Workflow Software: Ratgeber
Leitfaden zur Workflow Management Software
Vergessen Sie Excel Tabellen! Zentralisieren Sie Ihre Informationen und automatisieren Sie die Aufgaben, die zur Steuerung Ihres Workflows mit den Funktionen der Workflow-Software durchgeführt werden müssen. Der Begriff Workflow bezeichnet die Abfolge von Aufgaben und Verantwortlichkeiten und die Geschäftsprozess Modellierung, die für ein Projekt nötig sind. Die Software bietet Ihnen einen synthetischen Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte, aber auch über die Verteilung der Verantwortlichkeiten nach Akteuren und die einzuhaltenden Fristen. Dies reduziert die Zeit, die benötigt wird, um Beschwerden Ihrer Kunden zu bearbeiten oder auf eine Fehlfunktion in Ihrer Produktionslinie zu reagieren.
Dank Management-Tools und Dashboards können Sie Ihre einzelnen Aktivitäten Schritt für Schritt und in Echtzeit überwachen. Sie bewerten den Fortschritt einiger dringender Aufgaben und können die Arbeitsbelastung über einen längeren Zeitraum projizieren. Auch ein besseres Risikomanagement wird durch den Einsatz eines Workflow Management Systems ermöglicht. Ein solches Programm hilft Ihnen zudem, die am besten geeigneten Entscheidungen zu treffen, indem es erlaubt, sich ein klares Bild von der globalen Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt machen.
Was ist eine Workflow Software?
Eine Anwendung für das Workflow-Management zielt darauf ab, Ihre Geschäftsprozesse zu verwalten und den Fluss von Unternehmensdaten unter Berücksichtigung der Besonderheiten Ihrer Prozesse zu erleichtern. Die Automatisierung der auszuführenden Aufgaben sorgt für mehr Gelassenheit und erlaubt es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft und Ihre wertschöpfenden Aufgaben zu konzentrieren. Diese Art der Software für die elektronische Dokumentenverwaltung sendet die vorselektierten Formulare an die richtigen Personen, um einen bestimmten Prozess zu implementieren. Sie analysiert den Betrieb genau und garantiert mehr Sicherheit bei der Ausführung wiederkehrender Aufgaben.
Welche Funktionen sollte ein Workflow Management System haben?
Nicht nur das elektronische Dokumentenmanagement der Workflow-Software steht Ihnen zur Verfügung. Die meisten Workflow-Programme integrieren außerdem:
- Die Prozessmodellierung per Drag & Drop: Das Business Process Management (BPM) ist die formelle Definition der Schritte Ihres Prozesses, der beteiligten Akteure und der Validierungsregeln, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
- Die Online-Veröffentlichung von validierten Formularen mit nur einem Klick.
- Die Schaffung eines Verarbeitungskreislaufs und die Entwicklung von Übergangsregeln;
- Schnelle Suche nach Geschäftsprozessen über eine für die Workflow-Software spezifische Suchmaschine.
- Die Auswahl eines Prozesses durch Anwendung von Filtern oder einer bestimmten Kategorie;
- Die Visualisierung der verschiedenen Prozessschritte und der Produktivität durch präzise statistische Indikatoren.
- Automatisierung eines Geschäftsprozesses
Und warum ist Workflow Management Software ein Vorteil für Ihr Unternehmen?
Dokumentenmanagement mit Workflow-Software ist auch für kleine Unternehmen fast unerlässlich, denn dieses Management-Softwarepaket stellt die folgenden Punkte sicher:
- Zeitersparnis: Selbst wenn Sie weit weg sind oder wenn Ihre Mitarbeiter nicht vor Ort sind, hat jeder die Möglichkeit, auf eine dringende Anfrage zu reagieren oder eine Fehlfunktion zu beheben, die den reibungslosen Ablauf Ihrer Produktion behindern könnte. Die Workflow-Software bestimmt das zu befolgende Verfahren und validiert die Schritte nacheinander, bis die Anfrage gelöst ist. So behalten Sie zeitliche Abhängigkeiten im Blick.
- Verkürzung der Bearbeitungszeit einer Anfrage oder Beschwerde eines Kunden
- Präzise und zeitnahe Überwachung jedes einzelnen Ihrer Geschäftsprozesse
- Weniger Vergessen oder Aufschieben von Aufgaben
- Mehr Sicherheit für Ihre Prozesse
- Erhöhte Produktivität und Compliance für jede Aufgabe, die auf Geschäftsprozesse reagiert
- Zugang zu allen Daten, die für das reibungslose Funktionieren der Produktion erforderlich sind
- Zentralisierung der Geschäftsdokumente
- Verwaltung von Rechten nach den von einem Prozess betroffenen Benutzern
- Transparente Entscheidungsprozesse
- Automatische Dokumentenarchivierung
- Harmonische Zusammenarbeit und die Rückverfolgbarkeit jeder durchgeführten Maßnahme
Kostenlose oder kostenpflichtige Software?
Es gibt Open-Source-Software für elektronische Dokumentenverwaltung, die ausreichen kann, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen, wenn diese nicht zu anspruchsvoll sind. Allerdings ist Geschäftsprozessmanagement nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, und es ist ratsamer, eine gründliche Voranalyse bei der Wahl einer guten Workflow-Management-Software nicht zu vernachlässigen, um alle Vorteile dieser Art von Management-Software zu nutzen.
Der Budget Aspekt ist natürlich ebenfalls zu berücksichtigen, aber die Anbieter von Workflow-Software Lösungen haben ihre Angebote im SaaS-Modus als cloud-basiertes Workflow und bieten oft abgestufte und flexible Preismodelle an. Auch werden häufig kostenlose Testversionen von professionellen Workflow-Tools angeboten.
Übersicht von Workflow Management Tools
Hier ein paar Beispiele der besten Workflow-Management-Software auf dem Markt:
Die Workflow-Software ist eine ideale Lösung für schnelles Informationsmanagement und Dokumentendigitalisierung, um eine reibungslose Produktion zu gewährleisten. Vergleichen Sie die verschiedenen Softwarelösungen, um diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
