CRM mit Access erstellen: Was Sie wissen sollten

CRM-Meinung: Microsoft demokratisiert seit einigen Jahren die Erstellung von Anwendungen mit Microsoft Access. Die Möglichkeiten sind mit dieser Software aus der Office-Suite nahezu unbegrenzt. Allerdings ist es nicht immer sinnvoll, mit dieser Lösung zu beginnen. Wenn Sie Ihr eigenes CRM mit Microsoft Access erstellen möchten, sollten Sie die folgenden Tipps aufmerksam lesen.

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Was kann man mit Access machen?

Access ist ein Datenbankverwaltungssystem, das durch die proprietäre Sprache von Microsoft unterstützt wird: VBA (für Visual Basic for Applications). Access ermöglicht es, relationale Datenbanken ohne Programmierung zu erstellen, und das ist es, was das Tool so interessant macht. Im Gegensatz zu einer Akquisedatei in Excel, bei der eine Zeile einem Kontakt entspricht, können Sie mit Access sagen, dass zwei Kontakte zur selben Organisation gehören. Excel kann diese Art von Beziehung nicht verwalten, weshalb Ihnen bei dieser Arbeitsweise enorm viele Informationen verloren gehen.
Neben dem Datenbankteil können Sie mit Access auch Schnittstellen mit Eingabeformularen wie mit einer richtigen Software erstellen. Außerdem können Sie Abfragen erstellen , um Ihre Datenbank abzufragen, und Berichte erstellen, mit denen Sie Kundenkarten, individuelle Verträge, Bestellscheine usw. ausgeben können.
Auf dem Papier hat Access alles, was man braucht, um seine eigene CRM-Software zu erstellen.

Die Vorteile der Erstellung eines CRM-Systems mit Access

Es gibt zwei Hauptvorteile, die die Entscheidung für die Erstellung eines eigenen CRM rechtfertigen:

• Sie bezahlen Access bereits in Ihrem Abonnement oder Ihrer Microsoft Office-Lizenz. Sie zahlen also keine Lizenz für die Anwendungen, die Sie erstellen werden, und zwar unabhängig davon, wie viele Benutzer diese Anwendungen haben. Zum Vergleich: Ein CRM auf sehr gutem Niveau positioniert sich zwischen 10 und 30 € pro Monat und Benutzer. Wenn Sie 10 Personen sind, die ein CRM verwenden, sparen Sie so bis zu 3.600€ pro Jahr.
• Darüber hinaus steht es Ihnen frei, alle Ansichten und Formulare zu erstellen, die Sie möchten. Sie können also ein maßgeschneidertes CRM erstellen, ohne einen Softwarehersteller oder -integrator zu beauftragen.

Diese beiden Punkte sind sehr attraktiv, aber Sie sollten alle Dimensionen Ihres Projekts berücksichtigen, bevor Sie sich darauf einlassen. Die zu folgenden Nachteile erlauben es, die vorherigen Punkte zu relativieren.

Die Nachteile von Microsoft Access

Wir haben gesehen, wie CRM-Projekte unter Access gescheitert sind und manchmal unter Schmerzen Erfolg hatten. Hier sind die Hauptgründe dafür :

• Die Zeit für die Erstellung, die Pflege sowie die benötigten Fähigkeiten werden oft um 80% unterschätzt. Das ist enorm, aber eine Tatsache. Obwohl mit Access nicht oder nur wenig programmiert wird, ist der Zeitaufwand für den Aufbau von Fähigkeiten, um eine komplette Software einzurichten, einfach enorm. Bei der ersten Nutzung der fertigen Anwendung fallen einem oft kleine Fehler und Unstimmigkeiten auf, deren Behebung ebenfalls viel Zeit in Anspruch nehmen wird.
• Für den Fall von Datenverlusten gibt es in Access keine Datensicherung. Sie sind auch nicht vor Viren und Eindringlingen geschützt, die Ihr Geschäft schädigen könnten. Es steht Ihnen kein Support zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten. Bei Online-Software sind Support, Wartung, Updates und Datenschutz im Preis inbegriffen.
• Die Kosten für ein CRM-Projekt unter Access im Vergleich zu einer Online-Software sind wesentlich höher. Die Zeit, die Sie für die Entwicklung und Pflege Ihrer Anwendung aufwenden, wird von der Zeit für Ihr "eigentliches" Geschäft abgezogen.
• Microsoft verwendet eine proprietäre Technologie, die bei der Migration zu einer anderen Software kaum kompatibel ist. Sie können hingegen Ihre Daten im CSV-Format exportieren, um bei Bedarf alle Ihre Tabellen in ein neues CRM zu importieren.
• Selbst wenn Sie ein hervorragendes CRM einführen, werden Sie nie über kollaborative Funktionen wie die Integration mit sozialen Netzwerken, das Teilen von Notizen, das Verfolgen von Ereignissen, Geolokalisierung, das Anpassen von Ansichten und Berichten, E-Mail-Marketing usw. verfügen. Diese kollaborative Dimension ist entscheidend, um seine Kundenbeziehungen leistungsfähig und produktiv zu gestalten.
• Access ist nicht über eine sichere und für mobiles Arbeiten geeignete mobile Anwendung zugänglich, wie es die meisten SaaS-CRMs bieten.

aPaaS: eine Access-Version in der Cloud.

Wenn Sie kein Entwickler sind, aber eine Anwendung selbst entwerfen möchten, ziehen Sie die Application Platform as a Service in Betracht. Diese neue Generation von Online-Tools ermöglicht es Ihnen, jede Art von Software mit allen Vorteilen der Cloud zu erstellen: Sicherheit, Zusammenarbeit, Anwendungsbibliotheken und vieles mehr.

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Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen

Abschließend möchten wir sagen, dass wir Access für sehr spezifische Projekte empfehlen :

• bei einem POC (Proof of Concept): Anwendung zur Validierung eines Bedarfs.
• wenn die funktionale Abdeckung sehr begrenzt ist, um die Erstellungszeit und die Wartung zu begrenzen.
• wenn eine wesentliche Funktion von keinem anderen CRM angeboten wird.

Moderne CRMs sind hochgradig konfigurierbar und bieten sehr erschwingliche Preise ab 5€/Monat/Benutzer für die günstigsten. Daher wird es immer seltener, dass die Erstellung eines CRM mit Access ein rentables Projekt ist. Für die meisten CRM-Projekte empfehlen wir mobile, kollaborative und sichere CRMs, die schnell weiterentwickelt werden können, um sich an die hohen Anforderungen von Interessenten und Kunden anzupassen.

Als Mittelweg zwischen Acess und einem proprietären CRM haben Sie außerdem die Möglichkeit, sich für ein (kostenloses) Open-Source-CRM zu entscheiden, das Sie lediglich auf einem Server installieren und nach Ihren Wünschen konfigurieren müssen. Dies ist eine weit verbreitete Alternative für Unternehmen, die die volle Kontrolle über ihre Daten haben möchten, ohne einen Euro für eine Lizenz auszugeben.