Employee Self Service (ESS): Vor Ort oder zum Mitnehmen?

Selbstbedienung wird im Kundenbereich immer üblicher: In Ihrem Alltag haben Sie sich bestimmt schon einmal an der Tankstelle, im Fast-Food-Restaurant oder an einer automatischen Kasse selbst bedient. Auch in der Personalverwaltung setzt sich das Prinzip der Selbstbedienung immer mehr durch: Man nennt es Employee Self Service (ESS). Mitarbeiterportale und Self Service Systeme bieten Unternehmen und Mitarbeitern viele Vorteile, können aber auch Probleme mit sich bringen.

Doch zunächst steht auf dem Tagesmenü die Definition von Employee Self Service. Essen Sie vor Ort oder zum Mitnehmen?

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Definition: Was ist Employee Self Service (ESS)?

Ein Employee Self Service (ESS) ist ein digitales System oder ein Webportal des Unternehmens, in welchem Mitarbeiter auf personalbezogene Informationen zugreifen können: Sie haben Zugriff auf ihre digitale Personalakte und können sie verwalten. Mitarbeiterportale sind eine Funktion der meisten modernen Personalverwaltungssysteme (oder HR Software), ​​über die Mitarbeiter direkt arbeitsbezogene Aufgaben erledigen können, die traditionell von der Personalabteilung erledigt wurden, wie zum Beispiel:

• Änderung von Kontaktinformationen,
• Erfassen von Reisekosten,
• Herunterladen von Gehaltsabrechnungen,
• Antrag von Urlaub und Abwesenheiten, usw.

Warum Employee Self Service?

In einem immer stärker wettbewerbsintensiven Markt für talentierte Mitarbeiter trägt die Employee Self Service Technologie zur Schaffung einer positiven Arbeitskultur und zur Bindung von Talenten bei, indem sie den Arbeitnehmern die direkte Kontrolle über ihre Personaldaten gibt.

ESS-Systeme werden auf Social-Media-ähnlichen Plattformen immer mehr für die mobile Nutzung optimiert und sind oft Teil größerer Strategien zur Mitarbeiterbindung, die Wellness-Programme, Anerkennung, Learning-Management-Systeme und unternehmensweite soziale Aktivitäten umfassen können.

Vorteile des Employee Self Service

Wenn das Employee Self Service richtig implementiert wurde, kann ein Unternehmen sofortige Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen feststellen.

Erfüllung der Mitarbeitererwartungen

Manche Mitarbeiter können nicht mehr damit zufrieden sein, einen Vermittler zu haben. Wenn Unternehmen wachsen, ist es jedoch oft schwierig, dass jede Stimme gehört wird. Mit Self-Service-Systeme wird es für Mitarbeiter jetzt einfacher, direkt von den zuständigen Abteilungen gehört zu werden. So können Unternehmen die Erwartungen ihrer Mitarbeiter besser erfüllen.

Rationalisierung der Prozesse

Früher mussten alle Personaldaten von einer speziell dafür ausgebildeten Person in das System eingegeben werden. Informationen über die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurden häufig von einer anderen Abteilung oder möglicherweise von einer dritten Partei erstellt, und andere Informationen über die Einnahmen wurden von einer anderen Abteilung oder einem anderen Unternehmen bearbeitet.

Self Service Portale tragen zur Rationalisierung all dieser Prozesse bei, indem sie diese Systeme miteinander verknüpfen und die Informationen für alle zugänglich machen. Die Kommunikation zwischen Personaler und Mitarbeiter wird umso erleichtert, was beiden Parteien Zeit spart.

Zeitersparnis

Ein großer Vorteil des Self Service einiger HR-Prozesse besteht darin, dass die Arbeitsbelastung der Personaler verringert wird. Die Personalabteilungen sind häufig überlastet: Was die Mitarbeiter selbst erledigen können, ist für das HR sehr hilfreich. Über Mitarbeiterportale können die Mitarbeiter ihre eigenen Zeitpläne einsehen, die Gehaltsabrechnung überprüfen, sich ein- und ausstempeln lassen, Stundenzettel anpassen, Leistungen aktualisieren, ihre persönlichen Daten ändern und vieles mehr.

Auf diese Weise haben Personalverantwortliche viel mehr Zeit, um sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern, wie zum Beispiel der Mensch: Die Zeit der Personalmanager wird nicht mehr mit der Dateneingabe oder der einfachen Bearbeitung von Mitarbeiterinformationen in Anspruch genommen. Dementsprechend können sie sich völlig auf Themen konzentrieren, die einen menschlichen Kontakt erfordern.

Reduzierung der Eingabefehler

Ein Employee Self Service macht nicht nur die Dateneingabe und -übertragung schneller und effizienter, sondern trägt auch dazu bei, Fehler zu vermeiden.

Menschliche Fehler waren schon immer ein wichtiger Faktor bei der manuellen Eingabe von Informationen. Mit Employee Self Service werden Fehler bei der Datenübertragung praktisch eliminiert und Personalmanager können Fehler in kürzlich hinzugefügten Mitarbeiter- oder Bewerberdaten viel leichter erkennen.

Mehr Eigenverantwortung für Mitarbeiter

Durch den direkten Zugriff auf ihre Informationen werden die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter verbessert. Transparenz und Datenqualität werden tatsächlich durch ein Employee Self Service gewährleistet. Mitarbeiter können auch Informationen über Schulung und Weiterentwicklung einsehen, was ihnen mehr Kontrolle über ihre eigene Karriere gibt. Engagiertere Mitarbeiter sind in der Regel loyaler gegenüber ihrem Unternehmen und auch produktiver.

Förderung des Remote Working

Ein weiterer Vorteil eines Self-Service-Portals ist, dass es in der Regel cloudbasiert ist. Die Mitarbeiter können von überall aus auf das Portal zugreifen, sei es m Homeoffice, mit einem mobilen Gerät oder in einem anderen Bürogebäude. Niemand muss warten, bis er das nächste Mal im Hauptbüro ist, um sich beim Self-Service-Portal anzumelden.

Darüber hinaus können Mitarbeiter jederzeit auf ihre Informationen zugreifen. Sie müssen nicht auf die Arbeitszeiten oder die Anwesenheit eines Mitarbeiters der Personalabteilung warten. Die Mitarbeiter können ihre Fragen beantworten lassen oder ihre Informationen aktualisieren, sobald sie sie benötigen.

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Nachteile des Employee Self Service

Natürlich gibt es auch einige potenzielle Schwierigkeiten bei der Nutzung eines ESS.

Datensicherheit

Da ein Employee Self Service über persönlichen und manchmal sensiblen Mitarbeiterinformationen verfügt, muss höchste Datensicherheit gewährleistet werden. In der HR Lösung gibt es dafür Zugriffsberechtigungen, die individuell vergeben werden können, damit nicht alle Angestellte über die ganzen Mitarbeiterdaten verfügen und ändern können.

Training der Mitarbeiter

Der Einsatz eines Self Service bedeutet, dass die Mitarbeiter zusätzlich geschult werden müssen. Bei so vielen verschiedenen Aspekten des Systems kann die Schulung aufwändiger sein als bei anderen Softwaretypen, auch wenn die einzelnen Abschnitte relativ einfach sind.

Change Management

Außerdem kann es ein langwieriger Prozess sein, die Mitarbeiter über die Möglichkeiten von Systemen zum Employee Self Service aufzuklären und sie dazu zu bewegen, sie zu nutzen.

Die Umstellung von alten auf neue Self Service Systeme kann schwierige Entscheidungen in Bezug auf die Anbieter mit sich bringen, zum Beispiel ob die Systeme verschiedener Anbieter kompatibel sind oder ob ein eigenständiges ESS-System durch ein spezielles Modul eines Anbieters von HR- oder ERP-Software ersetzt werden soll.