Personalverwaltung: Was macht einen erfolgreichen HR Manager aus?

Die Personalverwaltung kann ohne angepasste, effiziente und vernetzte Tools schnell zu einem Kopfzerbrechen werden. Im digitalen Zeitalter ist der Einsatz eines Human Resources Information Systems (HRIS) oder Personalinformationssystem für eine Personalabteilung in der Tat unerlässlich geworden: Zwischen der Verwaltung administrativer Aufgaben, dem Talentmanagement, der Terminverwaltung oder auch der Einhaltung arbeitsrechtlicher Verfahren riskiert man ohne eine leistungsfähige Software viel Zeit zu verlieren.

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Personalverwaltung: Definition

Die Personalverwaltung wird von der Personalabteilung (HR-Manager) ausgeübt. Dazu kommt manchmal noch die Buchhaltungs- oder Finanzabteilung für die Lohnverwaltung.

Die Personalverwaltung umfasst mehrere Aspekte:

• verschiedene administrative, gesetzliche und obligatorische Aufgaben, die nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt werden müssen;
  
  
• strategische Komponente der administrativen Personalverwaltung, mit dem Ziel der Wertschöpfung durch jeden Mitarbeiter. Mit einem Kennzahlsystem wie eine HR Scorecard können strategische Entscheidungen für das Personalwesen getroffen werden.
  
  
• soziale Beziehungen, die je nach dem wirtschaftlichen Kontext des Unternehmens und der Entwicklung einzelner Mitarbeiter wichtig sind.

🤔 Was ist der Unterschied zwischen Personalmanagement und Personalverwaltung? Das Personalmanagement hat eine zuhörende und beratende Rolle, während die Personalverwaltung die Summe aller administrativen Tätigkeiten darstellt.

Personalverwaltung einfach erklärt:

Verpflichtungen und Regelungen in der Personalverwaltung

Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen

Die Arbeit und ihre Bedingungen werden durch das Arbeitsgesetz, die Tarifverträge oder interne Vorschriften geregelt. Die Personalmanager sind die Garanten für die Einhaltung der Gesetzgebung im Unternehmen.

Die Aufgaben der Personalverwaltung:

• Unterstützung aktueller und zukünftiger Geschäftsbedürfnisse durch das Karrieremanagement, das Engagement der Mitarbeiter, die Motivation und den Erhalt des Humankapitals;

• Beurteilung des Schulungsbedarfs zur Anwendung und Überwachung von Schulungsprogrammen;

• Bearbeitung von Beschwerden über Mitarbeiterbeziehungen (z.B. sexuelle oder rassistische Belästigung);

• Bearbeitung von Anfragen (z.B. eine spezielle Tastatur oder ein Computerbildschirm für einen teilweise behinderten Mitarbeiter);

• Gewährleistung eines sicheren Arbeitsplatzes.

Urlaubsmanagement, Zeitmanagement und Lohnmanagement

Die unten genannte Punkte werden ebenfalls von der Personalabteilung verwaltet:

• Urlaubsplanung,

• Krankheitstage,

• Abwesenheiten,

• Arbeitszeiten,

• Zeitpläne.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Aufgabe, die auch am häufigsten von der Personalabteilung durchgeführt wird. Sie umfasst:

• die Berechnung und Verwaltung von Gehältern, Löhnen und Sozialversicherungsbeiträgen,
• die Erstellung und Verteilung von Lohnzetteln.

Anforderungen an einen HR-Manager

• Nachgewiesene Berufserfahrung als HR-Manager oder andere HR-Führungskräfte,

• Menschenorientiert und ergebnisorientiert,

• Nachweisbare Erfahrung mit Personalkennzahlen,

• Kenntnisse über HR-Systeme und Datenbanken,

• Fähigkeit, Strategie zu entwerfen zusammen mit Führungsqualitäten,

• Ausgezeichnete aktive Zuhör-, Verhandlungs- und Präsentationsfähigkeiten,

• Kompetenz, zwischenmenschliche Beziehungen auf allen Ebenen des Unternehmens aufzubauen und effektiv zu managen,

• Fundierte Kenntnisse des Arbeitsrechts und HR-Best Practices,

• Hochschulabschluss in Humanressourcen oder verwandten Bereichen.

Digitalisierung im Personalmanagement

Wie kann die Personalverwaltung vereinfacht werden? Durch die Digitalisierung im Personalmanagements!

Die manuelle Durchführung der oben genannten Missionen ist eine schwere Aufgabe für HR-Manager. Obwohl es möglich ist, eine administrative Personalverwaltung mit einer Tabellenkalkulation wie Excel aufrechtzuerhalten, erfordert dies Zeit, Energie und viel Geduld, wodurch eine Person für Aufgaben blockiert wird, die automatisiert und optimiert werden könnten.

Im digitalen Zeitalter gibt es leistungsfähige und modulare digitale HR-Tools, die den Personalmanager entlasten: HRIS oder Personalinformationssysteme.

Personalinformationssystem (Human Resources Information Systems)

Ein Personalinformationssystem ist eine Form der Human Resources (HR)-Software. Es kombiniert eine Reihe von Systemen und Prozessen für einfachere Personalverwaltung, Geschäftsverwaltung und die Verwaltung von personenbezogenen Daten. Personalsoftware wird von Unternehmen verwendet, um eine Reihe notwendiger HR-Funktionen zu kombinieren, wie z.B.:

• das Speichern von Mitarbeiterdaten,
• die automatisierte Datenübertragung an das jeweilige Amt,
• die Verwaltung der Gehaltsabrechnung,
• die Personalbeschaffung,
• die Verwaltung von Sozialleistungen,
• die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung,
• das Leistungsmanagement der Mitarbeiter, und
• die Verfolgung von Kompetenz- und Schulungsaufzeichnungen.

Employee Self-Service

Employee Self Service (ESS) bietet Mitarbeitern Zugang zu ihren persönlichen gespeicherten Daten und Details. Zu den ESS-Funktionen gehört die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Kontaktdaten, Bankdaten und Leistungen zu ändern. ESS ermöglicht auch administrative Aufgaben wie die Beantragung von Urlaub und die Einsicht in die Abwesenheitshistorie. Self Service-Software hilft auch mit der Prüfung von Stundenzetteln und Aufgaben, der Abfrage verfügbarer Darlehensprogramme und der Beantragung von Überstundenzahlungen. Damit hat der Personaler die Einsicht in die Vergütungshistorie und die Einreichung von Erstattungsbelegen.

Mit den ESS-Funktionen können die Mitarbeiter mehr Verantwortung für ihre derzeitige Tätigkeit übernehmen.

Beispiele von Software für effiziente Personalverwaltung

Die HR-Softwarelösung gfos.Workforce bietet umfassende standortübergreifende Unterstützung für die ganzheitlichen Planungsprozesse Ihrer Zentrale und aller Ihrer Niederlassungen. Mit gfos.Workforce haben Sie jederzeit per Knopfdruck eine Übersicht über alle Ihre HR-Prozesse.

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Personio ist eine modulare Personalverwaltungssoftware. Die Anwendung deckt alle Aspekte des Personalwesens ab. Sie hilft bei der Schaffung eines Arbeitsplatzes sowie Einbeziehung und Kontrolle des Personalwesens.

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Warum Sie die Personalverwaltung digitalisieren sollten

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Digitalisierung, darunter auch den Wert der Erstellung und Speicherung digitaler Mitarbeiterakten. Denn die fortschreitende Digitalisierung von Arbeitsabläufen steigert nicht nur die HR-Effizienz, sondern verbessert auch die Qualität sowohl der Mitarbeiterakten als auch der Personalstammdaten erheblich. Und wenn die Zugriffsrechte sorgfältig verwaltet werden, bleiben HR-Daten sicher und vertraulich. Und der Personaler kann seine Aufgaben effizienter erledigen.