Hot Desking: 5 Vorteile von flexiblen Arbeitsplätzen im Unternehmen

In Anbetracht der Tatsache, dass die Menschen einen großen Teil ihres Lebens im Büro verbringen, ist es nur natürlich, dass sich die Bemühungen der Arbeitgeber, zum Komfort ihrer Mitarbeiter beizutragen, auf die Bereitstellung zufriedenstellender Arbeitsplätze konzentrieren.

Hot Desking, hybrides Arbeiten und flexibles Arbeiten sind Modelle, die den Arbeitsplatz und seine Fähigkeit testen, den Mitarbeitern die Bedingungen zu bieten, die sie brauchen, um sich auf ihre Arbeit einzulassen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Während nationale Projekte wie die Vier-Tage-Woche von der Regierung unterstützt werden, konzentrieren sich die Unternehmen in Spanien weiterhin auf die Bürogestaltung und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche als Maßnahmen zur Verbesserung der Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter.

Bleiben Sie dran und erfahren Sie in diesem Artikel, was es mit Hot Desking auf sich hat. Außerdem erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass die Einführung von Hot Desking in Ihrem Unternehmen die notwendigen Vorteile bringt, damit Ihr Unternehmen auch in Zukunft ein Maßstab für Qualität, Wohlbefinden und Erfolg ist.

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Was ist ein Hot Desk?

Der Ursprung des Konzepts

Der Ursprung dieses Konzepts geht auf das 16. Jahrhundert zurück, als in der US-Marine mehreren Besatzungsmitgliedern ein Bett an Bord eines U-Boots zugewiesen wurde. Dies wurde als "Hot Racking" bezeichnet und sollte den verfügbaren Platz optimieren.

☝️ Es war heiß, weil das Bett "warm" blieb, wenn der neue Insasse eintraf, um es zu benutzen.

In einem modernen Arbeitskontext tauchte der Begriff in den 1990er Jahren auf und wurde in Geschäftszentren verwendet, als Einzelarbeitsplätze überflüssig wurden.

Englische Definition von Hot Desking

Ein Hot Desk ist ein Schreibtisch, der den Arbeitnehmern unter der Voraussetzung zur Verfügung gestellt wird, dass sie ihn bei Bedarf und im Rahmen eines rotierenden Arbeitsmodells nutzen.

In diesem Sinne bezeichnet das Konzept des Hot Desking die Praxis, im Büro gemeinsam genutzte Schreibtische einzurichten, anstatt sie individuell oder dauerhaft zuzuweisen, d. h. im Austausch für die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Arbeitnehmer.

Es wird auch als "Hot Desking" oder "Hot Table" bezeichnet, wenn man sich auf die Tatsache bezieht, dass es keine festen und unbeweglichen Schreibtische gibt.

Hot Desking: Vor- und Nachteile

Steigende Mietpreise sind ein Phänomen, das schon seit einiger Zeit zu beobachten ist und sich mit zunehmender Verdichtung der Städte tendenziell noch verstärkt.

Glücklicherweise hat der technologische Fortschritt dazu geführt, dass die Unternehmen immer weniger physische Anwesenheit ihrer Mitarbeiter benötigen, was den wachsenden Bedarf an Büroflächen und -einrichtungen bis zu einem gewissen Grad ausgleicht.

Daher ist es nicht verwunderlich, dass Methoden wie Hot Desking in den Unternehmen als Strategie zur Kosteneinsparung eingesetzt werden. Doch das ist nicht der einzige Vorteil, den dieses Modell bietet. Richtig angewandt, kann es viele weitere Vorteile bringen.

Vorteile von Hot Desking

Eine Studie von Steelcase und Ipsos über das Arbeitsverhalten ergab, dass nur 13 % der Arbeitnehmer weltweit mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden sind. Auffallend an dieser Zahl ist laut der Studie der Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz und dem Grad des Engagements der Menschen für ihre Aufgaben.

Daher ist es wichtig, über neue Modelle nachzudenken, die dazu beitragen, dass sich die Arbeitnehmer im Büro wohler fühlen. In diesem Sinne könnte Hot Desking unter anderem die folgenden Vorteile bieten:

Ein höheres Maß an Kreativität 2.

Ein gut gestalteter, einladender, komfortabler und sauberer Arbeitsplatz ist die ideale Umgebung, um die Inspiration der Menschen, die dort arbeiten, zu fördern.

Die neuen Büros von Boehringer Ingelheim in Connecticut sind ein Beweis dafür, wie geräumige, moderne Arbeitsplätze das Wohlbefinden und die Zusammenarbeit fördern können.

2. Angenehmere Arbeitsumgebungen

Ein gut verwaltetes Hot-Desking-System trägt dazu bei, das Büro sauberer zu halten und Platz zu schaffen. Minimalistische Schreibtische, an denen keine persönlichen Gegenstände mehr im Überfluss vorhanden sind, sowie eine größere Fläche für Pausen- oder Aufenthaltsräume werden zur Norm.

3. Erhebliche Kosteneinsparungen

Wenn man bedenkt, dass rund 40 % der Bürofläche während des Arbeitstages leer stehen, ist die Entscheidung für ein platzsparendes Modell nur logisch. Die logische Konsequenz? Eine Senkung der Betriebskosten um bis zu 30 % (Quelle: Verdict, englische Medien).

4. Bessere Vernetzung

Der Wechsel von einer Position im Büro zu einer anderen bedeutet zwangsläufig, dass man neue Kollegen und deren Positionen und Arbeitsweisen kennenlernt. Dies fördert den Aufbau von Verbindungen zwischen Kollegen im selben Unternehmen, die sich vorher nie begegnet wären, da sie nicht zum selben Team gehören.

5. Modernisierung und Umgestaltung der Unternehmen

Die Arbeitswelt musste sich rasch an die veränderten Anforderungen des Marktes anpassen. Modelle wie Hot Desking oder Coworking fördern die digitale Transformation von Unternehmen, da sie durch automatisierte und einsatzfähige Tools in der Cloud unterstützt werden.

Mögliche Herausforderungen des Hot-Desking-Modells

Wenn Hot Desking nicht richtig umgesetzt wird, kann es für die Unternehmen, die sich dafür entscheiden, zu einem zweischneidigen Schwert werden. Im Gegensatz zu den Vorteilen, die es bietet, sind hier einige der Herausforderungen, die es mit sich bringt:

1. Erhöhter logistischer Aufwand in der Unternehmensführung. Da die Arbeitnehmer bei diesem Modell den Platz einnehmen, der ihnen bei ihrer Ankunft am besten passt, ist auf der Managementebene mehr Logistik erforderlich, um sicherzustellen, dass die Arbeit gut organisiert ist und das Funktionieren der Teams nicht beeinträchtigt wird.
2. Abkopplung des Arbeitnehmers vom Arbeitsplatz. Da das Büro ein Ort ist, an dem die Menschen eine beträchtliche Anzahl von Stunden pro Tag verbringen und an dem sie sich beruflich und persönlich weiterentwickeln, ist es normal, dass sie das Bedürfnis nach einem individuell gestaltbaren Raum haben. Flexible Arbeitsplätze hingegen machen diese Möglichkeit zunichte und führen dazu, dass Büros zu unpersönlichen Räumen werden, mit denen sich die Menschen nicht verbunden fühlen.
3. Nachteilig für die Kommunikation. Im Gegensatz zu einer möglichen Verbesserung der geschäftlichen Vernetzung könnte Hot Desking die Kommunikation beeinträchtigen. Die Tatsache, dass sich die Teams aufteilen und über das ganze Büro verteilen müssen, kann die Kommunikation zwischen den Teams behindern, was sich langfristig im Endergebnis niederschlägt.
4. Ungleichheit am Arbeitsplatz. Wenn die Regeln nicht für alle Mitglieder einer Organisation in gleicher Weise gelten, entsteht ein Gefühl der Differenzierung und Bevorzugung, das von den Mitarbeitern im Allgemeinen nicht geschätzt wird.
5. Mangelnde Konzentration. An offenen Arbeitsplätzen kann die Möglichkeit, sich mit verschiedenen Kollegen auszutauschen, zwar den Zusammenhalt im Team stärken, doch kann der Lärm, der durch ständiges Geplauder entsteht, eine große Ablenkung darstellen.

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Wie kann das Hot-Desking-Modell in spanischen Telearbeitsunternehmen erfolgreich umgesetzt werden?

Heute sind sich die Arbeitnehmer viel mehr als früher ihres Arbeitsumfelds bewusst. Dies führt dazu, dass sie bessere Vertragsbedingungen und eine höhere Qualität der physischen Umgebung fordern.

Aus diesem Grund müssen die Unternehmen in der Lage sein, das notwendige Wohlbefinden zu bieten, um die besten Talente anzuziehen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Im Folgenden finden Sie einige Aspekte, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Möglichkeit der Einführung eines Hot-Desking-Modells in Ihrem Unternehmen prüfen.

• Raumgestaltung. Achten Sie besonders auf die Gestaltung der Räume, um sicherzustellen, dass sie angenehm, hell und gut organisiert sind. Achten Sie auch darauf, dass Sie den Mitarbeitern Bereiche zuweisen, die sie je nach ihrer Arbeit nutzen können (z. B. in Gruppen oder einzeln).
• Vernachlässigen Sie nicht die Privatsphäre. Auch in Unternehmen mit offenen und gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen ist es wichtig, dass die Menschen dort ungestört arbeiten können:
  • ohne Ablenkungen arbeiten können,
  • Telefon- oder Videogespräche führen können, ohne unterbrochen zu werden,
  • Besprechungen abhalten können.
• Die Arbeit von Angesicht zu Angesicht zu organisieren und zu koordinieren. Wenn Sie darüber nachdenken, diese Arbeitsform in Ihrem Unternehmen einzuführen, liegt das vielleicht daran, dass Sie nicht genügend Platz haben, um alle Ihre Mitarbeiter gleichzeitig unterzubringen. Erstellen Sie einen Kalender und organisieren Sie die persönliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ein paar Präsenztage pro Team vorschlagen.
• Setzen Sie angepasste Instrumente ein. Um die Kontinuität der Tätigkeit und eine gute Teamarbeit zu gewährleisten, sollten Sie in Ihrem flexiblen Arbeitsplan kollaborative Instrumente wie z. B.:
  • Aufgaben- und Projektmanager,
  • Kommunikationswerkzeuge,
  • Software für kollaboratives Arbeiten.
• Sensibilisierung der Arbeitnehmer für den Wandel. Abgesehen von den technischen und betrieblichen Aspekten ist zu bedenken, dass einige Mitarbeiter anfangs möglicherweise nicht an einer flexiblen Arbeitsumgebung teilnehmen wollen. Dies erfordert Unterstützung und die Erläuterung der Gründe für die Einführung und der Vorteile dieses Modells.

Wie Sie gesehen haben, erfordert die Umgestaltung der Arbeitsweise von Organisationen nicht nur Veränderungen in Bezug auf die Gestaltung des physischen Raums, sondern auch in Bezug auf die Unternehmenskultur und die Denkweise der Mitarbeiter. Damit Sie nicht auf neuartige Vorschläge verzichten müssen, die Ihr Unternehmen revolutionieren können, sollten Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um das Beste aus ihnen zu machen.