Datenschutz-Grundverordnung: Software

Datenschutz-Grundverordnung Software: Ratgeber

Was ist eine Online-DSGVO-Software?

Definition

Die DSGVO-Software ist eine Computerlösung, mit der Sie die Standards der europäischen und deutschen Datenschutzgrundverordnung einhalten können. Mit dieser Software können alle Informationen über Kunden und Mitarbeiter nicht ohne deren Zustimmung weitergegeben oder verarbeitet werden, ganz wie in der DSGVO festgelegt. 

Wie funktioniert das?

Das Tool unterstützt automatisch die Verarbeitung von Protokollen und den Schutz von Mitarbeitern und Kunden. Sie sorgt auch für die Vorbereitung der von der Aufsichtsbehörde geforderten Nachweise. Zu diesem Zweck bietet die Software dem Datenschutzbeauftragten eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, die ihn bei all diesen Aufgaben unterstützt, mit dem Ziel, alle Folgenanalysen des Unternehmens gemäß den Anforderungen der Datenschutzbehörden genau zu überwachen.

Für die Nutzung der Software hat das Unternehmen zwei Möglichkeiten. Die erste ist eine Version zum Herunterladen und Installieren auf den Arbeitsplätzen. Der zweite wird auf den Servern der Struktur bereitgestellt. In beiden Fällen ist immer ein Abonnement erforderlich. 

Was sind die Hauptfunktionen der DSGVO-Software?

Abbildung von Datenverarbeitungsvorgängen  

Diese Art von Software muss in der Lage sein, die Verarbeitung aller Daten in einem Unternehmen automatisch abzubilden. Das Tool wird dann jede vom Unternehmen durchgeführte digitale Aktion detailliert auflisten, ohne dabei Informationen zu vergessen, um die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften zu gewährleisten. Daraus ergibt sich eine klare und prägnante Aufzeichnung aller von der Organisation festgelegten Aktivitäten: die Kontaktdaten der Subunternehmer, die Zwecke der verschiedenen Datenerhebungen, der Speicherort dieser Daten usw. Diese Aufzeichnung beinhaltet auch die Zustimmung der beteiligten Personen zum Nachweis der Transparenz der Verbände. 

Identifizierung sensibler Daten 

Gemäß DSGVO können alle sensiblen Daten nicht ohne die mündliche und schriftliche Zustimmung der betroffenen Person verwendet werden. Die Software speichert diese Informationen, um zu verhindern, dass jemand unbefugt darauf zugreifen kann. Für den Fall, dass ein Dritter versucht, die sicheren Informationen zu verwenden, ohne sie zu kennen, sendet die Software eine Warnung, um Betrug zu verhindern. 

Verwaltung von Rechten und Anträgen

Im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten ist die Zustimmung der betroffenen Person unerlässlich. Sie muss ihre Zustimmung sehr deutlich zum Ausdruck bringen, damit die sie betreffenden Informationen von Anbietern von Internetdiensten genutzt werden können. Um diese Einwilligungen zu verwalten, stellt die DSGVO-Software ein Dashboard zur Verfügung. Es wird dem Einzelnen zugänglich sein, so dass er es nach Belieben ändern kann. Dieser Benutzerzugang ermöglicht auch Widerstand und Vergessen. 

Wer nutzt Online-DSGVO-Software?

Die Gesetzgebung gilt für alle Strukturen, die Daten über europäische Bürger verarbeiten und speichern. Diese Art von Software ist für alle Unternehmen bestimmt, die von diesen Vorschriften betroffen sind. Sie ist auch für Einrichtungen bestimmt, deren Ausübung die Verarbeitung von Informationen wie z.B. Krankenakten erfordert. Auch wenn die Verbände zu einem Land außerhalb der Europäischen Union gehören, solange sie einen europäischen Kunden oder Mitarbeiter haben, wird die RGPD-Software für sie immer nützlich sein. 

Warum DSGVO-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen? 

Eine Software für Ihren DSB (Datenschutzbeauftragter) - oder eine Lösung, die einen DSB integriert - ist unerlässlich, um die obligatorischen Dokumente zu bilden, die Datenschutzbehördern einfordern.

Vorteile

• Führen Sie das Register der Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Führen Sie den gesetzlich vorgeschriebenen Nachweis der Zustimmung der Nutzer oder Kunden.
• Erstellen Sie eine Liste der Daten und Dienste, die in jeder Phase der Computerverarbeitung interagieren.
• Kategorisieren Sie Verarbeitungs- und Daten, wie z.B. sensible Gesundheitsdaten.
• Bestimmen Sie den Verwendungszweck der einzelnen Verarbeitungen entsprechend der Art der erfassten Daten (GPS, Cookies, Website usw.).
• Implementieren Sie Methoden für das Risikomanagement zur Vermeidung von Datenverlust.
• Überprüfen Sie, ob Ihre Verschlüsselungsverfahren und -technologien die Datensicherheit gewährleisten.
• Einrichtung von Instrumenten und Modellen, damit der Verbraucher seine Rechte auf seine Informationen (Recht auf Zugang, Änderung, Widerspruch, Portabilität, Einschränkung und Vergessen) nach bestem Wissen und Gewissen ausüben kann.
• Legen Sie fest, ob Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union erfolgen sollen.
• Überprüfen Sie die Einhaltung und aktualisieren Sie Ihre Verträge mit europäischen oder außereuropäischen Subunternehmern.
• Bleiben Sie auf dem Laufenden mit den neuesten Nachrichten über die europäischen Vorschriften, damit Sie keine Termine verpassen.

Nachteile

• DSGVO-Software, die in der kostenlosen Version angeboten wird, kann unter bestimmten Bedingungen zusätzliche Kosten verursachen.  

Wie wählt man eine Online-DSGVO-Software aus? 

Die DGMP-Gesetze verlangen von Softwareanbietern maximale Sicherheit, um Unternehmen bei der Einhaltung dieser neuen Governance für personenbezogene Daten zu unterstützen.  Um eine davon auszuwählen, sind die folgenden Grundkriterien zu beachten:

• Verarbeitungsregister: Mit der DSGVO wird es zur Pflicht, ein aktuelles und vollständiges Verarbeitungsregister zu führen. Gemäß Artikel 30 müssen Unternehmen in der Lage sein, die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer zu erfassen. 
• Compliance-Audits: Im Rahmen der DSGVO ist der DSB dazu verpflichtet, regelmäßige Compliance-Audits durchzuführen. Dies dient dazu, die Datenverarbeitungsprozesse zu beleuchten: Zweck, Verwendung der Daten, Empfänger...
• Folgenabschätzungen: Datenschutzfolgenabschätzungen sind in Artikel 35 der DSGVO vorgesehen. Eine gute Software sollte es ermöglichen, sie zu verwalten und die Ergebnisse zu visualisieren.
• Kosten: variieren je nach Anbieter. Einige Software wird kostenlos angeboten, während andere im Abonnement erhältlich sind. Das Ideal ist die Wahl eines Tools, das sowohl die Sicherheit der Struktur gewährleistet als auch das Budget des Unternehmens einhält.