Hotel Software: Ratgeber
Was ist eine Hotel-Software?
Definition
Eine Hotelsoftware ist eine digitale Lösung für die Verwaltung aller wichtigen Bereiche des Hotelgewerbes. Insbesondere zwei Bereiche: Das Reservierungsmanagement (Planung und Verfügbarkeit) und die Steuerung der Abläufe im Hotel (Rechnungsstellung, Forderungen, Lagermanagement, Einkäufe, Inventur, Buchhaltung).
Die Software spart Ihnen bei der täglichen Arbeit viel Zeit und ermöglicht Ihnen einen Überblick über die Ergebnisse und die Übernachtungszahlen.
Wie funktioniert das?
Ein modular aufgebautes PMS (Property Management System) für das Hotelgewerbe, wie z.B. protel Air, vereinfacht die Betriebsabläufe in Ihrer Einrichtung. Sie können online auf ein Interface zugreifen, auf dem Sie die verschiedenen Module Ihrer Software einsehen können und Operationen ausführen können.
- Reservierungsmanagement. Planung, Stornierungen, Vorauszahlungen
- Buchhaltung: Mahnungen, Rechnungen, Guthaben, Wirtschaftsprüfung
- Yield Management: Saisonangebote, Zimmerkategorien, etc.
- Kundenmanagement, Lieferantenmanagement
- Usw.
Die Hauptfunktionen einer Hotelsoftware
Eine Hotel-Software befasst sich besonders mit zwei wichtigen Aspekten eines Hotelbetriebs: Reservierungen und die laufende Verwaltung des Hotels
Modul für das Reservierungsmanagement
Ein solches Werkzeug ermöglicht es Kunden und Gästen, ihren Aufenthalt online zu planen und zu reservieren (Booking Engine Funktion).
Die Software steuert außerdem das Yield Management (Ertragsmanagement), das besonders für die Tourismusbranche einen wichtigen Aspekt darstellt:
- Ausarbeiten von speziellen Tarifen und Angeboten je nach Saison und Ereignis
- Automatische Preisberechnung, die den Aufenthalt, Hotelsteuern, Frühstück, Kurtaxe oder andere zusätzliche Services enthält
Intern wird die Buchung dann automatische abgespeichert und in den Belegungsplan für Zimmer und Appartments eingetragen.
Der Gast erhält eine automatische Reservierungsbestätigung per E-Mail.
Die Software bearbeitet Gruppen- oder Einzelreservierungen
Eine Reservierung kann auch manuell durch die Rezeption vorgenommen werden.
Verwaltung des Hotels
Um mehr Gäste zu gewinnen (Touristen, Geschäftsreisende, usw.), können PMS (Property Management Systeme) auch Marketing- und Kommunikations-Kampagnen durchführen:
- Automatische E-Mail Kampagnen während des Aufenthalts der Gäste: Artikel, Partnerwerbung, etc.
- Eventmanagement: Planung, Kommunikation
- Newsletter versenden, Bewertungen verwalten
- Cross-selling Aktivitäten
- Es gibt die Möglichkeit, treue Kunden zu bevorzugen und ihnen besondere Nachlässe anzubieten, aber auch unerwünschte Kunden auf eine Blacklist zu setzen
Analysefunktionen ermöglichen eine Übersicht über die Performance und die Organisation der Einrichtung
- Reporting-Funktion, um Reservationen und Übernachtungszahlen zu überwachen und zu analysieren
- Export von Daten und Ergebnissen in verschiedenen Formaten
- Möglichkeit zwischen verschiedenen Einrichtungen zu wechseln, wenn man mehrere Hotels verwalten muss
Eine Buchhaltungssoftware für die Finanzverwaltung ist auch in einem PMS enthalten, um die Bücher zu führen, und die Rechnungsstellung zu verwalten.
Die Systeme sind normalerweise sehr offen gestaltet, so dass sie mit anderen Tools in Ihrer Einrichtung kompatibel sind und gut integriert werden können:
- Lieferanten: OTA (online Reisebüro), IDS (Internet distribution system), CRS (zentrales Reservierungssystem)
- Revenue Management System (RMS)
- Rate shopper
- CRM Software (Costomer Relationship Management), ORM (Online Reputation Manager), CMS (Content Management System)
- Etc.
Wer verwendet Hotel-Software?
Das umfangreiche Management-Tool eignet sich auch gut für große Unternehmen, kleine Strukturen oder Einzelpersonen, die mit der Vermietung von Zimmern oder Wohnungen beginnen: Hotelketten, Motels, Hotels, Hütten, Gasthäuser, Gästezimmer, Skigebiete, etc.
Intern tragen Hotel-Software zur operativen Effizienz aller Abteilungen bei: Management, Marketing, Kommunikation, Hauswirtschaft, Concierge, Empfang, etc.
Warum sollte man eine Hotelsoftware verwenden?
Diese digitalen Lösungen sind eine große Hilfe bei der Verwaltung, dem Kundenmanagement und um Fehler in Rechnungen zu vermeiden. Trotzdem gibt es auch einige Nachteile.
Vorteile
- In wenigen Sekunden eine Reservierung vornehmen
- Vollständige Abrechnung, wenn Ihr Unternehmen verschiedene Dienstleistungen anbietet (Catering, Spa, Ausflüge....).
- Einfache Kommunikation mit Ihren Kunden. Senden Sie in wenigen Klicks E-Mails, die Ihre Reservierung, einen Zufriedenheits-Fragebogen oder die Rechnung bestätigen.
- Steigern Sie die Rentabilität Ihres Unternehmens durch die Überwachung von leeren Zimmern und die Möglichkeit, Sonderangebote zu machen, um Interessenten zu ermutigen, in Ihr Hotel zu kommen.
- Bleiben Sie mit Ihren Kunden in Kontakt durch perfektes Kontaktmanagement.
- Die Softwarelösungen für das Hotelmanagement sind sehr flexibel geworden und können an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Sie können sie nach Ihren Anforderungen uund passend für Ihre Einrichtung anpassen.
- Management durch Ihren Channel-Manager: Wenn Ihr Unternehmen auf mehreren Vertriebskanälen angeboten wird, werden Verfügbarkeit und Preise automatisch in Echtzeit aktualisiert.
Nachteile
Diese Lösungen decken immer mehr Bereiche ab: vom Reservierungsmanagement über Marketingaktionen bis hin zum Restaurantmanagement. Es kann schwierig sein, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Hotel PMS sind im Zentrum des IT-Systems in Ihrer Einrichtungen positioniert. Die Kompatibilität des Tools mit aller intern verwendeten Software kann eine Herausforderung darstellen und ein Produktwechsel nach der Einrichtung eines Systems ist oft sehr aufwändig
Für große Einrichtungen und Hotels ist ein Hotelmanagement Software (z.B. ein ERP) sinnvoll und leider nicht durch eine Hotel-Software zu ersetzen.
On-Premise oder Cloud-basierte Hotel-Software?
SaaS (Software as a Service) oder Cloud-basierte Software ist besonders interessant für große Unternehmen, die sich einen kollaborativen Ansatz mit anderen Teams vorstellen müssen. Die Software kann dann über einen Server genutzt und aktualisiert werden. Der Vorteil von SaaS:
- Die Software wird von einem Kundensupport begleitet, das Ihnen zur Verfügung steht, und es besteht die Möglichkeit, eine persönliche Schulung zu erhalten.
- Es ist dank der an Ihre Bedürfnisse angepassten Abonnements günstiger, allerdings gehört die Software nicht Ihnen, sonder ist gemietet.
- Die Entwicklung und Aktualität Ihrer Software ist immer gegeben. Änderungen an Ihrer Softwarelösung werden bei jedem Update vorgenommen, im Gegensatz zu klassischen On-Premise Softwares.
Eine interne Software (On-premise) ist entweder eine Einzelplatzversion oder besitzt mehrere Zugänge. Die on-premise Software ist:
- Sicherer als eine webbasierte Lösung. Die Daten bleiben bei Ihnen im Haus und werden nicht auf fremden Servern gespeichert
- Es gibt keine Unterbrechungen, wenn der Softwareanbieter Probleme hat. Sie sind nicht vom Anbieter und dessen Service dauerhaft abhängig.
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