ein dem Projekt zugewiesenes Kapital. Häufig werden Teammitglieder, die hier eingesetzt werden, gleichzeitig auch an anderer Stelle mobilisiert. Um das Fortschrittspotenzial des Projekts sichtbar zu machen, muss man die Arbeitsbelastung jedes Einzelnen abschätzen und daraus seine Verfügbarkeit ableiten können.
Ihre Grenzen
Wenn die Seite der Humanressourcen ihre Grenzen hat, gilt dies auch für die finanzielle Seite. Dies gilt bereits für die Bezahlung der Mitarbeiter nach Zeitaufwand. Aber auch in Bezug auf die Kosten und Investitionen, die mit dem Projekt verbunden sind. Es kann notwendig sein, einen Besprechungsraum, einen Arbeitsbereich, spezielles Computermaterial, in manchen Fällen spezielle Maschinen usw. zu mieten.
Die Prozesse
Dazu gehören die Ressourcen, sowohl die menschlichen als auch die finanziellen, sowie die Art und Weise, wie man sie einsetzt. Das sind die Prozesse mit ihrer zugehörigen Arbeitsmethodik. Häufig werden sie von bürokratischen oder protokollarischen Aspekten überlagert. Und die Kommunikationswege, um eine Genehmigung einzuholen oder sich einfach mit Kollegen auszutauschen, sind nicht oder nur unzureichend angepasst. Es werden immer mehr E-Mails verschickt, entweder bilateral oder an die Empfängerliste des Teams, und das Auffinden von Informationen bereitet oft Kopfzerbrechen.
Die Werkzeuge
Arbeitsmethoden sind untrennbar mit den verwendeten Werkzeugen und den Möglichkeiten, die sie bieten, verbunden. Wenn jedes Teammitglied aus Gewohnheit oder von Grund auf ein anderes Werkzeug verwendet, kann es zu Inkompatibilitäten kommen. Das kann bedeuten, dass jedes Mal in ein oder mehrere Formate exportiert werden muss, damit die anderen Mitarbeiter es öffnen können. Die Heterogenität der Tools fügt zeitraubende und mühsame Manipulationen hinzu.
Wenn ein Projekt zum Albtraum wird
Ein Unternehmen, das sich ohne Rücksicht auf die oben beschriebenen Punkte in ein Projekt stürzt, kann dafür teuer bezahlen.
Nehmen wir zum Beispiel ein Projekt, das auf sechs Monate angelegt ist und die Abteilungen verschiedener internationaler Tochtergesellschaften zusammenführt. Die Zeitverschiebung ist ein Aspekt, der berücksichtigt werden muss. Da sich einige in Asien befinden, während andere in Europa oder auf dem amerikanischen Kontinent tätig sind, muss zeitversetzt gearbeitet werden. Wenn gemeinsame Besprechungen, z. B. per Videokonferenz, aufgrund des Zeitplans nicht möglich sind, wird der Austausch hauptsächlich schriftlich erfolgen.
Wenn das einzige Kommunikationsmittel die E-Mail ist, ist das Risiko von Verwechslungen und Zeitverlust hoch. Angenommen, für das Team wird eine Mailingliste eingerichtet. Wenn aus irgendeinem Grund eine der E-Mails beim x-ten "An alle antworten" übersprungen wird, verpasst der Empfänger eine ganze Reihe von Gesprächen und die damit verbundenen Anhänge. Wenn er weiterhin an seiner veralteten Version eines Dokuments arbeitet, muss diese mit den anderen abgeglichen und konsolidiert werden.
Digitale Technologien für erfolgreiche Projekte
Es wird erwartet, dass der Projektmodus eine Quelle der Agilität ist. Um diese Qualität zu erhalten, ist es unerlässlich, sich mit den richtigen Werkzeugen auszustatten, die sowohl den Austausch als auch die Prozesse vereinfachen können. Es gibt verschiedene Softwareprogramme. Genius Project ist eine davon, die alle Qualitäten aufweist. Mit seiner einzigartigen und ergonomischen Benutzeroberfläche ist es einfach und schnell zu bedienen. Das elektronische Dokumentenmanagement ( EDM ) ermöglicht eine dynamische Verwaltung der Arbeitsmaterialien. Jeder hat in Echtzeit Zugriff auf die Änderungen der anderen und kann Informationen über die Plattform für soziale Zusammenarbeit austauschen. Der Projektleiter hat zudem einen aktuellen Überblick über die Verfügbarkeiten aller Beteiligten. So gut, dass die Zusammenarbeit die Oberhand gewinnt, um auf optimierte Weise voranzukommen.
Projekte unterliegen hohen Qualitäts-, Kosten- und Terminvorgaben. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist die Angemessenheit der von Ihnen angewandten Methoden Ihr bester Verbündeter. Dank der Digitalisierung gibt es heute Tools wie Genius Project, die an Ihr Unternehmen angepasst werden können, um den Projektteams die besten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Abschluss zu bieten.
Artikel übersetzt aus dem Französischen