10 Tipps für ein erfolgreiches Projektbudget
Die Verwaltung eines Projektbudgets ist eine Schlüsselphase des Projektmanagements. Hier geht es um den heiklen Teil der Ausgaben und der finanziellen Mittel.
Als Projektmanager ist es Ihr Ziel, sicherzustellen, dass alle Ihre Projekte abgeschlossen werden. Wenn Sie nicht in der Lage sind, die Mittel effizient zu verwalten, laufen Sie Gefahr, Ihre Projekte nicht abzuschließen.
Im Folgenden finden Sie 10 Tipps für ein erfolgreiches Projektbudget sowie die Vorteile der Verwendung der richtigen Software für eine effiziente Verwaltung Ihres Projektbudgets.
Was ist ein Projektbudget?
Definition
Ein Projektbudget ist Teil eines Finanzprozesses, der sich in drei Phasen unterteilen lässt:
- Kostenschätzung, die nach Möglichkeit auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten ähnlicher Projekte erstellt und mit dem geschätzten Zeitrahmen verknüpft wird,
- Projektbudgetierung, das Budget wird entsprechend der Aufteilung des Projekts zugewiesen,
- Kostenkontrolle: "Anmerkung: Eine beliebte Berechnungsmethode im Projektmanagement ist das Earned Value Management oder die S-Kurve. Sie wird verwendet, um den Fortschritt eines Projekts zu messen und die nächsten Schritte zu antizipieren, indem Prognosen mit den durchgeführten Maßnahmen und den damit verbundenen Kosten verglichen werden."
Als finanzielle und realistische Darstellung Ihres Projekts besteht ein Projektbudget aus der Auflistung, Identifizierung und Klassifizierung von : - den Ausgaben,
- die Einnahmen, die Sie erworben haben oder noch erwerben werden.
Die Planung und Ausarbeitung einer Strategie im Voraus ermöglicht es Ihnen, ein entsprechendes Projektbudget festzulegen und es ständig zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie Ihr Projekt überwachen und feststellen, ob es erfolgreich durchgeführt wird.
Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehören also unter anderem:
- die Durchführbarkeit des Projekts bewerten (Marktstudie, Schätzung des Budgets und der verfügbaren Mittel usw.),
- Ziele festlegen,
- Projekte gliedern und Aufgaben planen,
- Personal- und Materialressourcen zuweisen,
- Risikofaktoren ermitteln,
- Planung von Projekten und Zeitplänen,
- erstellen Angebote und weisen Projektbudgets zu,
- Vorlage bei der Geschäftsleitung zur Validierung und ggf. Vornahme von Korrekturen,
- Überwachung des Projektfortschritts,
- Anpassung von Zeitplänen und Budgets in Echtzeit.
Im Folgenden konzentrieren wir uns auf Schritt 7, der aufgrund seiner Stellung ein zentraler Schritt zwischen der strategischen und der operativen Phase ist.
Ziele
Dank dieses Prognosewerkzeugs können Sie die Durchführbarkeit Ihres Projekts im Vorfeld visualisieren, Anpassungen vornehmen und Ihre Ziele oder die erwartete Marge erreichen.
Ein Projektbudget kann verwendet werden, um:
- bei der Entscheidungsfindung helfen,
- mehrere mehr oder weniger ehrgeizige Aktionshypothesen in Betracht zu ziehen,
- Ihr zukünftiges Ergebnis zu antizipieren,
- Ihre Wünsche mit den wirtschaftlichen Realitäten zu konfrontieren,
- sich um Finanzierungen oder Partnerschaften zu bewerben,
- ein glaubwürdiges und realisierbares Projekt vorlegen,
- analysieren und vergleichen Sie regelmäßig Ihre PO mit den tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen,
- passen Sie Ihr Projekt bei Bedarf an.
Was sollte Ihr Projektbudget beinhalten?
Wie jedes Budget ist es in zwei Spalten unterteilt: Ausgaben und Einnahmen, die wiederum in verschiedene Kategorien unterteilt werden.
Ausgaben
Die Ausgaben werden zuerst berechnet, während die Einnahmen auf der anderen Seite entsprechend ihrer Höhe angepasst werden.
Zu den direkten Kosten gehören:
- die Summe der Gehälter des internen Personals im Verhältnis zur Anzahl der (geplanten) Stunden, die dem Projekt gewidmet sind,
Berechnung: Bruttolohn + Lohnsumme und Arbeitgeberbeiträge x Arbeitsstunden x Anzahl der Monate oder Wochen (je nachdem, ob es sich um ein Monats- oder Jahresbudget handelt).
Dies wird als "Vollzeitäquivalent" bezeichnet.
- Betriebskosten (Beschaffung, Vergabe von Unteraufträgen),
- die Kosten für externe Arbeitskräfte multipliziert mit der Dauer der Maßnahme,
- Kosten für den Kauf oder die Anmietung von projektspezifischem Material (z. B. Verbrauchsmaterial, Papier, Anmietung eines Schulungsraums),
- Kosten im Zusammenhang mit der Projektkommunikation (Grafiken, Druck, Kosten für die Verbreitung usw.),
- Reisekosten, Kosten für Sitzungen, usw.
Indirekte Kosten
(für die Kosten von Ressourcen, die mehreren Projekten zugewiesen werden, nicht ausschließlich dem betreffenden Projekt, die durch Verteilungsschlüssel geteilt werden) :
Hier ein Beispiel:
Um die Mietkosten aufzuteilen, nehmen Sie die durchschnittliche Belegungszeit der Räumlichkeiten entsprechend der Größe der einzelnen Projekte und verteilen Sie sie als Prozentsatz. Wenn Projekt 1 den Raum 20 % der Zeit belegt, Projekt 2 30 % der Zeit und Projekt 3 50 % der Zeit. Dann sollten 20% der Kosten für Miete, Strom, Wasser usw. auf Projekt 1 entfallen und so weiter.
- Sonstige Kosten: Wasser, Strom, Telefon, Miete und Mietkosten, Versicherungen, Instandhaltung der Räumlichkeiten und der Ausrüstung,
- Verwaltungskosten: Gehälter für unternehmensübergreifende oder ausgelagerte Dienstleistungen (Rechtsabteilung, Buchhaltung, Sicherheit),
- Steuern,
- Finanzkosten: Bankdarlehen, Zinsen, Prämien,
- Kommunikationskosten,
Umsatzerlöse
- Produktverkäufe,
- Dienstleistungsgebühren,
- Subventionen,
- Partnerschaften,
- Eigenfinanzierung,
Kostenkontrolle
" NB: Eine beliebte Berechnungsmethode im Projektmanagement ist das Earned Value Management oder die S-Kurve. Es wird verwendet, um den Fortschritt eines Projekts zu messen und die nächsten Schritte zu antizipieren, indem Prognosen mit den durchgeführten Maßnahmen und den damit verbundenen Kosten verglichen werden.
10 Tipps zur Erstellung eines erfolgreichen Projektbudgets
Hier sind 10 Tipps, die Ihnen helfen, ein erfolgreiches Projektbudget zu erstellen:
Tipp 1: Vernachlässigen Sie nicht die Phase der Investitionsanalyse
Die Phase der Investitionsanalyse umfasst eine Berechnung der geschätzten Kapitalrendite (ROI), aber auch eine Prognosestudie für den Cashflow. Sie dient der Bewertung der Projekte im Portfolio (PPM oder Portfolio-Projektmanagement, wenn mehrere Projekte parallel durchgeführt werden).
Tipp 2: Diversifizierung der Finanzierungsquellen
Ein Projektbudget kann verwendet werden, um die Finanzierungsquellen (öffentlich, privat usw.) von Verbänden zu diversifizieren, die sich mit Subventionsanträgen befassen. Außerdem kann es dazu dienen, jeden Investor zu beruhigen. Oft wird ein Eigenfinanzierungsanteil hinzugefügt, um die Differenz zwischen den Mitteln und den geplanten Ausgaben auszugleichen und die Beteiligung des Unternehmens zu zeigen.
Es ist unmöglich, eine Marge anzustreben (Gemeinnützigkeit), Ihr Ziel sollte einfach das finanzielle Gleichgewicht sein. Im Übrigen ist ein Investor nicht dazu da, Ihnen zu helfen, Gewinne zu erwirtschaften, sondern um Ihnen zu helfen, ein Ziel zu erreichen.
Unabhängig davon, um welche Art von Unternehmen es sich handelt, kann die Planung eines Projekts und die Diversifizierung der Finanzierungsquellen dazu beitragen, den eventuellen Wegfall einer dieser Quellen auszugleichen.
Tipp 3: Bewerten Sie Ihre Sachleistungen
Schätzen Sie Ihre "geschätzten" Ausgaben (Leihgeräte, Räume, ehrenamtliche Arbeit). Dies ist wichtig für Verbände, die einen Zuschuss beantragen, oder für Unternehmen, die um die Beteiligung eines Partners bitten. Oft müssen Sie den geforderten Betrag in einen Prozentsatz des Gesamtprojekts umrechnen. Wenn der Raum bewertet wird, erhöht sich das Gesamtbudget, aber der vom Geldgeber geforderte Anteil sinkt prozentual.
Tipp 4: Teilen Sie Ihr Budget auf
Versuchen Sie, Ihr Budget nicht über die gesamte Laufzeit des Projekts zu planen, sondern monatlich. Auf diese Weise haben Sie einen klaren Überblick über Ihr Projektbudget und können es an die Herausforderungen anpassen, die sich Ihnen stellen können (Wechsel von Lieferanten, Verzögerungen). Außerdem gibt es weniger Spielraum für Fehler.
Sie können z. B. eine Excel-Tabelle verwenden, in der die wichtigsten Phasen Ihres Projekts in den Kopfspalten, die Monate in separaten Zeilen und die Kosten der einzelnen Phasen an deren Schnittpunkten aufgeführt sind. So können Sie das geschätzte Gesamtbudget leicht zusammenzählen.
Sie können auch so vorgehen, dass Sie Ihr Projektbudget nach der Art der Ausgaben erstellen. Bei jeder Überprüfung des Budgets ist es wichtig, dass Sie Verluste und Gewinne schnell erkennen.
Tipp 5: Beziehen Sie Ihre Kollegen mit ein
Als Projektleiter sind Sie für das operative Geschäft zuständig. Sie sind sich jedoch nicht immer aller Elemente bewusst, die in die buchhalterischen Prognosen einfließen müssen. Ebenso wenig kennen Sie die Ausgaben und Bedürfnisse anderer Abteilungen, die zur operativen Phase des Projekts beitragen (Marketing, Forschung und Entwicklung usw.).
Ein weiterer Erfolgsfaktor des Projektmanagements ist die Zusammenarbeit. Bei der Erstellung eines Projektbudgets müssen Sie verschiedene Kollegen einbeziehen, um das praktische Wissen und die Tätigkeit der einzelnen Mitglieder zu bündeln.
Es wird dringend davon abgeraten, diese Aufgabe an einen Buchhalter zu delegieren. Die Verwaltung und die Praxis müssen Hand in Hand gehen.
Tipp 6: Finden Sie den richtigen Preis
Es ist ganz normal, dass man seine Ausgaben unter- oder überschätzt.
Überbewertung
Im Gegensatz zu dem, was Sie vielleicht lesen oder hören, sollten Sie die Ausgaben nicht überhöhen. Ein kleiner Sicherheitsspielraum (+ 5 %) für ungewisse Ausgaben ist zulässig, aber im Allgemeinen ist es besser, sich so nah wie möglich an Ihre tatsächlichen Prognosen zu halten.
Stattdessen empfiehlt es sich, eine Liquiditätsreserve zu bilden, damit Sie sich nicht zu viele Sorgen machen müssen, wenn z. B. Geräte ausfallen oder die Kosten steigen.
Manche Unternehmen ziehen es vor, am Ende der Tabelle eine Zeile mit der Bezeichnung "Verwaltungskosten" in Höhe von 10 % des Gesamtbudgets einzufügen.
Unterbewertung
Ebenso sollten Sie Ihre Ausgaben nicht unterschätzen. Ein begrenztes Budget wird schnell zu einer Quelle von Problemen und Konflikten zwischen verschiedenen Aufgaben.
Analysieren Sie in den Phasen der Projektdurchführung die Risikofaktoren, um eine solche Situation zu vermeiden.
Tipp 7: Unterschätzen Sie nicht die Fristen
Zeit ist Geld. Wenn Sie planen, ein Produkt zu früh auf den Markt zu bringen, kann eine Verschiebung Ihr Budget sprengen (Verlängerung einer E-Mail-Kampagne, Stornierung und Verschiebung der Reservierung des Veranstaltungsortes usw.).
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ihr künftiges Arbeitspensum einzuschätzen, müssen Sie außerdem damit rechnen, dass sie zu optimistisch sind. Rechnen Sie zu der Zeit, die sie für die einzelnen Aufgaben veranschlagen, eine Sicherheitsmarge von 20 % hinzu.
Tipp 8: Überwachen Sie Ihr Budget
Auf diese Weise können Sie die Ausgaben und die von jedem Teammitglied für jede Aufgabe aufgewendete Zeit verfolgen. Vergleichen Sie dann die geschätzten Kosten mit den tatsächlichen Kosten, um vorauszusehen, was als nächstes passieren wird.
Tipp 9: Kommunizieren Sie mit Ihrem Team
Als guter Manager wissen Sie, dass der Erfolg eines Projekts nicht nur von einem guten Projektmanagement abhängt. Er beruht auch auf den Fähigkeiten und dem Engagement Ihrer Mitarbeiter, die Kunden zufrieden zu stellen.
Interne Kommunikation, insbesondere über das Projektbudget und seine Entwicklung, wird daher :
- die kollektive Intelligenz stimulieren,
- die Kompetenzen entflechten,
- Talente zusammenführen,
- die Beziehungen innerhalb des Teams verbessern,
- die Arbeitsbelastung harmonisieren,
- den Mitarbeitern ein Gefühl der Sicherheit geben,
- zahlreiche Risikofaktoren im Zusammenhang mit den Humanressourcen (Unfälle, Unzufriedenheit, Arbeitsüberlastung usw.) auszuschalten.
Tipp 10: Pflegen Sie Ihr Budget-Tabellenblatt
Erstellen Sie Ihre Projektbudgettabelle nicht mit Excel oder verwenden Sie keine Budgetvorlagen.
Wenn Sie Ihre Projektbudgettabelle mit Excel erstellen, brauchen Sie ein solides Buchhaltungswissen, um über alle Ausgaben nachzudenken und zu wissen, wo Sie sie einordnen müssen.
Außerdem ist es nicht empfehlenswert, Projektbudgetvorlagen zu verwenden, da jedes Projekt einzigartig ist und Sie es mit komplexen Projekten zu tun haben, die sich möglicherweise nicht an vorkonfigurierte Vorlagen anpassen lassen.
Unabhängig davon, ob Sie Excel oder eine komplexere Software verwenden, sollten Sie die Daten Ihrer Berechnungen aufbewahren, damit Sie nachvollziehen können, wie Sie zu einem bestimmten Ergebnis gekommen sind.
Welche Software können Sie für die Verwaltung Ihres Projektbudgets verwenden?
Wrike
Wrike ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die Projektmanagern hilft, Projekte mithilfe von Vorlagen zu planen und Teams für die Zusammenarbeit zuzuweisen.
Mit diesem vollständig transparenten Tool können Projektmanager Aufgaben, Teilaufgaben, Fristen und Meilensteine festlegen. Darüber hinaus steht ihnen eine Vielzahl von visuellen Werkzeugen zur Verfügung, wie z. B. Gantt-Diagramme und Kanban-Boards, die ihnen einen globalen Überblick über Projektaktualisierungen mit farblich gekennzeichneten Aufgaben, Zuweisungsdetails und Echtzeit-Status geben.
Wrike ermöglicht es Projektmanagern auch, ihr Budget im Laufe des Projekts zu überwachen, um über alle Budgetabweichungen auf dem Laufenden zu bleiben und deren Auswirkungen zu verwalten.
Mit diesem vollständig transparenten Tool können Projektmanager Aufgaben, Teilaufgaben, Fristen und Meilensteine festlegen. Darüber hinaus steht ihnen eine Vielzahl von visuellen Werkzeugen zur Verfügung, wie z. B. Gantt-Diagramme und Kanban-Boards, die ihnen einen globalen Überblick über Projektaktualisierungen mit farblich gekennzeichneten Aufgaben, Zuweisungsdetails und Echtzeit-Status geben.
Wrike ermöglicht es Projektmanagern auch, ihr Budget im Verlauf des Projekts zu überwachen, um über alle Budgetabweichungen auf dem Laufenden zu bleiben und deren Auswirkungen zu verwalten.
Wrike
monday.com
monday.com ist eine cloudbasierte Arbeitsmanagement-Software, mit der Projektmanager Projektbudgets verwalten können.
Dank des Systems anpassbarer Tabellen können Projektmanager Aufgaben und Unteraufgaben mit einem visuellen und intuitiven Werkzeug verwalten. Sobald die Projekte identifiziert sind, ist es möglich, jedem von ihnen die erforderlichen Ressourcen und das Budget zuzuweisen.
Dieses Projektmanagement-Tool geht noch einen Schritt weiter, indem es Funktionen für das Zeitmanagement (um die Fristen Ihrer Projekte einzuhalten) und verschiedene Ansichten Ihrer Tabellen, z. B. mit einem Gantt-Diagramm, bietet.
monday.com
Netsuite
Netsuite ist eine cloudbasierte Unternehmensverwaltungssoftware, die KMU bei der Verwaltung ihrer Kerngeschäftsprozesse unterstützt.
Mit dieser Lösung können Projektmanager Schätzungen über die Kosten eines Projekts vornehmen und entsprechende Kosten- und Rechnungsbudgets festlegen.
So können sie auch feststellen, ob ein Projekt finanziell auf Kurs ist, um unerwartete Situationen wie Umfangsvergrößerung, Meilensteinänderungen und Projektüberschreitungen zu erkennen und zu beheben.
Mit NetSuite's Project Costing können Sie:
- die Projektleistung überwachen
- die Rentabilität steigern
- Kosten auswerten
- strategische Einblicke erhalten
NetSuite
Das Projektbudget, ein Schlüsselfaktor des Projektmanagements
Wie Sie gesehen haben, ist es sehr wichtig, dass Sie sich bei der Entwicklung Ihrer Projektstrategie die nötige Zeit und Aufmerksamkeit nehmen. Sie müssen mehrere Faktoren berücksichtigen, darunter Zeit, finanzielle Mittel, Ziele und Humanressourcen.
Die oben vorgestellten Lösungen werden es Ihnen ermöglichen, Ihre Organisation zu straffen, Ihr Management zu verbessern und die Überwachung Ihrer Projekte zu optimieren.
Es liegt an Ihnen, die für Sie am besten geeignete(n) Lösung(en) zu finden. Lassen Sie uns wissen, wie Sie Ihr Projektbudget verwalten!
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