Ihre Projekte und Geschäftsbeziehungen in einer einzigen Software verwalten
Projektteams verdienen ein Arbeitsmittel, das diesen Namen auch verdient. Damit werden nicht nur die Arbeitsmethoden verbessert, sondern auch die Gesamtleistung der Organisation. Alle unsere Meinungen zu CRMs finden Sie hier.
Die unumgänglichen Werkzeuge
CRM als Grundlage für alles
Die Anschaffung einer CRM-Software (Customer Relationship Management) ist unumgänglich. Da es sich dabei um das Tool handelt, das alle Ihre Vertriebsaufgaben von der Kundengewinnung bis hin zur Kundenbindung organisiert, ist seine Bedeutung klar. Kein Unternehmen, so vielfältig es auch sein mag, kann ohne Kunden funktionieren. Und um Kunden zu haben, muss man sie erstens finden und zweitens halten.
Die Projektwerkzeuge
Der Projektmodus ist in Unternehmen sehr häufig anzutreffen. Er besteht darin, dass Mitarbeiter mit ähnlichen oder komplementären Profilen zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu verfolgen. Der Projektleiter übernimmt die Aufgabe, die Arbeit zu betreuen, Meilensteine festzulegen und den Fortschritt zu rhythmisieren. In Bezug auf das Werkzeug müssen die Mitarbeiter ihre Arbeitsunterlagen gemeinsam nutzen. Ein kollaboratives und synchronisiertes elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) ist erforderlich.
Projektwerkzeug und CRM koppeln
In einem TPE (Très Petite Entreprise) findet man sicher ein CRM und eine DMS-Lösung für die Teamarbeit. Aber wenn man schon beides hat, wäre es dann nicht sinnvoll, sie zu koppeln? Diese Erkenntnis hat Teamleader mit seiner zwei-in-einem-Softwarelösung gewonnen.
Vereinfachen und gleichzeitig die Besonderheiten beibehalten.
Reduzieren Sie die Support-Aufgaben.
Durch die Rationalisierung der Auswahl der Tools wirkt sich das Unternehmen positiv auf seine Prozesse aus. Wenn Sie eine Software wählen, die die Teamarbeit erleichtert, sparen Sie langfristig wertvolle Zeit und Energie. Doppelte Arbeitsmittel führen zu mehr Arbeitsschritten mit geringerem Mehrwert: Man gibt Informationen in die Projektmanagementsoftware ein, die bereits in das CRM eingegeben wurden oder noch eingegeben werden müssen.
Informationen abgleichen
Hier eine Übersichtstabelle, dort ein Kalender, dort eine Zeiterfassung... Diese Informationen sind zwar voneinander getrennt, aber es ist durchaus sinnvoll, sie miteinander zu verknüpfen: für die Erfassung der vergangenen Zeiten und für einen Überblick über die Fortschritte im Hinblick auf die Ziele. In einem Tool wie Teamleader ist die integrierte Planung direkt mit dem Gantt-Diagramm verknüpft. APIs machen auch die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern wie Google Apps möglich. So kann das Unternehmen den Zeitplan des Projektmanagement-Tools mit dem Google-Kalender synchronisieren.
Bewahren Sie Ihre Arbeitsmethoden
Die Software hat einen direkten Einfluss auf die Arbeitsweisen. Denn wenn ein Tool eine Aktion nicht vorsieht und sie daher für einen Mitarbeiter zeitaufwändig ist, wird ihre Umsetzung langfristig tendenziell unmerklich verschwinden. Es ist daher entscheidend, ein Arbeitsmittel einzuführen, das sich an Ihre Prozesse anpassen kann, um das Gegenteil zu vermeiden: indem Sie Ihre Arbeitsmethoden aufgrund des Werkzeugs ändern lassen.
Aktivieren Sie die damit verbundenen Leistungshebel.
Harmonisieren Sie die Praktiken intern.
Als Vertriebsmitarbeiter müssen Ihre Arbeitsmethoden ihre Eigenheiten behalten. Sie stellen eine eigene Stärke und Identität dar, mit der Sie sich von der Konkurrenz abheben können. Um sie nach außen hin noch wirkungsvoller zu machen, müssen Sie sie intern einheitlich orchestrieren. Und hier ist die Vereinheitlichung Ihrer Praktiken von einer Abteilung zur anderen notwendig. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter einen Ablauf ankündigen und die Marketingabteilung nicht hinterherkommt, verlieren Sie in den Augen Ihrer Kunden und Interessenten an Glaubwürdigkeit.
Die Kommunikation verflüssigen
Das Tool, das im Zentrum der Unternehmensprozesse steht, hat die Rolle eines Katalysators für bewährte Praktiken. Wenn es von den verschiedenen Bereichen geteilt wird, soll es helfen, die Kommunikation zwischen ihnen zu erleichtern. Ebenso wie bei der Integration neuer Mitarbeiter wird sein in diesem Sinne konsolidierter Inhalt die Weitergabe dieser bewährten Praktiken umso mehr fördern. Wie eine Art Bausatz finden Neuankömmlinge hier alles, was sie brauchen, um schnell einsatzfähig zu werden, und zwar unter Berücksichtigung der Kultur und Identität des Unternehmens, in das sie eintreten.
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Das Instrument wird eine umso positivere Wirkung nach außen haben, je strukturierter es nach innen ist. Eine gut organisierte Vertriebsabteilung wird schneller auf die Anfrage eines Kunden reagieren, wenn es um Support oder Kundendienst geht. Wenn eine Verbindung zu einem anderen Bereich, z. B. der technischen Abteilung, hergestellt werden muss, ist dies umso einfacher, wenn die interne Kommunikation reibungslos funktioniert. Für den Endkunden ist die Zufriedenheit von Anfang bis Ende am höchsten und der Nutzen ist real.
Verbesserung der Rentabilität
Auf der Seite des Projektleiters sind die Handlungsspielräume für den Erfolg des Projekts größer. In Teamleader ermöglicht es das Zeitkontrollmodul, die aufgewendete Zeit im Vergleich zu den zugewiesenen Ressourcen genau und kontinuierlich zu verfolgen, um das Projekt zu optimieren. Die Herausforderung besteht immer darin, die Kosten- und Terminanforderungen zu erfüllen, ohne das Erreichen der gesetzten Ziele zu gefährden. Die Priorisierung von Prioritäten durch die Verwaltung von Zeitplänen ermöglicht es, die Arbeitsorganisation in diesem Sinne zu optimieren.
Software, ob sie nun für Projektteams, Kundenbeziehungen oder beides eingesetzt wird, hat aus der Sicht der Prozesse enorm viel zu einer Organisation beizutragen. Wenn sie richtig ausgewählt werden, wirken sie sich positiv auf die Arbeitsmethoden und damit auf die Qualität der Dienstleistungen und die Gesamtleistung des Unternehmens aus.
Artikel übersetzt aus dem Französischen