Projektmanagement: Schritte und Hilfsmittel zur Verfolgung Ihres Projekts

Planen Sie Ihre Projekte am besten von Anfang an? Befolgen Sie die richtigen Projektmanagementschritte, um den Überblick zu behalten? Sind Sie in der Lage, den richtigen Umfang der für jede Aufgabe erforderlichen Ressourcen abzuschätzen?

Die Koordinierung der Aktivitäten und die Überwachung des Fortschritts sind zwei wichtige Schritte auf dem Weg zum Erfolg.

Wenn Sie einen 360°-Blick auf Ihr Projekt haben möchten, ist die Gleichung einfach: Methode + Kommunikation und zwischenmenschliche Fähigkeiten + Pragmatismus!

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4 Schritte, die Sie für den Erfolg Ihres Projekts befolgen müssen

Schritt 0: Anwendung von Best Practices des Projektmanagements

Zunächst sei daran erinnert, dass es für eine wirksame Verwaltung eines Projekts und die Sicherstellung seiner Weiterverfolgung von entscheidender Bedeutung ist, dass:

• eine Vorstudie zur Planung des Projekts durchzuführen
• versuchen, mögliche Unwägbarkeiten vorherzusehen, indem Sie Kriterien für das Risikomanagement aufstellen
• Führungsqualitäten zu zeigen und Ihr Team zu leiten, indem Sie sich von kollaborativen Arbeitsmethoden wie der agilen Methode oder Scrum inspirieren lassen
• Behalten Sie die Kontrolle, auf allen Ebenen

Das Projektmanagement umfasst sowohl die Organisation als auch die Planung des Projekts, von der Idee bis zur Nachbereitung.

Sowohl die strategische als auch die operative Seite werden berücksichtigt, abgeschätzt und geplant. Die wichtigsten Schritte sind:

Schritt 1: Definition der Ziele des Projekts

ƒUm ein Projekt durchzuführen, muss man eine klare Vorstellung davon haben, wohin man will. Legen Sie einen Projektumfang fest, indem Sie eine pyramidenförmige Struktur vom Hauptziel bis zu den kleinsten Teilaufgaben wie folgt verwenden:

• die wichtigsten Projektleistungen
• die Unterteilung des Projekts in Teilbereiche, um genauere Schätzungen und eine bessere Reaktionsfähigkeit zu erhalten
• die Aufgaben, die zur Erreichung der einzelnen Ergebnisse und Teilergebnisse erforderlich sind

Sobald Sie dies erreicht haben, haben Sie eine klarere Vorstellung von Ihren wichtigsten Meilensteinen und der Einheit des Projekts selbst.

Schritt 2: Analyse und Schätzung des Arbeitsaufwands für die Aufgaben

Nachdem Sie alle Schritte der Projektabwicklung definiert haben, müssen Sie die dafür benötigte Zeit schätzen: die einzuhaltende Frist und den logischen Ablauf. All dies ist möglich dank der Definition von:

• der Priorisierung der Aufgaben
• der Bewertung ihrer Interdependenz
• ihre zeitliche Planung
• Vorwegnahme von Risikofaktoren

Schritt 3: Zuweisung der erforderlichen Ressourcen

Dieser Schritt ist entscheidend, denn je genauer Ihre Analyse ist, desto weniger unangenehme Überraschungen werden Sie erleben. Für jede Aufgabe müssen Sie den Bedarf definieren, der sich auf Folgendes bezieht

• Humanressourcen (Mitarbeiter)
• finanzielle Ressourcen (Budget)
• materielle Ressourcen (Werkzeuge)

Schritt 4: Weiterverfolgung des Projekts

Um den Tunneleffekt zu vermeiden, müssen Sie jede Phase Ihres Projekts verfolgen. Einfach ausgedrückt, wenden Sie die schlanke Methode an. Sie werden in der Lage sein, Probleme zu erkennen und schnell zu reagieren:

• durch Visualisierung der erreichten oder verzögerten Ziele, des tatsächlichen Fortschritts im Vergleich zu den Prognosen
• indem Sie mit allen Beteiligten kommunizieren, sowohl mit dem internen Projektteam als auch mit Ihren Partnern, Kunden und Lieferanten
• indem Sie erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen vorschlagen

Warum und wie sollte man sein Projekt weiterverfolgen?

Wenn Sie Ihre Aufgaben und deren Weiterverfolgung richtig verwalten, sind Sie in der Lage:

• den operativen Fortschritt im Vergleich zu den Prognosen, dem zugewiesenen Budget, der Verfügbarkeit von Material und Personal zu messen
• Lücken in Echtzeit vorhersehen, erkennen und korrigieren und so Ressourcenengpässe und Verzögerungen verringern

Um dies zu erreichen, kann sich der Projektleiter auf Folgendes stützen

• das Lastenheft, das bei der Festlegung der Ziele und der zu erbringenden Leistungen erstellt wird
• die Projektplanung, die den zeitlichen Ablauf der Maßnahmen festlegt
• Dashboards und Diagramme zur grafischen Darstellung der erreichten Ziele, der noch zu erledigenden Aufgaben, der Erfolge und der aufgetretenen Probleme
• regelmäßige Follow-up-Sitzungen, um konkrete Rückmeldungen des Projektteams über Fortschritte und Hindernisse zu erhalten
• Projektmanagement- oder Planungssoftware

Werkzeuge zur Projektüberwachung

Wie oben kurz dargestellt, handelt es sich hierbei um die wichtigsten Instrumente:

Das Lastenheft

Ihr Zweck ist es, alle Anforderungen des Kunden oder des Managements (interne Projekte) schriftlich festzuhalten. Es ist ein Bezugspunkt für die zu erreichenden Ziele.

Es bietet also einen Rahmen für die Überwachung:

• Fristen
• Ausgaben und Kostenzuweisung
• die Einhaltung der gesetzten Qualitätsziele

Berichte

Wir leben im Zeitalter der Dematerialisierung; das Projektmanagement kann dies nicht ignorieren. Vor allem bei Projekten mit Teams im Außendienst sind Berichte auf Papier keine geeignete Lösung mehr.

Mit einer Software wie Kizeo Forms können Ihre mobilen Teams ihre Berichte und Fortschritte in Echtzeit eingeben. Die Schnittstelle ermöglicht auch den Export und die Analyse dieser Daten für eine optimale und geografische Überwachung, unabhängig von Ihrem Tätigkeitsbereich.

Follow-up-Sitzungen

Die agile Methode begünstigt eine kurzfristige Planung und folglich schnelle, aber regelmäßige persönliche Treffen, um Aufgaben und erste Korrekturmaßnahmen zu definieren .

Diese Strategie des kurzzyklischen Projektmanagements verringert denTunneleffekt und bietet eine bessere Sichtbarkeit und Reaktionsfähigkeit auf unerwartete Ereignisse. Alle Projektbeteiligten wissen, wer was tut und wo sich alle befinden.

Dashboard

Das Dashboard ist ein proaktives und methodisches Werkzeug zur genauen Überwachung Ihrer Projekte. Es ermöglicht Ihnen, alle Schlüsseldaten, Ziele, Risiken und Ressourcen sofort zu sehen und mögliche Probleme vorauszusehen.

Langfristig dient es auch als Berichterstattungsinstrument, um die Bereiche des Managements zu verstehen, in denen Fortschritte erzielt werden.

Um es zu nutzen und realistische, messbare und zeitnahe Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) zu wählen, sollten Sie sich die richtigen Fragen stellen, zum Beispiel:

• Werden die Fertigstellungs- oder Lieferfristen des Projekts eingehalten?
• Wurde das zugewiesene Budget überschritten?
• Ist der Fortschritt des Projekts zufriedenstellend?
• Werden die Ressourcen wie vereinbart eingesetzt?

Kennzahlen wie Laufzeitlücke und Budgetlücke sind für die Durchführung eines Projekts unerlässlich. Sie helfen Ihnen, eine Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bewerten und eine angemessene Entscheidung zu treffen.

Ein Werkzeug wie RationalPlan ist unerlässlich, um Dashboards und KPIs optimal zu verwalten. Dank seiner kollaborativen Funktionen kann das gesamte Team auf dieselbe Datenbank zugreifen, so dass keine Informationssilos entstehen.

Das Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm ist ein weiteres beliebtes Visualisierungsinstrument. Mit ihm können Sie insbesondere:

• die Planung
• verfolgen
• zu analysieren

die Aktivitäten und die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder zu planen und zu analysieren.

Wie? Indem Sie den Fortschritt der Aufgaben in einem Diagramm darstellen, mit der Liste der Aktivitäten (auf der y-Achse) und den Zeiteinheiten (auf der x-Achse).

Jede der Aufgaben kann mit folgenden Elementen verknüpft werden:

• Ressourcen (menschliche oder materielle Ressourcen)
• Abhängigkeiten (mit anderen Aufgaben)
• Termine (Start- und Enddatum sowie Dauer der Aufgaben)

Ein Beispiel für ein Gantt-Diagramm in Monday.com

Die Kanban-Tafel

Diese in agilen Methoden weit verbreitete Methode ermöglicht die Darstellung des Arbeitsablaufs (Fortschritt der Aufgabenbearbeitung) nach dem Prinzip von Haftnotizen auf einem Tisch. Der Status jeder Aufgabe wechselt von "geplant" zu "in Arbeit" und schließlich zu "abgeschlossen".

Eine Kanban-Tafel in Wrike

Software für das Projektmanagement

Projektmanagement-Software ist ein Werkzeug, das Ihnen bei der Entscheidungsfindung und Vorausplanung hilft.

Ein Follow-up mit Excel ist sicherlich eine Option für kleine Projekte. Ansonsten haben Cloud-Lösungen den Vorteil, dass sie eine Überwachung in Echtzeit ermöglichen, unabhängig von der Frist, dem Budget, der Komplexität oder der Anzahl der Beteiligten.

Auch die Kommunikation wird erleichtert. Durch einen kollaborativen Ansatz wird die Teamarbeit erleichtert, da die Aufgaben aller Beteiligten klar definiert und zugänglich sind.

Monday.com ist unter anderem ein intuitives Projektmanagement-Tool. Es bietet hochgradig visuelle Dashboards mit Gantt-Diagramm und Kanban-Board, um den Projektfortschritt zu überwachen, den Arbeitsaufwand abzuschätzen und das Budget kontinuierlich zu bewerten.

Dashboard von Monday.com

Darüber hinaus können Sie mit Projektmanagementlösungen wie Wrike die Fristen und Abhängigkeiten Ihres Teams überwachen, um ein reales Bild der Situation zu erhalten.

Wrike's Zeitplan

Vorteile einer Projektmanagementsoftware

Die Vorteile einer maßgeschneiderten Management-Software sind zahlreich, darunter:

• eine unermessliche Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung,
• die Zentralisierung der eingegebenen Informationen durch die gemeinsame Nutzung desselben kollaborativen Arbeitsbereichs, um die Produktivität zu steigern,
• die Bereitstellung des gleichen Informationsstandes für eine bessere Sichtbarkeit und Teamarbeit,
• die Verringerung des Zeitaufwands für die Analyse des Projektstatus

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Überwachen Sie Ihr Projekt genau

Der Erfolg eines Projekts hängt von der Kontrolle der Zeit, des Budgets und der verfügbaren Ressourcen ab.

Strategisches Management (oder Überwachung) bedeutet auch, das Wissen Ihres Projektteams zu nutzen und eine strenge Überwachung durchzuführen, um im Falle eines Problems schneller reagieren zu können.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeitersparnis, finanzielle Einsparungen, Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität, Kundenzufriedenheit, aber auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Das alles führt zu Motivation und verstärktem Engagement... um weiterhin Projekte effizient planen zu können!