Strafen für Zeiterfassung machen Arbeitgeber nervös

☝️ Wer vorgewarnt ist, ist noch lange kein Soldat.

Das sagte zumindest die Aufsichtsbehörde für Arbeit und soziale Sicherheit, als das Gesetz über die Zeit- und Anwesenheitskontrolle ankündigte, dass es Geldstrafen für die Nichteinhaltung der Zeiterfassung geben würde.

Wider Erwarten wurden im ersten Quartal 2021 9.000 Verstöße festgestellt. Aber komm schon, was dich nicht umbringt, macht dich stärker!

Werfen wir einen Blick auf die Sanktionen im Zeitregister, wie sie sich auf Sie als Unternehmen und als Selbstständigen auswirken, aber vor allem, wie Sie sie vermeiden können.

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Zur Erinnerung: Was steht im Königlichen Gesetzesdekret 8/2019?

Wir haben bereits in früheren Folgen darüber berichtet, zum Beispiel in dieser Folge über die Arbeitszeiterfassung und in dieser Folge über Zeiterfassungssysteme. Das hindert uns jedoch nicht daran, einen kurzen Überblick zu geben, bevor wir uns mit dem Thema befassen:

• Das königliche Gesetzesdekret 8/2019 über dringende Maßnahmen zum sozialen Schutz und zur Bekämpfung der Prekarität der Arbeitszeiten ist im März 2019 in Kraft getreten.
• Diese Verordnung zielt mit ihren Bestimmungen auf den Schutz der Arbeitnehmer in Bezug auf Überstunden und deren korrekte Vergütung ab.
• Die Art und Weise, wie dies sichergestellt werden soll, hat jedoch direkte Auswirkungen auf Unternehmen und Selbstständige, da sie diese dazu verpflichtet:
  • den Arbeitstag aufzuzeichnen (mit Angabe der Anfangs- und Endzeiten des Arbeitstages),
  • diese Aufzeichnungen mindestens vier Jahre lang aufzubewahren.

Aber das ist noch nicht alles. Da es kein Gesetz ohne Ausnahmen gibt und jede Situation Veränderungen unterworfen ist, kamen schnell Zweifel an der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen auf, insbesondere in Bezug auf:

• die Methode oder das System, mit dem die tägliche Aufzeichnung des Arbeitstages gewährleistet werden soll;
• die Arbeitsmodalitäten, unter denen die Bestimmungen angewandt werden sollten (zunächst im Falle der Gleitzeit und bald im Falle der Telearbeit)
• der Zeitpunkt, ab dem die Sanktionen wirksam werden und worin sie bestehen, wenn die Karenzzeit mit Sanktionen ohne Wirkung abgelaufen ist.

Sanktionen für das Nichtführen von Zeitaufzeichnungen

Das Gesetz über Verstöße und Sanktionen in der Sozialordnung (LISSOS) ist das spanische Gesetz, das festlegt, was ein Verstoß gegen die Sozialordnung ist. In diesem Gesetz wird eine Klassifizierung nach der Art der verletzten Pflicht und der Einheit des betroffenen Rechts vorgenommen, und zwar wie folgt:

• Geringfügige Verstöße,
• schwere Verstöße,
• sehr schwere Verstöße.

Die Arbeitsbeziehungen, die geregelt werden müssen, um Exzesse zu vermeiden und ihre korrekte Entwicklung zu gewährleisten, werden ebenfalls durch den Gesetzestext abgedeckt. Was die arbeitsrechtlichen Verstöße anbelangt, so bestimmt die Verordnung, dass es sich um Handlungen oder Unterlassungen der Arbeitgeber handelt, die gegen das Gesetz und die tarifvertraglichen Bestimmungen verstoßen.

In Bezug auf die Arbeitszeit bestimmt das Gesetz als schwerwiegende Verstöße im Bereich der Arbeit:

Die Überschreitung der gesetzlichen oder tarifvertraglich festgelegten Regeln und Grenzen in Bezug auf Arbeitszeiten, Nachtarbeit, Überstunden, Mehrarbeit, Zusatzstunden, Pausen, Urlaub, Freistellung, Arbeitszeiterfassung und allgemein die in den Artikeln 12, 23 und 34 bis 38 des Arbeitnehmerstatuts genannten Arbeitszeiten.

Ursprünglich wurden die Sanktionen für die Nichteinhaltung der Bestimmungen über die Zeitkontrolle auf folgende Beträge festgesetzt:

Ab August 2021 hat die Regierungjedoch die Höhe der Geldbußen geändert, da die Beträge der Geldbußen aktualisiert werden müssen, um ihren abschreckenden Charakter beizubehalten, und die unvermeidlichen Schwankungen der Verbraucherpreisindizes berücksichtigt werden müssen.

Diese Geldbußen gelten für alle in Artikel 1 des Arbeiterstatuts genannten Berufsgruppen, einschließlich der Selbstständigen und Angestellten. Die neue Wertespanne für die Geldbußen wurde wie folgt festgelegt:

Die Änderung dieser Werte wirkt sich nicht rückwirkend aus. In diesem Sinne müssen Unternehmen, gegen die vor dem Zeitpunkt der Änderung der Beträge ein Verfahren wegen Nichteinhaltung der Vorschriften eingeleitet wurde, gemäß den zu diesem Zeitpunkt geltenden Werten reagieren.

Inventa lege, inventa fraud: die Notwendigkeit, Sanktionen für die Nichteinhaltung von Zeitaufzeichnungen festzulegen

Seit der Antike ist bekannt, dass mit dem Gesetz auch die Falle gestellt wird.

Die Notwendigkeit, die Wirksamkeit eines Gesetzes zu gewährleisten, geht daher Hand in Hand mit der Festlegung einer Reihe von Sanktionen, die als Anreiz dienen. Kompliziert wird die Angelegenheit, wenn man erkennt, dass die Nichteinhaltung nicht unbedingt auf mangelnden Willen zurückzuführen ist, sondern vielmehr auf die Schwierigkeiten, die mit der korrekten Anwendung des Gesetzes verbunden sind.

In Spanien wird die Zeiterfassung im Allgemeinen durchgeführt. Es ist jedoch klar, dass dies für große Unternehmen nicht den gleichen Aufwand bedeutet wie für KMU und noch weniger für Selbstständige.

Selbstständige setzen im Allgemeinen einfache Mechanismen ein (handschriftliche Aufzeichnungen oder Excel-Tabellen), die zwar effektiv sind, aber wahrscheinlich nicht die Strenge gewährleisten, die das Zeiterfassungsverfahren erfordert.

Große Unternehmen hingegen verfügen möglicherweise über Software oder Anwendungen, die die Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter automatisieren und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleisten.

Obwohl das Gesetz kein spezielles Zeiterfassungssystem vorschreibt, tragen Situationen wie die Telearbeit oder der Mangel an Mitteln zur Einführung wirksamer Überwachungs- und Kontrollmethoden dazu bei, dass viele Unternehmen und Selbstständige weiterhin gegen das Gesetz verstoßen.

Den Kampf verlieren, aber nicht den Krieg: die Bemühungen der Aufsichtsbehörde

Die Aufsichtsbehörde für Arbeit und soziale Sicherheit hat kürzlich ihren Strategieplan 2021-2023 verabschiedet, der die Modernisierung der Behörde ermöglicht. Um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten, sollen Instrumente und Mittel eingesetzt werden, die u. a. Folgendes garantieren

• Die Lokalisierung von Verstößen gegen die Vorschriften,
• die Überwachung von Unregelmäßigkeiten in ihrer Entwicklung und Weiterverfolgung,
• die Einhaltung der Arbeits- und Sozialrechte,
• die Verbesserung der Qualität der Beschäftigung,
• die Bekämpfung von Prekarität und Betrug.

Der Schwerpunkt dieser Modernisierung sollte jedoch auch auf der Bereitstellung der notwendigen Beratung und Unterstützung liegen, damit die Arbeitgeber in der Lage sind, die Vorschriften zu verstehen und sie richtig anzuwenden.

Siehe auch: Zeiterfassung: Antworten auf die am häufigsten und am wenigsten häufig gestellten Fragen zum Gesetz

Wie kann man die Zeiterfassung sicherstellen? → Erste und letzte Sanktionen!

Wie bereits erwähnt, ist das Gesetz flexibel, wenn es um die Wahl des Zeiterfassungssystems geht, mit dem der Arbeitgeber die Einhaltung seiner Pflichten sicherstellen muss.

Je nach Art des Unternehmens, seiner Größe und seinem Tätigkeitsbereich kann ein System besser geeignet sein als ein anderes, um den Bedürfnissen und den verfügbaren Ressourcen gerecht zu werden. In diesem Sinne kann die Registrierung wie folgt erfolgen

• manuell: von Hand oder mit Hilfe von Tools wie Excel, um eine Vorlage für die Zeiterfassung zu erstellen;
• automatisiert: mit Hilfe von Zeiterfassungssoftware, Anwendungen, biometrischen Systemen, usw.

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Zusammengefasst...

• Das Königliche Gesetzesdekret 8/2019 ist die Verordnung, die unter anderem die Bestimmungen über die obligatorische Einhaltung der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer durch die Arbeitgeber enthält.
• Um die Einhaltung der Bestimmungen zu gewährleisten, unterscheidet das Gesetz über Verstöße und Sanktionen in der Sozialordnung (LISSOS) zwischen: leichten, schweren und sehr schweren Verstößen.
• Die Nichteinhaltung der Zeiterfassung gilt als schweres Vergehen, das derzeit mit einer Geldstrafe von bis zu 7.500 Euro geahndet werden kann.
• Obwohl es verschiedene Systeme für die Einhaltung der Zeiterfassung gibt, ist dies vor allem für kleine Unternehmen und Selbstständige immer noch schwierig.
• Da die Nichteinhaltung der gesetzlichen Bestimmungen oft außerhalb des Einflussbereichs derjenigen liegt, die sie einhalten müssen, bemüht sich die Arbeitsaufsichtsbehörde um eine Modernisierung ihrer Verfahren und im Idealfall um eine bessere Unterstützung.

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