[TUTORIAL] Wie entwickeln Sie eine Projektkultur in Ihrem Unternehmen?

Es ist mehr als eine Selbstverständlichkeit, dass der Begriff Projekt in den Unternehmen allgegenwärtig ist.

Jeder macht Projekte: Man schreibt über Projekte, nimmt die Rolle des Projektleiters ein, ist Teil eines Projektteams, bildet sich im Projektmanagement weiter und um diese Projektkultur zu festigen, investiert man in den Erwerb einer Projektmanagementsoftware.

Eine Projektkultur lässt sich jedoch nicht verordnen. Sie lässt sich auch nicht durch die Summe der durchgeführten Maßnahmen bewerten.

Eine Projektkultur muss im Laufe der Zeit aufgebaut werden und ein Wille der Organisation sein. Sie muss die Teams "mitreißen" und "ausrichten".

Entdecken Sie ein Tutorial zur Entwicklung Ihrer Projektkultur:

Schritt 1 - Testen Sie die Reife Ihrer Organisation.

Wenn Sie :

• Manager und fragen sich, welche Auswirkungen Projekte in Ihrem operativen Management haben:
• Belastungsmanagement,
• Rollen und Verantwortlichkeiten,
• Ausrichtung des Managements,
• Schiedsgerichtsbarkeit und Entscheidungsfindung,
• Werkzeuge für das Management,
• Methodik;

• Projektleiter und möchten beurteilen, was in Ihrer Organisation getan werden sollte, um die Projektsteuerung zu erleichtern;

können Sie mit einem Reifegradtest Ihrer Organisation beginnen.

Das Unternehmen IQar hat einen solchen Test entwickelt: Innerhalb von 20 Minuten erhalten Sie einen detaillierten Expertenbericht, der Ihnen hilft, den Reifegrad Ihrer Organisation im Bereich Projektmanagement und -steuerung zu beurteilen.

☝️ Lassen Sie den Test von mehreren Projektbeteiligten durchführen und erhalten Sie eine kollektive Analyse.

Schritt 2 - Steuern Sie die Stakeholder.

Die Relevanz eines stärker bereichsübergreifenden Managements, die Notwendigkeit, eine gemeinsame Sprache zu definieren und alle Managementprozesse zu verbessern, und schließlich die allgemeine Verbreitung einer stärker kollaborativen Arbeitsweise haben die Codes des " Projektmodus " verändert.

Die Beherrschung des Projektportfolios ist heute eine strategische Kompetenz der Organisationen. Nur gemeinsam können Projekte gelingen oder scheitern!

Dennoch bleibt der positive oder negative, aber signifikante Einfluss jedes einzelnen Stakeholders der Schlüssel zur operativen Umsetzung jedes Managementansatzes.

Henry Ford sagte: "Zusammenkommen ist ein Anfang; zusammenbleiben ist ein Fortschritt; zusammenarbeiten ist der Erfolg".

Aus operativer Sicht gar nicht so einfach!

Für eine erfolgreiche Stärkung der Projektkultur ist es daher notwendig, dass eine Organisation alle am Projektmodus beteiligten Parteien identifiziert und einbezieht, seien es externe oder interne.

Der PMBOK-Leitfaden empfiehlt, den Einfluss und/oder die Unterstützung jeder Partei mithilfe einer Macht/Interessen-Matrix zu bewerten. Diese Darstellung vermittelt einen Überblick über die Akteure, die vorrangig zu berücksichtigen sind, sowie über die Art der damit verbundenen Maßnahmen.

Eine solche Matrix ermöglicht es, vom aktuellen Stand des Engagements der Stakeholder auszugehen und sie durch die Festlegung der bestmöglichen Strategie für ihre Einbeziehung einzubeziehen.

Durch diese Art von konkreten Aktionen verbreitet sich eine Projektkultur und nimmt ihren Platz in der Interaktion der Personen ein, indem sie sich auf eine prägnante, beherrschte und ausgereifte Kommunikation stützt.

Reicht das aus, um eine Projektkultur zu verankern?

Schritt 3 - Schaffen Sie sich ein pragmatisches und intuitives PPM-Tool an.

Viele investieren heute in den Erwerb und Einsatz von Softwarelösungen für das Projektmanagement, um die angestrebte bereichsübergreifende Effizienz und die effektive Mobilisierung aller Beteiligten zu unterstützen.

In diesem Zusammenhang sind sogenannte "kollaborative" Tools sehr beliebt ... aber sind diese Tools auch pragmatisch und intuitiv, um eine Projektkultur zu entwickeln?

Nichts ist schlimmer, als sich ein neues Werkzeug aneignen zu müssen, wenn man nicht genug Zeit für das Wesentliche hat! Denn verstehen Sie mich nicht falsch, die Schulung für eine Projektsteuerungssoftware wird niemals eine Priorität für Ihre Berufe sein.

Die Nutzung eines solchen Tools kann eine Selbstverständlichkeit sein, um die Effizienz und Produktivität zu steigern; für manche ist es aber vielleicht eher eine Belastung.

Es ist leicht, an alten Methoden festzuhalten, und selbst wenn man leicht von digitaler Transformation spricht, ist die Einführung neuer Prozesse oft ein steiniger Weg.

Das Argument der Zusammenarbeit reicht nicht mehr aus.

In diesem Sinne haben die Experten für Projektsteuerung von IQar die PPM-Lösung SuitePro-G entwickelt. Eine Software, die sich an alle Projektbeteiligten richtet, um sie um das Tool herum zu vereinen , die Projektsteuerung zugänglich zu machen und eine echte Projektkultur zu verbreiten.

Und das ist noch nicht alles: Ihre grafische Differenzierung fördert das visuelle Management und ermöglicht es, in Echtzeit Transparenz zu schaffen mit :

• Dashboards,
• Diagrammen,
• intelligenten Piktogrammen, um die Schiedsgerichtsbarkeit und die kollektive Entscheidungsfindung zu fördern.

Ein sehr gutes Mittel, um den Zeitverlust durch E-Mails, Besprechungen und andere Dinge zu begrenzen.

Schlagen Sie also ein agiles, zugängliches und visuelleres Projektmanagement vor!

Schritt 4 - Wechseln Sie zum Lean Management!

Erleichtern Sie die Einbeziehung der Fachbereiche in die Umsetzung der Aktionspläne.

Ihre in der Planungsphase erstellte Projektzerlegungsstruktur (Project Slicing Structure, PSS) bietet einen Überblick über die gesamte Arbeit, die zur Fertigstellung des Projekts geleistet werden muss.

Es ist eine produktorientierte Zerlegung aller Aufgaben, die den gesamten Umfang des Projekts organisiert und definiert:

• Aufgaben,
• Zuweisungen,
• Dauer,
• Kosten,
• Produkte/Lieferungen,
• Abhängigkeiten,
• Einschränkungen Ihres Projekts.

Visualisieren und verwalten Sie den Arbeitsablauf mit Kanban.

Heutzutage ist die Kanban-Methode hauptsächlich als tabellarische Darstellung zur Verwaltung des Fortschritts von Aufgaben bekannt.

SuitePro-G bietet ein Standard-Kanban an, das jedoch angepasst werden kann.

Wenn die Aufgaben oder Lieferungen fortschreiten, verschieben Sie ihre Karteikarten von einer Spalte in die andere. Eine einfache Möglichkeit, um zu sehen, wo sich jede Aufgabe im Prozess befindet.

Beherrschen Sie die Roadmap in all ihren Zuständen mit einem interaktiven Gantt.

Das Gantt-Diagramm ist ein im Projektmanagement verwendetes Werkzeug, mit dem die zu erledigenden Aufgaben und ihre Abhängigkeiten zeitlich dargestellt werden können.

Mit SuitePro-G steuern Sie Ihre Projekte im "Roadmap"-Modus, indem Sie den Aufwand und die Budgets, die für die Projekte aufgewendet werden, in Relation zu Ihren Terminen setzen.

Mit dem Projektwetter gut sichtbar sein

Kommunikationselemente wie das Projektwetter sind anpassbar, die Bildsprache dieses Wetters prägt sich sofort ein und macht es leicht, die Berichterstattung auf bestimmte Schwerpunkte zu lenken.

Eine präzisere Sicht also für die Direktionen und andere Lenkungsausschüsse; die sich leicht in einen PDF-Bericht umwandeln lässt .

Steuern Sie auf Sicht mit farbenfrohen Dashboards.

Jedes der implementierten Dashboards liefert grafische Informationen zu seinem Objekt. Ein TDB vom Typ "Auslastungsplan" beispielsweise ermöglicht es, die Arbeitsbelastung einer Person oder eines Teams (Projekte und Nicht-Projekte) zu bewerten und zu prognostizieren.

Unser SaaS-Tool für das Projektmanagement öffnet Ihnen die Tür zu einem farbenfrohen und bildhaften Projektmanagement, das durch Minimalismus und Visualisierung sehr effektiv ist. Willkommen im Lean Management!

Um eine Projektkultur zu verbreiten, bietet die SuitePro-G-Lösung methodologische und pädagogische Unterstützung, da sie unter Einbeziehung des anerkannten und zertifizierten Referenzsystems für die Steuerung von Projektportfolios entwickelt wurde: SMP2.

So erwerben alle Beteiligten durch ihre Nutzung des Tools nach und nach Kompetenzen im Bereich der Governance und des Projektmanagements: eine gemeinsame Sprache, klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, eine kontrollierte Planung, eine geteilte Kommunikation.

Kultivieren Sie Ihre Projektkultur!

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn Sie eine echte Projektkultur in Ihrer Organisation verankern und alle Projektbeteiligten einbinden möchten, sollten Sie sich zwar mit einem kollaborativen Werkzeug ausstatten, aber auch mit einem pragmatischen, intuitiven, methodologischen, pädagogischen, vernetzten und parametrisierbaren!

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