Gemeinsame Nutzung von Dokumenten: Google Drive, Dropbox oder Onedrive?
Ihr Modell zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten basiert immer noch auf USB-Sticks oder externen Speichermedien. Haben Sie sich immer eingeredet, dass es keinen sichereren Weg zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten gibt?
Aber wie oft haben Sie schon Ihren USB-Stick verloren oder konnten nach dem Einstecken in den Computer nicht mehr auf die darin enthaltenen Dateien zugreifen? Wenn Sie auf der Suche nach einem sicheren Weg sind, um Dokumente zu teilen, lesen Sie weiter.
Appvizer zeigt Ihnen heute, warum die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in einer kollaborativen Arbeitsumgebung wichtig und unerlässlich ist.
Die intelligente Freigabe von Dokumenten bedeutet auch, dass sie jederzeit verfügbar sind, ohne dass Sie sich um die Speicherung kümmern müssen.
Sind Sie bereit, alles über die gemeinsame Nutzung von Daten zu erfahren? Ja?
Perfekt! Dann lassen Sie uns loslegen.
Gemeinsame Nutzung von Dokumenten: der Weg in die Cloud
Heutzutage ist die gemeinsame Nutzung von Dokumenten eine unverzichtbare Praxis im geschäftlichen, beruflichen und sogar schulischen Umfeld. Für die Leistung Ihres Teams ist es wichtig, dass alle über die gleichen Informationen verfügen. Aus diesem Grund sind externe Speichermedien veraltet und unzuverlässig geworden.
Die neue Grenze für die gemeinsame Nutzung von Dateien sind cloudbasierte Systeme. Die komparativen Vorteile dieser Systeme sind unbestreitbar:
1. Unmittelbarer Austausch und mit mehr Personen
Dank der Cloud-Systeme können mehrere Dateien gleichzeitig in wenigen Sekunden freigegeben werden. Außerdem können mehrere Mitglieder desselben Teams, sobald sie Zugriff auf die Datei haben, gleichzeitig zusammenarbeiten. Auf diese Weise können Sie produktiver sein und viel Zeit sparen.
2) Geringerer Aufwand an Ressourcen
Ein weiterer Vorteil, der nicht übersehen werden sollte, ist die Einsparung von Ressourcen. Durch die gemeinsame Nutzung von Dateien in einem Cloud-System ist es nicht mehr notwendig, Dokumente zu drucken. Man spart Papier, Tinte und Strom. Dies sind zwar nur minimale Verbräuche, aber sie wirken sich am Ende des Monats auf die Bürokosten aus. Außerdem ist die Wahl einer Cloud für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten eine umweltfreundliche Entscheidung. Indem Sie den Ressourcenverbrauch auch nur für den Druck von Dokumenten reduzieren, setzen Sie eine umweltfreundliche Praxis um, die immer willkommen ist.
3. Hoher Grad an Datenschutz
Wenn Sie Teil eines Unternehmens sind, ist es wichtig, die Sicherheit der Daten, an denen Sie arbeiten, zu gewährleisten. Auch hier ist die Cloud in Bezug auf diesen Faktor günstig positioniert.
Papierdokumente können leicht verloren gehen, ebenso wie externe Speichersysteme wie Speichersticks und externe Festplatten. Ein Einbruch in das Sicherheitsnetz eines Unternehmens ist definitiv nicht empfehlenswert.
Bei Systemen, die die Cloud-Technologie nutzen, ist das Sicherheitsniveau eines der besten. Denn nur ausgewählte Nutzer haben Zugriff auf die Dokumente in der Cloud. Der Eigentümer des Dokuments kann die Sicherheitsstufe und die Personen auswählen, für die er das Dokument freigeben möchte.
Nur die Personen, die von der Person, die das Dokument erstellt hat, angegeben wurden, können auf das Dokument zugreifen. Darüber hinaus können Sie die Freigabe und Bearbeitung des Dokuments auf bestimmte Mitarbeiter beschränken und die Datei nur im Lesemodus anzeigen lassen. Sie erhalten jederzeit eine Benachrichtigung, wenn jemand eines Ihrer Dokumente eingesehen oder bearbeitet hat.
Wie kann man Dokumente online gemeinsam nutzen?
Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten sind ideal, um die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen auf intelligente Weise zu verwalten, auch wenn Sie nur Ihr Smartphone benutzen oder wenn die Mitarbeiter räumlich weit voneinander entfernt sind.
Es gibt verschiedene Cloud- oder Online-Systeme für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Sie werden in Bezug auf die angebotenen Funktionen immer weiter entwickelt, so dass Sie die Qual der Wahl haben. Fast alle funktionieren auf die gleiche Weise, obwohl jedes dieser Systeme seine eigenen Besonderheiten hat, die mehr oder weniger Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Die meisten dieser Systeme sind kostenlos und für jeden zugänglich, der über einen Internetanschluss verfügt. Die einzige Einschränkung betrifft die Speicherkapazität. Daher ist es für Ihr Unternehmen besser, sich für eine kostenpflichtige Option zu entscheiden, die Ihnen mehr Speicherplatz und zusätzliche Funktionen bietet, um Ihren Mitarbeitern ein optimales Filesharing-Erlebnis zu ermöglichen.
Dropbox: Ihre Dateien sind überall zugänglich
Um jederzeit auf Ihre Dateien zugreifen zu können, auch wenn Sie nicht im Büro sind, bietet Dropbox Ihnen die Möglichkeit, eine Art virtuellen Ordner im Internet zu haben, auf den Sie immer zugreifen können. Natürlich können auch Personen, die von Ihnen autorisiert wurden, auf den Ordner zugreifen und dort je nach Berechtigungsstufe Dateien hinzufügen oder ändern.
In Dropbox können Sie jede Art von Datei speichern, von Word-Dokumenten bis hin zu Excel-Dateien und so weiter.
Dropbox ist ein Online-System. Sie können jedoch die Desktop-Version für Ihren PC herunterladen, damit Sie auch ohne Internetverbindung an Ihren Dateien weiterarbeiten können.
Sobald die Internetverbindung wieder aktiv ist, aktualisiert Dropbox die geänderten Dateien automatisch auf der Grundlage der zuletzt geänderten Version. Und wenn die Datei für mehrere Personen freigegeben ist, werden die Änderungen auch auf den anderen Computern, die Zugriff auf die Datei haben, automatisch vorgenommen.
Google Drive: Koordinierte Arbeit mit Dokumenten
Google erfüllt Ihre Anforderungen an die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit seinem Dienst Google Drive. Wie bei DropBox steht Ihnen mit Google Drive ein Online-Speicherplatz zur Verfügung, auf dem Sie Ihre Dokumente problemlos gemeinsam nutzen können.
Der zusätzliche Vorteil von Google Drive ist jedoch die Möglichkeit, gemeinsam an demselben Dokument zu arbeiten: mehrere Mitarbeiter desselben Teams können gleichzeitig Änderungen vornehmen.
Diese Option ist auch mit Google Docs, der Online-Version des Word-Pakets von Microsoft Office, möglich, da es mehr oder weniger die gleichen Funktionen für die Erstellung von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Online-Fragebögen bietet.
Auf diese Weise erstellte Dokumente können von allen Personen, die eine Zugriffsberechtigung auf die Datei erhalten haben, gleichzeitig eingesehen werden.
Onedrive: die Windows-Signaturwolke
Onedrive ist das systemeigene Cloud-System von Windows. Auf PCs, auf denen das Windows-System läuft, ist es bereits standardmäßig vorinstalliert. Onedrive bietet eine Online-Version der Programme Word, Excel und Powerpoint zum einfachen Arbeiten und Teilen von Dokumenten. Onedrive ist in Microsoft Office 365 integriert und bietet einen kostenlosen Plan, zu dem zusätzliche Funktionen gegen eine Gebühr hinzugefügt werden können. In der Basic-Version steht ein Speicherplatz von 5 GB zur Verfügung.
Eine der interessanten Funktionen von OneDrive ist das Vorhandensein eines persönlichen Tresors, in dem Sie alle Arten von Dateien durch ein Identitätsprüfungssystem schützen können. In der Basisversion können Sie bis zu drei Dateien im Tresor ablegen.
Mit OneDrive haben Sie auch die Möglichkeit, mehrseitige Scans von Papierdokumenten, Quittungen und Tickets zu erstellen und diese direkt von Ihrem Mobiltelefon auf Onedrive zu übertragen. Dieses System bietet sogar eine mobile Version für Smartphones.
Da es sich um ein Standardsystem handelt, müssen Sie es nicht installieren, wenn Sie ein Windows-System verwenden. Alle Dateien auf Ihrem PC werden bei jeder Änderung gesichert, und die Synchronisierung mit allen Geräten und anderen Nutzern, die Zugriff haben, erfolgt ebenfalls sofort und äußerst effizient.
Onedrive bewahrt auch Dateien, die Sie gelöscht haben, für weitere 30 Tage auf. So können Sie sie jederzeit wiederherstellen.
Wie Google Drive ermöglicht auch Onedrive das Arbeiten ohne Internetverbindung und die gleichzeitige und sofortige Zusammenarbeit mit anderen Nutzern.
Der Dienst ist bereits auf Windows-Systemen verfügbar, für macOS-Systeme muss er noch installiert werden. Nach der Installation verfügt die Desktop-Version jedoch über die gleichen Funktionen wie Windows-Systeme.
Ist Ihr Unternehmen bereit, den nächsten Schritt zu tun, um sein System zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten zu verbessern?
Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, ob die gemeinsame Nutzung von Dokumenten bereits Teil Ihrer Praxis ist und ob Sie den Unterschied in der Produktivität bemerkt haben.
Artikel übersetzt aus dem Italienischen