Die 5 typischen Projektmanagement-Fehler und wie man sie vermeidet

Warum scheitern Projekte oft? Ein Projekt kann aus einer Reihe von Gründen scheitern. Jedes Projekt, ob groß oder klein, besteht aus Variablen, die über Erfolg oder Misserfolg einer ganzen Initiative entscheiden können. In der Regel ist es nicht eine einzige große Katastrophe, die ein ansonsten tragfähiges Projekt zum Scheitern bringt. In vielen Fällen sind es kleine Fehltritte und Unachtsamkeiten, die dazu führen, dass Teams ein einst vielversprechendes Vorhaben nur mit Mühe zu Ende bringen können.

Was sind also die Hauptfehler, die Projektmanager machen? Von der Ressourcenplanung über den Projektumfang bis hin zum Risikomanagement müssen Manager bei der Planung und Durchführung viele Faktoren berücksichtigen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den 5 größten Projektkillern und wie man sie von Anfang an vermeiden kann.

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1. mittelmäßige Ressourcenplanung zerstört die Projektergebnisse

Ihre Ressourcen sind lebenswichtig und in den meisten Fällen auch begrenzt. Ein strategisches Ressourcenmanagement ist nicht nur für das Wohlergehen eines Projekts, sondern auch für das Wohlergehen einer ganzen Organisation entscheidend. Unternehmen konkurrieren oft um Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Ausrüstung usw.), so dass Projektmanager bei der Zuteilung strategisch vorgehen müssen.

Eine schlechte Ressourcenplanung entsteht, wenn PMs das Gesamtbild nicht sehen. Im Folgenden sind einige der Probleme aufgeführt, auf die Teams bei einem ineffizienten Ressourcenplanungsprozess stoßen können:

• Unausgewogene Arbeitsbelastung (z. B. ist ein Teammitglied zu 95 Prozent ausgelastet, während ein anderes zu 30 Prozent ausgelastet ist, weil der andere Mitarbeiter überlastet ist. Dies kann auch zu Burnout und hoher Mitarbeiterfluktuation führen)
• Nicht verfügbare Ressourcen(die Fristen werden beeinträchtigt, wenn die Verfügbarkeit von Ressourcen nicht richtig berechnet wird)
• aufgeblähte Budgets (die Kosten für Überstunden, externe Auftragnehmer und andere unvorhergesehene Ausgaben können auf einen unzureichenden Ressourcenmanagementprozess zurückzuführen sein).

Wie Sie die Ressourcenplanung verbessern können:

Suchen Sie nach einem Tool, mit dem Sie die Ressourcen mithilfe von Werkzeugen wie Gantt-Diagrammen, Team-Agenden, Dashboards und anderen planen können. In den meisten Fällen ist ein schlechtes Ressourcenmanagement ein Symptom für eine unzureichende Sichtbarkeit von Arbeitsbelastung, Verfügbarkeit und mehr.

Sie können nicht planen, was Sie nicht sehen, also bringen Sie mit einem ressourcenorientierten Projektmanagement-Tool Licht ins Dunkel der Teamauslastung.

2. Ein fehlender Risikomanagementplan ist ein Rezept für eine Katastrophe

Wie PMI feststellt, geben nur 27 % der Unternehmen an, dass sie immer" einen Risikomanagementplan bereithalten. Dies ist insgesamt ein recht niedriger Prozentsatz. Vor allem, wenn man an die Dinge denkt, die im normalen Leben oft schief gehen.

So könnte man beispielsweise früher nach Hause gehen, wenn man weiß, dass man gleich morgens ein wichtiges Vorstellungsgespräch oder eine Präsentation hat, weil das Risiko von Verkehrs- oder Transportverzögerungen zu groß ist;

Ebenso haben viele Menschen einen Notfallfonds für den Fall, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren oder krank werden. Sie erwarten diese Art von Unvorhergesehenem nicht, aber sie haben einen Plan für den Fall, dass es eintritt. Dies ist ein Beispiel für Risikomanagement.

Das Gleiche sollte für das Projektmanagement gelten. Berücksichtigen Sie Murphys Gesetze und gehen Sie davon aus, dass alles, was schief gehen kann, auch schief gehen wird - planen Sie also vor.

Wie man einen Risikomanagementplan erstellt:

Bewerten Sie die Projektrisiken von Anfang an. Identifizieren Sie sie und erstellen Sie einen Plan zur Risikobewältigung. Auf diese Weise können Sie Störungen in letzter Minute und damit verbundene kostspielige Änderungen minimieren. Sollten Probleme auftreten, gibt es ein dokumentiertes Protokoll darüber, wie das Team die notwendigen Änderungen vornimmt.

Ein Projektmanagement-Tool mit robuster Dokumentenverwaltung in der Cloud kann diese Dokumentation hosten und so eine zentrale "Single Source of Truth" und einen zuverlässigen Bezugspunkt schaffen.

3. Begrenzte Projekttransparenz schafft Chaos

Schlechte Sichtbarkeit ist ein Projektkiller, der sich auf fast jeden Aspekt eines Vorhabens auswirkt.

Schlechte Projekttransparenz

• Führt zu einer schlechten Ressourcenplanung
• Verwirrung bei Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Hindert die PMs daran, die Produktivität der Mitarbeiter zu verstehen
• Kann zu einer falschen Abstimmung mit den Kunden führen

Im Projektmanagement bezieht sich die Sichtbarkeit auf die Zugänglichkeit von Informationen. Wissen Ihre Teammitglieder, wo sie wichtige Projektressourcen finden können? Verfügen Sie als PM über ein Tool, mit dem Sie sehen können, wer wann woran arbeitet?

Dies mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber eine schlechte Projekttransparenz beeinträchtigt den Informationsfluss, die Verantwortlichkeit der Teammitglieder und kann dazu führen, dass die Kunden über den Projektstatus im Unklaren gelassen werden.

Wie Sie die Projekttransparenz erhöhen können:

Erhöhen Sie die Transparenz und verbessern Sie die Art und Weise, wie Sie alle Ihre Projekte verwalten - von der Ressourcen- und Aufgabenplanungsphase bis hin zur Phase des Kundenfeedbacks.

Wrike bietet Teams eine 360-Grad-Ansicht der Arbeitsauslastung und des Aufgabenstatus sowie Echtzeit-Updates, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind. Benutzerdefinierte, farbcodierte Aufgabenaktualisierungen bedeuten, dass Ihr Team seine eigenen Status für seine eigenen einzigartigen Arbeitsabläufe anpassen kann. Darüber hinaus können externe Kunden zu Projekten in Wrike hinzugefügt werden, was kürzere Überprüfungszyklen bedeutet (d.h. keine endlosen Feedbackschleifen mehr).

4. Scope Creep kann die Fristen Ihrer ausufernden Projekte verzögern

Umfangsverschlechterung. Diese beiden Wörter allein reichen aus, um jeden Projektmanager zu erschrecken. Denn wie der Name schon sagt, kann es sich wirklich in ein Team "einschleichen". Scope Creep ist in der Tat ein Phänomen, bei dem sich der Umfang eines Projekts aufgrund von Kundenwünschen, Feedbackprozessen oder anderen Faktoren langsam verändert.

Es kann vorkommen, wenn der Projektumfang schlecht definiert ist oder wenn Projektmanager sich bemühen, Änderungen zu berücksichtigen, die ursprünglich nicht Teil der Projektcharta waren. Laut PMI sind fast 50 Prozent der Projekte von Scope Creep ¹ betroffen.

Wie Sie Scope Creep vermeiden können:

Machen Sie sich zunächst klar, was dieses Phänomen bei Ihren Projekten verursacht. Überspringen Sie die frühen Phasen des Projektlebenszyklus, in denen die Grenzen des Projektumfangs festgelegt werden (z. B. durch ein effektives Projektdiagramm)? Besteht Ihr Kundenmanagementprozess nur darin, zu allem "Ja" zu sagen, egal wie sehr es den Rahmen sprengt?

Verhindern Sie Scope Creep, bevor es Sie trifft, indem Sie die Projektparameter von Anfang an klar festlegen. Informieren Sie Ihren Kunden darüber, was zum Projekt gehört (und was nicht), und stimmen Sie sich im Voraus ab, um eine falsche Ausrichtung der Ziele zu vermeiden.

5. Ineffiziente Prozesse und Arbeitsabläufe sind der Feind der Produktivität

Denken Sie an Ihr Arbeitspensum und daran, was es braucht, um es zu bewältigen. Denken Sie nun an die ineffizienten Prozesse, durch die Ihre Arbeit doppelt so lange dauert. Vielleicht hat Ihr Projektteam einen verwirrenden Prozess für die Verwaltung von Anfragen oder ist über so viele verschiedene Anwendungen verstreut, dass eine effektive Kommunikation fast unmöglich ist. Vielleicht rechnen Sie sogar nach geleisteten Stunden ab, versäumen es aber, eine Zeiterfassung in Ihre anderen Projektmanagement-Tools zu integrieren.

Ineffiziente Arbeitsabläufe können den Projektfortschritt verlangsamen, die Aufmerksamkeit von wichtigen Aufgaben ablenken und Teammitglieder an nicht abrechenbare Arbeiten binden, die automatisiert oder standardisiert werden könnten.

Wie Sie ineffiziente Workflows vermeiden:

Eliminieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe mit Wrike. Alles, von der Zeiterfassung bis zur Annahme von Anfragen, wird weniger zeitaufwändig, so dass mehr Zeit bleibt, sich auf die Projektabwicklung zu konzentrieren. Setzen Sie Prioritäten bei der Arbeit, die wichtig ist, anstatt administrative Aufgaben zu protokollieren und Anforderungen nachzugehen.

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Vermeiden Sie das Scheitern von Projekten mit einem flexiblen und einfach zu bedienenden Projektmanagement-Tool

Studien haben gezeigt, dass es einen Zusammenhang zwischen leistungsstarken Projekten und dem Einsatz digitaler Projektmanagement-Tools gibt - und das ist keine Überraschung. Wrike ist ein cloudbasiertes Aufgabenmanagement-Tool, das es Projektmanagern ermöglicht, Projekte von Anfang bis Ende durchzuführen.

Das Scheitern von Projekten ist üblich, aber nicht unvermeidlich. Durch den Einsatz flexibler und intuitiver Tools wird Ihr Projektteam in der Lage sein, seine Projekte jedes Mal pünktlich und im Rahmen des Budgets zu liefern.

Werbeartikel: Die Autoren sind unabhängige Experten, die nicht Teil des appvizer-Teams sind. Meinungen und Ansichten sind persönlich.

Quellen:

1. https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf