Procure-to-Pay: Definition und P2P-Lösungen - hier erfahren Sie alles!

Wird P2P oder procure-to-pay, übersetzt "Kauf zur Zahlung", zu einer neuen großen Herausforderung für Unternehmen? 🤔

Procure-to-Pay bezeichnet den Einkaufsprozess eines Unternehmens, der von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung reicht. In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt müssen Unternehmen den Weg der betrieblichen Effizienz gehen, und der P2P-Zyklus ist dabei keine Ausnahme.

Um alle Herausforderungen im Zusammenhang mit Procure-to-Pay zu erfassen, werfen wir einen Blick auf die Definition, die Vorteile und die Procure-to-Pay-Lösungen, die Sie heute einsetzen sollten!

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Procure-to-Pay: Definition

Procure-to-Pay, auch bekannt als Purchase-to-Pay, bezeichnet den Aktivitätsfluss eines Unternehmens, der sich von :

• der Kaufanfrage bei Lieferanten ;
• dann von der Beschaffung;
• bis hin zur Bezahlung der zugehörigen Rechnung.

Aus diesem Grund wird der Begriff " Lieferantenzyklus ", der dem " Kundenzyklus " (oder " order to cash") vorgelagert ist, mit procure-to-pay in Verbindung gebracht.

Die Definition von Procure-to-Pay geht jedoch über eine einfache Abfolge von Aktivitäten hinaus. Sie umfasst auch :

• die Idee der Rationalisierung von Prozessen, um die Produktivität zu steigern ;
• die Digitalisierung der Prozesse durch den Einsatz von Tools.

☝️ Beachten Sie, dass Procure-to-Pay von einem anderen Prozess unterschieden werden muss, der dem Procure-to-Pay-Prozess wesentlich ähnelt: Source-to-Pay (S2P), der die aktive und strategische Suche nach Produkten und Dienstleistungen beinhaltet.

Die Schritte des Procure-to-Pay-Zyklus

Der Procure-to-Pay-Prozess besteht aus mehreren Schritten, von der Produktsuche über die Beschaffung bis hin zur Aktualisierung des Lieferantenkontos.

Hier sind die vier wichtigsten:

• Die Beschaffungsanfrage :
  • Produktsuche ;
  • Erstellung eines Einkaufswagens ;
  • Erstellung der Bestellanforderung ;
  • Bearbeitung und Genehmigung der Anfrage usw. ;
• Beschaffung :
  • Erstellung des Bestell- oder Einkaufsscheins ;
  • Verfolgung und Empfang der Waren ;
  • Bewertung der Übereinstimmung mit der Bestellung usw. ;
• Die Verwaltung der Lieferantenrechnungen :
  • Empfang und Sortierung der Rechnung ;
  • Workflow zur Freigabe ;
  • Abstimmung und Bearbeitung der Rechnung usw. ;
• Die Zahlung :
  • Abwicklung der Zahlung ;
  • Aktualisierung des Lieferantenkontos usw.

👉 Detailliertes Schema aller Schritte des Purchase-to-pay :

Wie steht es mit der Verwendung einer Procure-to-Pay-Lösung?

Wie bereits erwähnt, beinhaltet der Begriff P2P häufig die Verwendung eines Procure-to-Pay-Tools.

Sein Hauptziel ist es, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu rationalisieren, manchmal schon bei der Beschaffung der Lieferanten. Zentralisierung der Daten, Automatisierung (Abgleich von Bestellungen und Rechnungen, Genehmigungs-Workflows usw.)... alles ist darauf ausgelegt, den Organisationen wertvolle Zeit zu sparen.

Natürlich unterstützen diese Plattformen auch die Entmaterialisierung von Dokumenten. Beispielsweise ermöglichen sie die elektronische Übermittlung von Lieferantenrechnungen.

Wir unterscheiden generell zwischen verschiedenen Arten von Tools, die Procure-to-Pay oder zumindest einen Teil davon unterstützen können. Als Beispiele seien genannt:

• ERP-Systeme: Umfassende Business-Software, die manchmal nativ Funktionen enthält, die einen Teil der P2P-Aktivitäten unterstützen, wie z. B. die elektronische Rechnungsstellung. Darüber hinaus bieten einige ERP-Systeme Module, die vollständig auf die Verwaltung von Lieferantenzyklen zugeschnitten sind.
  
  
• Umfassende Procure-to-Pay-Lösungen: Je nach Bedarf und Softwareumgebung bevorzugen manche Unternehmen diese Art von Tools, die vollständig auf die Rationalisierung von P2P ausgerichtet sind.
  
  
• Software für die Digitalisierung und das elektronische Dokumentenmanagement (EDM): Diese Tools unterstützen die Automatisierung der Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten, die mit dem P2P-Zyklus verbunden sind. Einige integrieren erweiterte Funktionen, wie die automatische Rechnungserkennung (OCR).

💡 Beispiele für Procure-to-Pay-Lösungen :

• Esker, eine benutzerfreundliche Procure-to-Pay-Lösung, die die Verwaltung von Einkäufen und Lieferantenrechnungen automatisiert und papierlos gestaltet. Sie basiert auf intelligenter Dokumentenerkennung und stimmt mit den gesetzlichen Bestimmungen in verschiedenen Ländern überein.
  
  
• Compleo Invoice Platform, eine bereichsübergreifende und skalierbare Software zur Digitalisierung von Lieferantenrechnungen. Sie ist mit Ihren ERP- und Buchhaltungstools kompatibel und beschleunigt den P2P-Zyklus durch KI-Technologie, automatisiertes 3-Way-Matching und die Einrichtung personalisierter Validierungs-Workflows.
  
  
• Flowie, eine moderne Plattform, die Einkaufs- und Finanzteams mit einer intuitiven, automatisierten und präzisen Steuerung des P2P versöhnt. Die auf KI basierende Plattform mit Schwerpunkt auf den ESG-Auswirkungen der Prozesse lässt sich dank über 400 nativer Integrationen in wenigen Augenblicken implementieren.
  
  
• Itesoft, ein Tool zur Digitalisierung von Lieferantenrechnungen, das Funktionen für Bestellanforderungen, Lieferantenportale und Supplier Relationship Management bietet, um den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus abzudecken.
  
  
• Nexia, ein bereichsübergreifendes DMS, das die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse, einschließlich des Finanzprozesses (Lieferantenrechnungen, Kundenrechnungen, Bestellungen usw.), und das schnelle Auffinden von Dokumenten dank der prädiktiven Suchmaschine ermöglicht.
  
  
• Quadient Kreditorenbuchhaltung, eine innovative Lösung. Mit ihrem hohen Automatisierungsgrad, der automatischen Datenerkennung und den Funktionen zur Rückverfolgbarkeit erzielen Sie Einsparungen bei der Verwaltung Ihrer Rechnungen und erfüllen die verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen.
  
  
• SY by Cegedim, die Plattform für die Digitalisierung von Dokumenten und Ihres Procure-to-Pay-Prozesses. Vereinfachen Sie alle Schritte Ihres Lieferantenzyklus, von der Steuerung Ihrer Einkäufe über die Automatisierung Ihrer Geschäftsregeln bis hin zur Bearbeitung Ihrer Lieferantenrechnungen.
  
  
• Yooz, eine Software mit einem sehr umfassenden Funktionsumfang. Durch seine künstliche Intelligenz und seine Verbindung mit mehr als 250 ERP- und Buchhaltungsprogrammen können Sie Ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung und Ihre Zahlungsfristen drastisch senken.

5 Vorteile der Automatisierung des P2P-Prozesses durch eine Softwarelösung

1- Die Beschleunigung der Prozesse.

Die manuelle Bearbeitung der verschiedenen Schritte des Lieferantenzyklus, insbesondere von Papierrechnungen, erweist sich als besonders zeitaufwändig.

Dank der Optimierung des Workflows werden die Teams von bestimmten Aufgaben befreit und haben mehr Zeit, um an Aufgaben mit höherem Mehrwert zu arbeiten.

Beispielsweise sparen Einkaufsmanager Bandbreite, um sich mehr auf strategische Aktivitäten wie die Beschaffung von Lieferanten zu konzentrieren.

2 - Die Verringerung des Fehlerrisikos

Die manuelle Bearbeitung von Einkäufen führt auch zu einem höheren Fehlerrisiko:

• Vertipper bei der Dateneingabe ;

• Duplizierungen;

• Verwirrungen beim Abgleich von Dokumenten usw.

Die Automatisierung der P2P-Prozesse verringert natürlich diese Risiken menschlicher Fehler und damit auch die damit verbundenen Streitigkeiten.

3 - Die Senkung der Kosten

Die Steigerung der Produktivität der Teams erzeugt Rentabilität für das Unternehmen. Außerdem sind die Kosten pro Rechnung aufgrund der geringeren Anzahl an fehlerbedingten Änderungen niedriger.

Beachten Sie auch, dass die Beschleunigung der Abläufe durch den von einigen Lieferanten praktizierten Skonto für vorzeitige Zahlungen zusätzliche Gewinne bringen kann.

Durch die Praxis der Rabatte sparen Unternehmen durchschnittlich 1 % bei jeder ihrer Bestellungen, was einer jährlichen Rendite von 18 % entspricht. Dieser Betrag ist weitaus höher als jeder Zins, der auf eine Bankanlage fällig wird.

Source : Itesoft

4 - Eine verbesserte Beziehung zu den Lieferanten

Weniger Fehler, kürzere Zahlungsfristen, bessere Kommunikation... procure-to-pay ermöglicht es, eine privilegierte und vertrauensvolle Beziehung zu den Lieferanten zu pflegen.

So können Sie wirklich dauerhafte und vorteilhafte Partnerschaften entwickeln.

5 - Erhöhte Sichtbarkeit

Die Automatisierung von P2P-Prozessen ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit der Ausgaben eines Unternehmens. Durch die Verfolgung der physischen und Informationsflüsse und die damit verbundene Leistungsanalyse in Echtzeit wird die Entscheidungsfindung strategischer.

Die Folge: Kosten und Ressourcen werden noch stärker optimiert.

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Was kann man von Procure-to-Pay lernen?

Es versteht sich von selbst, dass sich die Vorteile eines optimierten Procure-to-Pay-Prozesses als zahlreich erweisen, da sie zwei wichtigen Wachstumsherausforderungen für Unternehmen gerecht werden: die Steigerung der Produktivität und die Senkung der Kosten.

Aber dieser Übergang zur Digitalisierung des Lieferantenzyklus, selbst wenn er durch den Einsatz einer geeigneten Purchase-to-Pay-Software unterstützt wird, kann nicht ohne eine optimale Zusammenarbeit (auf der Ebene aller Abteilungen des Unternehmens, aber auch mit Ihren Lieferanten) und eine Begleitung des Wandels erfolgen.