Wie berechnet man das Earned Value Management? Das Werkzeug für Unternehmen, um bei Projekten nicht mehr abzuweichen

Earned Value Management (EVM) ist ein Projektmanagement-System, das Zeitplan, Kosten und Wert kombiniert , um die Projektleistung zu messen. Die Größe oder Schwierigkeit des Projekts spielt dabei keine Rolle. Die Anwendung des Earned Value Management (EVM) kann sich jedoch je nach den angetroffenen Umständen, wie z. B. Wetterproblemen, ändern. Es misst die Arbeitsphasen des Projekts, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens abgeschlossen und erledigt haben. Grundsätzlich wird überwacht, ob Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen und ob Sie Ihr vorher festgelegtes Budget überschritten haben. Wie berechnet man also das Earned-Value-Management (EVM), und warum braucht man es?

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Der Einsatz und das Verständnis von Earned Value Management für Projektleistungen

Wenn Sie diesen Appvizer-Artikel lesen, gibt es natürlich immer ein Werkzeug, um Ihre Aufgaben zu vereinfachen, Ihren Zeitplan zu planen und die Leistung Ihrer Arbeit bei Projektabschluss zu verbessern. In diesem Fall ist es das Earned Value Management (EVM). Jede Person, die Projekte verwaltet, kann von einer Projektmanagement-Software profitieren. Unabhängig davon, wie klein der Projektplan auch sein mag, kann eine Managementsoftware dennoch nützlich sein.

Viele Unternehmen, die keine großen Projekte durchführen , verwenden Software, um ihre Arbeit zu organisieren, zu planen, zu verfolgen und zum Leben zu erwecken. Deshalb empfehle ich, wenn Ihr Projekt groß ist, das Earned Value Management (EVM) zu verwenden.

Es zentralisiert alle Ihre Aufgaben an einem Ort. Projektleiter und Projektteams sind nicht mehr mit Verwirrung konfrontiert, sondern können ihre Aufgaben und Projekte genau verfolgen.

Diese Werkzeuge sind vielfältig, genau wie die Aufgaben und Projekte selbst. So kann es sich bei einigen Ihrer Pläne um einfache Projektvorgänge handeln, an denen nur Sie und eine weitere Person beteiligt sind, während sich die Arbeit anderer Teams über Monate hinziehen kann. Hier sind drei Arten von Tools, die Ihnen bei der Verwaltung von Aufgaben und der Teamarbeit helfen können.

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So geht's:

Die Wahl der richtigen Software für Sie und Ihr Team ist von entscheidender Bedeutung, da es viele Arten von Projektmanagement-Software gibt, die ein Earned-Value-Management ermöglichen.

Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie die Optionen für Projektmanagement-Software bewerten:

• Wird Ihr Team die Software nutzen?
• Wird sie für jede Abteilung nützlich sein? Da EVM dem Projektteam und anderen Abteilungen Zugang zu allen projektbezogenen Informationen verschafft.
• Ist es transparent genug und verfügt es über eine klare Kommunikation? Damit jeder die anstehende Aufgabe versteht, um sie schnell zu erledigen.
• Können daraus individuelle Berichte erstellt werden?
• Arbeitet es vollständig mit Ihren anderen Tools zusammen?

Und hier sind die vollständigen tatsächlichen Arbeitsweisen. Zunächst müssen Sie Ihre Arbeit, Ihr Budget und Ihren Zeitplan vollständig klären.

Nachstehend finden Sie die einzelnen Schritte, die Sie unternehmen können.

Erster Schritt

Der erste Schritt besteht, wie bereits erwähnt, darin, die Arbeit vollständig zu klären. Legen Sie fest, um welche Art von Projekt es sich handelt, und definieren Sie die verschiedenen Arten von Aktivitäten, die Sie im Rahmen des Projekts durchführen werden und durchführen müssen.

Dies geschieht in der Regel mit Hilfe des Projektstrukturplans (PSP), der, wie der Name schon sagt, Ihre Aktivitäten in einer Rangfolge strukturiert. Die Methode, die für Projekte verwendet wird, ist als Top-Down-Ansatz bekannt, d. h. Sie nehmen Ihr Ziel und die geschätzten Ergebnisse und zerlegen sie in einzelne Teile.

Zweiter Schritt

Der zweite Schritt besteht darin, den Aktivitäten Ihres Projekts einen vollständigen Kostenwert zuzuweisen und sie zu hinterfragen. Dieser Schritt wird als geplanter Wert (PV) des Projekts bezeichnet. Er kann das Projekt vollständig in Geld (Gesamtkosten/Budget) oder Zeit (Arbeitsstunden) messen.

Dritter Schritt

Der dritte Schritt ist der Ertragswert. Die Kosten und der Wert, die jede Aktivität hat, werden Sie verdienen. Je schneller Sie vorankommen, desto mehr verdienen Sie an wertvoller Zeit und Kosten, aber wenn Sie zu langsam vorankommen, was soll ich dann sagen? Sie verlieren mehr wertvolle Zeit und Geld (Kosten) für Ihr Projekt. Und wer will das schon? Weder Sie noch ich. Deshalb würde ich sagen, verwenden Sie die gute alte EVM-Methode (Earned Value Management), um nicht mit diesem Problem zu enden.

Vierter Schritt

Der vierte und letzte vollständige Schritt besteht schließlich darin, das Projekt vom Papier in die Tat umzusetzen. Hier finden Sie heraus, ob alles in Ihrem Projekt (Kosten, Budget und Zeit), das Sie mit der EVM-Methode geplant haben, funktioniert hat oder nicht. Das ist der eigentliche physische Teil des Projekts.

Wie berechnet man das Earned Value Management (EVM)?

Das Earned-Value-Management ( EVM ) hilft bei der Berechnung der Abweichung zwischen einem festgelegten Budget/Kosten und dem Limit, in dem die Arbeit (Aufgaben oder Aktivitäten) im eigentlichen Projekt durchgeführt und abgeschlossen werden muss.

Budget bei Fertigstellung: BAC (Budget at Completion Cost) ist die Summe aller Budgets, die für die im Rahmen des Projekts durchzuführenden Arbeiten festgelegt wurden. Es gibt an, wie viel das Projekt ursprünglich kosten sollte. Es gibt keine eindeutige Formel. Bei den BAC geht es darum, die tatsächlichen Gesamtkosten des Projekts zu ermitteln und festzustellen, welcher Wert gewonnen oder verloren wurde.

Geplanter Wert: Es handelt sich um den gesamten Arbeitswert des Projekts, den Sie zuvor nach Ihrem Zeit- und Kostenplan (Kosten) geplant haben und der fristgerecht abgeschlossen werden sollte. Ihre Arbeitsaktivitäten sollten sich an Ihren Projektplan halten. Diese Methode wird berechnet, bevor Sie eine Projektaktivität in Angriff nehmen. Das ist das, was im Budget verwendet wird, das Sie vollständig gemessen haben, und nichts anderes. Es ist noch nichts außerhalb des Budgets und der Kosten ins Spiel gekommen.

Und so wird es berechnet:

Sie nehmen den geplanten Prozentsatz der Arbeit, die Sie im Projekt erledigt haben, und multiplizieren ihn mit dem Projektbudget (Kosten), und Sie erhalten Ihren Planwert.

Die Formel: Geplanter Wert = (Geplanter Prozentsatz (%) abgeschlossen) X (BAC)

Tatsächliche Kosten: Dies sind die tatsächlichen Kosten, d. h. der Gesamtbetrag, den Sie ausgegeben haben, seit jedes Teammitglied seine Aktivitäten im Projekt begonnen und durchgeführt hat. Es handelt sich um die tatsächlichen Kosten seit Beginn jeder Aktivität, die während eines bestimmten Zeitraums (eines bestimmten Datums) im Projekt durchgeführt wurde.

Es gibt keine spezifische Methode zur Berechnung der Ist-Kosten. Es handelt sich um den gesamten Betrag, den Sie bis jetzt für das Projekt ausgegeben haben.

Erreichter Wert: Nehmen Sie den bestätigten Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit am Projekt und multiplizieren Sie ihn mit dem Projektbudget, und Sie erhalten den Earned Value.

Earned Value = Prozentsatz (%) der abgeschlossenen Arbeit am Projekt X BAC (Budget bei Fertigstellung).

Hier ist ein Beispiel für die Berechnung:

Sie haben ein Projekt, das in 14 Monaten abgeschlossen werden soll. Sie haben ein Budget von 100.000 $ für das Projekt festgelegt. Plötzlich sind sechs Monate verstrichen, und Sie haben 60.000 $ dieses Budgets verbraucht. Bei der Überprüfung stellen Sie fest, dass Sie nur 40 % der Arbeiten abgeschlossen haben.

Wie würde nun der Earned Value (EV) des Projekts berechnet werden?

Ihr Earned Value ist 40% des Wertes Ihrer gesamten Projektarbeit

Sie haben einen Wert von 40% des BAC, bekannt als Budget bei Fertigstellung, fertiggestellt.

Daher werden Sie Folgendes berechnen

= 40% von 100.000

= 0.4 X 100,000

= 40.000 USD

Am Ende beträgt der vollständige Earned Value (EV) Ihres Projekts 40.000 USD. Und das alles dank EVM, das Ihnen einen Überblick über den Zeitplan, die Kosten und den Wert gegeben hat , um Ihre Projektleistung vollständig zu messen.

Abweichungsanalyse

Kostenabweichung: Die Kostenabweichung ist die Differenz zwischen den erwarteten Ausgaben des Budgets und den tatsächlich für das Projekt getätigten Ausgaben. Sie wird als Differenz zwischen dem Arbeitswert und den tatsächlichen Kosten berechnet.

Die Formel: CV (Kostenabweichung) = EV (Fertigstellungswert) - AC (tatsächliche Kosten)

Zeitplanabweichung (SV): Es handelt sich um die Differenz zwischen dem geplanten Zeitplan für die Durchführung der Aktivitäten und dem tatsächlichen Zeitplan für das Projekt. Sie wird als Differenz zwischen dem verdienten Wert und dem geplanten Wert berechnet. Sie gibt Aufschluss darüber, ob Sie schneller vorankommen oder bei diesem Tempo bleiben sollten, um das Projekt abzuschließen.

Die Formel lautet: SV = EV (verdienter Wert) - PV (geplanter Wert)

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Leistungsindizes

Kosten-Leistungs-Index (CPI)

Der Kosten-Leistungs-Index ist die Geschwindigkeit, mit der die Projektleistung die Kostenerwartungen in einem bestimmten Zeitraum erfüllt. Er ist ein Verhältnis zwischen dem verdienten Wert und den tatsächlichen Kosten.

Die Formel lautet: CPI (cost performance index) = EV (earned value)/ AC (actual cost)

Zeitplan-Leistungsindex (SPI)

Zeitplan-Leistungsindex: Es handelt sich um eine Berechnung des verdienten Wertes zum geplanten Wert. Im Grunde genommen geht es darum, inwieweit Sie diese Aktivitäten im Vergleich zum Zeitplan tatsächlich durchführen und abschließen.

Die Formel: SPI (Schedule Performance Index) = EV (verdienter Wert) / PV (geplanter Wert)

Schätzung bei Fertigstellung (EAC)

Der Kostenvoranschlag bei Fertigstellung ist die erwarteten Gesamtkosten für die Fertigstellung der gesamten Arbeit. Er gibt Aufschluss darüber, ob Sie die ursprünglichen Kosten und das Budget des Projekts überschritten haben.

EAC (Kostenvoranschlag bei Fertigstellung) = BAC (Budget bei Fertigstellung) / CPI (Kostenleistungsindex) - Wenn der CPI (Kostenleistungsindex) für den Rest des Projekts voraussichtlich gleich bleiben wird, kann der EAC (Kostenvoranschlag bei Fertigstellung) anhand dieser Formel berechnet werden.

Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung (ETC)

Der Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung ist die verbleibenden Kosten für die Fertigstellung aller noch ausstehenden Arbeiten des Projekts. Sie gibt an, wie viel mehr für das Projekt ausgegeben werden muss, wenn Sie mit dem Zeitplan in Verzug geraten.

Die Formel: ETC (Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung) = EAC (Kostenvoranschlag bei Fertigstellung ) - AC (tatsächliche Kosten) - Wenn die Arbeiten an dem Projekt wie geplant voranschreiten, können die Kosten für die Fertigstellung der verbleibenden geplanten Arbeiten anhand der oben dargestellten Formel berechnet werden.

Abweichung bei Fertigstellung (VAC)

Die Abweichung bei Fertigstellung ist ein Vergleich zwischen dem ursprünglichen Budget für das Projekt und dem während der Arbeiten verwendeten Budget, wenn das Budget nicht eingehalten wurde. Sie wird berechnet als die Differenz zwischen dem Budget bei Fertigstellung und dem Kostenvoranschlag bei Fertigstellung.

Die Formel: VAC (Abweichung bei Fertigstellung ) = BAC (Budget bei Fertigstellung) - EAC (Schätzung bei Fertigstellung)

Sie sollten also feststellen, dass das Earned-Value-Management (EVM) sehr wichtig ist, wenn es um die Verwaltung und den Abschluss eines Projekts geht. Dank des EVM-Organisationssystems können Sie viel Zeit, Geld und Wert sparen.