Das Compliance-Audit: das unentbehrliche Instrument zur Bewertung der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen in Unternehmen
Das Compliance-Audit ermöglicht es einem Unternehmen, eine objektive und genaue Bestandsaufnahme seiner rechtlichen Verpflichtungen in einem bestimmten Bereich oder einer bestimmten Dienstleistung (Datenschutz, Finanzstatus, Arbeitsbedingungen usw.) vorzunehmen.
Es dient dazu, kleinere oder größere Abweichungen zu ermitteln, um Korrekturen vorzunehmen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Verschiedene Arten von Audits (extern, DSGVO, Vorzertifizierung...) sind durchführbar.
👉Entdecken Sie, wie dieses Bewertungsinstrument organisiert ist (Datensammlung, Analyse, Verbesserungsmöglichkeiten...) und welche Ziele es verfolgt.
Was genau ist ein Konformitätsaudit?
Konformitätsaudit: Definition
Das Konformitätsaudit ist ein Kontroll- und Bewertungsinstrument, das es einem Unternehmen oder einer Institution ermöglicht, den Grad der Konformität eines bestehenden Systems mit einem gesetzlichen, regulatorischen oder normativen Bezugssystem zu bestimmen.
Das bestehende System kann sein :
- sein Geschäftsbereich im Allgemeinen oder eine seiner Abteilungen (Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung ...) ;
- der Schutz personenbezogener Daten ;
- die Arbeitsbedingungen ;
- die Umwelt ;
- sein Territorium ...
Warum ein Compliance-Audit: Ziele und Vorteile?
Das Compliance-Audit ermöglicht es, eine Bestandsaufnahme zu machen und Verbesserungsmöglichkeiten zu definieren. Es dient dazu, die Konformität einer Organisation zu überprüfen und zu messen, mit den Zielen :
- Risiken zu identifizieren und konkrete Lösungen dafür zu finden ;
- die Aktivitäten besser zu verwalten ;
- eventuell die Praktiken zu ändern ;
- sich vor Sanktionen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung zu schützen;...
Compliance-Audit vs. Effizienzaudit: Ist das dasselbe?
Nicht ganz und gar. Diese beiden Arten von Audits verfolgen unterschiedliche Ziele, auch wenn sie sich oft auf dieselben Informationen stützen.
Das Compliance-Audit prüft, ob das Unternehmen die geltenden Vorschriften einhält. Sie bewertet den Grad der Einhaltung von Normen, Gesetzen und internen oder externen Richtlinien. Einfach ausgedrückt: Werden die Regeln buchstabengetreu eingehalten?
Die Effizienzprüfung hingegen geht einen Schritt weiter. Sie analysiert, ob die vorhandenen Prozesse tatsächlich die erwarteten Ergebnisse erzielen. Man begnügt sich nicht mehr damit, zu sagen: "Es ist getan", sondern vielmehr: "Es ist gut getan".
💡 Nehmen wir ein Beispiel. Eine Organisation kann die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) durchaus einhalten, aber einen langsamen und ineffizienten Prozess zur Beantwortung von Nutzeranfragen haben. Der erste Punkt besteht die Konformitätsprüfung, der zweite fällt bei der Effizienzprüfung durch.
Idealerweise sollten die Ergebnisse gekreuzt werden, um sowohl die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen als auch die interne Leistung zu stärken.
Welche Arten von Compliance-Audits gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Audits, die darauf abzielen, die Einhaltung von Vorschriften oder Standards durch eine Einrichtung zu bewerten.
Externe Prüfung
Sie wird von einer Person außerhalb des Unternehmens durchgeführt und kann sich auf viele verschiedene Bereiche beziehen:
- Finanzberichte,
- Organisation der Arbeit,
- Sicherheit am Arbeitsplatz usw.
Sie dient dazu, mögliche Fehlfunktionen aufzudecken oder einen bestehenden Vorfall zu verstehen und Verbesserungen einzuleiten.
💡Das externe Audit kann auch dazu dienen, die Konformität des Systems eines Lieferanten mit den Anforderungen einer Norm oder unternehmensspezifischen Vorschriften zu überprüfen .
Vorzertifizierungsaudit
Das Audit wird auch als "Blindaudit" oder "Voraudit" bezeichnet und ermöglicht es einem Unternehmen, einen Testlauf vor der eigentlichen Zertifizierung oder Kennzeichnung durchzuführen, unabhängig davon, um welche Art von Zertifizierung es sich handelt:
- ISO 9001,
- ISO 14001,
- Qualiopi,
- IFS, etc.
💡Das Vorzertifizierungsaudit eignet sich auch, um die beteiligten Akteure und das Personal vor dem Zertifizierungsprozess vorzubereiten und zu beruhigen; aber auch, um an den identifizierten Schwachstellen zu arbeiten.
Audit zur Einhaltung der DSGVO
Die DSGVO oder Europäische Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Unternehmen und Organisationen aller Branchen zu einer besseren Verwaltung und zum Schutz personenbezogener Informationen.
Das DSGVO-Compliance-Audit dient dazu, herauszufinden, ob und in welchem Umfang die EU-Richtlinie umgesetzt wird. Es berücksichtigt insbesondere die folgenden Punkte:
- die technische Funktionsweise des Informationssystems und insbesondere die Verarbeitung personenbezogener Daten ;
- die eingerichtete Dokumentation (IT-Charta, Verarbeitungsverzeichnis, Einwilligungsformular ...) ;
- die Sicherheit und Zuverlässigkeit des aktuellen Informationssystems.
💡Durch die Sicherstellung der DSGVO-Konformität schließen Unternehmen das Risiko von Sanktionen aus und können die Sicherheit ihres Informationssystems optimieren.
Wie man ein effektives Compliance-Audit durchführt: 4 Schlüsselschritte.
1 - Führen Sie eine Dokumentenprüfung und eine Bestandsaufnahme der betroffenen Aktivitäten durch.
In diesen beiden Schritten werden die in den ausgewählten Bereichen geltenden Normen und Referenzsysteme ermittelt.
2 - Wählen Sie die Art der Informationssammlung für das Audit.
Ein Audit kann auf verschiedene Arten und mithilfe verschiedener Instrumente durchgeführt werden:
- Feststellungen vor Ort ;
- Interviews mit relevanten Akteuren ;
- Untersuchungen von Dokumenten usw.
Dies sind die gängigsten Techniken der Informationssammlung bei Audits. Alle gesammelten Elemente werden anschließend geprüft und mit den Standards und Vorschriften verglichen, um festzustellen, ob es Abweichungen gibt.
💡Diese Nichtkonformitäten werden in der Regel klassifiziert. Wir finden :
- Geringfügige Verstöße, die keine wirklichen Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit oder die Sicherheit des Unternehmens haben;
- Größere Verstöße, die sich auf den Betrieb der Organisation auswirken können.
3 - Beauftragung eines Dienstleisters oder Anschaffung einer geeigneten Software
Es gibt zahlreiche Fachleute (innerhalb oder außerhalb der Organisation), die Sie bei der Einrichtung und Durchführung eines Compliance-Audits unterstützen können:
- unabhängige Experten,
- spezialisierte Anwaltskanzleien,
- Beratungsunternehmen ...
Um eine effektive, relevante und proaktive Prüfung zu erhalten, sollten Sie sich jedoch an einen Anbieter wenden, der über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen verfügt. Ein Experte für IT-Sicherheit kann Sie bei der Prüfung der Einhaltung der DSGVO unterstützen, ein Wirtschaftsprüfer bei der Prüfung der Einhaltung der Rechnungslegungsvorschriften usw.
Sie können sich auch auf eine spezielle Software verlassen, die die Einhaltung von Vorschriften überwacht. Dieses Tool ermöglicht Ihnen :
- regulatorische Recherchen nach Themen durchzuführen (Feuer, Cybersicherheit, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz ...) ;
- Zugang zu allen Vorschriften (Dekrete, Verträge usw.), die eingehalten werden müssen;
- eine Übersicht über die Gesetzestexte zu haben (um sich entsprechend den Neuerungen weiterzuentwickeln) ;
- Ihre Compliance-Strategie zu steuern ;
- und einen Aktionsplan zur Einhaltung der Vorschriften aufzustellen.
4 - Berichten Sie über den Stand der Einhaltung.
Im Auditbericht werden die Stärken, die Verbesserungsmöglichkeiten und die festgestellten Nichtkonformitäten dargelegt. Die Empfehlungen sind von größter Bedeutung, da sie Korrekturen ermöglichen und die Einhaltung von Vorschriften oder Standards sicherstellen.
Beispiel für einen Bericht über ein Compliance-Audit, um Ihren eigenen zu strukturieren.
Brauchen Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres Auditberichts? Hier ist ein Musterbeispiel, das Sie je nach Ihrem Unternehmen, Ihren Aktivitäten und der Art des Audits anpassen können. Füllen Sie die fehlenden Felder mit Ihren eigenen Daten aus.
1. Allgemeine Informationen
Name der geprüften Organisation: [....................................................].
Datum der Prüfung: [....................................................].
Art der Prüfung: [Interne Prüfung / Externe Prüfung / Prüfung der Einhaltung der DSGVO / Sonstige].
Verantwortlich für die Prüfung: [....................................................].
Auditor(en): [....................................................] .
2. Ziele und Umfang
Hauptziele: [Beurteilung der Einhaltung der Vorschriften, Ermittlung von Nichtkonformitäten usw.].
Umfang des Audits: [Betroffene Abteilungen, analysierte Prozesse, Art der abgedeckten Aktivitäten usw.].
3. Methodik
Informationsbeschaffung: [Dokumentenstudium, Interviews, Fragebögen, Feldbeobachtungen, ...].
Verwendete Compliance-Kriterien: [ISO-Normen, DSGVO-Verordnung, interne Richtlinien usw.].
4. Feststellungen
Punkte der Einhaltung :
- [Beispiel: Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist dokumentiert und auf dem neuesten Stand]
- [Beispiel: Die internen Formulare entsprechen den gesetzlichen Anforderungen].
Festgestellte Nichtkonformitäten:
- [Beispiel: Kein Datenverarbeitungsregister vorhanden]
- [Beispiel: Kein Verfahren für den Umgang mit Sicherheitsverletzungen].
5. Empfehlungen
Vorgeschlagene Abhilfemaßnahmen :
- [Beispiel: Einrichtung eines DSGVO-Registers innerhalb von 30 Tagen]
- [Beispiel: Schulung der Teams im Umgang mit personenbezogenen Daten].
6. Schlussfolgerung
Gesamtniveau der Einhaltung: [Entspricht / Teilweise Entspricht / Nicht Entspricht].
Kommentare des Prüfers: [....................................................]
Unterschrift: [....................................................]
Die fünf besten Tools für das Compliance-Management
Bei der Prüfung der Einhaltung von Vorschriften machen die richtigen Tools einen großen Unterschied. All-in-One-Plattformen, spezielle DSGVO-Lösungen oder Software für die interne Kontrolle: Hier sind unsere Top 5, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten (und ruhig zu schlafen 💤).
Auditool
🛠 Auditool, eine umfassende Plattform, die Ihnen hilft, Ihre Produkte und Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Mit Auditool können Unternehmen ihre QHSE-Audits, Cyber-Audits, internen Kontrollen und vieles mehr verwalten! Auditoren tauschen ihre Arbeit aus, kommentieren die Referenzen und generieren automatisch relevante Deliverables, die Sie unterstützen. Verfolgen Sie in Echtzeit die Compliance-Statistiken und den Fortschritt von Korrekturmaßnahmen und bieten Sie jedem Stakeholder im Unternehmen eine passende Ausgabe.
MasterControl
🛠 MasterControl ist einer der weltweit führenden Anbieter für das Compliance-Management in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Pharmaindustrie oder der Luftfahrt. Die Software zentralisiert Ihre Daten, automatisiert Ihre Auditberichte und verfolgt in Echtzeit den Status Ihrer Compliance gegenüber ISO- oder FDA-Standards. Die integrierte Workflow-Engine vermeidet Fehler und spart Ihnen wertvolle Zeit bei Ihren Qualitätsprozessen. Bonus: Alles ist nachvollziehbar und sicher, vom internen Audit bis zum Abschlussbericht.
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Netwrix Auditor
🛠 Netwrix Auditor ist der Standard, um Ihre sensiblen Daten zu überwachen und die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO oder dem Sarbanes-Oxley Act zu gewährleisten. Die Software erkennt Abweichungen, zeichnet alle Änderungen auf und alarmiert Sie bei verdächtigem Verhalten. Ideal, um die Sicherheit Ihres IS zu erhöhen und mit Beweisen zu belegen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.
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VComply
🛠 Mit VComply verabschieden Sie sich von unbezwingbaren Excel-Tabellen! Mit dieser Cloud-Software können Sie Ihre Einhaltung von Vorschriften und Ihre Risiken über eine klare und intuitive Benutzeroberfläche steuern. Sie erstellen Ihre Kriterien, weisen Aufgaben zu, verfolgen Korrekturmaßnahmen und erstellen Berichte mit einem Klick. Einfach, visuell und kollaborativ, passt sich VComply an alle Arten von Organisationen an, vom KMU bis zum Großkonzern.
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Das Compliance-Audit in Kürze
Ein Compliance-Audit ist für ein Unternehmen ein zuverlässiges und effizientes Mittel, um herauszufinden, wo es in Bezug auf die geltenden Gesetze und Normen steht.
Es stützt sich auf eine Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt und liefert detaillierte Verbesserungsmöglichkeiten. Sie können Spezialisten mit der Durchführung beauftragen oder sich auf geeignete Software verlassen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen