Lohnabrechnung ihrer Mitarbeiter: Software kostenlos oder doch als Vollversion?
Jeden Monat heißt es: Lohnabrechnung! Für manche ein Graus, für andere reine Routine, wenn ihnen die zu ihrem Unternehmen passende Software zur Seite steht. Das Angebot an Programmen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wächst ständig, aber welches ist das beste Lohnprogramm für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung ? Software kostenlos als Freeware oder Testversion nutzen? Oder doch in eine Vollversion investieren? Die Wahl eines Tools für das Lohnmanagement ist aber keineswegs eine Kleinigkeit: Damit alles passt, muss neben dem reinen Vergütung Aspekt, der für Ihre Mitarbeiter besonders wichtig ist, auch eine Reihe von gesetzlichen Verpflichtungen, denen Sie nicht ausweichen können, beachtet werden. Es ist wichtig, dass Ihr Lohnabrechnungsprogramm diese integriert, um Fehler und Komplikationen zu vermeiden.
Wir bieten Ihnen im Folgenden einen Vergleich von Software für die Lohnabrechnung. In diesem Artikel entdecken Sie ihre Vor- und Nachteile sowie nennenswerte Beispiele für SaaS-Lösungen und Wege, wie Sie Lohnabrechnung Software kostenlos nutzen können.
Was ist eine Lohnabrechnung ?
Lohnabrechnung : Definition
Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung ist ein sehr wichtiges Element für die Unternehmenssteuerung, die Ressourcenplanung und das Ausgabenmanagement einer jeden Firma. Die monatlich erstellten Abrechnungen stellen ein zentrales Dokument sowohl für Ihr Personalwesen als auch für Ihre Buchhaltung dar. Sie müssen daher gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) und der sog. Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) eine Reihe von gesetzlich vorgeschriebenen Informationen über die von Ihren Mitarbeitern geleistete Arbeit und deren entsprechende Entlohnung enthalten:
- Bruttogehalt und Nettogehalt,
- steuerpflichtiges Nettogehalt und Angaben zur Lohnsteuer, Kirchensteuer und zum Solidaritätszuschlag,
- Arbeitnehmerbeiträge und Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen sowie ggf. privaten oder freiwilligen Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung,
- bezahlter sowie unbezahlter Urlaub,
- Nebenbezüge und sonstige Vergütungen wie Boni,
- Arbeitszeiten,
- geleistete Überstunden,
- Vorschüsse,
- Abschlagszahlungen,
- usw.
Der Digitalisierungstrend hat mittlerweile natürlich auch den Bereich der Personalabrechnung erreicht. Eine elektronische Abrechnung ist weniger fehleranfällig und spart Zeit und Mühe. Spätestens seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden an diese Art der Entgeltabrechnung verschärfte Datensicherheit Anforderungen gestellt.
7 Vorteile einer Online-Gehaltsabrechnung Software (SaaS)
appvizer ist ein Fachmedium für Online-Software bzw. Software as a Service, die am besten geeigneten Lösungen für neue, digitalisierte Anwendungsbereiche im Unternehmen, die unter anderem folgende Merkmale aufweisen:
- Mit Anwendungen im SaaS-Modus ist keine spezielle Installation erforderlich, alles ist in der Cloud.
- Updates erfolgen dank der vom Softwareentwickler verwalteten Instandhaltung und Programmierung automatisch.
- Online-Anwendungen haben flexible Preismodelle - mit monatlichen oder jährlichen Abonnements.
- Mobilität für den Einsatz auf allen Terminals wie Computern, Tablets oder Smartphones, ideal für das flexible Arbeiten von zu Hause oder unterwegs aus.
- Interoperabilität mit anderen Geschäftsanwendungen (z.B. Integrationen zu Personalinformationssystemen, Spesenmanagement-Software, Management-Software, Buchhaltungssoftware, etc.) für eine optimale Einbettung in Ihre IT-Umgebung und die Zentralisierung aller nützlichen Daten.
Hier zeigen wir Ihnen die Vorteile einer Abrechnungssoftware im SaaS-Modus im Detail.
1. Prozessautomatisierung
Vergessen Sie Ihre unübersichtliche Excel-Gehaltsabrechnung! Mit einer Lohnbuchhaltungssoftware können Sie Ihre Prozesse automatisieren und viel Zeit sparen. Die Software übernimmt für Sie die zeitaufwändigen und wiederkehrenden Aufgaben wie die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen, das Versenden von Überweisungsaufträgen an Ihre Bank, das Zählen von bezahlten Ferien und Essensgutscheinen, Sozialerklärungen und vieles mehr!
Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
2. Wirtschaftlichkeit und Skalierbarkeit
Die Angebote der Softwarehersteller variieren preislich je nach den gewünschten Leistungspaketen und den ausgewählten Zusatzmodulen. Auf diese Weise können Sie das Werkzeug genau und flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen, auch wenn es im Laufe der fortschreitenden Entwicklung Ihres Unternehmens durchaus Anpassungen oder Änderungen erfordern wird. Sie bleiben flexibel und bezahlen Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen entsprechend.
Seien Sie vorsichtig, denn einige Tools sind auf klar definierte Mitarbeitersegmente oder Branchen beschränkt.
3. Reduzierung von Fehlern
Die Abrechnungssoftware reduziert dank der Automatisierung von Aufgaben auch die Fehlerquote. Fehler sind menschlich. Lassen Sie eine Online-Gehaltsabrechnungssoftware daher Routineaufgaben übernehmen und verbringen Sie weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlinformationen oder der Lösung von daraus entstehenden Streitigkeiten.
4. Transparenz für die Mitarbeiter
Software integriert zunehmend auch das kollaborative Arbeiten. Bei der Lohnbuchhaltungssoftware haben auch Ihre Mitarbeiter über ein eigenes Benutzerportal Zugriff auf das Tool: Sie können auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen, ihren Urlaub, Ihre Fehlzeiten und Überstundensalden einsehen, Spesenabrechnungen beifügen, etc.
Hinweis: Denken Sie daran, die Zugriffsrechte für die verschiedenen Module oder Funktionen entsprechend den Benutzerprofilen festzulegen. Die Personalabteilung hat Zugriff auf die gesamte Lösung, während die Mitarbeiter weniger umfangreiche Befugnisse haben.
5. Rechtskonformität
Professionelle Softwareprogramme beinhalten die gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Personalabrechnung und dem Arbeitsrecht.
Achtung: Rechtliche Updates werden nicht immer rechtzeitig in alle erhältlichen Lösungen integriert und sind in kostenlosen Lizenzen nur sehr selten enthalten. Für letztere müssen Sie ggf. zusätzliche Kosten einplanen. Dieser Parameter muss bei der Auswahl Ihres Werkzeugs natürlich berücksichtigt werden.
6. Analyse
Sie können spezifische Datenexporte, Analysen und Synthesen durchführen, um von einer optimalen Leistungsüberprüfung zu profitieren, die im Mittelpunkt Ihrer HR-Strategie steht.
7. Prüfung dennoch nötig!
Für Unternehmen, deren Branchen durch spezifische Tarifverträge abgedeckt sind, wie z.B. Bau oder Verkehr, überprüfen Sie, ob Ihre Branche durch die von Ihnen gewählte Software unterstützt wird.
Umfassendere Lösungen haben hingegen den Vorteil, dass sie über HRIS-Funktionalitäten verfügen, mit denen Sie Spesenabrechnungen, Urlaubs-, Abwesenheits- und Überstundenmanagement individuell nach Ihren arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen anpassen und in Ihr Abrechnungstool integrieren können.
Die 3 Grenzen kostenloser Lohnabrechnungssoftware
1. Eingeschränkte Funktionalität
Freeware ist aus wirtschaftlicher Sicht interessant, da sie höchstens geringfügige Zusatzkosten für Ihr Unternehmen generiert. Dieser Vorteil kann jedoch einen wesentlichen Nachteil nicht ganz verbergen: ein reduziertes Funktionsspektrum. Wir können nicht erwarten, alle in einer kostenpflichtigen Software enthaltenen Features in einer kostenlosen Lösung zu finden. Je nach Ihren Bedürfnissen, der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Branche können die grundlegenden Funktionen der kostenlosen Tools jedoch völlig ausreichend sein. Überprüfen Sie die enthaltenen Leistungen daher sorgfältig und gleichen Sie sie mit Ihrem Bedarf ab.
2. Keine Aktualisierung im Hinblick auf Gesetz und Recht
Rechtliche und konventionelle Updates kommen mit der Sammlung von Informationen und deren Integration in die Software einher. Für Anbieter kostenloser Software kann dieser Service zu hohe Kosten verursachen, um in das Angebot der Freeware aufgenommen zu werden. Vorsicht ist daher geboten!
3. Weniger Support und Kundenservice
Natürlich können Sie nicht erwarten, dass Sie mit einer kostenlosen Gehaltsabrechnungssoftware die gleiche Servicequalität haben wie mit einer kostenpflichtigen Software. Das bedeutet weniger Betreuung, weniger oder gar keine Schulung am Tool, weniger reaktionsschneller Kundensupport.
Welche kostenlose Software sollte ich wählen?
Perfect Lohn und Gehalt
Perfect Lohn und Gehalt ist ein völlig kostenloses Lohnabrechnungsprogramm, mit dem Sie Netto- und Bruttolöhne, laufende Bezüge und Einmalzahlungen abrechnen können. Zudem können Sie Ausdrucke für Lohnsteuervoranmeldungen und -bescheinigungen, Beitragsnachweise und Entgeltabrechnungen erstellen. Gesetzliche Rahmenwerte sind für die Jahre 2010 bis einschließlich 2019 integriert.
Achtung: Perfect Lohn und Gehalt ist zwar voll funktionsfähig und zeitlich unbegrenzt, aber die kostenlose On-Premise Version beschränkt sich auf 3 Monatsabrechnungen und ist nur für PCs unter Microsoft Windows geeignet.
Perfect Lohn und Gehalt
Kostenlose Testversionen
Kostenlose, qualitativ hochwertige Gehaltsabrechnungssoftware ist selten - das ist normal. Die Gehaltsabrechnung ist ein ernstes Thema, das die Aufmerksamkeit von Buchhaltungs- und Entwicklungsexperten erfordert.
Die meisten Softwareentwickler bieten jedoch kostenlose Testversionen an, in der Regel für einen Zeitraum von 15 Tagen bis zu einem Monat. Ist dies nicht der Fall, ist es möglich, mindestens eine kostenlose Demonstration zu beantragen. Dies ist bei allen im folgenden Abschnitt genannten Softwareanwendungen der Fall.
Ist die kostenlose Testphase vorbei, kann es manchmal aber durchaus interessanter sein, gegen eine relativ geringe Gebühr in bezahlte Software zu investieren. Die dadurch zusätzlich gesparte Zeit und gewonnene Produktivität sind nicht unbedeutende Ressourcen und gleichen die zusätzlichen Kosten unter Umständen sehr schnell aus. Wir geben Ihnen daher auch die Preise für die jeweiligen Basis-Versionen an.
8 Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen
1 von 9
 Kenjo |  PayFit | Perfect Lohn und Gehalt |  HeavenHR |  ilohngehalt |  lexoffice Lohn & Gehalt |  Lexware lohn+gehalt |  LohnFix |  WISO Lohn und Gehalt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Für Unternehmen mit 2 bis 5000Beschäftigten | Für Unternehmen mit 2 bis 250Beschäftigten | Für Unternehmen mit 1 bis 50Beschäftigten | Für alle Unternehmen | Für Unternehmen mit 1 bis 250Beschäftigten | Für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten | Für alle Unternehmen | Für alle Unternehmen | Für Unternehmen mit 1 bis 50Beschäftigten |
| Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software |
| Mehr erfahren über Kenjo | Mehr erfahren über PayFit | Mehr erfahren über Perfect Lohn und Gehalt | Mehr erfahren über HeavenHR | Mehr erfahren über ilohngehalt | Mehr erfahren über lexoffice Lohn & Gehalt | Mehr erfahren über Lexware lohn+gehalt | Mehr erfahren über LohnFix | Mehr erfahren über WISO Lohn und Gehalt |
HeavenHR
HeavenHR ist eine cloudbasierte Personalverwaltungssoftware, die entwickelt wurde, um verschiedene Aspekte der Personalverwaltung in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und zu automatisieren. Diese Software bietet Ihnen eine breite Palette an Funktionen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnungen unterstützen, wie z. B. :
- Eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Verwaltung und Erstellung von Gehaltsabrechnungen vereinfacht,
- Die gesetzliche Konformität mit den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften, um Ihnen zu garantieren, dass Sie immer alle Vorschriften einhalten,
- Die Erstellung präziser und vollständig anpassbarer Gehaltsabrechnungen,
- Die Integration Ihrer Daten in alle anderen Verwaltungsprogramme,
- Die Überwachung der Arbeitsstunden, des Urlaubs sowie der Abwesenheiten.
Diese Plattform ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Daten an einem Ort zu zentralisieren, wodurch die Zugänglichkeit optimiert und menschliche Fehler reduziert werden.
Es gibt drei verschiedene Pakete:
- Recruiting: ab 1 € /Monat/Benutzer.
- HR Admin: ab 5,46 € /Monat/Benutzer.
- Lohnabrechnung: ab 12,53 € /Monat/Benutzer
HeavenHR
ilohngehalt
ilohngehalt ist eine kleine, aber feine Software für die online-Lohnabrechnung. Mit diesem Tool können Sie alle essentiellen Daten im Hinblick auf die Abrechnung Ihres Personals eintragen, verwalten und jederzeit ändern. Alle Ihre Daten werden in der EU gespeichert.
Die Software automatisiert die Dateneingabe sowie den Kontakt mit Krankenkassen und Steuerbehörden, indem Sie zu übermittelnde Daten aus Ihrem Verzeichnis herausfiltert und gesichert überträgt.
Der Preis für diese Software beträgt 4 € pro Monat mit einer unbegrenzten Anzahl von Nutzern.
ilohngehalt
Kenjo
Mit Kenjo können Sie Ihre Gehaltsabrechnung Prozesse mühelos automatisieren. Die Software ist benutzerfreundlich gestaltet und bietet einen umfassenden Kundensupport sowie die Speicherung Ihrer Daten in der EU.
Durch die Synchronisation von Mitarbeiterdaten, einschließlich Arbeitsstunden und Abwesenheiten, mit dem Gehaltsabrechnungssystem, gewährleistet Kenjo eine nahtlose und genaue Gehaltsberechnung.
Sie können Gehaltsabrechnungen mit nur einem Klick an Ihre Mitarbeiter senden und durch flexible Gehaltsgruppen und individuelle Anpassungsoptionen, wie das Hinzufügen von Kommentaren oder Anhängen, wird eine maßgeschneiderte Verwaltung ermöglicht.
Kenjo unterstützt verschiedene Sektoren und Beschäftigungsarten und erlaubt eine detaillierte Visualisierung von Gehaltsdaten. Die Erstellung und der Export von Berichten in Formaten wie Excel oder .CSV ist ebenfalls problemlos möglich.
Bezüglich der Preis gibt es 3 Formeln:
- Starter: ab 5,50 € pro Monat / Nutzer,
- Growth: ab 9 € pro Monat / Nutzer,
- Connect: Fordern Sie eine Demo auf Ihrer Website an.
Kenjo
Lexoffice lohn+gehalt
Lexoffice lohn+gehalt ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige entwickelt wurde. Sie bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Verwaltung Ihrer Finanzen über zahlreiche Funktionen wie :
- Die Automatisierung komplexer Berechnungen im Zusammenhang mit Löhnen und Gehältern, einschließlich Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen, wodurch das Fehlerrisiko reduziert wird,
- Die Erstellung von detaillierten und regulierung konformen Gehaltsabrechnungen,
- Die Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaube sowie der Überstunden Ihrer Mitarbeiter,
- Das Programm lässt sich nahtlos in andere Verwaltungs-Module integrieren und ermöglicht so die Zentralisierung all Ihrer Daten und eine kohärente Verwaltung Ihrer Finanzen.
Die intuitive und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche vereinfacht die Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Buchhaltung und der Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter erheblich und garantiert Ihnen eine benutzerfreundliche Erfahr.
Es gibt 4 verschiedene Preisformeln:
S : ab 6,90 € /Monat/Nutzer,
M : ab 11,90 /Monat/Nutzer,
L : ab 19,90 € /Monat/Nutzer,
XL : ab 29,90 € /Monat/Nutzer.
lexoffice Lohn & Gehalt
Lexware lohn+gehalt
Lexware lohn+gehalt übernimmt und automatisiert eine Fülle an Abrechnungs- und Verwaltungsaufgaben für Sie, darunter:
- die Entgeltabrechnung für verschiedene Arbeitnehmertypen: Vollzeit, Teilzeit, Mini-Job, Geringverdiener, Mehrfachbeschäftigte usw.,
- die korrekte Erfassung und Berechnung der Krankenkassenbeiträge und Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge,
- das Krankenkassen- und Betriebsstättenmanagement,
- die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater (DATEV-Schnittstelle) und dem Finanzamt (ELSTER-Schnittstelle).
Analysen, Auswertungen und Synthesen sind mit Lexware lohn+gehalt schnell und einfach erstellt und bieten Ihnen einen Gesamtüberblick über alle wichtigen Kennzahlen in Ihrer Lohnbuchhaltung. Die datenspeicherort ist in der EU.
Es gibt drei Tarif Formeln :
- Basis: ab 20,99 € pro Monat/ Nutzer
- Pro: ab 51,90 € pro Monat/ 3 Nutzer
- Premium: 64,90 € pro Monat/ 5 Nutzer
Lexware lohn+gehalt
LohnFix
LohnFix ist ein Programm für die Lohnabrechnung Ihrer Arbeitnehmer, das sich ebenso an Lohnbuchhaltungsprofis wie -Einsteiger richtet. Das Tool vereint Features für die Lohnabrechnung, das Abwesenheitsmanagement, die Urlaubsplanung, Spesenabrechnung und Zeiterfassung. Daten zur Lohnsteueranmeldung können zudem direkt mit nur einem Klick per ELSTER-Schnittstelle exportiert werden. Alle Ihre Daten sind in der EU gespeichert.
Zwar ist LohnFix im Design eher schlicht, aber die Besonderheit der Anwendung liegt in der Vielzahl der verarbeiteten Lohnarten: vom Stundenlohn über die Abrechnung von Aushilfen, Auszubildenden, Rentnern, Gleitzeit und Mini-Jobs bis hin zu Zuschlägen für Sonn- und Feiertage und vielem mehr kann alles erfasst und berechnet werden, was bei der Entgeltabrechnung im KMU zentral ist.
Es gibt zwei verschiedene Formeln:
- Basis: ab 85 € pro Jahr/ Nutzer.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: ab 185 € pro Jahr/ Nutzer
LohnFix
PayFit
Mit PayFit können Sie die Ausgabe Ihrer Gehaltsabrechnungen automatisieren. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und der Kundensupport ist reaktionsschnell.
Ihre Daten und Informationen werden verschlüsselt und gesichert, so dass ihre Integrität, Rückverfolgbarkeit, Authentizität und Vertraulichkeit jederzeit gewährleistet sind.
Fernzahlungen können im Voraus geplant und die Entgeltabrechnungen per E-Mail an die Mitarbeiter verschickt werden. Letztere haben auch Zugang zu einem speziellen Benutzerprotal, in dem sie ihre Informationen ändern und ihre Spesenabrechnungen und Urlaubsanträge erfassen können. Alle Ihre Daten werden in der EU gespeichert und gesichert.
Die Software verarbeitet:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
- Steuerformulare und Sozial Meldungen für Krankenkassen und Finanzamt,
- Urlaub und Abwesenheit von Arbeitnehmer,
- Spesenabrechnungen.
Es gibt drei Tarifformeln:
- Abrechnung: ab 17,00 € pro Monat /Nutzer
- Fortgeschrittene Abrechnung: ab 25,00 € pro Monat /Nutzer.
- HR+: ab 29,00 € pro Monat /Nutzer
PayFit
WISO Lohn und Gehalt
WISO Lohn und Gehalt ist ein Tool für kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern, welches Ihnen zuverlässig mühselige Berechnungen bei der Abrechnung Ihrer Mitarbeiter abnimmt und Ihre Informationen innerhalb der EU speichert.
Die Anwendung unterstützt Sie beispielsweise bei:
- der Abrechnung unterschiedlichster Lohnarten, darunter Urlaubsgeld oder Überstundenzuschläge.
- der Erfassung der An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter,
- der Steuervorbereitung und der zertifizierten und gesicherten Datenübermittlung an das Finanzamt oder Ihren Steuerberater,
- der Online-Überweisung und Kontenführung im Bezug auf die abgerechneten Löhne und Gehälter.
WISO Lohn und Gehalt erstellt und aktualisiert Beitragsnachweise für Krankenkassen sowie die Sozialversicherungsmeldung und Lohnsteueranmeldung automatisch.
Außer als 30-tägige Testversion wird diese Softwarelösung in mehreren kostenpflichtigen Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten.
Der Tarif für WISO Lohn und Gehalt beginnt bei 112,81 pro Monat und pro Nutzer.
WISO Lohn und Gehalt
Wählen Sie die beste Software für Ihre Gehaltsabrechnungen
Sie wissen immer noch nicht, welche Software Sie für Ihre digitale Gehaltsabrechnung wählen sollen? Bei der Recherche sind mehrere Elemente zu berücksichtigen, wie z.B. die Größe Ihres Unternehmens, Ihr Tätigkeitsbereich und natürlich Ihr Budget. Einige kostenlose Softwarelösungen sind von sehr guter Qualität, besonders wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Vergessen Sie aber nicht, die versteckten Kosten dieser Lösungen zu berücksichtigen: Schulungen, kostenpflichtige Zusatzoptionen, die begrenzte Anzahl der Nutzer oder Mitarbeiterprofile, usw. Angesichts dieser Probleme bieten professionelle Softwarepakete ein breiteres Funktionsspektrum und eine garantierte und stets aktualisierte Rechtssicherheit. Die Entscheidung liegt bei Ihnen!