5 häufige Fehler im Projektmanagement und wie man sie vermeidet
Warum scheitern Projekte?
Ein Projekt kann aus vielen Gründen scheitern. Jedes Projekt, ob groß oder klein, hat Komponenten, die über Erfolg oder Misserfolg der gesamten Initiative entscheiden können.
In der Regel ist es keine Katastrophe, die ein einst tragfähiges Projekt zum Scheitern bringt. In vielen Fällen sind es kleine Fehler oder Fehltritte, die dazu führen, dass sich Teams abmühen, eine vielversprechende Initiative zu verwirklichen.
Was sind also die Hauptfehler, die Projektmanager (PMs) machen? Von der Ressourcenplanung über den Projektumfang bis hin zum Risikomanagement gibt es für PMs bei der Planung und Durchführung viel zu beachten.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf der häufigsten Fehler vor, die bei einem Projekt auftreten können, und zeigen Ihnen, wie Sie sie vermeiden können.
5 häufige Fehler im Projektmanagement und wie man sie vermeiden kann
1. Schlechte Ressourcenplanung wirkt sich negativ auf das Endergebnis aus
Ihre Ressourcen sind unverzichtbar und in den meisten Fällen begrenzt. Ein strategisches Ressourcenmanagement ist nicht nur für den Erfolg eines Projekts, sondern auch für den Erfolg einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Unternehmen konkurrieren oft um Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Ausrüstung usw.), so dass PM bei der Zuweisung dieser Ressourcen strategisch vorgehen müssen.
Eine schlechte Ressourcenplanung entsteht, wenn PMs das große Ganze nicht sehen. Im Folgenden sind einige der Probleme aufgeführt, mit denen Teams angesichts einer ineffizienten Ressourcenplanung konfrontiert sein können:
- Unausgewogene Arbeitsbelastung (d. h. ein Teammitglied ist zu 95 % ausgelastet, während ein anderes zu 30 % ausgelastet ist, weil ihm zu viele Aufgaben zugewiesen wurden). Dies kann auch zu Burnout und Personalfluktuation führen.
- Nichtverfügbarkeit von Ressourcen (wenn nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, werden Fristen beeinträchtigt).
- Aufgeblähte Budgets (Kostenüberschreitungen für Überstunden, Auftragnehmer und andere unvorhergesehene Ausgaben können sich aufgrund eines schlechten Ressourcenmanagements anhäufen).
💡 Wie Sie die Ressourcenplanung verbessern können:
Suchen Sie sich ein Tool, mit dem Sie Ihre Ressourcen mithilfe von Funktionen wie Gantt-Diagrammen, Teamkalendern, Dashboards und anderen planen können. Ein schlechtes Ressourcenmanagement ist oft das Ergebnis einer unzureichenden Sichtbarkeit von Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit.
Sie können nicht planen, was Sie nicht sehen können, also machen Sie die Arbeitsbelastung und den Umfang Ihrer Teams mit einem ressourcenorientierten Projektmanagement-Tool sichtbar.
2. Das Fehlen eines Risikomanagementplans ist ein Rezept für eine Katastrophe.
Das PMI weist darauf hin, dass nur 27 % der Unternehmen einen Risikomanagementplan haben. Wenn man bedenkt, was bei einem Projekt tagtäglich alles schief gehen kann, ist dieser Prozentsatz sehr niedrig.
Wenn Sie zum Beispiel gleich morgens ein wichtiges Vorstellungsgespräch oder eine Präsentation haben, wäre es sinnvoll, früher als gewöhnlich loszufahren. Das Risiko eines Staus ist zu groß.
Außerdem haben viele Menschen eine Versicherung, die sie im Falle eines Arbeitsausfalls oder einer Krankheit absichert. Sie rechnen zwar nicht damit, dass so etwas passiert, aber sie haben einen Plan für den Fall, dass etwas passiert. Dies ist ein weiteres Beispiel für Risikomanagement.
Das Gleiche gilt für das Projektmanagement. Denken Sie an Murphys Gesetz und gehen Sie davon aus, dass alles, was schiefgehen kann, auch schiefgehen wird, also planen Sie es ein!
💡 Wie man einen Risikomanagementplan erstellt:
Beurteilen Sie die Projektrisiken zu Beginn des Projekts. Ermitteln Sie die Projektrisiken und entwickeln Sie einen Reaktionsplan. Auf diese Weise vermeiden Sie Verwechslungen in letzter Minute und kostspielige Änderungen. Wenn Probleme auftreten, gibt es ein dokumentiertes Protokoll, wie das Team vorgehen und einen neuen Kurs einschlagen sollte.
Ein Projektmanagement-Tool mit einer robusten, cloudbasierten Dokumentenverwaltung kann solche Informationen aufnehmen und bietet eine einzige, zentralisierte, offizielle Quelle".
3. Begrenzte Projekttransparenz schafft Chaos
Begrenzte Sichtbarkeit ist ein Projektkiller, der sich auf fast jeden Aspekt der Initiative auswirkt:
- führt zu einer schlechten Ressourcenplanung,
- führt zu Verwirrung über Aufgaben und Verantwortlichkeiten,
- hindert PMs daran, die Produktivität der Mitarbeiter zu bestimmen,
- es kann zu mangelnder Abstimmung mit den Kunden führen.
Im Projektmanagement bezieht sich die Sichtbarkeit auf die Zugänglichkeit von Informationen. Wissen Ihre Teammitglieder, wo sie die für das Projekt benötigten Ressourcen finden können? Verfügen Sie als PM über ein Tool, mit dem Sie sehen können, wer woran arbeitet und wann der Termin ist?
Diese Punkte mögen unbedeutend erscheinen, aber eine schlechte Projekttransparenz beeinträchtigt den Informationsfluss, die Verantwortlichkeit der Teammitglieder und kann dazu führen, dass die Kunden nicht über den Projektstatus informiert sind.
💡 Wie man die Projekttransparenz erhöht:
Erhöhen Sie die Sichtbarkeit und verbessern Sie die Art und Weise, wie Sie alle Ihre Projekte verwalten, von der Ressourcen- und Aufgabenplanungsphase bis hin zur Phase des Kundenfeedbacks.
Wrike bietet Teams eine Vogelperspektive auf die Arbeitslast und den Aufgabenstatus sowie Echtzeit-Updates, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind.
Anpassbare, farbcodierte Aufgabenaktualisierungen bedeuten, dass Ihr Team den Aufgabenstatus an seine eigenen Arbeitsabläufe anpassen kann. Außerdem können Sie mit Wrike externe Kunden zu Projekten hinzufügen, was kürzere Überprüfungszyklen bedeutet (d.h. keine endlosen Feedback-Zyklen).
4. Umfangsverfälschung kann dazu führen, dass sich die Projektfristen aufblähen
Die Ausweitung des Projektumfangs ist ein beängstigender Gedanke für jeden Projektmanager. Dieses Phänomen tritt auf, wenn sich der Projektumfang aufgrund von Kundenwünschen, Feedbackprozessen oder anderen Faktoren allmählich ändert.
Es kann vorkommen, wenn der Projektumfang nicht genau definiert ist oder wenn der Projektleiter zu entgegenkommend ist und Änderungen akzeptiert, die ursprünglich im Projekt nicht vorgesehen waren. Nach Angaben des PMI kommt es bei fast 50 % der Projekte zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs.
💡 Wie lässt sich eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs vermeiden?
Stellen Sie zunächst fest, was die Ursache für dieses Phänomen sein könnte. Überspringen Sie die ersten Schritte des Projektlebenszyklus, bei denen die Grenzen des Projektumfangs festgelegt werden? Besteht Ihr Kundenmanagementprozess darin, zu allem "Ja" zu sagen, unabhängig davon, ob es im ursprünglichen Umfang enthalten ist?
Um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, sollten Sie alle Projektparameter von Anfang an dokumentieren. Informieren Sie Ihren Kunden darüber, was zum Projekt gehört und was nicht, und kommunizieren Sie ständig mit ihm, um eine Fehlanpassung der Ziele zu vermeiden.
5. Ineffiziente Prozesse und Arbeitsabläufe sind der Feind der Produktivität.
Erkennen Sie Ihr Arbeitspensum und alles, was erforderlich ist, um das Projekt zu erledigen.
Denken Sie nun an die ineffizienten Prozesse, durch die Ihre Arbeit doppelt so lange dauert. Vielleicht hat Ihr Team ein verwirrendes Eingangsverfahren oder die Anfragen gehen an so viele verschiedene Anwendungen, dass eine gute Kommunikation unmöglich ist. Plötzlich stellen Sie Ihre Zeit in Rechnung, versäumen es aber, Ihr Zeiterfassungstool mit Ihren anderen Zeitmanagement-Tools zu integrieren.
Ineffiziente Arbeitsabläufe können den Projektfortschritt beeinträchtigen, die Aufmerksamkeit von wichtigen Aufgaben ablenken und Teammitglieder in Arbeiten verwickeln, die nicht abrechenbar sind oder automatisiert werden können.
💡 Wie Sie ineffiziente Arbeitsabläufe vermeiden:
Mit Wrike können Sie ineffiziente Arbeitsabläufe eliminieren. Alles nimmt weniger Zeit in Anspruch: von der Verfolgung von Fristen bis zum Empfang von Anfragen, was Ihnen die Möglichkeit gibt, sich auf die Projektabwicklung zu konzentrieren. Setzen Sie Prioritäten bei wichtigen Aufgaben, anstatt administrative Aufgaben zu protokollieren und Anfragen nachzugehen.
Vermeiden Sie das Scheitern von Projekten mit einem flexiblen und einfach zu bedienenden Projektmanagement-Tool.
Studien haben gezeigt, dass es eine starke Verbindung zwischen leistungsstarken Projekten und dem Einsatz von digitalen Projektmanagement-Tools gibt. Wrike ist ein cloudbasiertes Aufgabenmanagement-Tool, das es Projektmanagern ermöglicht, ihre Arbeit von Anfang bis Ende auszuführen.
Das Scheitern von Projekten ist üblich, aber nicht unvermeidlich! Durch den Einsatz flexibler und intuitiver Tools kann Ihr Team Projekte jedes Mal pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen!
Gesponserter Artikel. Die Experten sind von der appvizer-Redaktion unabhängige Autoren. Ihre Meinungen und Positionen sind persönlich.
Artikel übersetzt aus dem Spanischen