Wie lassen sich Zeiterfassung und Telearbeit miteinander verbinden?

Seit 2003 verpflichtet das Europäische Parlament die Unternehmen, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu überwachen. Erhebungen haben jedoch gezeigt, dass in Spanien viele Arbeitgeber nur die offiziellen Arbeitszeiten und nicht die Überstunden erfassen.

Der Erlass des Gerichtshofs der Europäischen Union aus dem Jahr 2019 soll die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer verbessern und eine optimale Zeitkontrolle seitens der Unternehmen gewährleisten. Was ändert sich durch dieses Dekret? Das Gesetz verpflichtet nun die Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mittels eines Aufzeichnungssystems zu erfassen. Ein Gesetz, das auch für die Telearbeit gelten soll.

Bevor COVID-19 in unser Leben trat, war Telearbeit sicherlich nicht sehr verbreitet, aber die Pandemie ließ uns keine andere Wahl, als uns anzupassen und Telearbeit einzuführen. Heute arbeiten die Mitarbeiter nicht nur einige Tage pro Woche, sondern manchmal wochenlang von zu Hause aus.

Wie führen Sie also die Fernzeiterfassung ein? Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Methoden an die Telearbeit anpassen können.

1. überprüfen Sie die Zeiten der Telearbeit

Fördern Sie flexible Arbeitszeiten

Das Telearbeitsgesetz sieht vor, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitszeiten zu Hause anpassen kann, sofern er am Ende des Tages die gleiche Anzahl von Stunden aufzeichnet, wie sie vom Arbeitgeber verlangt wird.

Warum flexible Arbeitszeiten? Ihr Arbeitnehmer hat zu Hause nicht den gleichen Lebensrhythmus und kann durch äußere Faktoren gestört werden, z. B. wenn er mit dem Hund Gassi gehen oder das Mittagessen für die ganze Familie vorbereiten muss usw. Damit sie sich während ihrer Arbeitszeit konzentrieren können, empfehlen wir Ihnen, ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Zeitpläne anzupassen, um ihre Effizienz zu gewährleisten. Darüber hinaus ist die Gewährung von Autonomie der beste Weg, um den Mitarbeitern, die Sie beaufsichtigen, Verantwortung zu übertragen.

Das Recht auf digitale Abkopplung respektieren

Wenn die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten einhalten müssen, muss der Arbeitgeber im Gegenzug ihre Arbeitszeiten respektieren. Da wir aus der Ferne ständig Zugang zu unseren digitalen Werkzeugen haben, wird es immer schwieriger, außerhalb der Arbeitszeiten abzuschalten. Vor allem, wenn die Arbeitnehmer unterschiedliche Arbeitszeiten haben und das Recht des anderen auf Ruhe nicht respektieren.

Die Einhaltung des Rechts auf digitale Abschaltung, wie es das Telearbeitsgesetz vorsieht, ist für die Gesundheit und für die Wahrung des beruflichen und persönlichen Gleichgewichts der Arbeitnehmer von wesentlicher Bedeutung. Zu diesem Zweck empfehlen wir

• Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die psychosozialen Risiken, die mit der Hyperkonnektivität verbunden sind.
• Fordern Sie sie auf, Benachrichtigungen (Instant Messaging, E-Mails usw.) auszuschalten und automatische Antworten außerhalb der Arbeitszeiten zu erstellen.
• Erinnern Sie alle daran, dass die Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeiten nicht kontaktiert werden dürfen.
• Grundlegend: Überwachen Sie die Zeitpläne aller Mitarbeiter und teilen Sie diese mit den Führungskräften , damit diese wissen, wie ihre Teams aus der Ferne organisiert sind.

2. Wählen Sie für die Telearbeit geeignete Instrumente zur Verwaltung der Zeitpläne

Methoden auf der Grundlage von Selbstauskünften

In der Ferne arbeiten die Mitarbeiter, die Sie beaufsichtigen, in Eigenverantwortung. Wir empfehlen daher, dass sie ihre Arbeitszeiten selbst aufzeichnen. Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, bedeutet auch Vertrauen, und Vertrauen ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Teams und Ihres Unternehmens. Letztendlich besteht Ihre Aufgabe nur darin, die Daten zu überprüfen, und das spart Ihnen viel Zeit.

Wie können Sie die Verordnung 2019 im Rahmen der Telearbeit einhalten? Hier sind zwei Lösungen, die auf der Selbstdeklaration basieren:

1. Die Tabellenkalkulation: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, eine gemeinsame Tabelle mit ihren Arbeitszeiten auszufüllen und die Pausenzeiten anzugeben. Der Nachteil dieser Methode ist, dass sie manuell erfolgt, die Fehlermarge größer ist als bei einem automatisierten System und ein Risiko im Falle einer Arbeitsinspektion besteht.
2. Zeitmanagement-Software: Diese Methode ist am besten mit der Telearbeit vereinbar. Die Zeitpläne sind bereits eingegeben, und wenn ein Mitarbeiter sie aus irgendeinem Grund anpassen muss, werden Sie automatisch benachrichtigt. Außerdem können die Manager auf die Zeiterfassungsbögen aller ihrer Teammitglieder zugreifen.

Die Vorteile der Zeitwirtschaftssoftware

Mit einer Zeiterfassungssoftware erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern können auch den gesamten Prozess automatisieren. Die Zeitersparnis ist aus diesen Gründen enorm:

• Es ist nicht mehr nötig, die Mitarbeiter zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Stunden gemeldet haben; das System macht diejenigen darauf aufmerksam, die dies nicht getan haben.
• Wenn die Mitarbeiter keine ungewöhnlichen Änderungen vornehmen, werden die Zeiterfassungsbögen automatisch validiert, ohne dass eine Kontrolle erforderlich ist.
• Ein gutes Programm bietet die Möglichkeit, Überstunden und andere variable Posten zu exportieren, damit sie auf der Gehaltsliste erscheinen.
• Im Falle einer Kontrolle werden die Aufzeichnungen einfach zur Vorlage heruntergeladen und, wie gesetzlich vorgeschrieben, vier Jahre lang archiviert.

Auch der Arbeitnehmer profitiert vom Einsatz einer Zeiterfassungssoftware. Er kann seine Telearbeitszeiten leicht flexibilisieren und seinen Vorgesetzten informieren, der dann sein Recht auf digitale Abschaltung respektieren kann.

Mitarbeiter, die mit Aufträgen betraut sind (z. B. Berater), können mit der Zeiterfassungssoftware die pro Aufgabe aufgewendeten Stunden eingeben und Tätigkeitsberichte erstellen.

Schließlich werden Arbeitnehmer, die Überstunden machen, automatisch identifiziert. So kann der Vorgesetzte ihre Arbeitsbelastung überprüfen und Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Außerhalb der Telearbeit ist das Prinzip der Selbstauskunft in jedem Fall der Schlüssel zum Engagement Ihrer Mitarbeiter: Es hilft ihnen, ihre Verantwortung zu übernehmen.

Außerdem spart es den HR-Teams Zeit, da die mühsamsten und zeitaufwändigsten Aufgaben wegfallen, ohne dass ein Mehrwert entsteht. Nicht nur für die Zeiterfassung! Dieses Prinzip lässt sich auch auf die Meldung von Urlaub und Abwesenheit oder auf die Vorbereitung des Onboarding eines Mitarbeiters anwenden, indem alle Aufgaben über ein einfaches und kollaboratives Programm verwaltet werden .

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