Mercanis ist eine cloudbasierte Beschaffungsplattform, die den gesamten Einkaufsprozess strukturiert und digitalisiert – von der Lieferantenauswahl über Ausschreibungen bis hin zur Analyse der Ausgaben. Die Software richtet sich an mittelständische Unternehmen aus Branchen wie Industrie, Gesundheitswesen, Einzelhandel und Dienstleistung, die professionelle Einkaufsprozesse ohne den Aufwand großer ERP-Systeme etablieren möchten.

Zu den zentralen Funktionen gehören strukturierte Workflows für RFx-Prozesse (RFI, RFP, RFQ), eine zentrale Lieferantendatenbank, automatisierte Angebotsvergleiche sowie Analyse-Tools für den Einkauf. Die wichtigsten Vorteile von Mercanis sind schnellere Ausschreibungszyklen, mehr Transparenz bei Lieferantenentscheidungen und ein besseres Ausgabencontrolling.

Was sind die Hauptfunktionen von Mercanis?

Strukturierte Ausschreibungsprozesse (RFx)

Mercanis ermöglicht die zentrale Verwaltung von Ausschreibungen mit klar definierten Prozessen und standardisierten Vorlagen.

• Erstellung und Versand von Anfragen (RFI), Ausschreibungen (RFP) und Preisabfragen (RFQ) über eine zentrale Plattform

• Nutzung von vordefinierten Templates und Bewertungskriterien

• Vergleichende Darstellung der Angebote für eine nachvollziehbare Entscheidungsfindung

Dies reduziert manuelle Aufwände und schafft durchgängig transparente Abläufe im Sourcing.

Zentrales Lieferantenmanagement

Mit Mercanis wird die Lieferantenverwaltung zentralisiert und standardisiert, was die Zusammenarbeit langfristig verbessert.

• Zentrale Datenbank für Stammdaten, Zertifikate und Ansprechpartner

• Bewertung von Lieferanten nach Leistung, Kostenentwicklung und Zuverlässigkeit

• Geführte Prozesse zur schnellen Onboarding neuer Anbieter

So behalten Unternehmen stets den Überblick über ihre Lieferantenbasis und reduzieren Abhängigkeiten.

Automatisierter Angebotsvergleich mit Bewertungssystem

Mercanis vereinfacht die Angebotsauswertung durch automatisierte Bewertungslogiken und nachvollziehbare Entscheidungsgrundlagen.

• Individuelle Bewertungsskalen und Gewichtungen nach eigenen Kriterien

• Teambasierte Auswertung mit Kommentaren und Entscheidungsverläufen

• Dokumentation aller Schritte für Audit- und Reportingzwecke

Dies minimiert subjektive Einschätzungen und stärkt die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

Analysefunktionen und Ausgabentransparenz

Mercanis stellt umfassende Reports zur Verfügung, die Einkaufsverantwortlichen datenbasierte Steuerung ermöglichen.

• Interaktive Dashboards für Ausgaben nach Warengruppen, Lieferanten oder Geschäftsbereichen

• Kennzahlen zu Einkaufsleistung wie Durchlaufzeiten und Einsparpotenziale

• Filterbare Datenanalysen für gezielte Optimierung

Auf dieser Basis lassen sich Einkaufsstrategien datengestützt weiterentwickeln.

Anpassbare Freigabeworkflows

Die Software ermöglicht den Aufbau von Freigabeprozessen, die exakt auf interne Regeln abgestimmt sind.

• Definition von mehrstufigen Genehmigungen nach Betrag, Kategorie oder Abteilung

• Automatisierte Weiterleitung von Anfragen im definierten Workflow

• Vollständige Protokollierung der Entscheidungen für Transparenz und Compliance

So lassen sich interne Richtlinien konsequent umsetzen und unkontrollierte Ausgaben vermeiden.

Warum Mercanis wählen?

• Für mittelständische Einkaufsabteilungen entwickelt: Professionelle Funktionen ohne die Komplexität klassischer ERP-Systeme

• Schnellere Sourcing-Zyklen: Standardisierte Prozesse und Automatisierung sparen Zeit und Aufwand

• Transparente und vergleichbare Lieferantenbewertungen: Klare Entscheidungsgrundlagen statt Excel-Workarounds

• Schnelle Implementierung ohne IT-Abhängigkeit: Cloud-Lösung mit geringer Einstiegshürde

• Bessere Steuerung durch datenbasierte Einblicke: Relevante Kennzahlen in Echtzeit für kontinuierliche Optimierung

Mercanis bietet mittelständischen Unternehmen ein praxisnahes Werkzeug, um Einkaufsprozesse zu professionalisieren, Risiken zu reduzieren und Einsparpotenziale besser zu nutzen.