Mit Projektkostenmanagement niemals das Budget überschreiten: Unser Leitfaden

Einer der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements besteht darin, die Kosten innerhalb des durch das Projektbudget gesetzten Rahmens zu halten. Doch selbst erfahrene Projektmanager fragen sich manchmal: Wie lässt sich ein effektives Projektkostenmanagement sicherstellen?

Dieser schwierige Spagat zwischen der Zuteilung von Ressourcen und der Kontrolle der Kosten muss eines der zentralen Themen sein, mit denen sich das Projektteam bereits in der Projektplanungsphase auseinandersetzt.

Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, was Kostenmanagement ist, wie Ihr Projekt von einer effektiven Kostenplanung profitieren kann und welche Schritte und Instrumente für ein wirksames Kostenmanagement erforderlich sind.

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Was ist Projektkostenmanagement?

Beim Projektkostenmanagement geht es darum, eine Schätzung der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen zu erstellen, die Kostenplanung zu erstellen und die Ausgaben während des gesamten Projektzyklus zu verwalten, um die Gesamtkosten innerhalb der festgelegten Grenzen zu halten.

Das Kostenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Unabhängig von Ihrer Aktivität oder dem Bereich des Projekts kann der Projekterfolg mit den 4 unten aufgeführten Fragen gemessen werden:

• Decken die Ergebnisse den Umfang des Projekts ab und entsprechen sie den Anforderungen?
• Erfüllen sie die Qualitätsstandards?
• Wurde es innerhalb des für das Projekt festgelegten Zeitplans abgeschlossen?
• Wurde es im Rahmen des für das Projekt vorgesehenen Budgets fertig gestellt?

Solange der Projektleiter keine positive Antwort auf diese 4 Fragen geben kann, kann das Projekt nicht als voller Erfolg gewertet werden.

Wie können Ihre Projekte von einem sorgfältigen Kostenmanagement profitieren?

Es gibt viele Gründe, warum das Kostenmanagement als ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements angesehen wird. Das Projektbudget hat erheblichen Einfluss auf die Projektziele und die wichtigsten Entscheidungen während des gesamten Lebenszyklus.

Es entscheidet darüber, ob die anderen 3 Ziele (Umfang, Fristen, Qualität) erreicht werden können. Wenn die für das Projekt anfallenden Kosten nicht mit diesen Zielen übereinstimmen, werden die Ergebnisse wahrscheinlich die Erwartungen des Kunden nicht erfüllen, da sie entweder zu hoch oder zu niedrig angesetzt sind.

Die Kostenkontrolle liefert einige der wichtigsten Kennzahlen (auch Key Performance Indicators oder KPIs genannt), die zur Messung der Projektleistung und des Projektfortschritts herangezogen werden können, was die Kommunikation mit den Beteiligten erleichtert und sicherstellt, dass Sie in die richtige Richtung gehen.
Insgesamt ermöglicht Ihnen das Projektkostenmanagement:

• Sicherstellen, dass die Beteiligten und der Projektsponsor die wichtigsten Anforderungen und Qualitätsstandards verstehen und sich darauf einigen ,
• den Projektfortschritt in Echtzeit im Auge behalten, um bessere Entscheidungen treffen und Kostenüberschreitungen vorhersagen zu können,
• eine klare Kommunikation mit den Stakeholdern über den Projektfortschritt, um sicherzustellen, dass das Projekt mit ihren Erwartungen übereinstimmt,
• Verfolgen Sie KPIs wie den Return on Investment (ROI), um den Erfolg Ihrer Entscheidungen für künftige Projekte zu messen und aufzuzeichnen .

Ist das Management der Projektkosten einfach?

Das Kostenmanagement kann eine ganze Reihe von Herausforderungen mit sich bringen und bei großen Projekten sogar eine entmutigende Aufgabe darstellen. So wichtig es für den reibungslosen Ablauf Ihres Projekts auch sein mag, so schwierig kann es sein, es richtig zu machen.

Der Projektleiter ist für das Kostenmanagement in jeder Phase des Projekts verantwortlich. Er muss über ausreichende Kenntnisse der Risiken und des Umfangs des Projekts verfügen und geeignete Instrumente einsetzen. Andernfalls kann es zu einigen der häufigsten Probleme kommen, die mit einem schlechten Kostenmanagement verbunden sind, z. B:

• Ungenaue Kostenschätzung: Wenn der Projektleiter nicht in der Lage ist, die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ausgaben vollständig abzuschätzen, oder wenn ihm für ein bestimmtes Projekt Informationen fehlen, kann er zu ungenauen Schätzungen kommen. Dies bedeutet, dass zusätzliche Kosten für die Durchführung des Projekts anfallen können.
• Unzureichende Kostenkontrolle: Wenn der Projektleiter die Ausgaben nicht in Echtzeit verfolgt oder kein proaktives Risikomanagement betreibt, kann die Projektentwicklung auf Hindernisse stoßen, die zu Verzögerungen oder gar zum Abbruch des Projekts führen.

Genauigkeit und Nachverfolgung sind zwei der wichtigsten Herausforderungen für ein effektives Kostenmanagement. Deshalb müssen Projektmanager die richtigen Schritte einhalten und mit den richtigen Instrumenten ausgestattet sein, um ihre Aufgabe ordnungsgemäß zu erfüllen.

Wie Sie das Kostenmanagement in Ihrem Projekt umsetzen

Das Kostenmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, der in den gesamten Lebenszyklus des Projekts integriert werden muss. Budgets und Kostenvoranschläge müssen regelmäßig mit einer gründlichen Kostenkontrolle überarbeitet werden, um den aktuellen und künftigen Anforderungen des Projekts besser gerecht zu werden.

Die Erstellung eines Kostenmanagementplans erfolgt in 4 Schritten: Ressourcenplanung, Kostenschätzung, Budgetierung und Kontrolle. Falls sich im Laufe des Projekts Änderungen ergeben, kann es notwendig sein, zu einem früheren Schritt zurückzukehren und den Zyklus von vorne zu beginnen.

1. Ressourcenplanung

Dieser Schritt ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung und muss vor Beginn der Projektentwicklung durchgeführt werden. Bei der Ressourcenplanung geht es darum, einen umfassenden Überblick über alle Ressourcen zu erstellen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Die Art dieser Ressourcen kann vielfältig sein: Sie umfassen sowohl Humanressourcen (Mitarbeiter, Teammitglieder, Berater...) als auch physische Ressourcen (Material, Ausrüstung, Bargeld...).

Um diese Bestandsaufnahme so vollständig wie möglich zu gestalten, müssen Sie das Projekt möglicherweise in kleinere Teile aufgliedern: Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS), um festzustellen, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer sie mit welchen Mitteln und Ressourcen erledigen kann.

Um sicherzustellen, dass nichts fehlt, sollten Sie die Zusammenarbeit fördern: Fragen Sie Teammitglieder und andere Beteiligte nach ihrer Meinung, sehen Sie sich historische Daten und ähnliche Projekte an, und achten Sie darauf, dass Sie mit den Gegebenheiten vor Ort in Kontakt bleiben (einschließlich Saisonabhängigkeit, Zeitdruck usw.).

2. Kostenvoranschlag

Sobald alle Ressourcen aufgelistet sind, müssen Sie deren Kosten schätzen. Das Ziel ist es, so genau wie möglich zu sein, da einige Ungenauigkeiten leicht zu ernsteren Problemen führen können, mit denen man sich später herumschlagen muss.

Bei der Berechnung der Kosten für die Ressourcen sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• ihren Preis (Lohn- und Einstellungskosten, Grundkosten, Versand- und Bearbeitungskosten...)
• die Voraussetzungen für die Beschaffung oder Verwendung der Ressource, falls vorhanden
• die Zeitspanne, in der die Ressource verfügbar sein muss
• Annahmen und Risiken im Zusammenhang mit der Ressource

Es gibt viele Möglichkeiten, die Kosten zu schätzen. Sie können entweder:

• Addieren Sie die Einzelkosten jeder Ressource oder Aufgabe, um die Gesamtkosten des Projekts zu berechnen. Dieser Bottom-up-Ansatz ist der richtige Weg, wenn Sie keine Möglichkeit haben, Ihr Projekt mit anderen zu vergleichen.
• Beginnen Sie mit einer globalen Schätzung und teilen Sie die Gesamtkosten auf die einzelnen Aufgaben entsprechend ihrer Bedeutung oder den erforderlichen Ausgaben auf. Diese Top-down-Methode eignet sich am besten, wenn Sie in der Vergangenheit bereits ähnliche Projekte durchgeführt haben.

Dieser Schritt ist wahrscheinlich der zeitaufwändigste im Kostenmanagementprozess, insbesondere wenn Sie keinen Zugang zu zuverlässigen Daten haben. Aber es ist wichtig, sich Zeit zu nehmen, denn Ungenauigkeiten führen fast immer zu Verzögerungen und weiteren Kosten und untergraben das Vertrauen, das die Beteiligten in den Vertrag gesetzt haben.

3. Budgetierung

Die Schätzung der Kosten ist von wesentlicher Bedeutung, aber die Zahl allein bleibt bedeutungslos, wenn sie nicht richtig in den Lebenszyklus des Projekts integriert ist. Dieser Schritt zielt darauf ab, die Zahlungsströme während des Projekts zu beschreiben, d. h. welche Ressourcen wann für welche Aufgaben zugewiesen werden.

So kann die Organisation sicherstellen, dass bei Bedarf genügend Mittel zur Verfügung stehen, um den Projektfortschritt nicht zu behindern. Es garantiert, dass Barmittel, Ausrüstung und Teammitglieder ihre Aufgaben rechtzeitig erfüllen können und dass keine Zeit und kein Geld verloren gehen.

Ein solides Projektbudget kann auch als Nachverfolgungsinstrument verwendet werden. Projektleiter können damit abschätzen, wie viel Wert in jeder Phase des Projekts geschaffen wurde, und vorausschauend planen, um sicherzustellen, dass dem Projekt nicht die Ressourcen ausgehen.

4. Kostenkontrolle

Wenn Sie Kostenvoranschläge und das Projektbudget vorliegen haben, können Sie den Fortschritt Ihres Projekts leicht verfolgen und sicherstellen, dass es gemäß dem Kostenmanagementplan verläuft. Mit Methoden wie dem Earned-Value-Management (EVM) können Sie abschätzen, ob Ihr Projekt im Rahmen des Budgets bleibt und einen Wert schafft oder nicht.

Dieser Ansatz verwendet 3 Variablen, die mit jeder Aufgabe verbunden sind, um die Leistung zu messen:

• Geplanter Wert (PV): der voraussichtliche Beitrag jeder Aufgabe zum Gesamtprojekt
• Earned Value (EV): der durch die Aufgabe tatsächlich geschaffene Wert
• Tatsächliche Kosten (AC): die mit der Aufgabe verbundenen Kosten, die bis jetzt angefallen sind

PV und EV können zur Echtzeitverfolgung mit der geplanten oder tatsächlichen Fertigstellungsrate der Aufgabe multipliziert werden. Durch den Vergleich dieser Indikatoren können Sie feststellen, ob Sie in Bezug auf den durch Ihr Projekt geschaffenen Wert in Verzug geraten.

Die besten Tools für das Projektkostenmanagement

Innovative Softwarelösungen helfen Ihnen, den Überblick über Ihr Projekt zu behalten und den tatsächlichen Fortschritt mit Ihren ursprünglichen Schätzungen zu vergleichen. Sie erleichtern die Berichterstattung und Planung, so dass Sie mehr Zeit für die Arbeit mit Ihren Teams haben.

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Abschließende Überlegungen

Sie sind sich nun der Bedeutung des Projektkostenmanagements voll bewusst. Wenn die Ressourcen und Kosten genau und umfassend bewertet werden, kann das Projektbudget als zuverlässiger Kompass für die Projektmanager dienen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Bleiben Sie mit Unternehmenslösungen immer einen Schritt voraus, und Ihre Kostenüberschreitungen werden der Vergangenheit angehören!