Lohn- und Gehaltsabrechnung Software: Ratgeber
Was ist ein Lohnabrechnungsprogramm?
Definition
Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung Software vereinfacht und digitalisiert Prozesse gemäß gesetzlichen Vorschriften im Personalmanagement und in der Buchhaltung, die mit der Lohnabrechnung in Zusammenhang stehen. Als Schnittstelle für eine Vielzahl von Aufgaben in der Personalabrechnung ermöglicht sie Unternehmen eine Internalisierung der Urlaubsverwaltung, der Bearbeitung von Lohnzetteln, von Gehaltsüberweisungen und der Kalkulation eventueller Sozialabgaben.
Wie funktioniert das?
Software Lösungen für das Personalmanagement helfen bei der Erstellung von Lohnzetteln und Gehaltsabrechnungen, aber auch bei der Berechnung von Urlaubs- und Fehltagen, die Ihren Angestellten jährlich je nach Tarifvertrag zustehen. Ihre Mitarbeiter können einfach und schnell auf Ihre Urlaubskonten zugreifen und ihre verbleibenden Urlaubstage einsehen. Gehaltsabrechnungslösungen sind auch sehr nützlich, um Steuern und Abgaben auf Gehälter abzuführen, ohne dabei Ihren Steuerberater oder eine andere externe Fachkraft kontaktieren zu müssen.
Die Softwaretools reichen vom einfachen Werkzeug zur Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen bis hin zur Komplettlösung für die HR-Abteilung. Oftmals sind sie modular und konfigurierbar aufgebaut, sodass Sie die Werkzeuge ins System integrieren können, die für Sie den größten Nutzen bringen. Sie machen das Outsourcing von Personalangelegenheiten an spezielle Dienstleister oder Steuerberater überflüssig.
Hauptfunktionen eines Online Lohnabrechnungsprogrammes
Wenn Sie einen hohen Grad an Effizienz im Management Ihrer Belegschaft und Ihrer Buchhaltung sicherstellen möchten, sollten Sie auf ein Lohn- und Gehalt-Programm zurückgreifen, um unnötige Fehler auf Abrechnungen und in Ihren Büchern zu vermeiden.
Im Folgenden sind die wichtigsten Funktionen präsentiert, die eine Lohnabrechnungssoftware für den Arbeitgeber bereithält:
- Erstellen und Bearbeiten von Lohn- und Gehaltsabrechnungen unter Berücksichtigung aller Abgaben und Steuersätze, sowie Überstunden und Zuschläge;
- Aufstellung der Arbeitgeberanteile für Sozialabgaben und Beiträge zur Altersvorsorge für die Meldung bei der Krankenkasse;
- Vorbereitung der Lohnzahlungen und Lohnzettel. Schnelle Überweisungen an den jeweiligen Zahlungstagen;
- Export von Buchungen für die Buchhaltung;
- Erstellung von Zeitsparkonten und Überstundenkonten für das Arbeitszeitmanagement;
- Erstellung von Dokumenten für Mitarbeiter: Arbeitsverträge, GKV-Zertifikate, Steuerbescheinigungen, Stände aller Zeit- und Urlaubskonten, Stundenzettel, betriebliche Altersvorsorge, usw.
- HR- und Finanzberichte zur Einreichung beim Finanzamt;
- Vereinfachen des Managements der Gehaltsabrechnungen;
- GoBD-konforme Abrechnung möglich.
Zwischen Internalisierung und Externalisierung der Lohnabrechnung wählen
Unternehmen mit weniger als 10 Angestellten (Kleinunternehmen und Start-Ups): Externe Lohnabrechnung
Besteht Ihr Team aus weniger als zehn Mitarbeitern, kann Ihre Lohnabrechnung sehr wahrscheinlich von Ihrem externen Buchhalter oder Steuerberater erledigt werden. In diesem Fall ist eine Externalisierung der Lohnbuchhaltung ratsam, denn die Kosten des Personalmanagements werden so erheblich gesenkt.
Unternehmen mit mehr als 10 Angestellten (kleine und mittlere Unternehmen): Interne Lohnabrechnung
Wenn Sie mehr als 10 Arbeitnehmer in Ihrer Firma beschäftigen, ist eine interne Lösung für Ihr Personalmanagement von Vorteil. Beispiele für entsprechende Anwendungen sind Payfit oder Lohndialog. Ihre Skalierbarkeit wird Ihnen weitere Ersparnisse ermöglichen, da Sie nicht immer mehr externe Dienstleister hinzuziehen brauchen.
Warum sollte man eine Lohn-Software verwenden?
Um Gehaltsabrechnungen und Lohnzettel zu erstellen, müssen Sie alle Mitarbeiterdaten für jeden Monat sammeln und Ihrem Lohnbuchhalter übergeben, damit dieser die Abrechnungen bearbeitet. Dieser Prozess ist langwierig, fehleranfällig und kostenträchtig.
Zusätzlich gilt es, Tarifverträge, Mindestlöhne, Lohnabzüge, Arbeitszeitmodelle und andere gesetzlichen Vorgaben zu beachten. All diese Verwaltungsaspekte werden durch ein Programm zur Lohnbuchhaltung und -bilanzierung vereinfacht.
Entdecken Sie unsere Tutorials und Tipps für den Bereich Lohnabrechnung, um mehr über diesen Teil des Personalmanagements zu erfahren.
Lohnabrechnungsprogramm: Vorteile
Eine Lohnabrechnungssoftware kann zahlreiche Pluspunkte für Ihr Unternehmen und für das Management der Belegschaft mit sich bringen:
- Relevante Daten werden zentralisiert und Abgaben an Krankenkassen und Sozialversicherungen sowie Steuerberechnungen automatisch berücksichtigt und aktualisiert.
- Bestimmte wiederkehrende Aufgaben (z.B. die monatliche Abrechnung der Löhne) lassen sich durch eine solchen Management-Software automatisieren und werden schnell erledigt.
- Dank webbasierter Anwendungen riskieren Sie keine Verluste von Informationen mehr, da Ihre Daten außerhalb Ihres Unternehmens in der Cloud gespeichert werden.
- Sie brauchen sich an keinen externen Dienstleister mehr zu wenden, um die Lohnabrechnung zu verwalten. Sie werden Ihr eigener Buchhalter. Dashboards und Übersichten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Dies ist besonders geeignet für Start-Ups sowie KMUs.
- Das System kann weiterentwickelt und fortgeschrittene Funktionen mit neuen Modulen können hinzugefügt werden. Die Anbieter können einen Fernsupport anbieten, um Probleme zu lösen und Ihnen Updates der Onlinesoftware zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erklären.
- Ein Lohnabrechnungsprogramm verringert auch die Fehleranfälligkeit in Ihrer Buchhaltung. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht speziell für die Lohnabrechnung geschult worden sind, können sich schnell Fehler beim Ausweisen von Sozialabgaben und der Bearbeitung von Sonderregelungen einschleichen, die schwere Konsequenzen und Strafen für ihr Unternehmen haben könnten.
- Die Anwendung verfolgt und dokumentiert alles von der Neueinstellung bis zur Kündigung oder dem Ruhestand.
- Lohnzettel können einfach per E-Mail verschickt werden.
Lohnabrechnungsprogramm: Nachteile
- Ein Lohnprogramm lohnt sich erst ab 10 Angestellten wirklich.
- Freeware-Optionen für eine kostenlose Gehaltsabrechnung sind selten. In der Regel ist ein Gehaltsabrechnungssystem kostenpflichtig.
On-Premise oder cloud-basiert?
Eine On-Premise-Option, also eine auf einem Endgerät in Ihrem Unternehmen installierte Software, ist die klassische Form von Softwareanwendungen. Sie benötigen eine Softwarelizenz und kaufen das Programm ein einziges Mal. Später aktualisieren Sie es Schritt für Schritt durch eventuelle Updates.
Die Lösung ermöglicht Ihnen eine große Datensicherheit, da alle Informationen in Ihrem eigenen IT-System bleiben und nur von Ihrem Unternehmen darauf zugegriffen wird.
Allerdings ist diese traditionelle Art von Software weniger praktisch als cloudbasierte Software (SaaS). Hierbei handelt es sich um Software, die webbasiert, das heißt auf Servern des Anbieters installiert ist und die mit einem Abonnement verwendet wird.
Der Vorteil dieser SaaS Software ist zum einen der einfache Zugriff zu jeder Zeit und von jedem Ort via Internet. Des Weiteren ist unter den Stärken dieser Tools für die Online-Gehaltsabrechnung auch ihre große Anpassungsfähigkeit zu nennen.
Sie können nicht nur von firmeninternen Computern darauf zugreifen, sondern auch von zu Hause oder von Geschäftsreisen aus. Die Software ist leicht und schnell verfügbar - ein Internetanschluss und Webbrowser genügen. Außerdem werden regelmäßige Updates und neue Versionen automatisch umgesetzt, während Sie diese bei On-Premise-Angeboten selber einrichten müssen.
Die beliebtesten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware
Finden Sie die passende Software unter den beliebtesten Online- oder SaaS-Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung:
