Wie Sie Ihre Produktivität im Zeitalter der Videokonferenzen schützen können

Morgens wachen Sie mit der Motivation auf, die Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste nach ein paar Terminen zu erledigen. Nach und nach tauchen Fragen und Besprechungen auf, die Ihren Kalender füllen. Ehe Sie sich versehen, ist es Abend und Sie sind nicht in der Lage, den Arbeitsplan, den Sie sich vorgenommen hatten, zu erfüllen, da sich immer mehr dringende Angelegenheiten ansammeln.

Da die Arbeit heute aus der Ferne erledigt wird, scheint dieser frustrierende Kreislauf für viele Menschen "nie zu enden".

Es ist leicht, die Schuld auf die Videokonferenzanwendung und ihre häufige Nutzung zu schieben. Da jedoch die Kalender immer voller werden und sich unsere Arbeitstage fast endlos hinziehen, ist es an der Zeit, die wahre Ursache für unsere Produktivitätsprobleme zu hinterfragen.

Alle Projektmanagement Software ansehen

Wartet am anderen Ende der Leitung wirklich Klarheit auf Sie?

Unsere Terminkalender waren schon immer voll mit Besprechungen, manche mit genau festgelegten Terminen, andere eher sporadisch. Aber da viele Unternehmen sich auf die Arbeit mit einem Remote-Team einstellen, ist das Gefühl, dass man mit seinen Aufgaben in Verzug gerät, häufiger denn je.

Leider äußert sich diese berufliche "Angst , etwas zu verpassen" ( fear of missing out , FOMO ) oft in Form von immer mehr Folge-Videokonferenzen, eine nach der anderen.

Bevor Sie einen weiteren Anruf planen, sollten Sie sich fragen, was Sie sich wirklich davon versprechen. Für viele⋅as liegt die Antwort in einer der folgenden Fragen:

ausrichten.

Wenn Sie den Rhythmus im Büro verloren haben, ist es normal, dass Sie sich Sorgen um den Status eines Projekts machen, das Sie leiten, oder um einen Kunden, von dem Sie befürchten, dass er Ihnen durch die Lappen gegangen sein könnte.

In dem Versuch, das "Ich komme kurz vorbei, um Ihnen eine Frage zu stellen" zu simulieren, sind harmlose 15-minütige Folgeanrufe, die nur der Abstimmung dienen, an der Tagesordnung.

Lücken füllen

Wir haben nicht mehr den Komfort eines gemeinsamen Arbeitsbereichs, in dem wir alle getroffenen Entscheidungen, erworbenen Kenntnisse und erzielten Fortschritte zusammenfassen können.

Wenn der gemeinsame digitale Arbeitsbereich nicht über eine zentrale Informationsquelle verfügt, sind Sie und Ihr Team oft "auf der Jagd nach Informationen". Das liegt daran, dass unsere Tools, ob CRM, ERP oder andere, nicht miteinander und mit den Teammitgliedern vernetzt sind.

Daher neigen Sie dazu, mehr Videokonferenzen abzuhalten, in der Hoffnung, dass Sie die Informationslücken füllen können.

Wenn man die ersten 10 Minuten eines Anrufs damit verbringt, denselben Ausgangspunkt festzulegen, Daten auszutauschen und Lücken zu schließen, geht es bei den Besprechungen weniger um bedeutsame Fortschritte als um sich wiederholende Aktualisierungen.

Erneute Kontaktaufnahme

Es wäre unfair, die Tatsache zu ignorieren, dass die meisten Menschen ihre Kollegen vermissen. Wir plaudern gerne, tauschen uns über unsere Arbeit aus, vor allem in einer Zeit, in der es keine Gelegenheit mehr gibt, sich mit jemandem zu unterhalten, der nicht unser⋅ein Zimmergenosse⋅ein Zimmergenosse ist. Es ist also normal, Anrufe zu planen, nur um sich wieder zu treffen.

Anrufe sind für Menschen, Tools sind für Informationen.

Für eine gute Planung oder ein Brainstorming gibt es nichts Besseres als eine gute Strategiesitzung.

Wenn Sie sich jedoch treffen, um Daten auszutauschen, sich zu einem bestimmten Thema zu äußern oder einfach nur eine kurze Frage zu stellen, haben Sie ein Tool- oder Plattformproblem, kein Videokonferenzproblem.

Wenn Sie einen Großteil Ihrer Zeit aus den oben genannten Gründen (Abstimmung, Wiederaufnahme oder Lückenschluss) mit Zoom verbringen, missbrauchen Sie ein Tool und ignorieren alle anderen.

Den ganzen Tag damit zu verbringen, grundlegende Informationen über Anrufe weiterzugeben, ist für Sie und Ihr Team anstrengend. Ein Anruf sollte einen wesentlichen Mehrwert für interessantere Prozesse wie Brainstorming oder Projektplanung bieten.

Legen Sie fest, wann Sie einen Videoanruf tätigen: Transparenz ist auf beiden Seiten wichtig.

In dem Maße, wie wir uns an die Regeln der Fernarbeit gewöhnen und feststellen, dass die Dinge immer noch erledigt werden, die Projekte immer noch vorankommen und der Himmel noch nicht eingestürzt ist, entsteht ein neuer Tagesrhythmus.

Transparente Terminkalender. Ihr wertvollstes Gut (Ihr Team) vor Ermüdung durch Videoanrufe zu schützen, sollte eine Priorität sein, auch wenn dies in Zeiten der "ständigen Konnektivität" sehr schwierig sein kann. Indem Sie realistische Erwartungen haben und die Notwendigkeit einer "Auszeit" akzeptieren, geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, gestärkt an die Arbeit zurückzukehren.

Bei monday.com ermutigen wir unsere Mitarbeiter, "Familienzeit" in ihren Kalendern einzuplanen, und wir respektieren diese Grenzen. Die Vorwegnahme dieser Zeiten hat uns geholfen, Produktivitätsprobleme aufgrund von Videokonferenzen zu vermeiden.

Warum wir Videoanrufe machen müssen: Es gelten immer noch die gleichen Grundsätze

Manche Videokonferenzen sind einfach unverzichtbar. In manchen Fällen kann nichts die Kreativität und Energie ersetzen, die Meetings mit sich bringen. Aber angesichts unserer neuen, auf Telearbeit basierenden Realität sind wir an unsere Grenzen gestoßen.

Bevor Sie also ein weiteres Zoom-Meeting ansetzen, sollten Sie Folgendes bedenken:

Rufen Sie an: für die allgemeine Projektverfolgung, wöchentliche Fortschrittsbesprechungen, Besprechungen, bei denen ein Gruppenfortschritt erforderlich ist, und für Teamprojekte, die eine Art der Zusammenarbeit erfordern, die andere Tools nicht bieten.

NICHT anrufen: für die gemeinsame Nutzung von Daten, die Synchronisierung und Statusaktualisierung, die Bearbeitung von Dokumenten oder Entwürfen, "schnelle Fragen" oder Besprechungen während geblockter Kalenderstunden.

Lassen Sie sich von Ihren Tools helfen

Durch den Einsatz von Videokonferenzen zur Beantwortung aller aufkommenden Fragen wird mentale Energie zur Klärung und Abstimmung von Grundlagen verwendet, anstatt einen echten kollaborativen und kreativen Mehrwert zu schaffen.

Durch die Ermittlung von Aufgaben, die mit Hilfe von Tools und nicht von Menschen gelöst werden können, werden die Prozesse im gesamten Unternehmen flüssiger, und Sie können aufhören, von einem Anruf zum nächsten zu springen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Unternehmen derzeit nicht über Tools verfügt, die diese Funktionen erfüllen können, haben Sie vielleicht eher ein Tool-Problem als ein Anrufproblem. Bei der kritischen Analyse der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Tools sind einige Aspekte zu berücksichtigen:

• Flexibilität- kann das Tool eine Vielzahl von Arbeitsabläufen und Prozessen und mehrere Teams bedienen?
• Integrationen. Wenn alle Mitarbeiter Informationen über dieses Tool abrufen, ist eine gute Integration mit den anderen von Ihrem Team verwendeten Tools erforderlich.
• Transparenz. Wenn alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugang zu den grundlegenden Informationen haben, können sie ihre Aufgaben selbständig erledigen, ohne 30 Minuten lang telefonieren zu müssen.

Alle Projektmanagement Software ansehen

Blick in die Zukunft

Die Gewohnheiten und Strukturen, die in dieser Zeit aufgebaut werden, haben das Potenzial, die Unternehmenskultur und -prozesse für die kommenden Jahre zu bestimmen. Wenn Sie klare Grenzen ziehen und sich auf die richtigen Werkzeuge verlassen, können Sie diese Zeit nutzen, um den idealen Arbeitsablauf für Ihr Unternehmen zu schaffen.