Die kommerzielle Kontaktaufnahme, der Schlüssel zum Verkaufserfolg

Viele Experten für Kundenbeziehungen sind sich einig, dass die Kontaktaufnahme zu 80 % die Chancen auf einen erfolgreichen Verkauf bestimmt und sich in den ersten 20 Sekunden entscheidet.

Und wie man oft hört, bekommen Sie keine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu machen.

Deshalb ist die Vorbereitung ein wesentlicher Punkt, um Ihre Kontaktaufnahme, indem Sie sich über den Kunden informieren und alle Daten, die z. B. im CRM festgehalten sind, einsehen.

Wir liefern Ihnen hier alle Schritte der Kontaktaufnahme, Tipps und Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Denn zum Schluss darf die Einleitung nicht fehlen!

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Was ist eine geschäftliche Kontaktaufnahme?

Kontaktaufnahme: Definition

Die Kontaktaufnahme, das erste geschäftliche Treffen zwischen dem Verkäufer und dem potenziellen Kunden, stellt die Startphase, die Initialzündung für den Geschäftsverkehr dar.

Sie ist eine kritische und entscheidende Phase, da sie die erste der sieben Phasen des Verkaufs ist.

Folglich bedingt sie die Durchführung der folgenden, die da lauten: :

• die Ermittlung des Bedarfs,
• die Argumentation,
• die Behandlung von Einwänden,
• die Verhandlung,
• der Abschluss,
• und endet mit der Verabschiedung.

Traditionell wird sie persönlich oder am Telefon durchgeführt, sie kann aber auch eingeleitet werden :

• durch das Versenden einer personalisierten E-Mailing,
• über soziale Netzwerke,
• durch einen Chatbot, der an den richtigen Vertriebsleiter weiterleitet, usw.

Die 5 Ziele der Kontaktaufnahme

Ob es sich um :

• einer telefonischen Kontaktaufnahme,
• um eine persönliche Kontaktaufnahme, beim Kunden oder auf einer Messe,
• oder um eine Kontaktaufnahme per E-Mail,

ihre Ziele sind:

• das Eis brechen, sich kennenlernen ;
• den Kunden in die beste Stimmung versetzen, um den Austausch fortzusetzen, und Ihnen die Gelegenheit geben, die Herausforderungen des Verkaufs zu erläutern;
• einen späteren Geschäftstermin vereinbaren, wenn er nicht sofort Zeit hat;
• einen guten ersten Eindruck hinterlassen, der zu weiteren Verkäufen und sogar zu Weiterempfehlungen führt;
• ein Klima schaffen, das dem Verkauf und einer langfristigen und nachhaltigen Kundenbeziehung förderlich ist.

Der Erfolg einer Kontaktaufnahme hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. :

• Vorbereitung ;
• die Wahl des Kommunikationsmittels ;
• die Botschaft, die Sie vermitteln ;
• die Art und Weise, wie Sie Ihre Botschaft vermitteln.

Was sind die verschiedenen Komponenten der Kontaktaufnahme? 3 Grundsätze, die Sie anwenden sollten

Hier sind drei Grundsätze, die viel über die Bedeutung der Kontaktaufnahme und ihren strategischen Charakter im Verkauf und in der Kundenbeziehung aussagen.

Die 4 X 20-Regel für die persönliche Kontaktaufnahme.

Für eine persönliche Kontaktaufnahme fasst diese Regel die Bedeutung der :

• Die ersten 20 Gesten: Nehmen Sie eine ruhige und positive Haltung ein, um Vertrauen zu schaffen;
• 20 erste Zentimeter: Treten Sie dynamisch ein, halten Sie aber eine gute Distanz, um den Kunden nicht zu überrumpeln;
• 20 erste Worte: höflich, positiv, aussagekräftig, mit einfachem Vokabular und klarem Ton;
• 20 erste Sekunden: Es ist alles gesagt, die ersten Sekunden haben die größte Wirkung, der Kunde beginnt bereits, sich eine Meinung über Sie zu bilden.

Die vier A's

Unabhängig vom Ort oder den Umständen des Verkaufsgesprächs erinnern die 4 A an die 4 Grundlagen der Kontaktaufnahme:

• das Erscheinungsbild des Verkäufers: sauber, gepflegt, einfach,
• die Haltung: u. a. professionell und respektvoll,
• der Aufhänger: wirkungsvoll, aber nicht aggressiv,
• die Zustimmung des Kunden, erfolgreicher Abschluss der Kontaktaufnahme, wenn alle vorherigen Elemente beachtet werden.

Der Halo-Effekt

Der Halo-Effekt , auch bekannt als Kontaminations- oder Bekanntheitseffekt, ist ein Konzept, das auf dem Prinzip des Einflusses des ersten Eindrucks beruht, den ein Kunde von einem Unternehmen hat . ersten Eindrucks, den wir von einem Objekt oder einer Person haben und dessen Qualität und dessen Qualität die Wahrnehmung und Wirksamkeit des nachfolgenden Austauschs fördert.

Mit anderen Worten: Der Halo-Effekt führt dazu, dass wir aus einem einzelnen Charakterzug oder einer einzelnen Information verallgemeinern.

👉 Wenn Sie beispielsweise bei einem ersten Treffen feststellen, dass eine Person sympathisch und gesellig ist, neigen Sie dazu, anzunehmen, dass sie auch intelligent und kompetent ist, ohne dafür irgendwelche Beweise zu haben. Dasselbe gilt, wenn Ihr erster Eindruck eher negativ ist.

Dieser Effekt kann also beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen weitreichende Folgen haben, da er die Entscheidungen von Käufern erheblich beeinflussen kann.

Verfassen Sie eine effektive E-Mail zur geschäftlichen Kontaktaufnahme.

Die E-Mail zur Kontaktaufnahme ist ein Instrument, mit dem Sie potenzielle Neukunden akquirieren können und dessen Ziel letztlich darin besteht, neue Verkäufe zu gewinnen. Damit sie effektiv ist, muss sie bestimmte Schlüsselkriterien erfüllen, wie z. B. :

• Der Betreff muss klar und eingängig sein. Laut verschiedenen Studien öffnen zwischen 70 und 80% der Menschen keine E-Mail ohne Betreff.
• Die Nachricht muss personalisiert sein. Auch wenn Sie den Empfänger nicht kennen, sollten Sie sein Interesse an Ihnen wecken, indem Sie ihn direkt mit seinem Namen ansprechen.
• Die Nachricht sollte kurz und prägnant sein. Gehen Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie direkt auf den Punkt, warum Sie ihn kontaktieren. Sonst riskieren Sie, die Aufmerksamkeit Ihres Gesprächspartners zu verlieren.
• Achten Sie auf die Form, Grammatik- und Rechtschreibfehler sind zu vermeiden!
• Vergessen Sie nicht, mit allen Kontaktdaten zu unterschreiben, damit der Empfänger Sie problemlos kontaktieren kann.

Die sechs wichtigsten Schritte bei der Kontaktaufnahme

Jede geschäftliche Kontaktaufnahme folgt einem bestimmten Verkaufsprozess, der darauf ausgerichtet ist, die Aufmerksamkeit des Interessenten zu wecken, eine beruhigende Atmosphäre zu schaffen und sofortiges Interesse zu wecken. Hier sind die sechs wichtigsten Schritte für einen erfolgreichen und effektiven Erstkontakt.

Schritt 1: Die Einleitung

Sie stellen sich kurz vor und vergewissern sich, dass Sie mit der richtigen Person sprechen.

Dies ist die erste Kontaktaufnahme, daher sollte Ihre Präsentation klar, direkt und persönlich sein. Nennen Sie Ihren Namen, das Schlüsselwort Ihrer Aufgabe und bestätigen Sie Ihren Gesprächspartner, indem Sie eine schnelle Verbindung herstellen. Der erste Eindruck verpflichtet: Seien Sie hörbar, professionell und menschlich.

Schritt 2: Der Einstieg ins Thema

Sie wechseln ganz kontrolliert von der herzlichen Einleitung zum Verkaufsgespräch...

Hier wird der erste Austausch eingeleitet. Erwähnen Sie einen Kundenbedarf, einen Marktkontext oder eine Problematik, auf die Sie gestoßen sind. Zeigen Sie, dass Ihre Kontaktaufnahme auf echtem Zuhören beruht.

Schritt 3: Der Ablauf

Sie erläutern die Struktur des von Ihnen geplanten Austauschs.

Erstellen Sie einen klaren Gesprächsplan. Geben Sie die angesprochenen Punkte, die Dauer und die nächsten Schritte an. Ihr Ziel ist es, zu beruhigen und einen Rahmen für eine solide Geschäftsbeziehung zu schaffen.

Schritt 4: Das Interesse

Hier geht es darum, in einem wirksamen kommerziellen Aufhängersatz den Kundennutzen zusammenzufassen?

Ihr Aufhänger sollte auf ein bestimmtes Bedürfnis des potenziellen Kunden eingehen: Vorteil, Lösung oder Zeitgewinn. Passen Sie Ihren Verkaufsaufhänger unbedingt an die Art des Unternehmens an, mit dem Sie es zu tun haben.

Schritt 5: Das Timing

Kündigen Sie an, wie lange der Austausch dauern wird ...

Ein Kontakt im Verkauf bedeutet auch, die Zeit des anderen zu respektieren. Kündigen Sie die geplante Dauer an, zeigen Sie, dass Sie das Gespräch managen. Das ist eine Geste des Vertrauens und hat eine beruhigende Wirkung.

Schritt 6: Die Zustimmung

Holen Sie sich grünes Licht vom Kunden ...

Bevor Sie weitergehen, sollten Sie eine klare mündliche Vereinbarung bestätigen. Dies ist der erste Schritt, um eine dauerhafte Geschäftsbeziehung aufzubauen und letztendlich ein passendes Angebot abzuschließen.

✅ Wenn Sie dieser Entwicklung methodisch folgen, legen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche geschäftliche Kontaktaufnahme. Jeder Ausgangspunkt wird zu einem kontrollierten ersten Eindruck, einem effizienten Kontakt und vor allem zu einer gut investierten Zeit für Ihr Unternehmen. Kurzum, eine Strategie, die aktives Zuhören in eine vertrauensvolle Beziehung und das Kundenbedürfnis in ein klares Ziel verwandelt.

Wie macht man eine gute Kontaktaufnahme?

Keine Wunder ✨, eine erfolgreiche geschäftliche Kontaktaufnahme beruht auf :

1. einer Strategie,
2. Werkzeuge,
3. und ein echtes Gespür für den menschlichen Kontakt.

Dafür legen wir gleich die Grundlagen: auf das Bedürfnis des potenziellen Kunden eingehen, eine Verbindung herstellen und vor allem nichts dem Zufall überlassen.

Eine Strategie für die Kontaktaufnahme aufstellen.

Man kann es nicht oft genug sagen: Ein guter Erstkontakt will vorbereitet sein. Man identifiziert seinen Gesprächspartner, recherchiert, um so viel wie möglich zu erfahren, verfeinert sein Ziel und bestimmt die richtige Phase des Verkaufsprozesses. Bei der Beziehungsaufnahme geht es nicht um eine wahllos hingeworfene E-Mail zur Kontaktaufnahme mit dem Kunden oder um eine telefonische Massenakquise.

Man muss sofort in der Lage sein, ein Klima des Vertrauens aufzubauen. Sich im Vorfeld vorzubereiten ist daher genauso wichtig wie sich den Standpunkt anzuhören, schwache Signale zu analysieren und seine Vorgehensweise auf den Typ des potenziellen Kunden abzustimmen, um das erkannte Problem zu lösen.

Rüsten Sie sich mit den Werkzeugen für eine gute Kontaktaufnahme aus.

Es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie die Kontaktaufnahme und die Geschäftsanbahnung Ihrer potenziellen Kunden optimieren, personalisieren und verfolgen können.

Werkzeuge, ja. Aber vor allem die richtigen Werkzeuge, die auf die richtige Weise eingesetzt werden! Das ist der erste Schritt: Mit einer CRM-Plattform oder einer Vertriebsmanagement-Software können Sie :

• jeden Kontakt mit dem Interessenten nachverfolgen,

• die sozialen Netzwerke zu steuern,

• die Kundeninformationen zu zentralisieren,

• Ihre Aktionen anzupassen.

Eine gut eingestellte CRM-Anwendung bedeutet eine saubere, klare und kontextualisierte Kontaktaufnahme.

🔎 Welche Arten von Tools stehen zur Verfügung?

4 Beispiele für Tools

• monday.com CRM ist eine umfassende und ultra-intuitive CRM-Lösung , die Ihnen hilft, Ihren Geschäftsprozess von A bis Z zu verwalten. Dank der intelligenten und anpassbaren Akquisitionsfunktionen verpassen Sie keine Geschäftsmöglichkeit, Ihre Kontaktaufnahme ist auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Interessenten zugeschnitten und Ihre Kundenbetreuung ist einwandfrei.
• Kestio ist eine All-in-One-Plattform zur Unterstützung des Verkaufs. In Zusammenarbeit mit ihrem Team aus zertifizierten Experten legen Sie gemeinsam Ihren Anruf-Pitch fest, der auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Das Team unterstützt Sie auch bei der Erstellung Ihrer Kontaktdatei und der Durchführung von Akquiseanrufen!
• Referral Squad ist eine einfach zu erlernende Plattform für den Austausch zwischen Business Developern und Vertriebsleitern, die Informationenaustauschen und direkte und qualitativ hochwertige Kontakte herstellen. Mithilfe eines "Salescoins"-Systems generieren Sie qualifizierte Gelegenheiten und verdienen sich Belohnungen, indem Sie Kontaktaufnahmen herstellen. Was ist der Vorteil? Dank der großen Community der Plattform profitieren Sie von aktuellen Geschäftsnachrichten, Best Practices und Expertenratschlägen!
• Sellsy ist eine umfassende und einfach zu bedienende Software für die kaufmännische Verwaltung, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Sie zentralisiert alle Daten und Interaktionen mit Ihren Interessenten und Kunden. So haben Sie alle Karten in der Hand, um eine qualifizierte und auf deren Bedürfnisse zugeschnittene Kontaktaufnahme durchzuführen. Und dank der Pipeline-Ansicht erkennen Sie auf einen Blick Ihre Geschäftsmöglichkeiten, um sie zum günstigsten Zeitpunkt zu kontaktieren!

Bieten Sie eine klare und verbindliche Botschaft an.

Zu einem soliden Kontakt gehört auch eine gut durchdachte erste Zeile: kurz, direkt, mit einem starken Schlüsselwort. Man kommt direkt auf den Punkt! Ob ein Telefonanruf, eine Nachricht auf LinkedIn, ein persönliches Gespräch, um die nonverbale Kommunikation einzufangen, oder sogar eine gut aufgebaute Beispiel-E-Mail - jeder Aufhänger muss das Interesse des potenziellen Kunden wecken. Sprechen Sie jedoch nicht zu schnell über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung, sondern führen Sie es sanft heran.

Man achtet auf die Form, vermeidet Bootleg-Phrasen und wird das Eis mit einer persönlichen Information, einem klaren Nutzen oder einer offenen Frage brechen, um die Person zu entdecken. Jedes Wort sollte eine menschliche Beziehung stärken, nicht nur einen Verkaufsversuch, denn Technik kann niemals eine positive Einstellung ersetzen.

Managen Sie die Zeit, die Vereinbarung und die Nachbereitung.

Nur weil man Verkäufer ist, heißt das nicht, dass man endlos redet. Bei einer professionellen Kontaktaufnahme hält man die Zeit ein, verlangt eine klare Vereinbarung und plant den weiteren Verlauf des Projekts. Vorschlag, Termin, Einführung einer Dienstleistung oder einfache Austauschphase - man schneidet die Sequenzen gut auf, denn ein zu langes Gespräch verliert die Aufmerksamkeit des Interessenten und ermöglicht es nicht, ein Angebot zu entwickeln.

👉 Ihre wahre Herausforderung? Die Kontaktaufnahme und die Informationsaufnahme richtig zu artikulieren. Jetzt haben Sie alle Karten in der Hand, um den Rest des Gesprächs zu strukturieren und den Verkauf abzuschließen.

Vom ersten Eindruck zur Kundenbeziehung

Im Grunde genommen ist eine professionelle Kontaktaufnahme kein Glücksspiel. Es ist eine Kombination aus :

• einer klaren Strategie,

• eine aussagekräftige erste Zeile,

• ein aufrichtiges aktives Zuhören,

• eine echte Fähigkeit, auf Bedürfnisse einzugehen.

Bleiben Sie menschlich, strukturiert und aussagekräftig: So bauen Sie eine Kundenbeziehung auf, vermeiden Fehltritte und erhalten vom ersten Gespräch an ein Klima des Vertrauens. Und wenn Sie einmal Zweifel haben ... gehen Sie jeden Schritt, jedes Wort noch einmal durch und denken Sie daran: Ihre Rede ist ein ebenso mächtiges Werkzeug wie jede CRM-Lösung. Richtig eingesetzt, kann sie einen einfachen Kontakt in einen erfolgreichen ersten Eindruck verwandeln ... und ein Gespräch in eine dauerhafte Vereinbarung.

Die Fehler, die Sie nicht machen sollten

Victor Cabrera, ein bekannter Trainer für Verkaufstechniken, fasst die drei Hauptfehler sehr gut zusammen:

Hier sind alle, die wir anhand verschiedener Aussagen von Vertriebsmitarbeitern festgestellt haben:

• ❌ Ihren Verkaufs-Pitch im Vorfeld nicht gut vorbereiten, ein Problem, das entweder zu viel Rezitation oder zu viel Improvisation zur Folge hat.
• ❌ Sich nicht über den Kunden , den Sie besuchen oder anrufen, zu informieren, wird er sehr schnell merken, dass Ihre Rede generisches Blabla enthält, dem es an Personalisierung und Aufmerksamkeit mangelt.
• ❌ Fokussieren Sie sich auf die Technik statt auf die richtige Einstellung, der menschliche Kontakt steht zunächst im Vordergrund, Sie sind kein Roboter!
• ❌ Überspringen Sie Schritte, drängen Sie aus Angst vor einer Ablehnung: Hören Sie zu und zeigen Sie Respekt.
• ❌ In der falschen Stimmung sein: Wenn Sie nicht selbstbewusst oder positiv sind, macht sich das bemerkbar. Wie soll der Kunde an Ihr Angebot glauben, wenn Sie selbst nicht daran glauben?
• ❌ Einen Monolog führen, vom Regen in die Traufe kommen oder von diesem verdammten Covid reden, kurz gesagt, nicht von Anfang an schlagkräftig sein: Sagen Sie, warum Sie da sind, und wecken Sie sofort den Wunsch, Ihnen zuzuhören.
• ❌ Wirken Sie nicht " kontrolliert ", indem Sie vorgeben, zufällig vorbeizukommen, oder sich dafür entschuldigen, dass Sie stören. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner keine Gründe, Sie abzulehnen, seien Sie legitim!

Beispiel für eine Kontaktaufnahme in der Praxis (BtoB)

Hallo, ich bin Benoît von Appvizer, Europas führendem SaaS-Softwarevergleich.

Ich habe von Ihrer CRM-Lösung gehört, sie klingt sehr interessant für Kleinstunternehmen und würde gut auf unsere Plattform passen.

Ich rufe Sie an, um Ihnen einen Eintrag in unser Online-Verzeichnis anzubieten, wodurch Sie neue Kunden gewinnen können.

Hätten Sie 10 Minuten Zeit, damit ich Ihnen erklären kann, wie das geht?

Hier, und das ist unser Bonustipp, stellt Benoît die Qualität des Unternehmens, für das er arbeitet, in den Vordergrund und wertet gleichzeitig die Qualität des Kunden auf.

Eine Win-Win-Strategie für die Kontaktaufnahme , was halten Sie davon?

Haben Sie noch weitere Tipps für eine erfolgreiche Kontaktaufnahme?

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Kontaktaufnahme - ein starker Hebel für Ihren Erfolg

Mithilfe effektiver Strategien zur Kontaktaufnahme können Sie dauerhafte Beziehungen zu qualifizierten Interessenten aufbauen und so Ihren Umsatz steigern.

Sie sollten sich merken, dass es bei der Kontaktaufnahme nicht nur um eine einfache geschäftliche Interaktion geht, sondern vor allem um den Aufbau authentischer Beziehungen, die auf Vertrauen und gegenseitigem Respekt basieren.

Wenn Sie Zeit in die Kontaktaufnahme investieren, öffnen Sie sich die Tür zu einer Welt voller Möglichkeiten.

Nehmen Sie die Zügel Ihres Geschäftserfolgs in die Hand und verwandeln Sie Ihre Interaktionen in blühende Möglichkeiten!