Opportunity Study: 8 Schritte, um den Grund für Ihr Projekt zu beweisen

Sie sind Träger einer Projektidee und möchten Ihr Management vom Potenzial und den Vorteilen für das Unternehmen überzeugen? Dann ist es an der Zeit, dass Sie sich an die Ausarbeitung einer Zweckmäßigkeitsstudie machen, und zwar bereits in der Phase des Vorprojekts.

In diesem Prognosedokument können Sie alle Elemente zusammenstellen, um die Tragfähigkeit Ihres Projekts zu bewerten und zu belegen. Wenn es gut aufgebaut und detailliert ist, kann es auch im Laufe des Projekts als Referenz dienen, um die Entwicklung in Richtung der zu erreichenden Ziele zu verfolgen.

Wir möchten Ihnen hier noch einmal die Vorteile der Erstellung einer Opportunitätsstudie erläutern und Ihnen die acht wichtigsten Schritte für eine methodische Erstellung aufzeigen!

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Warum eine Opportunitätsstudie erstellen?

Sobald eine Projektidee geboren ist, sollte die Erstellung einer Opportunitätsstudie der erste Schritt nach der Bedarfsanalyse sein. Denn dieses Dokument wird alle relevanten Daten sammeln, um den Grund für Ihr Projekt zu belegen.

Es muss seinen Lesern genügend Material an die Hand geben, damit sie die Chancen, die das künftige Projekt bietet, und damit seine Relevanz einschätzen können. Er dient insbesondere dazu, zu prüfen :

• ob der zu befriedigende Bedarf ein strategisches Interesse beinhaltet ;
• die Einschränkungen, denen seine Verwirklichung unterliegt ;
• die darin enthaltenen Chancen und Risiken ;
• die Finanzierungsmöglichkeiten ;
• den erwarteten Nutzen usw.

💡 Die Gelegenheitsstudie ist nicht mit dem Geschäftsplan zu verwechseln, der ein Aktionsplan ist, in dem die Entwicklung des Unternehmens über mehrere Jahre hinweg mit Argumenten und Zahlen dargestellt wird, um potenzielle Investoren davon zu überzeugen, das Projekt finanziell zu unterstützen.

Das Opportunity Note, d. h. das Dokument, das als Ergebnis dieser Studie erstellt wird, ist gleichzeitig :

• eine Entscheidungshilfe für die Personen, die das Projekt genehmigen sollen (Unternehmensleitung, Finanzabteilung, IT usw.). Sie trägt dazu bei, sie zu überzeugen, indem sie die Berechtigung des Projekts belegt;
• ein Referenzdokument für den Projektleiter, auf das er während der gesamten Projektdurchführung zurückgreifen kann.

☝️ Wenn diese Studie die Entscheidungsträger überzeugt, kann sie mit einer Machbarkeitsstudie vertieft werden.

Wer verfasst die Zweckmäßigkeitsstudie für ein Projekt?

Die Person, die die Projektstudie verfasst, kann sein:

• der/die Sponsor/in des Projekts, falls vorhanden. In der Regel handelt es sich dabei um eine/n erfahrene/n Mitarbeiter/in mit einer Schiedsrichter-, Beratungs- und Vermittlerrolle zwischen dem/der Projektleiter/in und dem Lenkungsausschuss ;
• der/die Projektträger/in, der/die den Antrag gestellt hat. Er/sie kennt das Unternehmen oder die Abteilung gut genug, um über die Durchführbarkeit seines/ihres Projekts argumentieren zu können;
  
  
• der/die Projektleiter/in, wenn diese Person bereits für ein Projekt benannt wurde, das nur noch auf grünes Licht von der Geschäftsleitung wartet, um loszulegen.

☝ Manchmal kann die Hilfe von Expertenwissen in Anspruch genommen werden, sei es innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, zu spezielleren Themen, die eine Vertiefung ihrer Analyse erfordern, z. B. in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Technik etc.

Wie wird eine Opportunitätsstudie durchgeführt? Die acht Schritte

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie eine Opportunity Study verfassen können, wobei jeder Schritt einem Teil des Dokuments entspricht.

1 - Schreiben Sie eine sorgfältige Einleitung.

Die Einleitung, auch Executive Summary genannt, soll das Wesentliche des Projekts klar und überzeugend zusammenfassen.

Als erste Seite des Dokuments sollte sie Schlüsselinformationen enthalten, wie z. B. :

• den Grund für das Projekt,
• die erwarteten Ergebnisse,
• die zu erstellenden Liefergegenstände,
• die zu mobilisierenden Ressourcen usw.

Das Geheimnis, wie Sie Ihre Analysen aussagekräftig präsentieren? Bringen Sie genügend Material mit, um eine Vorstellung von dem Projekt zu vermitteln, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Achten Sie auf diese Zusammenfassung und machen Sie Lust auf mehr. Dies kann bei der Entscheidungsfindung eine positive Rolle spielen.

2 - Stellen Sie die Gelegenheit vor.

In diesem Teil geben Sie mehr Hintergrundinformationen zu dem Problem, das Sie durch die Durchführung Ihres Projekts lösen wollen.

Beantworten Sie die Frage: Was? Heben Sie die Gelegenheit hervor und achten Sie darauf, keine überflüssigen Details zu nennen, sondern alle Elemente, die zum Verständnis notwendig sind.

3 - Beschreiben Sie den Kontext.

Liefern Sie eine Analyse des Kontexts, in dem Ihr Projekt angesiedelt ist, und machen Sie deutlich, was auf dem Spiel steht. Dieser Teil konzentriert sich auf das Umfeld, in dem sich das Unternehmen bewegt, insbesondere auf den Markt.

Hierfür gibt es Instrumente, die Ihnen helfen, diesen Kontext gründlich zu untersuchen, z. B. :

• die Pestel-Analyse, mit der das Umfeld in Bezug auf folgende Aspekte entschlüsselt wird: :
  • Politik,
  • wirtschaftlich,
  • sozial,
  • technologisch,
  • Umwelt,
  • und rechtlich.

• die SWOT-Matrix, die im Anschluss daran zum Einsatz kommt, ermöglicht die Ableitung :
  • die Stärken,
  • die Schwächen,
  • die Chancen,
  • und Bedrohungen.

💡Diese Instrumente ermöglichen es, die großen Herausforderungen rund um das Projekt zu erfassen und es in eine strategische Überlegungeinzubetten .

Die Analyse dieses Kontexts liefert eine Reihe von Elementen und Umständen, die die aktuelle Situation geschaffen und die Gelegenheit hervorgebracht haben. Sie hilft auch, den Umfang des Projekts einzugrenzen.

4 - Enthüllen Sie die in Betracht gezogenen Lösungen.

In diesem Schritt sollten Sie die Antwort, die Sie geben wollen, in den Vordergrund stellen!

Zeigen Sie, dass Sie verschiedene Möglichkeiten geprüft und sich für die beste entschieden haben: Warum ist das von Ihnen geplante Projekt die beste Option unter allen anderen?

Begründen Sie Ihre Wahl mit Hypothesen und Zahlenanalysen. Als Bonus sollten Sie Ihre Zuhörer dazu bringen, sich in die Zukunft zu versetzen, indem Sie die neue Situation nach Abschluss des Projekts offenlegen.

5 - Listen Sie die erwarteten Gewinne auf.

An dieser Stelle sollten Sie alle Vorteile auflisten, die das Unternehmen aus dem Projekt ziehen wird, und zwar in Bezug auf :

• finanziell :
  • Umsatzsteigerung,
  • Senkung der Kosten,
  • Verbesserung der Gewinnspanne usw.
• sonstige finanzielle Aspekte:
  • neue Positionierung auf dem Markt,
  • höhere Qualität des Produkts/der Dienstleistung,
  • Optimierung eines Prozesses usw.

Versuchen Sie, alle erwarteten Gewinne aufzulisten, und fügen Sie bei Bedarf Details hinzu. Dieser Teil ist entscheidend: Er bewertet die Relevanz des Projekts im Hinblick auf seine Investitionsrendite (ROI).

6 - Detaillieren Sie die benötigten Ressourcen.

Hier können Sie alle Ressourcen erläutern, die für die Durchführung Ihres Projekts erforderlich sind:

• Finanzielle,
• materielle und technologische Ressourcen,
• Menschen (einschließlich Wissen und Schlüsselkompetenzen) usw.

Die genauen Zahlen können in einem zweiten Schritt folgen. Achten Sie darauf, dass Sie die Informationen liefern, die für eine fundierte Entscheidungsfindung wichtig sind .

7 - Analysieren Sie die Risiken.

Natürlich kann jedes Projekt ein gewisses Maß an Risiken bergen. Wenn Sie die in Ihrer Opportunitätsstudie ermittelten Risiken darlegen, zeigt dies auch, dass Sie sich in voller Kenntnis der Sachlage engagieren, und verleiht Ihrem Vorhaben zusätzliche Glaubwürdigkeit.

Dabei kann es sich um Einschränkungen betrieblicher Art handeln (fehlende Kompetenzen, Abwesenheit einer Schlüsselperson, mangelhafte Überwachung von Prozessen usw.) oder um solche, die mit dem Umfeld des Unternehmens zusammenhängen (gesellschaftliche, wirtschaftliche, ökologische, technologische Herausforderungen usw.).

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, kann Ihnen eine Business-Intelligence-Plattform wie Geotrend dabei helfen, bestehende Risiken zu erkennen.

Dank einer Kartografie Ihres Ökosystems bietet Ihnen das Tool alle Elemente, um das Umfeld des Unternehmens sofort zu verstehen und strategische Risiken zu antizipieren, die insbesondere Folgendes betreffen:

• Marktakteure und ihre Beziehungen (Konkurrenten, Kunden, Lieferanten),
• die prognostizierten Entwicklungen des Marktes,
• die Erkennung neuer Innovationen usw.

So sind Sie in der Lage, Ihre Analysen zu dokumentieren, um die Auswirkungen dieser Risiken genauer zu bewerten .

8 - Schließen Sie die Studie ab.

Verfassen Sie schließlich in diesem letzten Teil eine kurze Zusammenfassung, um den Nutzen des Projekts zusammenzufassen und gleichzeitig eine Verbindung zwischen den verschiedenen angesprochenen Themen herzustellen.

Auch dieser letzte Eindruck sollte sorgfältig gestaltet werden, damit die Entscheidungsträger, die Sie lesen, nur einen Wunsch haben: ihr Go zu geben!

Beispiel für eine Opportunitätsstudie für ein Projekt.

Angenommen, Ihr Konfektionsunternehmen, das sich als ethische Marke positioniert, erfüllt noch nicht alle Voraussetzungen, um als solche qualifiziert zu werden. Sie möchten die Auswirkungen messen , die die Verwendung von mehr fair gehandelten und umweltfreundlichen Materialien bei der Herstellung Ihrer Kleidung haben könnte.

Zu diesem Zweck führen Sie eine Opportunitätsstudie durch, um die Tragfähigkeit dieses Projekts zu bewerten, indem Sie alle für Ihre Überlegungen notwendigen Elemente in einem Dokument (Business Case) aufstellen. Sie können mehrere mögliche Szenarien vergleichen, indem Sie z. B. Folgendes untersuchen:

• verschiedene Lieferanten für Ihre Materialien (Kosten, Herkunft, Transparenz usw.),
• den Prozentsatz der betroffenen Produkte (alle Ihre Produkte, eine bestimmte Produktreihe usw.),
• die Zielgruppe (Neupositionierung erforderlich, neue Marketing-Personae zu schaffen usw.).

Auf diese Weise können Sie die am besten geeignete Entscheidung treffen, indem Sie die einzelnen Chancen und Gefahren Ihrer Szenarien bewerten und sich für das Szenario entscheiden, das am besten zu Ihren Unternehmenszielen passt.

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Sind Sie bereit, Ihre Chancen in Gewinne umzuwandeln?

Letzte Tipps, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, um die Präsentation Ihrer Chancenstudie noch anschaulicher zu gestalten:

• achten Sie auf jedes Detail, sowohl formal (luftiges Layout usw.) als auch inhaltlich (auf das Wesentliche beschränken, zugängliches Vokabular usw.) ;
• heben Sie die Vorteile des Projekts hervor ;
• betonen Sie die Ausrichtung Ihres Projektantrags an den strategischen Zielen des Unternehmens.

Sie haben nun alle Schlüssel, um die richtigen Entscheidungsgrundlagen zu liefern und präzise zu zeigen, dass Ihr Projekt es wert ist, gestartet zu werden! 🚀