Ihre Teams im Zeitalter der Videokonferenzen produktiv halten

Sie wachen morgens frisch auf, bereit für die lange Liste der Aufgaben, die heute auf Sie warten. Das sind Aufgaben, die erledigt werden, sobald Sie mit den wenigen Treffen auf Ihrem Terminkalender fertig sind.

Zumindest ist das, was Sie denken. Denn nach und nach summieren sich Videoanrufe, um "Bilanz zu ziehen" oder um "eine einfache Frage" zu stellen, zu allem anderen. Und ohne dass Sie es überhaupt bemerkt haben, ist der Tag vergangen, und die Aufgaben, die Sie morgens frontal angehen wollten, warten immer noch geduldig auf Sie.

In einer Zeit, in der Telearbeit und Videoanrufe zur Norm werden, fällt es vielen von uns schwer, diesen Teufelskreis durchzubrechen.

Es wäre dann leicht, unserer häufig angeklickten Videokonferenzanwendung die Schuld für diese mangelnde Produktivität zu geben. Eine Anwendung, für die wir anscheinend viel mehr Zeit aufwenden, als wir sollten. Aber da unsere Tage immer länger werden, unsere Terminkalender immer voller werden und keine Ende des Arbeitstages in Sicht ist, ist es bestimmt an der Zeit, die wahre Ursache des Problems zu ermitteln.

Wird Ihnen dieser Aufruf wirklich helfen die Situation klarer zu sehen?

Unsere Terminkalender waren bereits mit Sitzungen gefüllt. Einige von denen hatten klare Tagesordnungen, und andere waren etwas weniger durchorganisiert. Aber in einer Zeit, in der Unternehmen versuchen sich mit geografisch verstreuten Teams an neue Arbeitsbedingungen anzupassen, ist es üblich, zunehmend von den Ereignissen überrollt zu werden.

Leider materialisiert sich diese Angst etwas zu verpassen oft in Form von einer Reihe von Sync-Treffen, um "Bilanz zu ziehen". Über Videokonferenz. Fortlaufend.

Doch bevor Sie also einen weiteren Anruf planen, sollten Sie sich fragen: "Was erwarte ich wirklich von diesem Anruf?”. Für viele von uns ist die Antwort in einem der folgenden Punkten:

Bestandsaufnahme

Da Sie den Rhythmus verloren haben, an den Sie sich im Büro gewöhnt haben, machen Sie sich vermutlich über den Status eines Projektes oder sogar die unangekündigte Verlust eines Ihrer Kunden Sorge.

In dem Bemühen, dem schnellen Vorbeikommen im Büro, um “eine kurze Frage zu stellen" abzuhelfen, haben sich die 15-minütigen harmlosen Anrufen zur Bestandsaufnahme daher vervielfacht.

Auf dem neuesten Stand halten

Wir können uns nicht mehr den Komfort leisten, Büroräume zu teilen, in denen wir die Möglichkeit haben, getroffene Entscheidungen umzusetzen, angesammeltes Wissen zu teilen und die erzielten Fortschritte zu sehen.

Wenn Sie nicht über einen kollaborativen digitalen Arbeitsplatz mit einer zentralisierten Informationsquelle verfügen, sind Sie und Ihr Team häufig auf der Suche nach Daten. Dies hängt oft damit zusammen, dass unsere Tools - ob es sich nun um CRMs, ERPs oder etwas anderes handelt - nicht miteinander verbunden sind. Und in der Tat bleiben sie manchmal sogar von den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter getrennt.

Deshalb halten wir immer mehr Videokonferenzen ab, um den Mangel an Informationen auszugleichen.

Wenn man die ersten 10 Minuten eines Anrufs nur damit verbringt, sich auf die gleiche Seite zu setzen, Informationen auszutauschen und Informationslücken zu schließen, geht es bei den Sitzungen weniger darum, voranzukommen, als vielmehr wiederholend auf dem neuesten Stand zu halten.

Und wenn diese Besprechungen den ganzen Tag aneinander gekettet sind, ist es noch schlimmer.

Stabilität im alltäglichen Austausch finden

Lassen Sie uns ehrlich sein. Es wäre ungerecht, bei dieser Herausforderung die Tatsache zu ignorieren, dass die meisten von uns ihre Kollegen vermissen. Wir plaudern und teilen gerne, woran wir arbeiten, besonders in einer Zeit, in der man die Möglichkeit verloren hat, sich mit einem Mitarbeiter auf dem Flur zu unterhalten. Viele Mitarbeiter planen Anrufe nur um sich wieder zu verbinden.

Anrufe sind für Menschen, Tools sind für Daten

Bei groß angelegten Plänen und Brainstormings gibt es keinen Ersatz für ein strategisches Treffen.

Aber wenn Sie sich treffen, um Daten auszutauschen, an bestimmten Arbeitsaufgaben zusammenzuarbeiten oder einfach nur "eine kurze Frage zu stellen" - dann haben Sie ein Problem mit den Tools oder der Plattform, nicht mit einer Videokonferenz.

Wenn Sie auf Zoom aus den oben genannten Gründen viel Zeit verbringen (für eine Bestandsaufnahme, um sich auf dem neuesten Stand zu halten oder um Stabilität im alltäglichen Austausch aufrecht zu halten) ist es offensichtlich, dass Sie eine Anwendung zu oft verwenden oder alle andere Tools ignorieren.

Die ganztägige Weitergabe von Basisinformationen belastet Sie und Ihr Team und lässt keinen Raum für kreatives Brainstorming, Projektplanung und andere Initiativen, bei denen Anrufe einen erheblichen Mehrwert bieten können.

Festlegen, wann ein Videoanruf erfolgen soll: Transparenz geht in beide Richtungen

Während wir uns langsam an die Normen der Telearbeit gewöhnen, stellen wir fest, dass die Aufgaben trotzdem erledigt werden, die Projekte immer noch vorankommen und der Himmel noch nicht wirklich gefallen ist - und ein normaler Tagesrhythmus sich herausbildet.

Transparente Kalender. Es ist eine Priorität, Ihr wertvollstes Gut (Ihr Team) vor der Ermüdung durch Videoanrufe zu schützen, und dies kann schwierig sein, wenn Sie ständig Online sein müssen. Indem Sie realistische Erwartungen setzen und die Tatsache tolerieren, dass Ihre Mitarbeiter auch Freizeit brauchen, geben Sie Ihren Teams, die Möglichkeit, ihre Batterien wieder aufzuladen.

Hier bei monday.com haben wir die Menschen ermutigt, in ihren Kalendern "Familienzeit" einzutragen - und respektieren es. Da wir frühzeitig unsere Erwartungen festgelegt haben, konnten wir das Problem der mangelnden Produktivität aufgrund der zahlreichen Videokonferenzen vermeiden.

Festlegen, warum wir Videoanrufe brauchen: Es gelten immer noch dieselben Prinzipien

Einige Videokonferenzen müssen stattfinden - in einigen Fällen gibt es keinen Ersatz für die Art von Kreativität und Energie, die ein Treffen mit anderen mit sich bringt. Aber angesichts unserer neuen Telearbeit-Realität sind wir weit darüber hinausgegangen.

Bevor Sie also instinktiv ein weiteres Zoom-Meeting planen, sollten Sie die folgenden Punkte bedenken:

JA zu Anrufen, die es ermöglichen, sich einen Überblick zu verschaffen, Ihre wöchentlichen Sitzungen sowie Meetings abzuhalten, bei denen Sie als Gruppe vorankommen müssen, und Ihre Teamprojekte zu verfolgen, die eine echte Zusammenarbeit erfordern, die nicht durch Tools abgedeckt wird.

NEIN zu Anrufen, die dafür gedacht sind, Daten zu teilen, Bilanz zu ziehen, Dokumente oder Design gemeinsam zu bearbeiten, eine “kurze Frage zu stellen” und allen Besprechungen zu Zeiten, die eigentlich frei sein sollten.

Lassen Sie Ihre Tools Ihnen helfen!

Wenn Sie es versuchen, jede Frage über eine Videokonferenz zu klären, verbrauchen Sie Ihre geistige Energie für die Verarbeitung von Informationen, anstatt sie in echter kollaborativer und kreativer Arbeit einzusetzen.

Indem Sie Aufgaben identifizieren, die mit Tools und nicht mit Menschen erledigt werden können, dann werden unternehmensweite Prozesse reibungsloser verlaufen. Dies wiederum bedeutet, dass Sie aufhören werden, Videoanrufe zu akkumulieren.

Wenn Sie diesbezüglich der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen nicht über die Tools verfügt, um diese Anforderungen zu erfüllen, haben Sie möglicherweise ein Problem mit den Anwendungen und nicht mit den Videoanrufen selbst.

Wenn Sie alle in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools kritisch betrachten, sollten Sie besonders auf folgende Elemente Wert legen:

• Flexibilität. Kann dieses Tool für eine Vielzahl von Arbeitsmethoden und -techniken verwendet werden und kann es von verschiedenen Teams eingesetzt werden?
   
• Integration. Wenn es sich um ein kollaboratives Tool handelt, bei dem Ihre Mitarbeiter vertrauensvoll auf Informationen zugreifen müssen, dann muss diese Anwendung mit allen von Ihren Teams verwendeten Tools funktionieren können.
   
• Transparenz. Allen Mitarbeitern im Unternehmen Zugang zu den benötigten Informationen zu gewähren, bedeutet, dass sie autonom sein und ihre Aufgaben erledigen können, ohne 30 Minuten in einem weiteren Videoanruf verbringen zu müssen.

Nach vorne blicken

Die Gewohnheiten und Arbeitsmuster, die sich in dieser Zeit aufbauen werden, haben das Potenzial, Ihre Unternehmenskultur und -prozesse für die kommenden Jahre zu definieren. Nutzen Sie diese Zeit, um klare Regeln zu definieren und den Einsatz geeigneter Anwendungen einzuführen, die es Ihnen ermöglichen, optimale Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Organisation anzuwenden.

Zoomen Sie also verantwortungsbewusst.

Werbeartikel. Die Experten sind unabhängige Autoren aus der appvizer-Redaktion. Ihre Kommentare und Positionen sind persönlich.