Erforderliche Rollen und Qualitäten zur Gewährleistung der Projektkoordination

Was ist die Aufgabe eines Projektkoordinators? Das hängt von dem Rahmen ab, in dem er/sie seine/ihre Rolle ausübt. Er kann an der Entwicklung eines Dienstleistungsvertrags beteiligt sein oder Aufgaben im Tagesgeschäft eines Unternehmens koordinieren.

Kann diese Position angesichts der Tatsache, dass der Trend in vielen Unternehmen heute zu einem horizontalen Management geht, bei dem jeder Einzelne mehr Autonomie und Entscheidungsbefugnis hat, wirklich zu einer besseren Arbeitsorganisation beitragen?

Wir analysieren die Verantwortlichkeiten dieser Funktion und die Qualitäten, die jeder Projektkoordinator⋅a haben muss, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

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Was ist die Aufgabe eines Projektkoordinators?

Je nach den Besonderheiten des Projekts variiert natürlich der Umfang der Aufgaben dieser Position. Im Allgemeinen ist der Projektkoordinator jedoch für die Organisation der Teams und die korrekte Verteilung der Arbeit im Hinblick auf eine gute Entwicklung des Projekts verantwortlich.

Die Aufgaben der zum Projektkoordinator ernannten Person hängen im Wesentlichen von verschiedenen Faktoren ab:

• Von der Art des Projekts, d. h. ob es sich um ein unternehmensinternes Projekt oder um die Erbringung von Dienstleistungen für einen Kunden handelt.
• Von der Art des Projekts oder der wirtschaftlichen Tätigkeit und dem Kontext, in dem es durchgeführt werden soll. Handelt es sich um eine Webentwicklung, Bauarbeiten, eine Marketingkampagne usw.?
• Die Relevanz des Projekts, je nachdem, ob es Teil eines größeren Projekts ist oder nicht.

Bei Projekten, die verschiedene Phasen umfassen und unterschiedliche Arten von Aktivitäten erfordern, ist es sehr üblich, dass die Projektleitung mehrere Personen mit der Koordinierung der einzelnen Aktivitäten beauftragt. Während die Leitungsebene also versucht, alle Maßnahmen zu zentralisieren, besteht die Rolle des Koordinators⋅a darin, die Erfüllung der Zielsetzungen, Ziele und Ergebnisse in einem bestimmten Bereich zu gewährleisten.

Hauptfunktionen des Projektkoordinators

Als Gesprächspartner zwischen dem Management oder dem Auftraggeber und dem Arbeitsteam kann der Projektkoordinator⋅a unter anderem folgende Aufgaben wahrnehmen:

1. die Kontrolle der Durchführung des Projekts 2.

Aufgrund der mit seiner Position verbundenen Durchführungsbefugnis besteht das oberste Ziel des Koordinators⋅a darin, die Durchführung des Projekts sicherzustellen. Zu diesem Zweck muss er/sie die notwendigen Entscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass dieses Ziel erreicht wird.

Dazu kann es gehören, sicherzustellen, dass

• die zugewiesenen Ressourcen angemessen sind,
• das Team kompetent und vollständig ist,
• das Arbeitspensum gleichmäßig verteilt ist,
• die Projektionen in Bezug auf den Zeitplan der Aktivitäten realistisch, erreichbar, aber auch ehrgeizig und wettbewerbsfähig sind.

2. Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Parteien

Wie bereits erwähnt, gibt es Projekte, die verschiedene Phasen oder Arbeitsumfänge umfassen. Die Hauptaufgabe der verschiedenen Personen, die als Leiter der einzelnen Phasen benannt wurden, besteht darin, sich zu koordinieren und abzustimmen, damit das Projekt wie geplant voranschreitet und es in keiner der Abteilungen zu Verzögerungen kommt.

Die Verfolgung aller durchgeführten Aktivitäten, ihre Rückverfolgbarkeit und ihr aktueller Stand ermöglichen es jedem Koordinator, den übrigen Abteilungen den Stand des Projekts klar zu vermitteln und die nächsten Schritte zu skizzieren.

3. Repräsentation des Teams

Der Projektkoordinator⋅a ist der Leiter des Teams, d. h. er gibt die zu befolgenden Leitlinien vor und sorgt dafür, dass sie ordnungsgemäß eingehalten werden. Ebenso muss er/sie dafür sorgen, dass er/sie den Willen des Auftraggebers oder des Managements klar vermittelt, um dies zu ermöglichen.

Wenn das Team die Aktivitäten durchgeführt hat, ist es die Aufgabe des Koordinators⋅a, den Projektfortschritt und die in jeder Phase des Projekts erzielten Ergebnisse zu präsentieren.

4. Unterstützendes Management

Die Leitung eines Unternehmens oder eines Projekts ist eher für die strategischen als für die technischen und operativen Aspekte zuständig. Daher ist es wichtig, eine Koordinationsstelle zu haben, die die Brücke zwischen den Entscheidungen, die die Zukunft des Projekts bestimmen, und den Maßnahmen, die seine Umsetzung gewährleisten, bildet.

In diesem Sinne muss der Koordinator⋅a als rechte Hand des Direktors fungieren und die Interessen des Projekts wahrnehmen, indem er die Durchführung der Arbeiten sicherstellt.

Stellenbeschreibung des Projektkoordinators: Beispiele

Je nach Art des zu entwickelnden Projekts variieren die dem Projektkoordinator übertragenen Aufgaben. So können die geforderten Fähigkeiten je nach Größe, Art und Tätigkeitsbereich des Projekts eher allgemeiner oder spezifischer Natur sein.

Beispiel IT-Projektkoordinator:

Beispiel Projektkoordinator für die Ausarbeitung eines Vertrags zwischen der öffentlichen Verwaltung eines Landes und den Vereinten Nationen:

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Merkmale eines guten Projektkoordinators

Wie bei jeder anderen zu besetzenden Stelle beruhen die grundlegenden Eigenschaften, die die einzustellende Person aufweisen muss, auf der Überprüfung von Fähigkeiten und Qualitäten in Bezug auf: Ausbildung, Berufserfahrung, Hard- und Soft Skills.

Im konkreten Fall des Projektkoordinators sind dies

Auf der Ebene der technischen Fähigkeiten:

• Nachgewiesene Erfahrung in anderen Projekttypen und ähnlichen Positionen (Jahre der Erfahrung, Ergebnisse der einzelnen koordinierten Projekte usw.).
• Software-Tools für die Projektverwaltung.
• Kenntnisse verschiedener Projektmethodiken.
• Eine Zertifizierung oder ein Diplom im Zusammenhang mit Projektmanagement, z. B. in Betriebswirtschaft oder Ingenieurwesen.

Auf der Ebene der zwischenmenschlichen Fähigkeiten:

• Effiziente Verwaltung der Ressourcen (Personal, Finanzen, Technik usw.).
• Korrekte Zuweisung von Aufgaben und Verteilung der Arbeit.
• Förderung eines guten Arbeitsklimas und Fähigkeit, das Arbeitsteam zu motivieren.
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Gut unter Druck arbeiten können.
• Sie müssen in der Lage sein, interdisziplinäre und multikulturelle Gruppen zu koordinieren.
• Sie müssen in der Lage sein, Ihre Selbständigkeit und Entscheidungsbefugnis unter Beweis zu stellen.
• Aktives Zuhören und Durchsetzungsvermögen, um die Lösung von Konflikten zu erleichtern.

Die Projektkoordination ist einer der strategischen Bereiche des Projektmanagements. Die Festlegung eines Profils und die Benennung der richtigen Person, die es übernehmen soll, sind für die Nützlichkeit und Effizienz dieses Bereichs unerlässlich.