Videokonferenzen > die Revolution der Online-Meetings

Obwohl schon vor einigen Jahren eingeführt, werden Webkonferenzen erst seit kurzem am digitalen Arbeitsplatz eingesetzt.

Tatsächlich sind Videokonferenztechnologien erst seit den 2000er Jahren erschwinglich geworden. Seit dieser Zeit sind Videokonferenzen zu einem vernünftigen Preis erhältlich, vorausgesetzt, die Internetverbindung ist ausreichend, um eine gute Qualität der Dienste zu gewährleisten.

Trotz eines langsamen Starts ist die Anwendung dieser technologischen Lösung heute im professionellen Bereich sehr in Mode. Videokonferenzen sind heute gang und gäbe. Aber lassen Sie uns dieses Konzept ein wenig näher untersuchen.

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Was versteht man unter Videokonferenzen?

Unter Videokonferenzen versteht man eine durch technische Hilfsmittel vermittelte Form der Zusammenkunft von Personen, die sich nicht am selben Ort befinden.

Durch Videokonferenzen haben die Teilnehmer der Sitzung die Möglichkeit, miteinander in Kontakt zu treten, sich zu unterhalten und einander zu sehen , obwohl sie sich nicht physisch nahe sind.

Videokonferenzen sind ein Mittel, um die physischen Entfernungen zwischen Menschen aufzuheben und ihnen zu ermöglichen, sich so auszutauschen, als wären sie am selben Ort anwesend.

Die Einführung von Smart Working und Videokonferenzen

Mit der Verbreitung von Smart Working als einer in die Dynamik der Unternehmen integrierten Arbeitspraxis sind Videokonferenzen besonders beliebt geworden.

Die Anwendung von Videokonferenzen als Instrument zur Unterstützung der Arbeit und nicht mehr als reines Mittel zur Kommunikation mit Freunden und Verwandten wird bereits seit mehreren Jahren genutzt. Doch erst in jüngster Zeit hat sich ihr Anwendungsbereich erweitert. Heutzutage sind es nicht nur sporadische Besprechungen mit weit entfernten Mitarbeitern oder internationalen Kunden: Videokonferenzen sind auch das übliche Mittel zur Durchführung klassischer Geschäftstreffen geworden.

Besprechungen per Videokonferenz

Unternehmensbesprechungen dienen dem Meinungsaustausch, der Diskussion von Arbeitsmethoden, der Erörterung von Fragen von geschäftlicher Relevanz, der Beratung über geschäftliche Angelegenheiten usw. Sie sollen den Meinungsaustausch fördern, indem sie die Mitarbeiter eines Unternehmens an einem einzigen Ort zusammenbringen, an dem sie offen kommunizieren können.

Normalerweise denken wir bei Meetings an formelle Versammlungen von Unternehmensmitgliedern in einem Büro oder einem Raum, um Entscheidungen über die Aktivitäten des Unternehmens zu treffen. Heutzutage werden Meetings jedoch zunehmend aus der Ferne abgehalten, per Videokonferenz.

Noch vor einiger Zeit wären Online-Sitzungen eine fremde und weit entfernte Praxis gewesen. Heute sind sie jedoch absolut vertraut. In der Tat ist es nicht ungewöhnlich, dass Büros über Besprechungsräume verfügen, die für Videokonferenzen ausgestattet sind, d. h. mit Monitoren, Videokameras, Mikrofonen und Headsets, schalldichten Tafeln usw.

Bis vor nicht allzu langer Zeit wurde der Einsatz von Technologie zur Erleichterung von Geschäftsbesprechungen aus der Ferne mit Misstrauen betrachtet. Sie wurden nämlich als Mittel zur Entfremdung der Arbeitnehmer von der Unternehmensgemeinschaft und als Instrument zur Entpersönlichung der Beziehungen und damit zur Entfremdung im Arbeitsumfeld angesehen.

Nachdem das anfängliche Misstrauen überwunden wurde, besteht heute jedoch die Tendenz, den Einsatz neuer Technologien im Bereich der Videokonferenzen zur Durchführung von Online-Unternehmenssitzungen besonders zu schätzen. Diese Methode hat in der Tat unbestreitbare Vorteile mit sich gebracht, wie wir weiter unten noch genauer sehen werden.

Videokonferenzen ... funktionieren sie?

Videokonferenzen funktionieren, man muss nur darauf achten, sie richtig zu organisieren.

Online-Sitzungen können aber auch scheitern. Was den Erfolg einer Videokonferenz am meisten beeinträchtigen kann, ist sicherlich die Qualität des Gesprächs. Wenn man einen Kollegen nicht deutlich und kontinuierlich sehen und/oder hören kann, ist es unwahrscheinlich, dass die Sitzung ihre Ziele erreicht.

Um diese Art von Unannehmlichkeiten zu vermeiden, sollten Sie einige bewährte Verfahren anwenden. Schauen wir sie uns gemeinsam an.

Videokonferenzsitzungen: Wo fangen wir an?

Um Videokonferenzen ohne größere Probleme durchführen zu können, ist es zunächst einmal wichtig , sich mit den richtigen unterstützenden Technologien auszustatten.

Da es sich bei Videokonferenzen um Sitzungen handelt, die mit Hilfe technischer Mittel durchgeführt werden, ist klar, dass sie vollständig von deren einwandfreiem Funktionieren abhängig sind. Wenn also die Technologie fehlt oder die Internetverbindung schlecht ist, werden die Videokonferenzen beeinträchtigt.

Einige praktische Ratschläge

Es ist daher notwendig, das ordnungsgemäße Funktionieren der Ausrüstung zu überprüfen. Daher einige praktische Tipps, um die Angemessenheit zu überprüfen:

• Führen Sie eine präventive Überprüfung der Ton- und Videoqualität durch, um unangenehme Überraschungen während der Sitzung zu vermeiden. In dieser Hinsicht ist die Webcam-Vorschauoption sehr nützlich.
• Stellen Sie den Bildausschnitt der Kamera so ein, dass wir uns und unseren Gesprächspartner optimal sehen können.
• Stellen Sie die Beleuchtung der Kamera sowie die Beleuchtung der Umgebung, in der Sie sich befinden, ein.
• Achten Sie auf den Hintergrund: Er wird von allen Teilnehmern des Videogesprächs gesehen, stellen Sie ihn also entsprechend ein.
• Es ist oft ratsam, Kopfhörer mitzunehmen, um die schlechte Leistung vieler Mikrofone in Laptops auszugleichen. Der Soundcheck kann durch einen Testanruf bei einem beliebigen Bekannten zu einem Zeitpunkt vor der Sitzung durchgeführt werden.
• Überprüfen Sie die Geschwindigkeit des verfügbaren Internets : schlechte Verbindungen führen unweigerlich zu Problemen während der Videokonferenz.

Videokonferenzen: die Vorteile für das Unternehmen

Wie bereits erwähnt, können Videokonferenzen Vorteile für das Unternehmen und alle Mitarbeiter haben.

Welche sind das?

→ Verringerung des Zeit- und Kostenaufwands

• Verringerung der Reisekosten
• Verringerung der Kosten für die Schulung der Mitarbeiter;
• Geringere Organisationszeit.

  → Erhöhte Flexibilität

Online-Sitzungen können im Prinzip jederzeit innerhalb von 24 Stunden an verschiedenen Orten der Welt abgehalten werden, und die Mitarbeiter können von jedem beliebigen Ort aus daran teilnehmen. Die Teilnahme an der Besprechung ist sehr einfach: ein Mausklick genügt und man ist in Echtzeit mit der virtuellen Besprechung verbunden.

Selbst für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, ist die Teilnahme problemlos möglich, da der betreffende Nutzer nicht ins Büro kommen muss: Sein Konferenzraum wird sein Arbeitszimmer oder sein Wohnzimmer sein.

Außerdem können die Sitzungen mit Hilfe der meisten mobilen Geräte verfolgt werden. Sowohl Tablets als auch Smartphones sind inzwischen gleichermaßen gut geeignet, um Online-Sitzungen zu unterstützen.

→ Stärkere Einbeziehung der Arbeitnehmer

• Dank Videokonferenzen können entfernungsbedingte Defizite kompensiert werden. Videokonferenzen ermöglichen die Rückgewinnung des Potenzials des Austauschs nonverbaler Kommunikation. Dies erhöht das Gemeinschaftsgefühl der Teilnehmer (Mitarbeiter und Kunden).
• Online-Meetings bieten die Möglichkeit, mehr Besprechungen zu organisieren, da die Teilnahme an ihnen weniger Zeitaufwand verursacht (Zeit für Reisen, zwischenmenschliche Treffen etc. entfällt). Dadurch kann das Unternehmensklima kommunikativer werden, was eine höhere Beteiligung im Unternehmen ermöglichen kann.
• Videokonferenzen können zu einer besseren Informations übermittlung zwischen den Mitgliedern des Unternehmensteams beitragen.

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Wie man eine Videokonferenz abhält: gute Praktiken während einer Sitzung

Um eine Videokonferenz ordnungsgemäß abhalten zu können, sollten Sie einige bewährte Verfahren anwenden, wie z. B.:

• Schalten Sie Ihr persönliches Mikrofon in Gruppensitzungen aus, wenn Sie nicht sprechen. Das Ausschalten des Tons Ihres eigenen Computers kann zu einer besseren Gesamtklangqualität beitragen und verschiedene Arten von Lärmbelästigung vermeiden.
• Wenn Sie Besprechungen planen müssen, sollten Sie eine genaue Tagesordnung mit Erinnerungshilfen erstellen, die die Mitarbeiter an ihre Aufgaben erinnern. Vor allem wenn die Mitarbeiter im Smart-Modus arbeiten, kann es nämlich leicht passieren, dass eine Besprechung, vor allem wenn sie nicht regelmäßig angesetzt ist, vergessen wird.
• Wenn Inhalte präsentiert werden sollen, ist es gut, sich im Voraus mit den zu verwendenden Apps vertraut zu machen . Sie unterscheiden sich je nach der für Videokonferenzen verwendeten Plattform (Google Meet, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Pexip usw. sind alle in einer kostenlosen Version verfügbar und bieten alle einen kostenlosen Dienst an), z. B. wie man eine Bildschirmfreigabe bedient.
• Es ist besser, prägnante und ansprechende Interventionen zu planen: Mehr noch als bei persönlichen Treffen können sich die Teilnehmer bei Online-Meetings schnell langweilen und apathisch werden, wenn es um Anregungen geht.
• Obwohl Videokonferenzen technisch gesehen häufiger als normale Besprechungen abgehalten werden können, ohne die Produktivität des Unternehmens zu sehr zu beeinträchtigen, ist es im Allgemeinen eine gute Idee , es mit den Besprechungen auch bei Videokonferenzen nicht zu übertreiben. Wie bei gewöhnlichen Besprechungen kann eine zu hohe Frequenz von Besprechungen deren Relevanz schmälern und eher zu einer Zeitverschwendung als zu einer nützlichen Investition für das Unternehmen führen.