Wissen Sie wirklich was kollaboratives Arbeiten bedeutet?
Zusammenarbeit ist ein Thema, das in unserer Gesellschaft immer wichtiger wird. Hier geht es nicht um Gruppenarbeiten von Studierenden, sondern um die Zusammenarbeit all Ihrer Mitarbeiter.
Ihr Unternehmen fördert Zusammenarbeit und arbeitet im Projekt-Modus, aber praktiziert es echtes kollaboratives Arbeiten?
Um alle Fragen über die vollständige Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu klären, sollten wir das kollaborative Arbeiten und seine Vorteile neu definieren.
Und da die Wirksamkeit dieser neuen Arbeitsweise weitgehend auf die digitale Transformation von Unternehmen und den Einsatz spezifischer Software zurückzuführen ist, finden Sie am Ende des Artikels kollaborative Arbeitswerkzeuge.
Was ist kollaboratives Arbeiten?
Definition des kollaborativen Arbeitens
Das kollaborative Arbeiten basiert auf kollektiver Intelligenz, d.h. auf dem Austausch zwischen verschiedenen Mitarbeitern sowie der Kombination ihrer Fähigkeiten und ihres Wissens, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Die Idee, in Gruppen zu arbeiten, bezieht sich jedoch nicht nur auf Kompetenzen, sondern auch auf :
- Werte,
- Projekten,
- Dokumentation,
- Kommunikationsmitteln,
- Ressourcen,
- Computer-Tools.
☝️ Das kollaborative Arbeiten steht einer hierarchischen und manchmal unveränderlichen Arbeitsorganisation entgegen. Infolgedessen werden hierarchische Barrieren abgebaut und Unternehmen von einer vertikalen, silo-basierten Struktur in eine horizontale Struktur umgewandelt.
Ziel der kollaborativen Arbeit
Das Ziel dieser engen Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern ist:
- die Förderung von Ideen zwischen den verschiedenen Protagonisten,
- die Einbeziehung und Verantwortlichkeit aller am Projekt Beteiligten,
- die kreative Innovation.
Was sind die Unterschiede zwischen kooperativ und kollaborativ Arbeit ?
Der Begriff der kooperativen Arbeit wird oft mit dem Konzept der kollaborativen Arbeit verglichen.
Die kooperative Arbeit integriert tatsächlich die Idee der Gruppenarbeit. Aber die Projektaufgaben sind hierarchisch und hängen von der Verantwortung eines bestimmten Mitarbeiters oder Teams ab, je nach dessen Fähigkeiten und der Struktur des Unternehmens.
Diese Arbeitsweise, wenn sie eine horizontale Organisation der Aktivitäten vorsieht, tritt oft in den Rahmen eher vertikaler Beziehungen.
Andererseits haben wir gesehen, dass kollaborative Arbeit einen flexibleren Rahmen, eine kollektive Verantwortung und gemeinsame Ziele voraussetzt.
Was sind die Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten ?
Aber Vorsicht, eine Zusammenarbeit kann nur dann stattfinden, wenn bestimmte intrinsische Voraussetzungen erfüllt sind.
Regelmäßige Kommunikation
Der Einzelne bleibt nicht mehr auf seine Aufgaben fokussiert und der Umfang seines Handelns erweitert sich. Jeder muss sich nun mit dem Rest des Teams abstimmen, um das vorgegebene gemeinsame Ziel zu erreichen.
Die Konsequenz?
Kollaborative Zusammenarbeit setzt eine ständige und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten voraus.
Begleitung des Fortschritts
Dieser Punkt ist dem vorherigen sehr ähnlich: Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, den Fortschritt der kollektiven Aktion zu verfolgen. Damit können Sie wissen, was erreicht wurde und was noch zu tun ist.
Eine gute Transparenz des Projektfortschritts fördert das kollaborative Arbeiten.
Erweiterter Tätigkeitsbereich
Zusammenarbeit funktioniert nur dann gut, wenn Fähigkeiten, Leistung und Relevanz des Einzelnen schwerer wiegen als sein beruflicher Status und seine Berufsbezeichnung.
Personen aus verschiedenen Bereichen sollten Ideen einreichen, die nicht direkt mit ihrem Fachgebiet zusammenhängen.
Aus dieser Konfrontation von Ideen erwächst die kreative Innovation.
Hierarchische Barrieren verändern
Kollaboratives Arbeiten stellt traditionelle Managementpraktiken in Frage und erfordert eine Abflachung der hierarchischen Struktur.
Andererseits kann je nach dem Reifegrad des Unternehmens die abrupte Abschaffung jeglicher Form von Management für die Beschäftigten destabilisierend wirken. Zum Beispiel hat die E-Commerce-Plattform Zappos 14% ihrer Arbeitskraft durch den Abbau von Führungspositionen verloren (Quelle: The Wall Street Journal).
Aus diesem Grund erwägen einige Unternehmen, die Rolle des Managers zu überdenken. Die Aufgabe des Managers besteht nicht mehr darin, einen strengen Rahmen festzulegen oder die Handlungen seiner Mitarbeiter zu validieren. Vielmehr fördert er/sie die Zusammenarbeit, indem er/sie durch Beratung und Führung zur kollektiven Innovation anregt.
Kollaborative Arbeitsumgebung
Um die Zusammenarbeit zu fördern, werden die Arbeitsräume neu organisiert.
Büros in Form von Open Space scheinen angemessen zu sein, da sie die Nähe fördern und die Abteilungen auflockern.
Zu einer optimalen gemeinschaftlichen Arbeitsumgebung gehören auch Orte für spontane Begegnungen und Austausche, wie Kabinen, Ruhezonen, usw.
Geeignete Werkzeuge nutzen
Der Begriff der Zusammenarbeit ist zwar nicht neu, aber es hat in den letzten Jahren eine besonders wichtige Dimension erhalten, vor allem durch das Aufkommen neuer Arbeitsinstrumente.
Diese Instrumente ermöglichen es, technologische Barrieren zu überwinden und so die Entwicklung kollaborativer Managementpraktiken zu erleichtern.
Kollaboratives Arbeiten : Was sind die 4 Vorteile ?
1. Qualitativ hochwertige Produktion
Immer mehr Unternehmen haben verstanden, dass mehrere Köpfe besser sind als nur einer. Zur Verbesserung der Qualität ihrer Arbeit liegt es in ihrem Interesse, eher die kollektive Intelligenz als Individualismus und Wettbewerb zu fördern.
2. Zeitersparnis
Dank der Zentralisierung der Informationen, die durch den Einsatz kollaborativer Instrumente und Methoden ermöglicht wird, sparen die Teams Zeit bei der Ausführung ihrer Missionen.
☝️ Vorsicht, kollaborative Arbeit darf nicht zu einer "Gasfabrik" werden. Zeit kann nur dann gespart werden, wenn die Mitarbeiter diszipliniert und gut organisiert sind, insbesondere bei Arbeitsmeetings.
3. Reaktionsfähigkeit und Problemlösung
Bei Notsituationen und anderen Problemen sind die Teams reaktionsfähiger, weil:
- sie sich einbezogen und gestärkt fühlen,
- gemeinsame Arbeit Flexibilität und Agilität fördert,
- die Bündelung von Wissen und Fähigkeiten die Bewältigung bestimmter Situationen erleichtert.
4. Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Sich in seiner Arbeit geschätzt zu fühlen, eine Bindung mit seinen Kollegen zu schaffen oder sich in einem Vertrauens Umfeld zu entwickeln, sind die Bedingungen, die das Wohlbefinden bei der Arbeit fördern.
Heute sind wir uns der Auswirkungen der beruflichen Entwicklung auf die Talentbindung, Motivation und Produktivität bewusst.
Welche Programme sind gut zugänglich und nutzungsfreundlich ?
Der Begriff der kollaborativen Arbeit wird immer mehr mit dem der kollaborativen Werkzeuge assoziiert.
Erfahren Sie, welche Arten von Software die richtige Hilfe sind, um den Erfolg eines jeden gemeinschaftlichen Projektes sicherzustellen.
Geteilte Büroanwendungen
Unternehmen haben schon immer mit Büroanwendungen gearbeitet, wie z.B. mit der Office-Suite und ihren berühmten Word- und Excel-Programmen.
🛠️ Aber das Aufkommen von Cloud-Hosting-Lösungen, wie Google Docs (Google WorkSpace), hat all das geändert und die Zusammenarbeit verbessert.
Mit Google Docs können Teams gleichzeitig an einem einzigen Dokument arbeiten. Das Dokument wird in Echtzeit aktualisiert, wenn Änderungen vorgenommen werden.
Es ist auch möglich, Vorschläge zu dem Dokument eines Kollegen im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung zu machen.
Google Workspace
Werkzeuge zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten
Eine weitere Voraussetzung für die gemeinsame Arbeit ist der Transfer und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
Aber das Unternehmen muss auch die Sicherheit des Austauschs gewährleisten!
🛠️ In dieser Zielsetzung wurden Lösungen wie WeTransfer entwickelt.
WeTransfer ermöglicht einen vollkommen sicheren Austausch von Dokumenten mit einem oder mehreren Empfängern.
WeTransfer
Kommunikationsinstrumente
Täglich Informationen austauschen
Zwar ist regelmäßige Kommunikation eine Voraussetzung für die gemeinsame Arbeit, aber die physische Unterbrechung von Mitarbeitern fördert nicht deren Produktivität und Konzentration. Gleichzeitig schränkt die Verwendung von E-Mail die Reaktionsfähigkeit ein.
🛠️ Instant Communication Tools wie Slack erfüllen perfekt diese Anforderungen.
Slack bietet nicht nur alle Vorteile eines Chat-Raums, ermöglicht aber auch die Schaffung von Diskussionskanälen, in die jeder Mitarbeiter je nach seinen Projekten integriert ist oder nicht.
Darüber hinaus erleichtert es den Austausch von Dokumenten durch einfaches Drag-&-Drop von Dateien.
Slack
Um entfernte Meetings abzuhalten
Aber wenn wir an Kommunikation denken, denken wir auch an Instrumente zur Erleichterung von Fernversammlungen. Und aus gutem Grund gehört die Möglichkeit, mobil oder per Telearbeit zu arbeiten, häufig zu den Praktiken kollaborativer Organisationen.
🛠️ Was die Tools betrifft, erwähnen wir die Videokonferenz-Software, deren bekanntester Vertreter nach wie vor Skype ist.
Ursprünglich wurde Skype entwickelt, um Fernversammlungen zu ermöglichen.
Aber im Laufe der Zeit wurde die Software erweitert, um interessante Funktionen, wie die gemeinsame Bildschirmnutzung, zu integrieren.
Skype
Aufgaben- und Projektmanagement-Tools
Um den Fortschritt zu kennen und die Aktionen zu koordinieren, sollten Teams Aufgaben- und/oder Projektmanagement-Plattformen verwenden.
Trello ist zum Beispiel eine der bekanntesten, aber intuitivere Alternativen existieren.
🛠️ monday.com ist eine davon. Aus der Ferne können Sie Projekte mit Ihrem Team einfach und in Echtzeit verwalten, und dies in einer einheitlichen Plattform, die an verschiedene Projektmanagement-Methoden angepasst ist.
monday.com
🛠️ awork ist eine weitere passende DSGVO-konforme Alternative aus Deutschland. Dank des schönen und benutzerfreundlichen Designs, sind Sie in der Lage alle Projektmanagement-Aufgaben zu organisieren. Mit awork lassen sich Teams auch aus der Ferne problemlos koordinieren.
awork
Tools für die Verwaltung von Passwörtern
Die Verwendung all dieser kollaborativen Werkzeuge setzt voraus, dass Sie sich eine große Anzahl von Passwörtern merken müssen.
🛠️ Mit einer Lösung wie LastPass können Sie alle Ihre berufliche Passwörter speichern und zentralisieren. Als kollaboratives Tool bietet dieser Passwortmanager Ihren Teams einen einfachen und sicheren Zugriff auf alle Ihre verwendeten Anwendungen. Dazu ermöglicht er, die Zugänge nach Mitarbeitern zu verwalten und zu verteilen.
LastPass
Teams in Richtung Zusammenarbeit begleiten
Denken Sie daran, dass die Vorteile der Zusammenarbeit zwar vielfältig sind, die daraus resultierenden Veränderungen können jedoch manchmal auf die Mitarbeiter destabilisierend wirken. Die Umstellung Ihres Unternehmens auf diese neuen Organisationsformen muss daher schrittweise erfolgen.
Der Wandel in der Arbeitsweise geht mit der digitalen Transformation einher. Die Wahl und vor allem die Anpassung der richtigen Instrumente durch die Teams ist daher einer der Schlüssel zum Erfolg.
Daher muss eine Unterstützung Strategie sowohl im Hinblick auf die Vermittlung neuer Werte als auch auf die Schulung in neuen Werkzeugen eingesetzt werden. Aber moderne Unternehmen können davon nur profitieren!
Seit meinem Einstieg bei Appvizer 2020 als Praktikant engagiere ich mich leidenschaftlich für die Auswahl optimaler Lösungen, um den Alltag von Unternehmen zu erleichtern. Diese Leidenschaft führte mich zum Marketing Manager Germany und schließlich 2023 zum Analytics and Paid Acquisition Manager, wo ich meine Expertise weiter vertiefe.
Education: HEC Liège - Universität Hohenheim. Published works and citations: Un voyage au-delà de la réalité : l'influence de la réalité virtuelle sur les expériences de marque et les intentions de visite dans le tourisme, available on MatheO. Expertise: SEM (SEO, SEA, SMA, SMO), Brand Experience, Traffic Management, Lead Generation, Analytics.