Was wäre, wenn man nicht mehr im Büro sein müsste, um zu arbeiten?

Virtuelle Desktops sind Betriebssysteme, auf die über das Internet zugegriffen werden kann. Sie ermöglichen es konkret, sich von jedem Gerät und von überall aus mit seinen Zugangsdaten und einer Internetverbindung bei Windows anzumelden. Sie sind auf mehreren Ebenen eine Antwort auf die veränderten Arbeitsbedingungen und Nutzungsgewohnheiten der letzten Jahre. Hier finden Sie alle unsere Ratschläge zu den Herausforderungen und der Nutzung virtueller Desktops.

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Ihr Arbeitswerkzeug immer dabei

Ein kontinuierlicher Zugriff

Das virtuelle Büro wird auch als VDI (Virtual Desktop Infrastructure) oder DaaS (Desktop As A Service) bezeichnet. Da es auf einer Cloud-Technologie beruht, ist es von überall und jederzeit zugänglich, einfach über das Internet. Der Nutzer ist von allen Einschränkungen befreit:

• physisch: Er kann von einem anderen Ort aus arbeiten,
• materiell: er kann von einem anderen Arbeitsplatz oder Endgerät (Computer - Tablet - Smartphone) aus arbeiten.

Die Virtualisierung des Desktops ermöglicht es, seine Arbeitsbedingungen in jedem beliebigen Kontext nachzubilden.

Eine Lösung für die Mobilität

Die Vervielfachung der öffentlichen WIFI-Zugänge und die zunehmende Verfügbarkeit von 3G- und 4G-Verbindungen tragen dazu bei, den Zugang zum Internet zu demokratisieren. Mit dem virtuellen Büro folgt Ihnen Ihr Arbeitsplatz überall hin. Dies hat sowohl für Arbeitnehmer als auch für Führungskräfte konkrete Auswirkungen auf den Arbeitskomfort. Ob Sie nun :

• bei einem Außentermin,
• bei einem Kunden,
• auf Reisen sind,
• oder sogar zu Hause,

können Sie auf Ihr gesamtes Arbeitswerkzeug zugreifen.

Flexiblere Arbeitsbedingungen

Das ist eine wertvolle Möglichkeit. Man kann von da an und zu jeder Zeit :

• eine dringende E-Mail beantworten,
• einen Termin in letzter Minute vorbereiten,
• oder eine Akte rechtzeitig fertigstellen.

Sie müssen nicht mehr bis spät in die Nacht im Büro aufbleiben und alles fertig haben, bevor Sie gehen, sondern nehmen Ihren Schreibtisch überall hin mit. Am Wochenende, im Urlaub. Auf dem Land, am Meer oder auf dem Berg. Natürlich nicht im Übermaß: Zu viel Arbeit kann der Gesundheit schaden. Aber zu wissen, dass man die Möglichkeit hat, von überall aus zu arbeiten, eröffnet neue Möglichkeiten und lockert die Zwänge des Alltags erheblich.

Ein vertrautes Gerät, um besser arbeiten zu können

Eigene Geräte nutzen

Ein sehr starker Trend setzt sich allmählich durch: der Trend zu BYOD - Bring Your Own Device. Auf Deutsch: Bringen Sie Ihr persönliches Kommunikationsgerät (PKG) mit. Dieses Akronym bezeichnet die Tatsache, dass man seine eigenen Geräte (Telefon, Tablet oder Computer) in einem beruflichen Rahmen verwendet. Denn auch wenn der Arbeitgeber verpflichtet ist, den Arbeitnehmern die für ihre Aufgaben notwendigen Geräte zur Verfügung zu stellen, bleibt BYOD in gewissem Umfang toleriert. Und das ist umso wünschenswerter, als es den Erwartungen der Arbeitnehmer entspricht: Von seinem Smartphone aus auf seine E-Mails zugreifen zu können, auch wenn es nicht vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wurde, ist ein klarer betrieblicher Vorteil.

Die Orientierung wiederfinden

BYOD ohne zugehöriges virtuelles Büro ist zwar möglich, führt aber zu Effizienzverlusten. Der Vorteil eines virtuellen Büros besteht darin, dass es die Kontinuität der User Experience (UX - Benutzererfahrung ) über verschiedene Medien hinweg gewährleistet. Wir alle haben unsere kleinen Gewohnheiten, unsere Art, etwas zu tun oder unsere Arbeitsmittel einzustellen:

• das Betriebssystem: windows, max OS oder Linux,
• der Webbrowser: explorer, chrome, safari, firefox...
• die Benutzerkennungen und zugehörigen Passwörter für die verwendeten Sitzungen oder Konten,
• den Speicherort unserer Anwendungen innerhalb des Tools,
• die Hierarchisierung der Ordner,
• unsere Benutzereinstellungen,
• die Aktivierung oder Nichtaktivierung von Benachrichtigungen,
• Pop-ups mit Erinnerungen,
• das Vorhandensein von Verknüpfungen,
• einen visuellen Farbcode,
• usw.

Das sind alles Gewohnheiten, die mit unserer Arbeitsweise einhergehen. Sie sparen uns Zeit bei operativen Miniaufgaben. Und sie stellen einen echten kognitiven Gewinn dar: Wenn unser Gehirn in einer bekannten Umgebung navigiert, identifiziert und ordnet es Informationen schneller. Das virtuelle Büro, das diese Arbeitsumgebung identisch wiedergibt, ermöglicht es, sofort einsatzbereit zu sein. Die Produktivität von einem Medium zum anderen bleibt so erhalten.

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Technische Nebenwirkungen, die den Alltag erleichtern

Eine effizientere technische Verwaltung.

Für das Unternehmen ist das virtuelle Büro ein Mittel, um die von allen Mitarbeitern genutzten Arbeitsoberflächen zu verwalten und zu vereinheitlichen, wobei jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sie nach seinen Vorlieben anzupassen. Im Virtuellen Büro hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Business-Software, die er benötigt. Der Administrator verwaltet die Vergabe von Zugriffsrechten und kann auch aus der Ferne und automatisch :

• Updates,
• Kompatibilität der Versionen
• Verlängerung von Abonnements,
• Speicherung und Sicherung von Daten,
• Datenschutz: Virtuelles Büro ist mit dem Antivirenprogramm BitDefender ausgestattet.

Ein echter Pluspunkt, wenn man bedenkt, dass in Unternehmen die meisten Anfragen an den Support diese Punkte betreffen. Wenn Mitarbeiter darauf stoßen, werden sie blockiert und können zeitweise nicht arbeiten. Bis der Support eingreift - oft vor Ort: also zwangsläufig während der Bürozeiten an Werktagen - ist der Mitarbeiter in seinem Arbeitsablauf unterbrochen. Eine Quelle von Stress für ihn und eine mögliche Verzögerung, und ein trockener Verlust für das Unternehmen infolge dieses momentanen Produktivitätsrückgangs.

Entlastung, um Überlastungen zu vermeiden

Da die Mitarbeiter ihren Arbeitstisch auf ihren verschiedenen, vor allem privaten Geräten einrichten, ist es wichtig, eine Arbeitsumgebung nach Bedarf zu haben: Betriebssystem, Anwendungen, Benutzereinstellungen und -präferenzen. Sie verwenden nur das, was Sie je nach gewähltem Medium benötigen. So vermeiden Sie eine unnötige Überlastung des dedizierten Servers.

Die Entmaterialisierung geht mit echten Produktivitätsgewinnen für das Unternehmen einher. Die Virtualisierung des Desktops hier, ist sowohl für die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit als auch für das Unternehmen bei der Verwaltung seines IT-Parks praktischer.