40+ KPI: HR Kennzahlen und wie sie berechnet werden

Welche sind die wichtigsten HR-KPI? Ob KMU oder Großunternehmen, das ist eine legitime Frage, wenn Sie verschiedenen Aktivitäten der Personalabteilung in Ihrem Unternehmen steuern müssen.

Entdecken Sie unsere 40 wichtigsten HR Kennzahlen, die Ihnen bei der Messung und Überwachung von Einstellungen, Abwesenheiten, Ausbildungen oder auch bei der Messung des sozialen Klimas in Ihrem Unternehmen helfen.

Wir verraten Ihnen, wie Sie HR-Kennzahlen auswählen und berechnen können. Los geht's!

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Was ist ein HR KPI?

Ein HR KPI (Human Resource Key Performance Indicator) misst die Leistung der verschiedenen Aktionen und Prozesse im Personalwesen und zeigt Blockaden und Stärken auf.

Diese Kennzahlen müssen vor dem Start einer HR-Kampagne, z. B. einer Rekrutierungs- oder Fortbildungskampagne, festgelegt werden, da sie bei der Entscheidungsfindung helfen. Sie helfen auch bei der Überwachung der durchgeführten Maßnahmen.

Gute HR Kennzahlen müssen:

• relevant sein ; sie müssen eine echte Frage beantworten,
• einfach und klar definiert sein,
• leicht ermittelt werden.

Mithilfe aller HR Kennzahlen lässt sich das HR-Management eines Unternehmens widerspiegeln, aber auch die umgesetzten Maßnahmen verfolgen und ihre Wirksamkeit messen.

Wozu dient ein KPI im HR?

Ein KPI HR ermöglicht:

• die Leistung der Personalabteilung zu messen,
• eine genaue Bestandsaufnahme der Unternehmenssituation zu erstellen,
• Abweichungen von Prognosen zu antizipieren, indem man die Veränderung einer Kennzahl verfolgt,
• die HR-Strategie nach und nach anzupassen,
• die Daten mit der Konkurrenz zu vergleichen,
• zuverlässige und quantifizierte Daten intern oder extern dank HR-Dashboards zu kommunizieren,
• die Arbeitgebermarke ausstrahlen zu lassen.

Die Überwachung der Tendenz einer Kennzahl über einen längeren Zeitraum ermittelt wichtige Informationen über die Entwicklung der HR-Ziele und über welche Achsen optimiert oder verbessert werden müssen.

Zu den wichtigsten Personalkennzahlen gehören insbesondere:

• HR KPIs für das Recruitment,
• HR KPIs für Abwesenheiten,
• HR KPIs für die Weiterbildung und Kompetenzentwicklung,
• HR KPIs für das soziale Klima, wie z. B. die Vergütung.

Die wichtigsten HR-KPIs

Recruitment

Für jede Personalabteilung ist die Rekrutierung von strategischer Bedeutung. Da das Humankapital eine der wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens ist, kann sich ein Einstellungsfehler auf die Teamatmosphäre und damit indirekt auf die Leistung oder sogar auf den Umsatz eines Unternehmens auswirken.

Damit die Kosten für die Personalbeschaffung zu einer rentablen Investition für das Unternehmen werden, können die verschiedenen Komponenten der Personalbeschaffung durch die Verwendung von Kennzahlen besser kontrolliert werden.

🎯 Hier sind 10 HR KPIs Beispiele, um das Recruitment besser zu steuern:

• die Einstellungsquote, nach Verantwortlichen oder Abteilungen: sie misst die Produktivität, pro Monat, pro Quartal oder pro Jahr ;
  
  
• die Anzahl der geführten Vorstellungsgespräche: sie hat den gleichen Zweck und zeigt zusätzlich den Aufwand für die Vorauswahl der Bewerbungen ;
  
  
• die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen pro zu besetzende Stelle: dies ermöglicht, die Attraktivität der Stellenanzeige und des Unternehmens zu bewerten, und zwar anhand des angebotenen Gehalts, aber auch anhand der Qualität der Personalkommunikation ;
  
  
• die Qualität der Bewerbungskanäle (Job Board, Karriereseite, usw.): dies zeigt die Wirksamkeit eines Kanals an ;
  
  
• die Durchlaufzeit von Bewerbungen: zeigt an, wie effizient ein HR-Manager bei der Belegung von Stellen ist ;
  
  
• die durchschnittlichen Rekrutierungskosten pro Einstellung, die sich wie folgt berechnen lassen:
  ▶️ (Summe der externen Ausgaben + Summe der internen Ausgaben) / Gesamtzahl der Einstellungen ;
  
  
• der Index der Einstellungsqualität: eine komplexe Kennzahl, die gleichzeitig Stabilität, Leistung und Zufriedenheit berücksichtigt, indem sie die Bindungsquote der Rekruten, ihre kurzfristige Leistung, die Zufriedenheit des Managers und der Rekruten selbst kombiniert ;
  
  
• Verteilung der Anstellungen nach Vertragsart:
  ▶️ Anzahl der unbefristeten Verträge / Gesamteinstellungen; Anzahl der befristeten Verträge / Gesamteinstellungen usw. ;
  
  
• die Turnover-Rate (Fluktuationsrate): sie berechnet sich aus der Anzahl der Abgänge und Zugänge im Jahr, bezogen auf die gesamte Belegschaft, und verdeutlicht die Flüchtigkeit der Mitarbeiter*innen. Die Formel lautet wie folgt:
  ▶️ [(Abgänge im Jahr N + Zugänge im Jahr N) / 2] / Personalbestand am 01.01. Jahr N) X 100.

Um Ihre KPIs optimal zu verfolgen, nutzen Sie ein operatives Einstellungssystem wie Greenhouse! Mit dieser Lösung können Sie die Performance Ihrer Rekrutierungsbemühungen bewerten und von schnellen Erkenntnissen durch intuitiv gestaltete Berichts-Dashboards profitieren. Sie verbessern somit Ihre Einstellungen und treffen fundierte Entscheidungen.

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Abwesenheit

Jedes Jahr erstellt die Consulting-Firma Ayming ein Barometer für Fehlzeiten und Engagement am Arbeitsplatz.

Dabei wird festgestellt, dass er in den Unternehmen zunimmt. In einem besonders wettbewerbsintensiven Umfeld können die Kosten des Arbeitsversäumnisses jedoch die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gefährden.

Daher ist es wichtig, diese Kosten genau zu beobachten, um die Ursachen zu verstehen und Maßnahmen zur Förderung des Engagements der Mitarbeiter*innen zu ergreifen.

🎯 Hier sind die 10 relevantesten Personalkennzahlen, um Abwesenheiten zu verfolgen:

• die durchschnittliche Fehlzeit: diese Kennzahl belegt das Ausmaß des Phänomens und ermöglicht einen Vergleich mit dem vorherigen Zeitraum:
  ▶️ Anzahl der Fehltage in einem Zeitraum / Gesamtbelegschaft ;
  
  
• die Abwesenheitsquote:
  ▶️ (Anzahl der Abwesenheitstage / Anzahl der Arbeitstage) x 100 ;
  
  
• die Verteilung nach Abwesenheitsgründen wie Krankheit, Kinderbetreuung, Streik, Arbeitsunfälle usw.: eine Angabe zur Feststellung, ob z. B. Sicherheits- und Sensibilisierungsmaßnahmen ergriffen werden müssen ;
  
  
• die durchschnittliche Dauer der Abwesenheiten: gibt einen Hinweis auf die Tragweite der Fehlzeiten und ihre potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen in Bezug auf Produktion, Vertretungen usw. ;
  
  
• die Abwesenheit nach Vertragsart oder Position: hinweist auf eine gewisse Belastung durch die Arbeit oder auf mangelndes Engagement je nach Vertrag ;
  
  
• die Abwesenheit nach Abteilung: kann auf ein Problem mit der Arbeitsschwere, aber auch mit dem Management hinweisen ;
  
  
• das Durchschnittsalter der Abwesenden ;
  
  
• die direkten Kosten der Abwesenheiten:
  ▶️ Anzahl der Fehlstunden x Durchschnittslohn ;
  
  
• die indirekten Kosten der Abwesenheiten:
  ▶️ Summen für die Einstellung von temporären Ersatzkräften + Kosten der Unproduktivität (entgangener Gewinn) + Verwaltungskosten (komplexere Gehaltsabrechnungen usw.).

Weiterbildung und Kompetenzentwicklung

Das Talentmanagement gehört zu den wichtigen Entwicklungsachsen eines Unternehmens.

Anhand bestimmter KPIs lässt sich zeigen, wie das Unternehmen die interne Karriereentwicklung fördert und in Schulungen zur Entwicklung von Kompetenzen investiert.

🎯 Hier sind die 10 wichtigsten HR KPIs zur Messung von Weiterbildung und Kompetenzmanagement:

• die Anzahl der jährlich eingeführten Weiterbildungsmaßnahmen: hinweist auf das Engagement und die Produktivität der HR-Teams in diesem Bereich ;
  
  
• der Anteil an angebotenen Weiterbildungen ;
  
  
• die Akzeptanzrate von Schulungen: gibt einen Hinweis auf die Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Weiterbildung:
  ▶️ Anzahl der angebotenen Ausbildungen / durchgeführte Ausbildungen ;
  
  
• der Anteil der Mitarbeiter*innen, die im Laufe des Jahres an mindestens einer Ausbildung teilgenommen haben:
  ▶️ Anzahl der im Laufe des Jahres geschulten Mitarbeiter*innen / Gesamtbelegschaft ;
  
  
• die Zugangsquote zu Weiterbildungen:
  ▶️ geschulte Mitarbeiter*innen / Gesamtbelegschaft ;
  
  
• die Ausbildungszeit pro Mitarbeiter*in:
  ▶️ Ausbildungsstunden / Gesamtbelegschaft ;
  
  
• die Ausbildungskosten pro Mitarbeiter*innen:
  ▶️ für Weiterbildung ausgegebene Beträge / geschulte Mitarbeiter*innen insgesamt ;
  
  
• die Erfolgsquote bei Weiterbildungen: gibt einen Hinweis auf die Qualität eines Ausbilders:
  ▶️ Anzahl der erfolgreich abgeschlossenen Schulungen / Anzahl der Schulungen ;
  
  
• die innerbetriebliche Einstellungsquote: interne Mobilität, die Kosten für Weiterbildungen mit sich bringt, aber auch Einsparungen bei der Einstellung,
  
  
• die durchschnittliche Login-Rate auf der E-Learning-Plattform: um zu erfahren, wie stark die Mitarbeiter*innen in diese Lernleistung eingebunden sind (bei Unternehmen, die z. B. COOCs anbieten).

Soziales Klima

Wie kann man die Qualität des sozialen Klimas messen? Auch wenn es schwer zu quantifizieren ist, kann man anhand einiger Daten und Kennzahlen das soziale Klima in seinem Unternehmen beschreiben.

🎯 Hier sind die 10 wichtigsten HR-Indikatoren zur Messung des sozialen Klimas:

• die Abwesenheitsquote, die oben erwähnt wurde und eine gewisse Demotivation der Arbeitnehmer belegt ;
  
  
• die Turnover-Rate, die ebenfalls eine Abwanderung von Talenten und ein Problem mit dem Management oder der Vergütung belegt ;
  
  
• die Stabilität über einen Zeitraum:
  ▶️ Anzahl der Anwesenden / Gesamtbelegschaft ;
  
  
• das durchschnittliche Gehalt: um die Entwicklung von einem Jahr zum anderen und ihre Übereinstimmung mit den Angeboten auf dem Markt zu verfolgen:
  ▶️ Lohnsumme / durchschnittliche Belegschaft ;
  
  
• die Lohnentwicklung ;
  
  
• die Anzahl der Streiktage: Kennzahl für soziale Konflikte ;
  
  
• die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit: gibt einen guten Eindruck von der Bindung von Talenten an, ▶️ Summe der Dienstaltersmonate/Gesamtbelegschaft ;
  
  
• die Quote für den Karrieresprung: zeugt vom Engagement der Beschäftigten und der Zufriedenheit des Managements, ▶️ (Anzahl der Beförderungen / Gesamtbelegschaft) x 100 ;
  
  
• der Employee Net Promoter Score (eNPS): Kennzahl, die zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit und des Engagements der Mitarbeiter*innen verwendet wird.
  

  
  Methode: Über einen anonymen Fragebogen bewerten Ihre Mitarbeiter*innen auf einer Skala von 0 bis 10, wie wahrscheinlich es ist, dass sie Ihr Unternehmen weiterempfehlen. Die Qualität der Führung und des Managements sind häufig angesprochen, ebenso wie die Aussichten auf eine Karriereentwicklung, die Qualität der übertragenen Aufgaben usw. Analyse der Ergebnisse:

  - von 0 bis 4: Detraktoren ;

  - 5 bis 8: Passive ;

  - von 9 bis 10: Promotoren.

  ▶️ eNPS = % Promotoren - % Detraktoren

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Welche HR-KPIs auswählen und wie lassen sie sich interpretieren?

1 - Eine begrenzte Anzahl von HR Kennzahlen wählen

Es kann verlockend sein, eine Fülle an Kennzahlen zu verwenden, um viele verschiedene Elemente zu messen und zu verfolgen.

Aber Vorsicht, die Gefahr, dass Sie viel Zeit damit verbringen, um wenig Wirkung zu erzielen, ist groß. Die Regel lautet: maximal 10 Kennzahlen!

Daher muss man sich im Vorfeld unbedingt gut überlegen, was man messen möchte und vor allem, warum man es messen möchte.

Bei der Auswahl der KPIs im HR sollte man sich an ganz bestimmten Zielen orientieren. Beispielsweise soll die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen erhöht, der Krankenstand gesenkt oder die Bindung von Talenten verbessert werden.

2 - HR Kennzahlen kontextualisieren

Die Kontextualisierung der KPIs ist ein weiterer wichtiger Punkt. Diese haben die Aufgabe, eine Analyse durchzuführen, daraus Schlussfolgerungen zu ziehen und anschließend einen Aktionsplan zu erstellen. Achten Sie also darauf, dass Sie Ihre Kennzahlen nicht voreingenommen interpretieren.

Zögern Sie also nicht, bei einer Analyse etwas weiterzugehen und mehrere Daten zu kombinieren. Betrachten Sie z. B. eine Ausgabe nicht systematisch als Aufwand, sondern schauen Sie, was sie z. B. verbessert hat.

Stellen Sie dazu Ihre Kennzahlen in einem HR-Dashboard zusammen. Dies ist ein echtes Entscheidungs- und Führungsinstrument und ermöglicht Ihnen einen Überblick über die HR-Maßnahmen und die erreichten Ziele.

3 - Eine Software für eine effizientere Überwachung implementieren

Die Berechnung von HR Kennzahlen lässt sich mit einer Software zur Analyse von HR-Daten oder einer HR-Software automatisieren. Solche Software integrieren Funktionen wie die Überwachung spezifischer KPIs.

Die Vorteile:

• eine erhebliche Zeitersparnis,
• die Minimierung des Fehlerrisikos bei der Dateneingabe,
• die Sicherung der Daten,
• Keine Eingabe von Informationen mehr nötig.

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