Steuern Sie Ihre Personalabteilung effektiv mithilfe des HR-Dashboards

Im Personalmanagement ist das HR-Dashboard eines der wichtigsten Instrumente. Es hilft Ihnen, Daten zu analysieren, Ergebnisse zu visualisieren und dann fundierte Entscheidungen zu treffen. Mithilfe präziser Indikatoren können Sie rohe Informationen in konkrete Maßnahmen umwandeln. 💪

Diese Art von Tabellen ist für die heutigen Personalverantwortlichen von entscheidender Bedeutung. Angesichts neuer Herausforderungen ist sie zu einem wichtigen Verbündeten geworden, wenn es darum geht, den Wandel im Unternehmen zu steuern.

In diesem Artikel, den wir gemeinsam mit der Personalberaterin Laure Guérin-Taquet verfasst haben, werden wir dieses Instrument im Detail erkunden. Wir werden seine Ziele sehen, wie es verwendet wird und natürlich, wie man es richtig erstellt. Sind Sie bereit, herauszufinden, wie ein HR-Dashboard einen großen Unterschied machen kann?

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Was ist ein HR-Dashboard?

Die HR-Dashboard definiert ein Schlüsselinstrument, das dazu bestimmt ist, alle Aktionen der Personalabteilung zu verwalten und zu steuern. Es fasst die Aktivitäten und Ergebnisse der Personalabteilung auf klare und visuelle Weise zusammen.

Zu den analysierten Elementen gehören häufig :

• der Umfang der Belegschaft ;
• die Personalfluktuation (oder Turnover) ;
• die Abwesenheitsrate.

📊 Diese Daten werden in Form von Tabellen und Grafiken dargestellt und durch Leistungsindikatoren (KPI) gespeist. Diese werden je nach Größe, Branche und Strategie des Unternehmens sorgfältig definiert.

Die Bedeutung des HR-Dashboards

Das HR-Dashboard ist ein echter Verbündeter für die Personalabteilung und verspricht viele unbestreitbare Vorteile:

• eine schnelle und synthetische Visualisierung der Effizienz der Humanressourcen ;
• die Identifizierung von sozialen Fehlfunktionen, unabhängig davon, ob sie festgestellt oder antizipiert werden ;
• ein erstklassiges Instrument für die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern und den Verantwortlichen des Unternehmens ;
• eine genaue Analyse dank zuverlässiger Zahlenangaben ;
• eine Unterstützung für andere HR-Dokumente wie die BDES, die Sozialbilanz oder auch das HR-Reporting.

Das HR-Dashboard wird so zu einem echten Entscheidungshilfe-Tool. Sie liefert einen Überblick über die Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dank dieser Informationen können die Personalverantwortlichen, die Geschäftsleitung und die Manager konkrete und an die Realität vor Ort angepasste Maßnahmen umsetzen.

Das Wort der Expertin

Neben den klassischen Funktionen von HR-Dashboards, mit denen sich wichtige Leistungsindikatoren verfolgen lassen, ist ein aufkommender Trend die Integration von Predictive Analytics, um den zukünftigen Bedarf an Personalressourcen zu antizipieren.

Durch die Nutzung statistischer Modelle und Algorithmen des maschinellen Lernens können Organisationen nun Trends wie Fluktuation, Schulungsbedarf oder das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften vorhersagen.

Dieser prädiktive Ansatz verbessert nicht nur die strategische Planung, sondern hilft auch dabei, die Personalarbeit proaktiv auf die langfristigen Ziele des Unternehmens abzustimmen. Wenn man sich diese prädiktive Dimension zu eigen macht, werden die HR-Dashboards nicht nur zu Überwachungs-, sondern auch zu aktiven Steuerungsinstrumenten, die einen dynamischeren und vorausschauenderen Überblick über die künftigen HR-Herausforderungen bieten.

Laure Guérin Taquet,

Welche HR-Indikatoren gibt es?

Es gibt zahlreiche HR-Indikatoren, die Sie je nach Ihren Zielen auswählen sollten. Hier sind einige Beispiele. 👉

• Indikatoren für die Einstellung von Personal :
• die Anzahl der Einstellungen pro Jahr ;
• die Anzahl der Bewerbungen pro Stelle ;
• die durchschnittlichen Kosten für eine Einstellung usw.
  
  
• Die Indikatoren für Absentismus:
• die durchschnittliche Abwesenheitsrate ;
• die Verteilung nach Abwesenheitsgrund ;
• die durchschnittliche Dauer der Fehlzeiten usw.
  
  
• Indikatoren für das soziale Klima:
• die Fluktuationsrate der Beschäftigten,
• die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit,
• die Anzahl der Vorfälle von Unhöflichkeit usw.

💡 Sie wissen nicht, welche Indikatoren Sie zur Steuerung Ihrer Personalarbeit wählen sollen? Sehen Sie sich unsere vollständige Liste von HR-Indikatoren an.

Wie kann man in 3 Schritten ein Dashboard erstellen?

☝️ Bevor Sie sich an die Erstellung Ihres HR-Dashboards machen, ist es guter Stil, sich mehrere Fragen zu stellen:

• Warum ist es für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die HR-Funktionen besser zu steuern?
• Welche Funktionen wollen Sie genau überwachen?
• Wie oft sollen die Daten aktualisiert werden?
• Wer werden die Nutzer dieses sozialen Dashboards sein?

Nachdem dies geklärt ist, geht es an die einzelnen Schritte.

1. Wählen Sie das Medium für Ihr Dashboard aus.

Ob Excel oder eine spezielle Software für die Steuerung der Personalabteilung, Sie müssen entscheiden, welches Tool Sie für Ihre Zwecke verwenden möchten.

Auch hier gilt, dass die gewählte Lösung mehrere Anforderungen erfüllen muss:

• eine ansprechende und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche aufweisen ;
• Funktionen anbieten, die Ihren Erwartungen entsprechen;
• Visualisierungen aufweisen, die von möglichst vielen Menschen verstanden werden können.

2. Identifizieren Sie die Datenquellen.

Woher stammen die Daten, die Sie auswerten möchten? Und wie können Sie Ihr HR-Dashboard mit den richtigen Daten füttern?

In Wirklichkeit hängt die Auswahl der richtigen Daten von den KPIs sowie den zuvor festgelegten Zielen ab. Sie können zum Beispiel aus folgenden Quellen gesammelt werden: :

• Ihrem CRM ;
• Ihrer Buchhaltungssoftware ;
• Ihrer ERP-Software usw.

Wie Sie diese Informationen in Ihr Dashboard übernehmen, hängt von der Art des verwendeten Mediums ab.

👉 Im Rahmen einer Excel-Tabelle können Sie einen Dateiimport durchführen.

👉 Mit einer speziellen Software stellen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Tool und den ausgewählten Datenbanken her. Dazu werden Sie in der Regel eine API verwenden, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Systeme in Echtzeit zu verbinden. Sobald die Verbindung konfiguriert ist, werden die Daten automatisch synchronisiert und Sie sparen sich die manuelle Eingabe.

3. Gestalten Sie Ihr HR-Dashboard

Jetzt müssen Sie nur noch Ihr Dashboard entwerfen!

Dazu sollten Sie zunächst festlegen, wie Ihre Daten organisiert werden sollen.

Es stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

• ✅ Eine Sortierung nach Gruppen von Indikatoren. Wenn es sich beispielsweise um Daten zum Krankenstand handelt, teilen Sie die Informationen nach den Abteilungen Ihres Unternehmens auf: Marketing, Vertrieb, Management, Buchhaltung usw.
  
  
• ✅ Eine Sortierung nach Detailebene. Unterteilen Sie, ebenfalls im Fall von Absentismusdaten, die Belegschaft z. B. nach Dienstaltersstufen.
  
  
• ✅ Eine Sortierung nach Kausalzusammenhang. Kann z. B. die Jahreszeit einen Einfluss auf die Fehlzeitenquote haben?

In einem zweiten Schritt ist es wichtig, die Grafiken auszuwählen, die Ihre Informationen am besten darstellen. Entscheiden Sie sich für :

• Kurven im Zusammenhang mit einer Entwicklung ;
• Kreisdiagramme, um einen Anteil der Belegschaft darzustellen ;
• Balkendiagramme, wenn Sie Ebenen vergleichen möchten.

Beispiel für eine Excel-HR-Dashboard.

Brauchen Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres HR-Dashboards? Lassen Sie sich von unserer anpassbaren Vorlage für ein HR-Dashboard in Excel inspirieren, die Sie kostenlos herunterladen können.

Jetzt sind Sie dran!

Mit welchem Tool kann ich eine HR-Dashboard erstellen?

HR-Dashboard in Excel: eine gute Idee?

Obwohl es eine Vielzahl von Programmen zur Erstellung von HR-Dashboards gibt, haben wir gerade gesehen, dass es durchaus möglich ist, Ihr eigenes Dashboard in Excel zu erstellen.

Das Tabellenkalkulationsprogramm bietet mehrere Vorteile:

• seine Kosten;
• die Möglichkeit, ein formbares Dashboard zu erstellen, das nach Ihren Wünschen verändert werden kann.

Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Nachteile, und zwar nicht die geringsten. Die Erstellung eines HR-Dashboards in Excel erfordert nämlich :

• einen guten Umgang mit dem Tool ;
• Zeit, um die Daten zu bearbeiten.

Welche Software für Ihre HR-Dashboard?

Wenn Sie über Excel hinausgehen möchten, sind folgende Softwarekategorien zu bevorzugen:

• HRIS-Software (Human Resource Information System), die alle HR-Steuerungsprozesse automatisiert, von der Personalbeschaffung über die Analyse bis hin zu Schulungen ;
• Business-Intelligence-Lösungen, die sich perfekt für die Erstellung von Dashboards eignen.

Hier einige Beispiele für Tools, die Ihren globalen oder spezifischen Bedürfnissen gerecht werden:

👉 HRIS

• Bizneo HR Suite: Ein umfassendes, modulares und skalierbares HRIS, das sich an alle Arten von Unternehmen richtet. Es beinhaltet ein leistungsfähiges und anpassbares HR-Dashboard, und Sie können Berichte erstellen, indem Sie über 100 Schlüsselindikatoren einbeziehen.
  
  
• Cegid HR: Dieses HCM (Human Capital Management) integriert Dashboards und Analysefunktionen, damit Sie immer über relevante und aktuelle Daten verfügen. So können Sie bessere Entscheidungen über Ihre Rekrutierung, Ihr Kompetenzmanagement oder auch über die Qualität der Arbeitsbedingungen treffen.
  
  
• Eurécia: Eurécia ist ein individuell anpassbares HRIS, das sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für größere Unternehmen geeignet ist. Konfigurieren Sie Ihre verschiedenen Dashboards nach Ihren Bedürfnissen und führen Sie eine feinere Personalverwaltung durch, die auf zuverlässigen und aktuellen Daten basiert.
  
  
• Factorial: Diese umfassende und skalierbare HR-Software automatisiert, vereinfacht und rationalisiert die Verwaltungsprozesse von Kleinstunternehmen und KMU über eine intuitive Benutzeroberfläche. Sie verbessern damit das Management Ihrer Teams und treffen fundierte Entscheidungen über visuelle und personalisierte HR-Tabellen.
  
  
• Nicoka HR: Diese Plattform nutzt Business Intelligence, um Daten zu kombinieren und anpassbare Berichte zu erstellen. Sie bietet unter anderem Tools zur Analyse von Verfügbarkeit und Produktivität.
  
  
• Tellent HR: Eine All-in-One-HR-Lösung für KMU, die die Erstellung zahlreicher HR-Dashboards automatisiert. So erhalten Sie Daten in Echtzeit dank zahlreicher Indikatoren (zu Demografie, Arbeitszeit, Absentismus, Rekrutierung, Vergütung usw.).
  
  
• Personio: Flexible HR-Suite, die besonders von den Geschäftsleitungen und Personalverantwortlichen von Kleinstunternehmen und KMU geschätzt wird. Sie ermöglicht die Optimierung der Personalprozesse und des Personalmanagements auf der Grundlage von Makro- oder, im Gegenteil, präzisen Analysen.

👉 GIRH-Software, für internationale Unternehmen.

• Remote: Dies ist eine der flexibelsten und sichersten Möglichkeiten, weltweit HR-Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, die den Arbeits- und Steuergesetzen in den über 60 Ländern entsprechen. Das Employer Dashboard zentralisiert all diese Aktivitäten, die wichtigsten Aufgaben ebenso wie die relevanten Daten über Ihr Team.

👉 Sof tware für die Sozialverwaltung

• Emalti-RH: Diese Lösung ist für alle Unternehmensgrößen geeignet und bietet vorparametrisierte Tools für das Sozialreporting mit über 150 verfügbaren Indikatoren für eine Sozialbilanz, die im Excel-Format heruntergeladen werden kann. Sie unterstützt auch die BDES, die BSI, Dashboards, namentliche oder konsolidierte Analysen, etc.
  
  
• GrafiQ: Ein umfassendes Tool für das Sozialcontrolling und das HR-Reporting, das Business Intelligence für die Verwaltung von Daten wie ESDB und Dashboards nutzt. Es bietet insbesondere ein Rapport-Modul, um Organisationen bei der Einrichtung des BDES auf der Grundlage ihrer DSN zu unterstützen.

👉 Sof tware für Business Intelligence

• MyReport: Diese Business-Intelligence-Lösung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und enthält Funktionen, die speziell auf die Verwaltung von HR-Daten zugeschnitten sind. Verbinden Sie Ihre Datenquellen (z. B. Ihr HRIS) mit MyReport, das für Sie die Bereinigung und Qualifizierung der Daten übernimmt und dann interaktive Dashboards erstellt.

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Die FAQ

1. Wie kann ich ein HR-Dashboard an die Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?

Um ein HR-Dashboard individuell anzupassen, ist es wichtig, Ihre strategischen Ziele klar zu definieren und die Schlüsselindikatoren auszuwählen, die diesen Zielen entsprechen.

Je nach Größe des Unternehmens, der Abteilungen und der Komplexität der Daten können Sie verschiedene Ansichten und Filter einrichten oder sogar spezielle Berichte erstellen.

So kann es für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sinnvoller sein, sich auf einfache Daten wie Fehlzeiten und Turnover zu konzentrieren, während ein großes Unternehmen detailliertere Analysen der Teamleistung und der Talentverteilung benötigt.

2. Wie oft sollte ein HR-Dashboard aktualisiert werden?

Die Häufigkeit der Aktualisierung hängt von Ihren HR-Kennzahlen und den Zielen ab, die Sie erreichen möchten.

Beispielsweise kann für Daten zum Absentismus eine monatliche Aktualisierung ausreichen. Für dynamischere KPIs, die z. B. die Produktivität oder die Zufriedenheit der Mitarbeiter widerspiegeln, sind wöchentliche Aktualisierungen oder sogar Echtzeitaktualisierungen erforderlich.

Die Idee dahinter? Das Gleichgewicht zwischen aktuellen Daten und effektiven Entscheidungen halten.

3. Welche grafischen Visualisierungstools eignen sich am besten für ein HR-Dashboard?

Um die Effektivität Ihres Dashboards zu gewährleisten, sollten Sie sich für Diagramme entscheiden, die das Verständnis der Daten auf den ersten Blick erleichtern.

Kreisdiagramme sind ideal, um Proportionen zu visualisieren (z. B. die Verteilung der Mitarbeiter auf die einzelnen Abteilungen), während sich Kurven gut eignen, um die Entwicklung bestimmter Indikatoren im Zeitverlauf zu verfolgen (z. B. die Fluktuationsrate).

Mit Balkendiagrammen lassen sich Werte zwischen verschiedenen Gruppen vergleichen (z. B. Teamleistung).

Heatmaps (Wärmekarten) werden verwendet, um komplexe Informationen über Gehälter oder Kompetenzen zu analysieren.