Wrike ist mehr als nur ein vielseitiges Projektmanagement-Tool: Es handelt sich um eine Collaborative Work Management (CWM)-Plattform, die für mittelständische bis große Unternehmen (ab 250 Mitarbeitende) in Branchen wie Marketing, Fertigung und professionelle Dienstleistungen konzipiert ist. Sie unterstützt funktionsübergreifende Teams dabei:

• komplexe Arbeitsabläufe zu koordinieren,
• Prozesse zu optimieren,
• und verteilte Arbeit zu verwalten.

Wrike wird von Projekt- und Programmmanager:innen, Marketingabteilungen, F&E-Teams, Kreativprofis und Kundendienstteams genutzt. Die zentrale Stärke liegt in der Bereitstellung eines einheitlichen Arbeitsbereichs, um Projekte in Echtzeit zu planen, verfolgen, automatisieren und analysieren, mit hoher Anpassbarkeit auf Unternehmensebene.

Wrike bietet erweiterte Funktionen für Projektplanung, Teamzusammenarbeit, Workload-Management und Leistungsberichte. Zu den jüngsten Verbesserungen zählen eine optimierte Automatisierung, eine überarbeitete Tabellenansicht sowie tiefere Integrationen mit SharePoint, Tableau und Power BI. Im Gegensatz zu einfacheren Projekttools unterstützt Wrike komplexe Anwendungsfälle wie Produktlebenszyklusmanagement und die kundenorientierte Leistungserbringung.

Was sind die Hauptfunktionen von Wrike?

Work Item Types zur individuellen Projektstrukturierung

Mit Wrike lassen sich flexible Work Item Types definieren, die über klassische Aufgaben und Projekte hinausgehen. Diese Funktion unterstützt benutzerdefinierte Workflows und Namenskonventionen, angepasst an die Prozesse einzelner Abteilungen – etwa Kampagnenbriefings im Marketing oder Testfälle in der Technik. Jeder Elementtyp kann individuell strukturiert, benannt und verfolgt werden.

• Marketing: Kampagnenanträge, kreative Briefings
• Fertigung: Produktspezifikationen, technische Änderungsaufträge
• Dienstleistungen: Kunden-Onboarding-Formulare, Lieferlisten

Work Intelligence für Automatisierung und smarte Empfehlungen

Wrikes Work Intelligence Suite umfasst KI-gestützte Tools für intelligenteres Projektmanagement. Sie hilft bei der Priorisierung von Aufgaben, Aufwandsschätzungen und der Erkennung von Projektrisiken auf Basis historischer Daten und Teamverhalten. Wiederkehrende Abläufe werden über Wrikes Automatisierungsengine automatisiert.

• Risikoerkennung bei möglichen Verzögerungen
• Automatische Projektfortschrittsmeldungen
• Intelligente Unteraufgaben auf Basis von Vorlagen

Individuelle Elementtypen und Feldbasierte Zugriffskontrolle

Custom Item Types (CITs) kombiniert mit feldbasierter Zugriffskontrolle (eingeführt 2025) ermöglichen es Unternehmen, Projektstrukturen individuell zu gestalten und gleichzeitig sensible Informationen zu schützen. Nur autorisierte Nutzer:innen können bestimmte Felder einsehen oder bearbeiten – wichtig für Compliance-sensitive Branchen.

• Engineering-Teams mit vertraulichen Prototypen
• Agenturen mit budgetsensiblen Kundendaten
• Pharmaunternehmen mit Zugriffskontrollen auf regulatorische Daten

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit und einheitliche Ansichten

Wrike Spaces strukturieren Arbeit nach Teams, Kunden oder Abteilungen. Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit erlaubt das Teilen und Verknüpfen von Elementen zwischen Spaces bei voller Kontrolle über Berechtigungen. Die neue Tabellenansicht (seit April 2025) bietet eine übersichtliche Darstellung mit Inline-Bearbeitung und dynamischer Sortierung.

• Ein Field-Marketing-Team koordiniert Events mit dem Produktmarketing
• Externe Agenturen greifen auf gemeinsame Kampagnenordner zu
• Ein zentrales PMO verfolgt Aufgaben über mehrere Produktteams hinweg

Analytik, Dashboards und BI-Integrationen

Wrike stellt native Dashboards und fortgeschrittene Analysefunktionen für Echtzeitberichte bereit. Nutzer:innen können individuelle Visualisierungen erstellen, um KPIs, Budgets oder Auslastung zu überwachen. Mit nativen Konnektoren zu Tableau, Power BI und SharePoint (ab 2025) wird datenbasierte Entscheidungsfindung unterstützt.

• Zeiterfassung und Abrechnungsberichte
• Performance-Dashboards für Marketingkampagnen
• Analyse der Ressourcenauslastung im Engineering

Vorlagen, Projektpläne und Szenarienplanung

Vorgefertigte Vorlagen und Blueprints beschleunigen die Projekteinrichtung und sorgen für konsistente Abläufe. Mit der Szenarienplanung lassen sich alternative Vorgehensweisen simulieren – abhängig von verfügbaren Ressourcen oder sich ändernden Fristen – nützlich für Marketing-Roadmaps wie auch für Produktionspläne.

• Simulation von Startterminen bei Ressourcenengpässen
• Vergleich verschiedener Kampagnenpläne
• Bewertung von Lieferszenarien im Kundengeschäft

Warum Wrike wählen?

• Enterprise-Grade Flexibilität: Hochgradig anpassbare Projektstrukturen, individuelle Workflows und granulare Rechteverwaltung für verschiedene Unternehmensmodelle.
• Integriertes Ökosystem: Nahtlose Integration mit Microsoft Teams, SharePoint, Power BI, Slack, Salesforce, Adobe Creative Cloud und Tableau.
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Abstimmung zwischen internen Abteilungen und externen Partnern durch klare Verantwortlichkeiten und geteilte Zeitpläne.
• Skalierbarkeit für komplexe Abläufe: Unterstützt vielseitige Anforderungen, vom Kampagnenmanagement bis zur Steuerung des Produktlebenszyklus.
• Laufende Innovation: Monatliche Updates erweitern Automatisierung, Intelligenz und Benutzeroberfläche für den Enterprise-Einsatz.