Wie macht man eine Videokonferenz? Eine Handvoll nützlicher Tipps

Eine Videokonferenz zu organisieren scheint ein Kinderspiel zu sein. Um ein gutes virtuelles Treffen zu veranstalten, muss man scheinbar nur auf eine Schaltfläche klicken, und alles läuft entsprechend automatisch ab. In Wirklichkeit ist es anders: Videokonferenzen zu organisieren, ohne dass es zu Fehlern oder Problemen kommt, ist nicht so einfach.

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Durchführung einer Videokonferenz: Wir stellen bewährte Verfahren vor, auf deren Grundlage ein gutes Online-Meeting geplant und durchgeführt werden kann.

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Was ist eine Videokonferenz?

Bei einer Videokonferenz handelt es sich, wie der Name schon sagt, um eine Konferenz, die durch die virtuelle Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt wird. Das bedeutet, dass sie nicht physisch anwesend sind, sondern die Sitzung telematisch, d. h. hinter einem Bildschirm, verfolgen.

Videokonferenzen sind im Allgemeinen Treffen zwischen mehreren Personen , die durch technologische Hilfsmittel vermittelt werden, d. h. durch das Vorhandensein von speziellen Technologien, die die Telekommunikation ermöglichen.

Videokonferenzen am Arbeitsplatz

Videokonferenzen sind mit der Verbreitung von Smart Working am Arbeitsplatz zu einem sehr beliebten Instrument geworden. Die technologische Revolution in den Unternehmen hat zu einer Verlagerung auf die digitale Ebene geführt, und zwar auch bei Praktiken, von denen man annahm, dass sie unbedingt von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden müssten.

Heute sind Videokonferenzen in der Arbeitswelt gang und gäbe und werden als Teil der Unternehmensroutine betrachtet. Sehr oft werden Besprechungen sogar online abgehalten.

Durch die modernen technologischen Mittel kann sichergestellt werden, dass alle Arbeitnehmer an der Videokonferenz teilnehmen können, auch wenn sie nicht physisch in den Räumlichkeiten des Unternehmens anwesend sind. Dank der Videokonferenz werden die physischen Entfernungen zwischen den Teilnehmern aufgehoben, die auf diese Weise unabhängig von ihrem Aufenthaltsort aktiv in das Unternehmensleben einbezogen werden können.

Wie macht man eine Videokonferenz?

Kleine Tricks im Vorfeld

Eine Videokonferenz lässt sich relativ einfach realisieren, allerdings müssen einige grundlegende Kriterien beachtet werden, damit sie reibungslos abläuft.

Eine Videokonferenz muss vor allem eines sein

• Bequem, d. h. sie muss für alle Teilnehmer leicht zugänglich sein;
• Angenehm, d. h. sie darf nicht zu Verwirrung führen. Das bedeutet, dass die Oberfläche des für die Videokonferenz gewählten Mediums angenehm sein muss und über unmittelbare Funktionen verfügen muss, die sowohl die Arbeit des Administrators als auch etwaige Eingriffe der Mitarbeiter erleichtern können.

→ Welche Ziele sind zu beachten?

Die Ziele, die bei der Organisation einer guten Videokonferenz zu beachten sind, unterscheiden sich nicht sehr von denen, die bei der Organisation eines guten persönlichen Treffens zu berücksichtigen sind.

Die per Videokonferenz organisierte Rede muss in der Tat sein:

• Klar: Das Gesagte muss leicht zu verstehen sein und das Bild des Sprechers muss so deutlich wie möglich wiedergegeben werden;
• fesselnd: Das Gesagte muss das Interesse der Zuhörer wecken und ihre Aufmerksamkeit möglichst während der gesamten Sitzung aufrechterhalten;
• Prägnant: Es ist ratsam, die Dauer von Videokonferenzen auf maximal 40 Minuten zu beschränken. Die Teilnehmer von Online-Sitzungen sind nämlich eher geneigt, sich ablenken zu lassen oder in Langeweile zu verfallen.

Die oben genannten Aspekte hängen bei Videokonferenzen stark von den unterstützenden Technologien ab, die zur Durchführung der Online-Sitzung eingesetzt werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, zunächst sicherzustellen, dass man den Umgang mit den technologischen Mitteln, die man zur Durchführung der Sitzung einsetzt, beherrscht.

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Welche Fragen sollten vor der Organisation einer Videokonferenz gestellt werden?

Bevor eine Videokonferenz abgehalten wird, müssen Fragen zur Planung gestellt werden, damit eine angemessene Online-Sitzung organisiert werden kann.

Die Fragen , die Sie sich stellen sollten, sind:

• Verfüge ich über die geeigneten technischen Mittel , um eine gute Videokonferenz durchzuführen?
• Bin ich in der Lage, die unterstützende Technologie für die Durchführung der Videokonferenz zu nutzen?
• Habe ich die Funktionalität der verwendeten Technologien getestet?
• Habe ich alle Mitarbeiter, die an der Konferenz teilnehmen sollen , gewarnt? Habe ich mir die Zustimmung zur Teilnahme bestätigen lassen und dafür gesorgt, dass sie die Veranstaltung nicht vergessen (Erinnerung im Terminkalender, zugesandter Link zur Konferenz usw.)?
• Habe ich eine Rede geplant, die inhaltlich und formal relevant ist? Das heißt, ist meine Rede geeignet, um per Videokonferenz gezeigt zu werden?

→ Rüsten Sie sich mit der richtigen Ausrüstung

Wie wir gesehen haben, werden Videokonferenzen auf der Grundlage bestimmter Technologien entwickelt. Ohne diese Hilfsmittel ist es nicht möglich, Online-Meetings zu realisieren und durchzuführen.

Aber was genau ist die richtige Ausrüstung?

Um eine Videokonferenz zu organisieren, benötigen Sie:

• Einen Computer oder ein Tablet.

Im Prinzip ist jedes Gerät, das Sie besitzen, in Ordnung (sogar ein Smartphone), solange es über eine Videokamera, einen ausreichend großen Bildschirm und die Fähigkeit verfügt, die Anwendungen zu unterstützen, über die die Videokonferenz durchgeführt werden soll.

• Eine gute Internetverbindung.

Obwohl nicht alle Lösungen zur Unterstützung von Videokonferenzen sehr hohe Geschwindigkeiten erfordern, um eine gute Videokonferenz zu ermöglichen, muss man immer sicherstellen, dass die Verbindung schnell genug für die Software oder Anwendung ist, die man für sein Online-Meeting gewählt hat.

• Gute Videokonferenzsoftware.

Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Programme auf dem Markt. Das bedeutet, dass Sie die Softwarelösung oder Webanwendung wählen können, die Ihren Bedürfnissen und Neigungen am besten entspricht.

Beispiele für nützliche Plattformen für Videokonferenzen sind Google Meet, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Pexip usw. Sie sind alle in einer kostenlosen Version verfügbar und bieten alle einen kostenlosen Service. Sie sind daher für alle Arten von Nutzern besonders attraktiv.

👉 Sollte man sich für eine dieser Plattformen entscheiden, ist es ratsam, deren Funktionalität im Browser der Wahl zu überprüfen. Öffnen Sie also die entsprechende Website, prüfen Sie die Zugänglichkeit der Plattform und wechseln Sie gegebenenfalls den verwendeten Browser.

Denken Sie jedoch immer daran, dass je professioneller die Software ist, desto mehr kann sie ein hohes Maß an Qualität und Systemsicherheit gewährleisten.

☝ Die Ausstattung mit der richtigen Softwarelösung zur Durchführung einer Videokonferenz ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg Ihrer Sitzung.

Nicht funktionierende Lösungen können nämlich zu ernsthaften Problemen führen, wie z.B.:

• Verlust der Glaubwürdigkeit des Unternehmens in den Augen der Mitarbeiter oder Kunden;
• Zeitverlust und verstreute Sitzungen, die Sie daran hindern, Ihre operativen Ziele zu erreichen.

→ Anfangsüberprüfung

Vor Beginn einer Videokonferenz ist es notwendig, die Ton- und Bildqualität sowie die Funktionalität der verwendeten Softwareeinstellungen vorab zu überprüfen.

Um einen optimalen Tonempfang zu ermöglichen, ist es sinnvoll, sich einen Kopfhörer zuzulegen, da das Mikrofon des Computers oft schlecht ist. Außerdem sollte der Bildausschnitt der Kamera überprüft und eingestellt werden, damit der Gesprächspartner Sie optimal sehen kann.

Auch die Beleuchtung muss so eingestellt werden, dass die beste Sicht gewährleistet ist. Überprüfen Sie auch, dass sich keine unerwünschten Elemente im Hintergrund befinden, da diese während der Besprechung im Video erscheinen und von allen Teilnehmern gesehen werden können.

→ Planung der Videokonferenz

Wie jede Sitzung muss auch die Videokonferenz geplant werden. Es geht nicht nur darum, Ihre Rede zu planen, d. h. was Sie sagen wollen, sondern Sie müssen einen Termin erstellen, der in der Agenda aller Teilnehmer vermerkt wird.

Bei einigen Online-Plattformen können die Teilnehmer bereits im Voraus hinzugefügt werden. Bei anderer Software hingegen kann dies zu Beginn der Videokonferenz erfolgen.

In beiden Fällen ist das Verfahren einfach: Wählen Sie einfach den Punkt Kontakt hinzufügen aus und laden Sie auf diese Weise alle Teilnehmer zu der Veranstaltung ein.

Normalerweise liegt die Höchstzahl bei 100 Teilnehmern, aber diese Grenze variiert von Software zu Software. Sollte die Höchstzahl nicht erreicht werden, ist es natürlich jederzeit möglich, die Anzahl der Videokonferenzteilnehmer zu erhöhen, auch nachdem die Veranstaltung erstellt wurde. Die Funktion "Andere hinzufügen" kann immer genutzt werden, auch während der Konferenz selbst.

→ Starten der Videokonferenz

Vor allem wenn Sie noch keine Erfahrung mit Videokonferenzsoftware haben, lohnt es sich, die Videokonferenz lange vor dem geplanten Termin zu starten. So haben Sie mehr Zeit, um bei unvorhergesehenen Problemen mit der Bedienung der Software oder bei unzureichender Nutzung das aufgetretene Problem zu beheben.

→ Verwaltung und Kontrolle der laufenden Videokonferenz

Während der Videokonferenz ist es notwendig, das ordnungsgemäße Funktionieren der technischen Lösung in Bezug auf die Audio- und Videoqualität sowohl für sich selbst als auch für die Teilnehmer ständig zu überwachen.

Die Videokonferenz muss sowohl für den Administrator als auch für die Teilnehmer zufriedenstellend sein.

Gute Praktiken während einer Videokonferenz

Um eine angemessene Videokonferenz zu leiten und durchzuführen, ist es ratsam, bestimmte bewährte Verfahren anzuwenden. Dazu gehören die folgenden:

• Schalten Sie Ihr Mikrofon in Gruppensitzungen aus, wenn Sie keine Rede halten. Wenn Sie den Ton Ihres eigenen Computers ausschalten, können Sie die Tonqualität insgesamt verbessern und verschiedene Arten von Lärmbelästigung vermeiden.
• Wenn Sie die Besprechungen planen müssen, sollten Sie eine genaue Tagesordnung mit Erinnerungshilfen erstellen, die die Mitarbeiter an ihre Aufgaben erinnern. Vor allem wenn die Mitarbeiter im Smart-Modus arbeiten, kann es nämlich leicht passieren, dass eine Besprechung, vor allem wenn sie nicht regelmäßig angesetzt ist, vergessen wird.
• Wenn Inhalte präsentiert werden sollen, ist es ratsam, sich im Vorfeld mit den für Videokonferenzen gewählten Apps oder Software vertraut zu machen .

☝ Die Funktionalitäten sind je nach der für die Videokonferenzen verwendeten Plattform unterschiedlich.

Sind Sie mit den Informationen in diesem Artikel zufrieden oder haben Sie noch Zweifel oder Unklarheiten? Wenn ja, hinterlassen Sie einen Kommentar in der entsprechenden Rubrik, wir werden Ihnen gerne so schnell wie möglich antworten!