Zeitplanung: Das Geheimnis, um mehr Zeit zu finden

Warum Ihre Zeitplanung verbessern? Um produktiv zu sein und Burn-Out zu vermeiden, unter anderem…

Ob im Büro, im Außendienst oder bei der Telearbeit, das Problem ist das gleiche: Wie organisiert man die kommende Woche richtig?

In diesem Artikel sprechen wir von der richtigen Nutzung der Zeit, denn ja, 24 Stunden im Tag sind manchmal sehr knapp.

Zeit zu planen bedeutet Notfälle zu managen, aber auch Ihre Pausen, Ihren Rhythmus, Ihre Energie.

Wir stellen Ihnen hier 7 Methoden des Zeitmanagements vor, damit Sie Ihre Balance finden und Ihre Projekte in aller Ruhe durchführen können.

In letzter Zeit gibt es schon genug Stressfaktoren, meinen Sie nicht?

Ihr Zeitplan für die nächste Stunde:

Was ist Zeitplanung?

Die Zeitplanung ist das Verfahren, mit dem man seine Aktivitäten plant und organisiert, um die eigene Verfügbarkeit so effizient wie möglich zu nutzen.

Es geht also darum, Ihren Tag oder Ihre Woche zu optimieren, indem Sie lernen, wie Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen können.

Ohne minimale Zeitplanung häufen sich die Aufgaben, es herrscht Panik und der Zeitverlust nimmt exponentiell zu, ein wahrer Teufelskreis!

Vorteile der Zeitplanung

Wenn Sie diesen Artikel lesen, verstehen Sie bereits die Bedeutung der Zeitplanung. Aber was sind die Vorteile eines guten Zeitmanagements und damit einer gut organisierten Arbeit?

💪 Indem Sie Ihre Aufgaben strukturieren und Ihren Zeitplan im Voraus festlegen, verringern Sie Ihre geistige Belastung und gewinnen an Produktivität. Die Abfolge der Aufgaben ist flüssiger, Sie sparen Zeit und gewinnen Freizeit.

⚠️ Prioritäten setzen ist ein unglaublicher Hebel zur Stressreduzierung: Die wichtigen und dringenden Aufgaben zu erkennen und sie zuerst zu erledigen, erzeugt Wohlbefinden und Gelassenheit!

🤜 Wenn Sie kooperativ arbeiten, kennt Ihr Team Ihren Standpunkt und kann Ihnen möglicherweise bei bestimmten Aufgaben helfen. Und wenn Sie allein arbeiten, sehen Sie Ihre Arbeitslast leicht an.

Was man nicht tun sollte

❌ Die Agenda überladen

Ihr Zeitplan sollte realistisch sein und Pufferzeiten für Notfälle und Versehen vorsehen.

❌ An alle Anfragen Ja sagen

Sind Sie ein guter Kollege, ein guter Mitarbeiter, voller guten Willens? Vielleicht, aber man ist ja keine Maschine. Man muss wissen, wann man Nein sagt. Sonst stapeln sich Ihre Aufgaben, Ihr Stress nimmt zu, und Sie kommen nichts zurecht.

❌ Prokrastinieren

Schieben Sie nicht Aufgaben auf, die Sie am wenigsten begeistern, vor all wenn es um wichtige Dinge geht. Wenn Sie diese Aufgaben zuerst erledigen, werden Sie stolz sein und Ruhe haben. Je mehr man aufschiebt, desto unüberwindbarer erscheinen die Aufgaben…

❌ Multitasking

Können Sie mehr als eine Sache auf einmal tun? Vielleicht, aber dies kann sich auf die Qualität Ihrer Arbeit negativ auswirken. Wenn Sie denken, Sie sparen Zeit, verschwenden Sie in Realität Zeit.

❌ Keine Pausen machen

Pausen sind jedoch unerlässlich, damit sich Ihr Gehirn erholt. Auch Ihr Körper wird es Ihnen danken: Frische Luft zu schnappen, den Blickwinkel zu wechseln, usw. kann eine Quelle für Inspiration sein, und es vermeidet außerdem Krämpfe und Rückenschmerzen!

❌ Zeit für Ablenkungen lassen

Isolieren Sie sich von potenziellen Unterbrechungen, lauten Mitarbeitern, Mailboxen und Chaträumen. Stecken Sie alles aus, setzen Sie ein Headset auf, setzen Sie Ihren Status auf "beschäftigt", stellen Sie alles auf stumm.

Pausen sind dazu da, Ihre Nachrichten zu überprüfen. Sie werden sehen, Sie haben nichts Wichtiges verpasst, und Sie sind umso empfänglicher für Entspannungsmomente.

❌ Das Tempo bei der Telearbeit ändern

Selbst wenn Sie zu Hause arbeiten, halten Sie eine Routine. Morgens E-Mails lesen und beantworten, wichtige Aufgaben zuerst, und das Smartphone in der Schublade!

❌ Lang arbeiten

Sortieren Sie Ihre Aufgaben durch und entscheiden Sie sich: Sie können nicht alles an einem Tag machen. Wenn Sie es versuchen, werden Sie implodieren, wozu soll das gut sein?

Ob Sie nun gerne früh aufstehen oder im Gegenteil, ob Sie abends produktiver sind, sammeln Sie auf keinen Fall Überstunden. Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst, Ihre Familie, Ihre Hobbys: So tanken Sie neue Energie und arbeiten besser!

Wie können Sie Ihre Zeit und Prioritäten effektiv verwalten?

Schritt 1: To-Do-Liste erstellen

© ProSymbols

Um gut organisiert zu sein, nichts ist einfacher als eine To-Do-Liste: Man listet die zu erledigenden Aufgaben auf, damit man nichts vergisst.

Sie können so weit gehen, dass Sie anstehende Aufgaben in mehrere Unteraufgaben aufteilen und diese dann priorisieren. Details über die To-Do-Liste gibt es im folgenden Artikel:

Schritt 2: Prioritäten setzen

© Business-on.de

„Etwas Wichtiges ist selten dringend, und etwas Dringendes ist selten auch wichtig.“

Eisenhower

Sie haben nun Ihre To-Do-Liste − und jetzt? Wie setzen Sie Prioritäten? Alles scheint dringend zu sein! Beruhigen Sie sich und schauen Sie noch einmal nach, indem Sie die obige Eisenhower-Matrix verwenden.

Teilen Sie Ihre Aufgaben in 4 Kategorien auf, um herauszufinden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden sollen.

💡 Nach diesem Prinzip fangen Sie mit kleine Aufgaben an, um sich zu Beginn des Tages zu motivieren!

Schritt 3: Aufgaben planen

© Freepik

Sie wissen, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge, planen Sie nun Ihre Aufgaben mit Hilfe einer speziellen Software oder eines Kalenders.

Geben Sie Ihren Termine und Aufgaben eine Deadline, einen Abgabetermin und visualisieren Sie die Arbeit einfach mit Hilfe von Farben.

☝️ Der gemeinsame Kalender eignet sich ideal für Fern- oder Teamarbeit.

💡 Planen Sie Ihre Treffen möglichst früh am Tag und schränken Sie sie ein.

Ein Treffen am Vormittag oder am Nachmittag unterbricht Ihren Rhythmus und Ihre Konzentration, und am Ende des Tages zieht sich das Ganze in die Länge.

Schritt 4: Sich an den Zeitplan halten und Prokrastination vermeiden

© Freepik

Sie haben sich Ziele gesetzt, d.h. Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge und in einem bestimmten Zeitrahmen ausgeführt werden sollen.

Das Schwierigste ist nun an ihnen festzuhalten!

Um sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren und das berühmte Multitasking zu vermeiden, wenden Sie die Pomodoro-Technik an.

© Missionbestlife

Geben Sie Ihren verschiedenen Aufgaben einen genau definierten Zeitrahmen (eine Pomodoro-Session dauert 30 Minuten, jeweils 25 Minuten Arbeit, gefolgt von einer 5-minütigen Pause).

Wenn Sie trotz all Ihres guten Willens schwere Aufgaben manchmal zugunsten leichterer Aufgaben auf später verschieben, versuchen Sie es mit der GTD-Methode (Getting Things Done).

Sie kombiniert mehrere Methoden der Zeitplanung: Aufgaben identifizieren, Prioritäten setzen, bzw. delegieren, und Anpassungen im Laufe der Zeit vornehmen.

Schließlich gibt es nach dem gleichen Prinzip die ALPEN-Methode von Lothar J. Seiwert:

• Aufgaben notieren: Aktivitäten und Termine notieren;
• Länge, bzw. Zeitaufwand für jede Aufgabe schätzen;
• Pufferzeiten einplanen: nur 60% der täglichen Arbeitszeit verplanen;
• Entscheidungen treffen: Prioritäten setzen;
• Nachkontrolle: Ergebnisse kontrollieren.

Ticktack: Jetzt müssen Sie Ihre Zeit kontrollieren!

Sind Sie zu spät? Keine Panik! Nehmen Sie sich etwas Zeit für die Organisation... Sie werden eine Menge Zeit sparen! Es klingt paradox, aber dies ist der Schlüssel zu Ihrer beruflichen Effizienz und persönlichen Erfüllung.

Zeitplanung erfordert am Anfang ein wenig Strenge, aber am Ende wird man auch flexibler: analysieren, priorisieren, delegieren, ausführen, kontrollieren, das ist das Geheimnis.

Zit zu planen ist echte Mentalgymnastik. Das Schwierigste bleibt überhaupt jeden Tag eine neue Routine zu beginnen und sich daran zu halten.

Natürlich ist ein wenig Hilfe immer willkommen. Unsere Aufgabenmanagement-Toolbox kann Ihnen vielleicht helfen, um Ihre Ziele zu erreichen:

Aufgabenmanagement-Software