Wie archiviert man digitale Dokumente? Methoden und Medien

Suchen Sie als Unternehmer oder Personalleiter nach einem einfachen Weg, um zu verstehen, wie man digitale Dokumente geordnet und intuitiv archiviert, so dass sie nicht verloren gehen und bei Bedarf leicht wiedergefunden werden können? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie!

Schauen wir uns gemeinsam einige praktische Tipps an, wie Sie Ihr Unternehmen auf einfache und effektive Weise digitalisieren können, damit nichts verloren geht und alles immer zur Hand ist!

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Archivierung von Dokumenten

Die Archivierung von Dokumenten ist einer der Schritte des Dokumentenmanagements, d. h. die Gesamtheit der Verfahren, die zur Organisation, gemeinsamen Nutzung und Archivierung von Dokumenten eingesetzt werden.

Konkret besteht die Dokumentenarchivierung aus der physischen oder digitalen Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten.

Digitale Dokumentenarchivierung vs. Papierarchivierung

Die Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten ist ein grundlegender Prozess, um die eigenen Verwaltungsprozesse sowie Vereinbarungen, die das Unternehmen mit Dritten getroffen hat, zu dokumentieren.

Die Dokumentenarchivierung besteht aus der Schaffung eines Dokumentenmanagementsystems, d.h. der Aufbewahrung und Speicherung von Unternehmensakten . Je nach Art der aufzubewahrenden Dokumente gibt es zwei Methoden der Dokumentenarchivierung:

• Die Archivierung von Papierdokumenten, bei der es sich um die Archivierung von Dokumenten handelt, die gerade auf einem physischen Papierträger vorhanden sind. Für die Aufbewahrung dieser Art von Dokumenten kann ein Ordner oder ein Hefter verwendet werden.
• Die digitale Dokumentenablage hingegen betrifft die Ablage von Dokumenten, die auf dem PC gespeichert sind.

Für die Speicherung und Sicherung dieser Art von Unterlagen gibt es verschiedene Ansätze, die sich je nach Art der zu speichernden Daten und der Datenmenge unterscheiden, wie wir gleich sehen werden.

Digitale Dokumentenarchivierung > Vorteile

Ein schlankes und effizientes Dokumentenmanagement kann für Unternehmen ein großer Vorteil sein, da es die Geschäftsprozesse beschleunigt und die Gesamtkosten sen kt.

In der Tat kann eine schlechte Dokumentenverwaltung, egal ob sie mit Papier- oder digitalen Dokumenten durchgeführt wird, erhebliche Probleme und unnötige Verzögerungen verursachen.

Dank einer guten digitalen Dokumentenarchivierung ist es möglich, die ständige und vollständige Verfügbarkeit von Geschäftsdokumenten zu gewährleisten. Die Hauptvorteile liegen in der Einfachheit des Zugriffs und der Aktualisierung der archivierten Dokumente.

Durch die digitale Dokumentenarchivierung ist es in der Tat möglich

• Schneller Zugang zu den Dokumenten;
• ErleichterteAktualisierung der Dokumente;
• eine Reduzierung der Archivierungskosten;
• Senkung der Kosten für den Druck von Dokumenten;
• eine Erhöhung der Dokumentensicherheit (der Zugriff kann nur durch autorisierte Personen erfolgen).

Wie archiviert man digitale Dokumente?

Vorhandene Geschäftsunterlagen in digitalem Format müssen systematisch geordnet und aufbewahrt werden, um eine ordnungsgemäße Unternehmensführung zu gewährleisten.

Eine gute Methode zur ordnungsgemäßen Archivierung digitaler Dokumente ist die Einrichtung eines digitalen Archivs. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie ein solches richtig anlegen.

Erstellen eines digitalen Archivs > praktische Tipps

1.wählen Sie Dateien aus

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Archivs für Ihre Dokumente besteht ganz banal in der Auswahl der zu speichernden Dateien.

Es ist ratsam, die Dateien mit Bedacht auszuwählen, um eine "sinnvolle" Speicherung vornehmen zu können. Das heißt, es ist zweckmäßig, die Dokumente nach bestimmten Parametern auszuwählen, so dass Sie thematische und somit relevante Archive erstellen können.

2. die ausgewählten Dateien organisieren

Um digitale Dokumente korrekt zu archivieren, ist es daher von grundlegender Bedeutung, die zu archivierende Dokumentenbasis gut zu organisieren .

Die Organisation der Dokumente vor Beginn des Archivierungsprozesses beschleunigt den gesamten IT-Prozess .

Die vorherige Organisation der Dokumente hängt von der Art der Kategorisierung der Dokumente ab, die vorgenommen werden soll.

Tatsächlich können Dokumente nach folgenden Kriterien kategorisiert werden:

• Der zeitliche Bezug des Dokuments, d.h. nach Jahr und Monat des Bezugs des Dokuments;
• der Art des Dokuments (Ausweis, Arbeitsvertrag, Lohnzettel usw.);
• Die Nummerierung der Dokumente, die aus Zahlen oder Buchstaben bestehen kann.

3) Umbenennen von Dateien

Für eine gute Ablagepraxis ist es wichtig, die Dokumente entsprechend umzubenennen. Der Name ist nämlich die Brücke, die Ihnen den Zugang zu dem Dokument ermöglicht:

• Prägnant;
• sachdienlich sein, d. h. er muss den Inhalt des Dokuments zutreffend bezeichnen;
• zu einem bestimmten Nomenklatursystem gehören.

Für eine ordnungsgemäße Online-Speicherung von Dokumenten ist es daher erforderlich, sie unter einem funktionalen Namen zu speichern.

👀 Einige Dokumente erfordern besondere Sorgfalt beim Speichern. Für einige Dokumente gibt es nämlich besondere gesetzliche Bestimmungen, die das Verfahren regeln. In diesen Fällen muss daher besonders sorgfältig darauf geachtet werden, dass alle notwendigen rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

☝ Es empfiehlt sich, neben dem Namen auch das Datum der Erstellung des Dokuments anzugeben.

Zuordnung von Dateien zu einer Kategorie

Es ist wichtig, dass die Dokumente in semantisch relevanten Kategorien gespeichert werden. Sie müssen homogen und klar voneinander unterscheidbar sein.

Setzen Sie auf geeignete Archivierungslösungen

Um eine gute Archivierung der Dokumente zu gewährleisten, ist es notwendig, auf geeignete Speichermedien zurückzugreifen.

Es ist sogar wichtig, dass Sie sich nicht auf Do-it-yourself-Lösungen verlassen! Denken Sie daran, dass Sie Ihr persönliches Archiv noch so eifrig planen können, die Fehlerquote bei selbst entwickelten Lösungen ist immer noch hoch.

Bedenken Sie jedoch, dass die Dateien Ihres Unternehmens sensibel sind und das Risiko, dass sie verloren gehen, wenn ein unsicheres Medium verwendet wird, hoch ist. Daher sollten Sie bei der Wahl der Speichermedien besonders sorgfältig vorgehen: Es lohnt sich.

Speichermedien für digitale Dokumente

Es gibt verschiedene Medien und Methoden für die Speicherung digitaler Dokumente. Diese unterscheiden sich je nach der Art der zu speichernden Dokumente. Es ist zum Beispiel möglich,:

• Dokumente in einer Zip-Datei speichern.

→ Diese Methode der Archivierung von Dokumenten wird für wichtige Dateien verwendet, die jedoch selten benutzt werden.

• Dokumente auf externen Medien wie USB-Sticks speichern.
• Dokumente auf CDs oder DVDs zu kopieren.
• Speichern Sie Dokumente auf externen Speichermedien.

→ Diese Methode der Dokumentenspeicherung ist vor allem im Falle eines Computerschadens sinnvoll . In diesem Fall können die auf der Festplatte gespeicherten Daten ohne Probleme wiederhergestellt werden.

Besonders zu beachten ist, dass Dokumente, die auf digitalen Medien gespeichert sind, trotzdem beschädigt werden können. Es besteht nämlich immer die Gefahr, dass Informationen unbeabsichtigt verloren gehen. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Daten ständig zu sichern.

• Speichern Sie Dokumente mit spezieller Software.

→ Eine der am häufigsten verwendeten Methoden zur Aufbewahrung eines Dokuments ist die Konvertierung in das PDF-Format, z. B. mit dem von Adobe angebotenen Dienst (bekannt als Adobe Acrobat).

💢 Die Technologie zur Archivierung von Dokumenten entwickelt sich jedoch ständig weiter. Daher ist es gut, sich über die neuen Möglichkeiten zu informieren, die ständig für die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten angeboten werden.

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Methoden der Archivierung digitaler Dokumente

Es gibt verschiedene Methoden für die Speicherung digitaler Dokumente. Diese lassen sich grundsätzlich in zwei Makro-Kategorien einteilen:

• Vor-Ort-Archivierung digitaler Dokumente, d.h. in den eigenen Räumlichkeiten in physischen elektronischen Archiven, die mit einer Dokumentenmanagement-Software verwaltet werden;
• Cloud-basierte digitale Dokumentenspeicherung, d.h. Dateien werden auf externen Plattformen oder ausgelagerten Plattformen gespeichert.

Die wichtigsten derzeit verfügbaren Speicher- und Sicherungssysteme sind:

HDD und SDD

HDDs, oder Festplattenlaufwerke, sind Computerspeicherlaufwerke. Sie sind seit vielen Jahren die am weitesten verbreiteten digitalen Speichersysteme, da sie in der Lage sind, große Datenmengen zu speichern. In der Regel sind sie bereits in den Computer eingebaut, es gibt sie aber auch als externe Hardware.

SDDs ( Solid-Disk-Drives) oder Solid-State-Drives hingegen haben sich erst in jüngster Zeit durchgesetzt und sind eine besondere Art von Massenspeicher, der sehr schnell Daten liest und leise arbeitet. Sie sind in der Regel weniger anfällig für Brüche, aber die überlegenen Vorteile gegenüber der traditionellen Festplatte bedeuten auch einen höheren Preis.

USB-Sticks und Speicherkarten

USB-Sticks sind sehr beliebt, da sie eine schnelle und effiziente Übertragung von Dateien ermöglichen. Allerdings ist ihre Speicherkapazität in der Regel relativ gering. Außerdem sind sie sehr anfällig für Brüche. Daher werden USB-Sticks in der Regel für den Transport von Dokumenten von einem Ort zum anderen und nicht für deren Speicherung verwendet.

Speicherkarten haben ein sehr ähnliches Funktionsprinzip wie USB-Sticks, was die Speicherung von Dokumenten anbelangt. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Speicherkarten einen Steckplatz benötigen, in den sie eingeführt werden können, um ordnungsgemäß zu funktionieren.

Cloud-Storage-Dienste

Hierbei handelt es sich um Online-Plattformen, auf denen Dokumente gespeichert werden können. Sie ermöglichen die Speicherung großer Datenmengen, die von jedem Gerät aus abrufbar sind, unabhängig davon, wo Sie sich befinden.

Cloud-Dienste ermöglichen also eine effiziente Speicherung, sind aber recht teuer. Die Kosten variieren je nach der Menge der gespeicherten Dokumente oder dem Grad der Vertraulichkeit, der ihnen verliehen wird.

Gerade wegen der Vertraulichkeit der Dokumente werden Cloud-Speicherdienste von den Unternehmen im Allgemeinen mit Skepsis betrachtet. Viele Unternehmen möchten das Dokumentenmanagement vertraulicher Dateien nicht Dritten anvertrauen und entscheiden sich daher lieber für interne Lösungen zur Dokumentenspeicherung.

Netzwerkgestützter Speicher (NAS)

Network-Attached Storage (NAS) ist ein Remote File Serving Service, bei dem Dateien auf einem oder mehreren dedizierten Servern gespeichert und für mehrere Clients, die mit demselben Netzwerk verbunden sind, freigegeben werden.

NAS ist vor allem bei Unternehmen beliebt, da es die Möglichkeit bietet, Dokumente im Haus zu speichern, aber gleichzeitig mit mehreren Geräten auf sie zuzugreifen.

Speicherbereichsnetz (SAN)

Das Storage Area Network (SAN) wird in Unternehmen als innovative Methode zur Speicherung von Dokumenten immer beliebter. Es handelt sich um ein Netzwerk von Blockspeichergeräten , an das sich mehrere Benutzer anschließen können.

Da SAN neuer ist, ermöglicht es eine höhere Betriebsgeschwindigkeit als NAS. Ansonsten funktionieren die beiden Dateispeichersysteme auf dieselbe Weise. Beide ermöglichen die Speicherung großer Mengen von Geschäftsdokumenten, auf die von mehreren Standorten aus gleichzeitig zugegriffen werden kann.