Dematerialisierung von Papierdokumenten: Vor- und Nachteile

Die Entmaterialisierung von Dokumenten hat Vor- und Nachteile. Die Einführung einer elektronischen Dokumentenmanagementlösung (DMS) verbessert die Arbeitsabläufe in Unternehmen und unterstützt eine papierlose Politik.

Doch wie lassen sich die Risiken für die Datensicherheit verringern? Wie kann man die Rechtsgültigkeit einer digitalen Vertragsunterschrift gewährleisten?

Um das Desktop-Publishing, seine Herausforderungen und die Auswirkungen dieser digitalen Transformation auf das Unternehmen besser zu verstehen , sollten Sie Folgendes wissen:

Die 5 Vorteile

Der Prozess der Dematerialisierung von Originaldokumenten in Papierform bringt auch eine Dematerialisierung der Arbeitsabläufe mit sich. Das Konzept der ökonomischen Intelligenz erhält so seine volle Bedeutung: Die Mitarbeiter gewinnen an Reaktionsfähigkeit und Produktivität.

Ein Zoom auf die Vorteile der Dematerialisierung von Dokumenten.

Nr. 1: Platzersparnis durch digitale Speicherung

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet einen erheblichen logistischen Vorteil. Die Dutzende oder gar Hunderte von Quadratmetern, die für die Lagerung von Papierdokumenten und Lieferantenrechnungen benötigt werden, verschwinden.

Die elektronische Speicherung und Verwaltung des digitalen Formats von Computerdokumenten auf CDs, dann auf USB-Sticks und jetzt auf Servern spart Platz.

Unternehmen, die früher für die Aufbewahrung ihrer Dokumente in Papierform Lagerraum anmieten mussten, sparen jetzt eine Menge Geld.

Nr. 2: Zugänglichkeit der Daten

Einer der größten Vorteile der Dematerialisierung am Arbeitsplatz ist die Möglichkeit, Dateien über das Internet sofort und weltweit auszutauschen.

Eine Arbeitsgruppe kann somit koordinierte Aktivitäten durchführen, auch wenn sie weit voneinander entfernt sind. Arbeitsunterlagen, Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen sind online verfügbar.

Auf diese Weise können Kunden, Lieferanten, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer häufige Reisen vermeiden und die damit verbundenen Kosten einsparen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Arbeit von zu Hause aus oder die Telearbeit, um den Mitarbeitern Komfort zu bieten. Die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens wird erhöht und jeder spart eine Menge Zeit.

Nr. 3: Computergestützte Dokumentenverfolgung

Die Intelligenz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass es die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Alle Informationen sind in Echtzeit abrufbar: Dies ist einer der vielen Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung.

Die Übermittlung von Informationen stellt kein Problem mehr dar: Die Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach den benötigten Daten. Sie wissen, wo die Informationen zu finden sind: Eine DMS-Software bietet die Möglichkeit, Dokumente nach verschiedenen Kategorien und eigenen Klassifizierungsparametern zu speichern und zu klassifizieren. Die Suche wird reibungslos und intuitiv.

Das System ermöglicht es auch, die Zeit zu verkürzen, die für die Bearbeitung einer Akte zwischen den Marketing- und Vertriebsabteilungen oder für die Buchhaltung benötigt wird, z. B. durch elektronische Rechnungsstellung.

Die Dematerialisierung beschleunigt somit eine Reihe von koordinierten Aktivitäten und garantiert gleichzeitig die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten: Die Historie ermöglicht es zu wissen, wer eine Aktion A zu einem bestimmten Zeitpunkt T durchgeführt hat.

Nr. 4: Ein digitales Archiv mit rechtlichem Wert

Die Entmaterialisierung der Buchhaltungsunterlagen erleichtert die Fernbearbeitung der Buchhaltung . Mit einer Komplettlösung können die erfassten Dokumente als digitale Dateien für die Archivierung der Buchhaltung archiviert werden.

Es werden jedoch einige professionelle Werkzeuge benötigt:

• ein digitales Archiv, das die Daten schützt und ihnen einen rechtlichen Wert verleiht,
• eine Lösung für die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten und die Authentifizierung der Identität des Unterzeichners.

Die Vorteile der Entmaterialisierung des Rechnungswesens sind vielfältig: Zeitersparnis, Produktivität, Platzersparnis dank der entmaterialisierten Lagerung und Archivierung und Beschleunigung der Bearbeitung.

Nr. 5: ein ökologischer Ansatz

Aus ökologischer Sicht können die Vorteile der Dematerialisierung im Unternehmen in mehrfacher Hinsicht gesehen werden.

Die IT-gestützte Verwaltung von Dokumenten ermöglicht eine effiziente Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks, indem weniger Ressourcen verbraucht und Tonnen von Papier eingespart werden.

Die Verringerung der Anzahl von Dokumentenausdrucken und des Verbrauchs von Tintenpatronen bedeutet, dass Maßnahmen zum Schutz der Umwelt ergriffen werden .

Alle Unternehmer sollten auch die Wiederverwertung von Papierdokumenten für die Entsorgung in Betracht ziehen, z.B. durch die Verwendung unbedruckter Rückseiten, z.B. als Notizbuch.

Die 5 Nachteile

Die Entmaterialisierung von Rechnungen und Dokumenten birgt einige Nachteile und Risiken , wenn man nicht alle mit der Entmaterialisierung verbundenen Aspekte berücksichtigt. Bei einigen handelt es sich um einfache psychologische Barrieren, die beseitigt werden können, und bei den konkreteren Risiken gibt es Möglichkeiten, sich zu schützen. Wir wollen sehen, wie.

Nr. 1: Finanzielle Investitionen

Der erste Nachteil der Dematerialisierung und Digitalisierung: die Investitionen. Die Umstellung von Papier auf elektronische Dokumentenverwaltung ist mit Kosten für Technik, Wartung, Hosting usw. verbunden.

Eine technische Analyse der Mittel ist notwendig. Bei einem Dematerialisierungsprojekt muss die Steuerung des Computernetzes berücksichtigt werden, um die intern verwendeten Geschäftsanwendungen zu verbinden.

Außerdem muss ein Effizienzziel festgelegt und quantifiziert werden, um die Qualität, die Lieferzeiten (usw.) zu verbessern und den Bedarf der einzelnen Mitarbeiter an elektronischer Archivierung zu antizipieren.

All diese Elemente müssen Teil einer Strategie der digitalen Transformation sein, deren Vorteile langfristig dem Wachstum des gesamten Unternehmens zugute kommen.

Daten sind das wertvollste Gut eines Unternehmens: Investieren oder sterben ist die Frage, die man sich stellen muss, wenn finanzielle Investitionen für Sie ein Hindernis darstellen.

Nr. 2: Widerstand gegen den Wandel

Stellen Sie sich eine Gruppe von Mitarbeitern vor, die daran gewöhnt sind, Informationen auf Papier zu verarbeiten, und die seit 10 Jahren die gleichen Methoden anwenden, für die digitale Dokumente ein Albtraum sind.

Diese Menschen können sich gegen Veränderungen wehren, entweder aus Angst vor dem Unbekannten oder aus Unkenntnis der neuen Technologien.

Um zu verhindern, dass sie die Entmaterialisierung als willkürlich auferlegten Zwang empfinden, ist es notwendig, die richtige Unterstützung zu leisten.

Die Informatisierung des Unternehmens und die Einführung neuer Arbeitsverfahren müssen von einer Schulung vor Ort begleitet werden. Der Personalleiter kann mit Hilfe eines Schulungsplans diese neuen Verfahren in die Praxis umsetzen und auf alle Tätigkeiten des Unternehmens ausweiten.

Dem Benutzer muss Zeit gegeben werden, sich anzupassen, um das neue Arbeitsumfeld, seine Bedingungen und Nutzungsregeln zu verstehen.

Der beste Ansatz ist ein pädagogischer: Es ist notwendig, ihm schrittweise zu erklären, wie das DMS nützlich ist, wie es ihm helfen wird, seine Arbeit zu erledigen und effizienter zu sein. Durch die Beratung wird er lernen, Informationen schneller und flexibler zu verarbeiten.

Nr. 3: Datensicherheit und -integrität

Die Entmaterialisierung von Verwaltungsdokumenten und die Verarbeitung sensibler Daten, wie etwa gesammelter personenbezogener Daten, werfen die Frage nach der Sicherheit der gespeicherten Informationen auf.

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass die Daten anonym und mit einem extrem hohen Maß an Vertraulichkeit und Schutz der verarbeiteten Daten gespeichert werden. Es ist daher wichtig, auf Marktlösungen zurückzugreifen, die den Schutz von Informationen gewährleisten, die aus vielen Dateien bestehen, die innerhalb und manchmal auch außerhalb des Unternehmens zirkulieren.

Außerdem müssen alle Zugriffe geschützt und die Benutzerrechte ordnungsgemäß verwaltet werden, um sich vor Hackern, Betrug und Angriffen zu schützen, die die Integrität der Daten mit einem einzigen Klick zerstören können.

Nr. 4: Verlust von Dokumenten

Dies ist ein großes Problem: Die Frage stellt sich immer im Zusammenhang mit der Entmaterialisierung von Dokumenten.

Eine Lösung, die die automatische Sicherung von Informationen ermöglicht, löst dieses Problem und erleichtert die digitale Bewahrung. Eine qualitativ hochwertige Schulung wird es der gesamten Organisation ermöglichen, die besten Praktiken innerhalb der Organisation zu übernehmen.

Nr. 5: Der rechtliche Wert einer digitalen Signatur

Zu den von einigen Managern geäußerten Einschränkungen der Entmaterialisierung von Dokumenten gehört der rechtliche Wert einer elektronischen Unterschrift. Diese Sorge ist berechtigt, wenn ein wichtiger Vertrag elektronisch unterzeichnet wird.

Um sich der Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur zu vergewissern, ist es notwendig, eine vertrauenswürdige dritte Partei einzuschalten. Dies ist eine staatlich zertifizierte Zertifizierungsstelle, die die strengsten europäischen Sicherheitsbedingungen und -standards erfüllt.

Für die elektronische Unterzeichnung eines Vertrags oder eines Dokuments wird daher eine Lösung wie Yousign empfohlen:

• das Tool stellt ein eindeutiges elektronisches Signaturzertifikat aus, das die Identität des Unterzeichners bescheinigt
• der Benutzer verfügt über einen in die Lösung integrierten digitalen Tresor, in dem er seine beweiskräftigen Dokumente speichern kann
• Die Zeitstempelung der Unterschriften und Dokumente bestätigt das Datum und die Uhrzeit der Ausstellung.

Der rechtliche Wert elektronisch signierter Dokumente ist somit unbestreitbar

Die Sicherheitsanforderungen sind sehr hoch:

• Die Yousign-Lösung ist eIDAS- und ETSI-zertifiziert, zwei Konformitätsbescheinigungen, die ein hohes Sicherheitsniveau auf europäischer und internationaler Ebene bescheinigen,
• Yousign steht außerdem auf der AINSSI-Liste der von der französischen Regierung empfohlenen vertrauenswürdigen Diensteanbieter,
• die Lösung ist französisch und hostet Daten in Frankreich, in voller Übereinstimmung mit den DGMP-Verpflichtungen.

Es ist sicherlich wegen dieser vielen Qualitäten, dass Unternehmen und Organisationen wie Konbini, AON, Allianz, Viessmann und viele andere Yousign nutzen, um HR-Verträge oder Finanzdokumente elektronisch zu unterzeichnen und ihre digitale Transformation zu beschleunigen.