7 Schritte für ein erfolgreiches ERP-Projekt

Sie möchten ein ERP-Projekt in Ihrem Unternehmen entwickeln, wissen aber nicht wo Sie anfangen sollen? Der Zweck eines ERP-Projekts besteht darin, eine ERP-Software in einem Unternehmen zu implementieren, um dessen vollständige Verwaltung zu gewährleisten. Schwierig dabei sind die in der ERP-Software verfügbaren Funktionalitäten mit den Bedürfnissen und Erwartungen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Dies bedeutet insbesondere, dass die bestehenden Geschäftsprozesse respektiert und angepasst werden müssen.

Wie geht man dabei vor? Welche Phasen sind durchzustehen? Welche ERP-Software sollten Sie unter den vielen Angeboten auf dem Markt wählen? appvizer führt Sie Schritt für Schritt und klärt Sie über die Herausforderungen von ERP-Software auf.

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Die Phasen eines ERP-Projekts

Nr. 1: Eine Vorstudie realisieren

Das Beginn des Projekts besteht aus einer Audit-Phase, in der jede einzelne Abteilung des Unternehmens analysiert wird:

• Prozesse,
• Informationsflüsse,
• Know-How,
• Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen,
• Werkzeuge usw.

Externe Berater sind dabei hilfreich.

Dadurch sollen die Bedürfnisse und die genauen Erwartungen an die Einführung eines ERP-Systems im Unternehmen ermittelt werden.

Was sind die Ziele des ERP-Projekts?

Ein ERP-Projekt stellt hohe Kosten für ein Unternehmen dar. Das Audit ermöglicht es, die Nützlichkeit und die Erreichung der Ziele dieses Projekts zu garantieren, um mögliche Abweichungen zu vermeiden.

Nr. 2: Ein spezifisches Projektteam einrichten

Sobald die Entscheidung zur Implementierung eines ERP-Projekts getroffen wurde, muss ein Projektteam gebildet werden, das das Projekt untersucht und durchführt. Diese zwei oder drei Mitarbeiter, die von einem Projektleiter geleitet werden, sind die Hauptakteure des Projekts.

Einige Tipps:

➡️ Definieren Sie genau die Rollen der einzelnen Personen.

➡️ Stellen Sie ein gemischtes Team in Bezug auf die Fähigkeiten zusammen: eine Person aus der IT-Abteilung mit technischen Fähigkeiten und eine oder zwei Personen aus anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die geschäftlichen Anforderungen erfüllt werden.

Dieses Projektteam gewährleistet eine optimale Steuerung des ERP-Projekts.

Nr. 3: Spezifikationen erstellen

Die technischen und funktionalen Spezifikationen dienen dazu, einen klaren Funktionsumfang zu definieren. Es handelt sich um das Referenzdokument während des gesamten Projekts.

Dieses Dokument muss so präzise wie möglich sein: Es muss nicht nur die Bedürfnisse ausdrücken, sondern so weit gehen, dass es die erwarteten Funktionalitäten und den damit verbundenen Nutzen einzeln auflistet.

Für den ERP-Anbieter, mit dem Sie zusammenarbeiten werden, ist dieses Dokument hilfreich, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten und um unangenehme Überraschungen bei der Einrichtung des Tools zu vermeiden.

Nr. 4: Die angepasste ERP-Software wählen

Sie wissen nun was Sie suchen, welche Funktionen Sie benötigen: Sie müssen jetzt nur noch das Werkzeug auswählen. Open-Source-ERP oder im SaaS-Modus? Die Durchführung einer Marktstudie kann Ihnen die Antwort auf diese Frage liefern.

Denken Sie daran, dass Sie nicht nur ein Tool wählen, sondern auch Experten mit denen Sie arbeiten werden! Achten Sie deshalb auf die angebotene Unterstützung und was sie beinhaltet.

appvizer bietet Ihnen einen Vergleich von ERP-Systeme im SaaS-Modus, um Sie bei Ihrer Wahl zu unterstützen.

• abas ERP hat einfache und flexible ERP-Module entwickelt, um die täglichen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren und automatisieren, Ihr Team zu stärken und Produktivität zu erhöhen.
  
• Epicor ERP ist eine cloud-basierte ERP-Lösung, die sich skalierbar auf jede Organisationsform und -bedürfnisse anpasst. Epicor erleichtert die Benutzerakzeptanz durch saubere, moderne Schnittstellen und Management Tools.
   
• NetSuite unterstützt Firmen bei der Verwaltung ihrer Kerngeschäftsprozesse mit einem einzigen, vollständig integrierten System. Seine Implementierung ist agil und skalierbar: Das Produkt folgt problemlos dem Wachstum des Unternehmens; es ermöglicht, das Unternehmen schrittweise zu strukturieren und seine Arbeitsprozesse zu automatisieren.
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• weclapp ist eine ERP-Lösung mit großer Benutzerfreundlichkeit, die genau auf die geschäftlichen Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen zugeschnitten ist. weclapp ist 100% cloud-basiert und von überall erreichbar für Mitarbeiter.

Nr. 5: Die gewählte ERP-Lösung implementieren

In der 5. Phase erfolgt schließlich die Installation und die Einführung des ERP-Systems. Dies kann eine Aktualisierung der IT-Infrastruktur verlangen: Installieren Sie einen dedizierten Server, um alle Daten zu hosten, z.B. falls Sie sich für ein Open Source oder lokal proprietäres ERP entscheiden.

Ein ERP im SaaS-Modus macht Ihnen das Leben leichter: Ihre Daten werden in der Cloud gehostet und Sie müssen sich nicht um das Hosting kümmern. Darum kümmert sich Ihr Dienstleister.

Anschließend wird das Werkzeug durch die Integration in Ihr Informationssystem allen Benutzern zur Verfügung gestellt.

Nr. 6: Das Werkzeug testen

Es ist notwendig, das Werkzeug zu testen, um sicherzustellen, dass es tatsächlich alle Anforderungen erfüllt, die zu Beginn des Projekts gestellt wurden.

Zentralisieren Sie das Nutzer-Feedback, um bestimmte Elemente anzupassen und gegebenenfalls aufgetretene Probleme zu lösen.

Vernachlässigen Sie auf keinen Fall die Testphase. Dies ermöglicht, dass die Lösung im Unternehmen gut funktioniert.

Nr. 7: Langfristiger Erfolg sichern (Nachprojekt)

Der Erfolg Ihres Projekts liegt auch in der Berücksichtigung, die Sie ihm nach der Installations- und Testphase entgegenbringen.

Dies beginnt mit der Ausbildung der Nutzer. Dieser Schritt ist mehr oder weniger lang, abhängig von der Komplexität des Tools, dem Wissen und dem Komfort der Anwender.

Es ist dann notwendig, die Implementierung neuer Prozesse und eine neue Arbeitsorganisation zu gewährleisten, darunter auch die gemeinsame Nutzung von Informationen zur optimalen Nutzung Ihres ERP-Systems.

Arbeiten Sie mit Ihrem Dienstanbieter und den Support-Teams zusammen, um in den Wochen oder Monaten nach dem Einsatz letzte Anpassungen vorzunehmen. Auf diese Weise können Sie das Tool weiterentwickeln, falls neue Bedürfnisse entstehen, das Unternehmen wächst, usw.

Letzte Hinweise für den Erfolg Ihres ERP-Projektes

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• Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das bereit und engagiert ist.
• Bevor das Projekt beginnt, stellen Sie sicher, dass Sie von Ihrer Geschäftsleitung Unterstützung haben.
• Keine Eile: Dies ist der beste Weg, um gute Entscheidungen zu treffen.
• Nutzen Sie das gesamte Fachwissen Ihres Anbieters oder Integrators.

Überarbeiteter Artikel, der im April 2020 ursprünglich veröffentlicht wurde.