Wie organisiert man eine effektive Verkaufstour? Methoden & Werkzeuge
Die Verkaufstour stellt die Gesamtheit der Besuche bei Kunden und potenziellen Kunden dar, die von einem Vertriebsmitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum und in einem bestimmten geografischen Gebiet durchgeführt werden.
Sie erfordert daher eine gute Organisation, um eine gute Nutzung der Zeit und der Personalressourcen des Unternehmens zu gewährleisten.
Wir stellen Ihnen die Herausforderungen der Verkaufstour, einige Methoden und Werkzeuge vor, die Ihnen das Leben leichter machen!
Was ist ein Sales-Tour-Plan?
Die Erstellung eines Sales-Tour-Plans ist eine Optimierungslösung für jede Fahrt. So können Sie
- die Anzahl der Kundenbesuche in einem bestimmten Gebiet oder einer bestimmten Region zu maximieren,
- unnötige Kilometer zu reduzieren,
- und das Geschäftsziel schneller zu erreichen, ohne im Kreis zu fahren.
Die gesamte Strategie wird im Vorfeld angepasst: geografisches Gebiet, geschäftliche Prioritäten, spezielle Zeitfenster für diesen Markt usw. Mit einem effizienten Tourenplan sollte sich jeder Termin in eine neue Chance oder einen potenziellen Neukunden verwandeln. Eine gut durchdachte Tourenkarte kurbelt das Geschäft an und reduziert die Zeit, die Sie auf Reisen verbringen. Schlecht verwaltet kann sie jedoch zu einem logistischen Moloch werden. 🗺️
Wozu dient die Verkaufstour?
Die Verkaufstour dient häufig Verkaufszwecken. In Wirklichkeit sind ihre Aufgaben jedoch viel komplexer, darunter :
- Feldforschung,
- die Lieferung von Waren,
- die Demonstration von Produkten,
- die Kundenkenntnis,
- der Service nach dem Verkauf,
- die Kundenbindung.
Die verschiedenen Arten von Verkaufstouren
Die Gänseblümchen-Tour
Das abzudeckende Gebiet wird in Blütenblätter unterteilt, wobei die Anzahl der Blütenblätter von der Größe des Gebiets abhängt. Das Herz der Blume stellt das Büro oder die Wohnung des Vertriebsmitarbeiters dar.
Der Kunde beginnt seine Tour mit dem am weitesten entfernten Kunden (maximal 1,5 Stunden entfernt) und kehrt am Ende des Tages allmählich zu seinem Ausgangspunkt zurück.
☝️ Manche empfehlen eine Einteilung in 16 Blütenblätter, die 16 Sektoren und damit 16 Touren im Monat entsprechen, so dass 4 Arbeitstage für unvorhergesehene oder dringende Besuche zur Verfügung stehen.
Die Kleeblatt-Tour
Dies ist das gleiche Prinzip wie die Gänseblümchen-Tour, außer dass das Gebiet weniger groß ist und es nur vier Sektoren gibt, die den vier Blättern des Kleeblatts entsprechen.
Wie bei der ersten Methode sind die Kunden hier gleichmäßig verteilt, so dass jeden Tag ungefähr gleich viele Besuche stattfinden.
Der Vertriebsmitarbeiter kann eine Tour pro Tag planen und den fünften Tag für die sitzende Tätigkeit oder für kurzfristige Terminanfragen freihalten.
Die Zickzack-Tour
Für ein großes Gebiet, das von einer zentralen Achse wie einer Autobahn durchzogen wird und in dem die Kunden weit verstreut sind.
Methode: Der Vertriebsmitarbeiter fährt die Hauptachse entlang und beginnt seinen Tag direkt mit dem am weitesten entfernten Kunden. Auf seinem Rückweg kehrt er allmählich zu seinem Ausgangspunkt zurück und trifft sich mit den Kunden auf beiden Seiten der Hauptachse.
Die Schnecken- oder Spiraltour
Bei dieser Methode, die sich für längere Touren und größere Gebiete eignet, bewegt sich der Vertriebsmitarbeiter spiralförmig, indem er bei jedem Kunden anhält und schließlich bei dem am weitesten entfernten Kunden endet.
Wie organisiert man eine Verkaufstour?
Wer von einer Verkaufstour spricht, muss auch von einem Verkaufstourplan sprechen. Beide sind untrennbar miteinander verbunden.
Die Organisation einer Liefer- oder Kundentour kann nicht improvisiert werden, da sonst viel Zeit verloren gehen kann.
Definieren Sie den Tourenplan
Ein Tourenplan ist ein Dokument in Form einer Karte oder eines Kalenders, das dazu dient, alle an einem Tag, in einer Woche oder in einem Monat durchzuführenden Verkaufsbesuche zu planen.
Ziel ist es, möglichst viele Treffen aneinanderzureihen und gleichzeitig die Reisekosten sowie die Fahrtzeiten zu begrenzen , je nach geografischer Lage der Kunden und der Vertriebsmitarbeiter und deren Transportmittel.
Bereiten Sie die Touren vor
Bevor der Vertriebsleiter die Touren schematisiert, beurteilt er :
- das Besuchspotenzial, d. h. die Arbeitszeit, die seine Verkaufskräfte für Kundenbesuche aufwenden können, unter Berücksichtigung :
- Feiertage, Urlaub, Schulungen etc,
- die Ausdehnung des Sektors,
- die ideale Zeit, die je nach Ziel für jeden Besuch aufgewendet werden sollte,
- die Fahrzeit zwischen den einzelnen Terminen, mit einer Sicherheitsmarge,
- Verfügbarkeit der Kunden ;
- das Kunden-/Prospect-Potenzial: Wen sollten Sie vorrangig besuchen, um die beste Rendite zu erzielen? ;
- den erwarteten Gewinn: Kosten der Touren im Verhältnis zum erwarteten Umsatz.
Auf der Grundlage dieser Schätzungen entscheidet er sich für die Art der Route , die er für die rentabelste hält.
Die Tourenroute optimieren
Um die Effizienz Ihrer Tourenplanung zu maximieren, ist die Bestimmung der optimalen Route erforderlich. Mithilfe eines Geoplanungs-Tools oder eines professionellen GPS (wie Google Maps oder einer speziellen Tourensoftware) können Sie eine Verkaufstour so planen, dass die Fahrtzeiten möglichst gering sind. Mithilfe eines Planungstools können Sie jeden Tag eine große Anzahl von Besuchen durchführen und dabei Reisezeiten und -kosten reduzieren. ✅
Einige Tipps für die Optimierung von Verkaufstouren :
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Fassen Sie alle Termine nach geografischen Gebieten zusammen: Treffen Sie sich mit möglichst vielen Kunden in derselben Ecke, um unnötige Hin- und Rückfahrten zu vermeiden.
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Priorisieren Sie das strategischste Kundenportfolio: Wie Sie wissen, kann der Besuch bestimmter Kunden eine bereits bestehende Beziehung stärken oder direkt einen neuen Verkauf mit einem überzeugten Interessenten vorbereiten. Um die Kundenbeziehung und die Verkaufswirkung Ihrer Tour zu maximieren, entscheiden Sie sich immer dafür, diese Personen gleich zu Beginn des Tages zu treffen.
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Planen Sie eine flexible Route: Kaninchen sind leider keine Seltenheit! Mit einer interaktiven Karte und einer Aktualisierung in Echtzeit können Tourenpläne vom ersten bis zum letzten Schritt angepasst werden. Das Ziel? Mögliche Rückschläge, die vor Ort auftreten, auszugleichen.
Eine gute Planung bedeutet weniger Stress und mehr Interaktionen, um Geschäfte abzuschließen!
Organisieren Sie die Logistik
Die Organisation einer erfolgreichen Verkaufstour erfordert, dass das Unternehmen auf jedes Detail achtet:
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Transportart,
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Unterkunft (falls erforderlich),
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Verkaufsmaterialien oder Musterprodukte, die für die Akquise unerlässlich sind.
🚘 Für einen reisenden Vertriebsmitarbeiter ist die Wahl des Fahrzeugs von entscheidender Bedeutung, vor allem wenn er sperriges Material transportiert. Niemand hat Lust, stundenlang zwischen Kartons eingeklemmt unterwegs zu sein. Wenn Sie ein Hotel buchen, wählen Sie es an einem strategisch günstigen Ort auf der Karte, nicht zu weit entfernt von den ersten Besuchen, und buchen Sie es im Voraus, um unnötigen Stress am Abend zu vermeiden. Vergewissern Sie sich schließlich, dass alle Ihre Geschäftsunterlagen (Broschüren, Verträge, Website) mindestens 48 Stunden vor dem Tag der Abreise fertig sind.
Briefing des Verkaufsteams
Gehen mehrere Vertriebsmitarbeiter auf Tour? Dann ist ein spezielles Briefing für das Team erforderlich! Koordinieren Sie die Aktionen, um ihre Wirksamkeit zu optimieren :
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Erinnern Sie an das Hauptziel der Außendiensttour: Neukundengewinnung? Kundenbindung ? Abschluss von neuen Verträgen?
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Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Schlüsselinformationen jedes Kundenkontakts: Wenn man weiß, wen man ansprechen will, kann man die Ansprache besser planen.
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Weisen Sie jedem die Rollen und die verschiedenen Bereiche zu: Mit dieser Methode tritt man sich nicht gegenseitig auf die Füße und kann einen viel größeren Bereich verwalten.
Mit einem guten Briefing weiß jeder Vertriebsmitarbeiter, was er auf welche Weise zu tun hat.
Für den Ablauf der Tour sorgen
Vor Ort muss man zwischen Strenge und Flexibilität jonglieren können. Einen Zeitplan festzulegen ist gut, aber ein Vertriebsmitarbeiter muss auch in der Lage sein, die Termine an unvorhergesehene Ereignisse anzupassen. Bitten Sie sie, nach jedem Termin alle nützlichen Informationen über den Austausch und neue Aktionen zu notieren. Diese Informationen werden für eine gute Kundenbetreuung und für das Geschäftsreporting unerlässlich sein!
Vor allem sollten Sie eine Interaktion, die während der Tour nicht sofort zu einem Ergebnis geführt hat, nicht unterschätzen. Vielleicht hat der Austausch die Tür zu einem zukünftigen Vertrag geöffnet, wer weiß? Die Beziehungen zu Ihren Kunden und Interessenten zu stärken, ist auch das, was eine erfolgreiche Verkaufstour ausmacht.
Nach der Tour nachfassen
Wenn der letzte Besuch abgeschlossen ist, ist die Verkaufstour noch nicht zu Ende! Denn die Ergebnisse müssen noch analysiert und die Kunden und Interessenten nachverfolgt werden. 📊 Machen Sie mit den betreffenden Vertriebsmitarbeitern eine Bestandsaufnahme :
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Beurteilen Sie die Anzahl der durchgeführten Termine, die Konversionsraten und die tatsächlich erzielten Aufträge.
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Aktualisieren Sie das CRM mit den im persönlichen Gespräch gesammelten Informationen.
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Mahnen Sie Interessenten und Kunden entsprechend der vereinbarten Aktionsart.
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Suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten für die nächsten Touren.
Es ist diese Nachbereitung, die eine Verkaufstour zu einem echten Wachstumshebel für Ihr Unternehmen macht. Ohne Nachbereitung laufen alle Bemühungen Gefahr, ins Leere zu laufen.
Tools zur Optimierung von Verkaufstouren
Vergessen Sie die Suche nach einem kostenlosen Tourenplan oder die Erstellung des Plans für eine Verkaufstour in Excel.
Eine gute Abfolge von Kundenbesuchen ist nicht starr, sie muss berechnet und neu kalkuliert werden, je nach den Zufälligkeiten vor Ort.
Und nichts ist effizienter als eine Software mit künstlicher Intelligenz, die das für Sie erledigt oder nach einem neuen Kunden in der Nähe sucht, wenn ein anderer abgesagt hat oder nicht anwesend ist.
So sparen Sie wertvolle Zeit und gewinnen an Effizienz. Erfahren Sie mehr über Lösungen zur Tourenoptimierung. ⤵️
☝️ Aber vergessen wir nicht, dass eine Tourenplanungssoftware nicht das einzige Werkzeug ist, das ein mobiler Vertriebsmitarbeiter benötigt; ebenso unverzichtbar sind :
- die Erstellung von maßgeschneiderten und personalisierten Geschäftsunterlagen unterwegs,
- Das Erstellen von Notizen, das Zentralisieren und Teilen von Kundengesprächen mit dem Büro in Echtzeit.
Hierfür können Sie beispielsweise Kizeo Forms, eine mobile Anwendung für das Geschäftsmanagement, verwenden.
Mit ihr können Sie auch Kundendaten, wie z. B. Adressen, die sie aufsuchen müssen, auf das Smartphone oder den Tablet-PC der Vertriebsmitarbeiter senden.
Sellsy zum Beispiel ist eine umfassende und modulare französische CRM-Suite, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Vertriebsaktivitäten unterstützt. Mithilfe ihrer intuitiven mobilen App teilen Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Aktivitäten in Echtzeit mit, auch wenn sie unterwegs sind, sodass Sie ihre Leistungen von überall aus verfolgen können. Als echtes All-in-One-Tool profitieren Sie außerdem von effektiven Funktionen für die Zusammenarbeit auf Verkaufsreisen: ein gemeinsamer Kalender, der in Echtzeit aktualisiert wird, ein Modul zur Verfolgung von Verkaufschancen, ein intelligentes Lead Scoring-System, eine Pipeline-Ansicht, Vertriebs-Dashboards und vieles mehr!
Und schließlich: Wussten Sie, dass es mobile CRMs mit Geolokalisierungsfunktionen gibt? Dies ist der Fall bei Divalto weavy, das alle Ihre Aktivitäten vor Ort organisiert, insbesondere mit :
- der Optimierung und Priorisierung von Reisen mithilfe von Indikatoren,
- die Verfolgung der Aktivitäten und der Reihenfolge der Reisen auf einer Karte,
- mobile Auftragsannahme mit Zugriff auf Lagerbestände usw.
Das Ganze ist als Anwendungsversion verfügbar und mit Ihrer ERP-Software verbunden.
Überlassen Sie die Planung Ihrer Verkaufstouren nicht dem Zufall!
Eine Verkaufstour zu improvisieren ist riskant! Jeder kann schnell in alle Richtungen gehen, um am Ende nur heiße Luft zu brauen. Wenn sie gut organisiert ist, bedeutet das mehr konkrete Termine, weniger unnötige Reisezeit und eine höhere Konversionsrate. Mit den richtigen Tools und einer guten Vorbereitung im Vorfeld wird jede Fahrt optimiert und Ihre geschäftliche Wirkung ist maximal.
Lassen Sie keinen Raum für Ungenauigkeiten und setzen Sie auf eine wasserdichte Strategie mit leistungsstarken Tools ... für Vertriebsmitarbeiter, die mit unterschriebenen Verträgen und nicht nur mit Kilometern auf dem Tacho nach Hause kommen.
Undwas nutzen Sie, um Ihren Außendienstmitarbeitern auf Tour die Arbeit zu erleichtern?
🤓 Letzter Tipp für unterwegs: Berechnen Sie regelmäßig die Rentabilität Ihrer Touren, um die Planung der nächsten anzupassen!