Wie erstellt man einen Projektplan? unsere Tipps
Da jedes Projektmanagement eine solide Ausgangsbasis erfordert und man wissen muss, in welche Richtung man gehen will, ist es unerlässlich, im Voraus einen Projektplan zu erstellen.
Aber wie?
Wie kann man in einem wettbewerbsorientierten Umfeld, in dem die Unternehmen immer komplexere und innovativere Projekte durchführen müssen, sicherstellen, dass alle für die erfolgreiche Durchführung der Projekte wesentlichen Elemente berücksichtigt werden? Ist es möglich, alle auszuführenden Aufgaben, die einzuhaltenden Fristen und die zuzuweisenden Ressourcen genau zu berücksichtigen?
Die Antwort lautet: Ja.
Um dies zu erreichen, erfordert eine ordnungsgemäße Projektplanung jedoch die Überwachung einer präzisen und strukturierten Methodik.
In diesem Artikel erläutern wir, wie man die Phasen eines Projekts plant, um zu einem erfolgreichen Endergebnis zu gelangen. Und da diese Tätigkeit die Ausführung einer Reihe recht komplexer Aufgaben erfordert, stellen wir auch eine Auswahl an unterstützender Software und eine Excel-Vorlage für ein Gantt-Diagramm vor.
Doch bevor wir weitergehen, wollen wir noch einmal genauer auf die Definition und die Vorteile der Projektplanung eingehen.
Was ist ein Projektplan?
Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus einer Reihe von Phasen. Bevor Sie jedoch mit der eigentlichen Projektarbeit beginnen können, müssen Sie sich mit der wesentlichen Phase des Projektplanungsprozesses befassen.
Die Planung eines Projekts besteht aus
- die Identifizierung der verschiedenen Aufgaben
- die Festlegung von Prioritäten für diese Aufgaben
- Festlegung der Dauer und des Termins
- Ermittlung der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Kosten und Humanressourcen
- eine klare Planung aller Schritte
Diese Vorbereitungsarbeit erfordert ein hohes Maß an Präzision, bietet dem Projektleiter jedoch zahlreiche Vorteile.
Was sind die Vorteile eines Projektplans?
Ein Projektplan, der in der Regel in Form einer Tabelle oder eines Diagramms dargestellt wird, enthält die wichtigsten Daten. Indem er den Teams einen Überblick verschafft, ermöglicht er ihnen,:
- Ideen im Voraus zu strukturieren. Bei der Planung müssen nämlich eine Reihe von Fragen gestellt werden. Welche Aufgaben sind für die Verwirklichung des Projekts wirklich unerlässlich? Welche sind überflüssig? Welche Ressourcen sind zu suchen? Was soll das Endergebnis sein? Ein Projekt zu planen bedeutet, seine Ideen zu organisieren.
- Überwachen Sie den Fortschritt des Projekts genau. Anhand eines Projektplans können Sie im Laufe des Projekts feststellen, welche Ziele erreicht wurden und welche nicht, und entsprechend reagieren. Außerdem lassen sich die Auswirkungen von Problemen während des gesamten Projektlebenszyklus besser vorhersehen.
- Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit. Alle Projektbeteiligten können sich auf das Programm beziehen, um ihre täglichen Aktivitäten zu steuern. Außerdem können sie ihren Platz im Projekt, die Hierarchie der Aufgaben und damit die Auswirkungen ihrer Arbeit leichter erkennen.
- Zuteilung der richtigen Ressourcen. Indem Faktoren wie die Dauer der einzelnen Aufgaben oder mögliche Überschneidungen zwischen ihnen berücksichtigt werden, ermöglicht die Planung eine realistischere Projektdurchführung, wodurch unnötige Stressquellen vermieden werden.
© Shutterstock
Was sind die Planungsphasen eines Projekts?
Nachdem wir nun alle Aspekte der Planung eines Projekts kennengelernt haben, wollen wir uns nun die einzelnen Phasen der Projektentwicklung ansehen.
Verstehen des Projektziels und der Projektbedingungen
Das Verstehen des Projektziels bleibt die Grundlage. Durch diese Vorüberlegungen wird das Risiko minimiert, im Laufe des Projekts festzustellen, dass man sich in die falsche Richtung bewegt hat.
Machen Sie sich vor jeder Planung klar über
- die verschiedenen Produkte, erwarteten Ergebnisse und Fristen
- den Zeitbedarf
- das Ihnen zur Verfügung stehende Budget
Dann können wir den nächsten Schritt tun.
Definieren Sie die verschiedenen Aufgaben, aus denen sich das Projekt zusammensetzt
Der Erfolg des Projekts hängt in hohem Maße von diesem entscheidenden Schritt ab.
💡 Die Methode, die Ihnen helfen kann:
Um die verschiedenen Aufgaben, aus denen sich Ihr Projekt zusammensetzt, genau zu definieren und sicherzustellen, dass Sie keine von ihnen vergessen, verwenden Sie die WBS-Methode (Work Breakdown Structure).
Sie besteht darin, die wichtigsten Leistungen zu ermitteln und sie dann in Untergruppen aufzuteilen. Jede dieser Teilmengen wird dann aufgeschlüsselt, um die Aufgaben oder Tätigkeiten zu definieren.
Die WBS-Methode im Detail:
Planen von Aufgaben
Sobald Sie alle Aufgaben identifiziert haben, ist es an der Zeit, sie miteinander zu verknüpfen, damit sie sortiert werden können. Dies wird als Aufgabenplanung bezeichnet.
In jeder Aufgabensequenz gibt es eine Start- und eine Endaufgabe, alle dazwischen liegenden Aufgaben sind durch eine logische Abfolge miteinander verbunden. Diese Verknüpfungen werden in vier Typen unterteilt:
- Ende-zu-Anfang-Verknüpfungen: Aufgabe B kann nicht gestartet werden, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist.
- Ende-zu-Ende-Verknüpfungen: Aufgabe B kann nicht abgeschlossen werden, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, mit dem Start von B bis zur Fertigstellung von A zu warten.
- Start-zu-Start-Verbindungen: Vorgang B kann nicht gestartet werden, bevor Vorgang A gestartet wurde. Andererseits ist es nicht zwingend erforderlich, B zur gleichen Zeit wie A zu starten.
- Start-zu-Ende-Verbindungen: Vorgang B kann nicht abgeschlossen werden, bevor Vorgang A gestartet wurde.
Beachten Sie, dass der Projektleiter verschiedene Szenarien für die Terminierung von Vorgängen planen kann. Je nach Fortschritt des Projekts und den aufgetretenen Schwierigkeiten ist es daher möglich, einen anderen Plan zu verwenden.
💡 Die Methodik :
Die Planung der Aktivitäten, insbesondere bei komplexen Projekten, erfolgt häufig mit Hilfe des PERT-Diagramms.
Es wird in der Regel parallel zum Gantt-Diagramm verwendet und gibt Aufschluss über die Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben sowie über deren Ausführungszeit.
In der Praxis wird eine Aufgabe durch einen Pfeil dargestellt, der von zwei Knoten umgeben ist, die die einzelnen Schritte darstellen. Jeder Schritt hat ein erstes und ein letztes Datum.
Die PERT-Diagramm-Methode im Detail:
© R. Martelli
Schätzung der Dauer der einzelnen Aufgaben und Projekte
Mit diesem entscheidenden Schritt erhält man einen korrekten Überblick über die Gesamtdauer des Projekts.
Dies erfordert jedoch die Beteiligung aller Akteure: Jeder ist besser in der Lage, eine korrekte Schätzung der Zeit abzugeben, die für die Durchführung der ihn betreffenden Aufgaben benötigt wird.
Berücksichtigen Sie außerdem immer die verschiedenen zeitlichen Zwänge, um Ihre Planung zu optimieren. So müssen beispielsweise einige Aufgaben aus rechtlichen Gründen unbedingt bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein.
💡Die Methodik :
Während das PERT-Diagramm (siehe oben) dazu dient, die Anfangs- und Endtermine für jede Aufgabe zu bestimmen, ermöglicht die Methode des kritischen Pfades( ) eine Schätzung der gesamten Projektdauer.
Mit dem PERT-Diagramm haben wir gesehen, wie man die Gesamtspanne jeder Aktivität berechnet (d. h. die Differenz zwischen dem ersten und dem letzten Termin). Wenn aber eine Marge 0 ist, dann befindet sich die betreffende Aufgabe auf dem kritischen Pfad des Projekts.
Mit anderen Worten: Die Abfolge der Vorgänge auf dem kritischen Pfad darf nicht verzögert werden.
Die Methode des Kritischen Pfades im Detail :
Aufteilung der Ressourcen für die verschiedenen Aufgaben
Hier geht es um die Frage "Wer macht was?".
Legen Sie zu diesem Zweck die Arbeitszeit fest, die jeder Akteur des Projekts (einschließlich externer Dienstleister) für die Ausführung der Aufgaben aufwenden kann, wobei alle Einschränkungen zu berücksichtigen sind: Ferien, Feiertage, Zeit für andere Aufgaben usw.
Organisation eines Kalenders
Wenn die vorangegangenen Schritte abgeschlossen sind, müssen Sie nur noch Ihren Kalender erstellen.
💡Die Methodik :
Mit Hilfe des PERT-Diagramms können Sie nun ein Gantt-Diagramm erstellen.
Dieses stellt in einer Tabelle die verschiedenen Aufgaben eines Projekts mit horizontalen Balken dar, die durch einen Anfang und ein Ende abgegrenzt sind. Es bietet somit eine klare und schnelle Visualisierung des Projektfortschritts.
Das Gantt-Diagramm ist auch ein gutes Instrument zur Visualisierung von Meilensteinen, d. h. von wichtigen Haltepunkten im Projektlebenszyklus (Ende einer Phase, wichtiges Ereignis wie eine Produkteinführung, Budget usw.) Achtung: Sobald ein Meilenstein erreicht ist, gibt es kein Zurück mehr.
Beachten Sie schließlich, dass es bei kleinen Projekten, bei denen Sie von einem einfachen Zeitmanagement profitieren, üblich ist, das Gantt-Diagramm direkt zu verwenden, ohne das PERT-Diagramm durchzugehen.
Was sind die Werkzeuge für die Planung Ihres Projekts + Excel-Vorlage
WBS, Gantt... Natürlich reicht ein Blatt Papier oder ein Whiteboard nicht aus, um einen lesbaren und genauen Projektplan zu erstellen. Deshalb stellen wir Ihnen einige wichtige Tools vor. Das erste, das uns einfällt, ist Excel. Mit einer einfachen Tabellenkalkulation können Sie ein einfaches Gantt-Diagramm erstellen. Hier ist unsere kostenlose Excel-Vorlage für Sie:
Bei komplexeren Projekten stößt Excel jedoch an seine Grenzen, da hier leicht Fehler gemacht werden können. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen heute einige der geeignetsten Projektmanagement-Software vor.
Projektmanagementsoftware
Warum sollten Sie eine Projektmanagement-Software für die Erstellung Ihres Projektplans verwenden?
- Sie berücksichtigen die zahlreichen Parameter des Projekts und erleichtern die Umsetzung der zuvor entwickelten Phasen;
- Sie sind vielseitig und ermöglichen es Ihnen auch, die Nachbereitung der Planung zu gewährleisten und bei Problemen leichter zu reagieren;
- Sie erleichtern den Austausch und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.
Doch für welche Lösung sollten Sie sich je nach Ihren Bedürfnissen entscheiden? Konzentrieren Sie sich auf einige bewährte Softwareprodukte.
Monday.com
Monday.com ist eine Projektmanagement-Software, die sich weltweit einen Namen gemacht hat und das Vertrauen einiger der wichtigsten Marken auf dem Markt genießt. Nicht Sie passen sich an die Plattform an, sondern die Plattform passt sich durch die verschiedenen Vorlagen an Sie an. Dank dieses Tools können Sie stressfrei "planen, überwachen und zusammenarbeiten" .
Die Funktionalitäten umfassen:
- Zeiterfassung
- Verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten
- Dashboards
Trello
Trello ist eine der führenden kostenlosen Projektmanagement-Software in Bezug auf die visuelle Darstellung. Aufgrund dieser einfachen Interaktion ist es ein beliebtes Tool für Studenten und Berufstätige, um ihre Aktivitäten zu verwalten.
Dank Trello werden Sie in der Lage sein:
- Visualisierung im Kanban-Modus
- Gantt-Diagramme erstellen
- Verwalten Sie Ihre Aufgaben
Dank des Projektplans gibt es keine unangenehmen Überraschungen mehr!
Wie Sie sicher verstanden haben, müssen bei der Planung eines Projekts viele Variablen berücksichtigt werden. Sie müssen daher sicherstellen, dass Sie die erforderliche Projektmanagement-Methodik strikt anwenden.
Wir empfehlen Ihnen daher den Einsatz einer Software, die Sie auf intelligente Weise bei Ihren Prozessen begleitet und so die manchmal schwer vorhersehbaren Probleme mit Fristen, Ressourcen und Budgets vermeidet.
Darüber hinaus gehen diese Softwarepakete über ein einfaches Tool zur Aufgabenplanung hinaus und umfassen die Verwaltung des gesamten Projekts: Verwaltung des Projektlebenszyklus bis zu seinem Abschluss, Verfolgung der KPI, kollaborativer Austausch, gemeinsame Nutzung von Dokumenten usw.
Dank dieser Tools gibt es keine unangenehmen Überraschungen mehr für den Projektleiter und alle Beteiligten im Allgemeinen.
Und Sie? Welche Methoden und Software verwenden Sie? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit!
Artikel übersetzt aus dem Italienischen