[Fallstudie] Wie man seine Rekrutierungsprozesse strukturiert und das Budget für Multicasting reduziert

Die Digitalisierung des Einstellungsprozesses war in den letzten Jahren eine der größten Herausforderungen für das Personalwesen. Personalverantwortliche müssen sich immer mehr Lebensläufe ansehen und darin DIE seltene Perle für das Unternehmen finden.

Diese Profilanalyse ist zeitaufwendig, während die Personalverantwortlichen mit anderen zeitraubenden Aufgaben jonglieren müssen. Hinzu kommen die tägliche psychische Belastung und die Notwendigkeit, den Kandidaten so objektiv wie möglich auszuwählen.

Aber zum Glück gibt es Lösungen wie Taleez, die es ermöglichen, die Personalbeschaffung zu zentralisieren und bestimmte Aufgaben zu automatisieren , um Zeit und Effizienz zu gewinnen.

In dieser Studie lässt uns Julien Lagrange, Content Manager bei Taleez, an den Erfahrungen von Thomas Laigo, Personalreferent bei Incomm, teilhaben. Lassen Sie uns anhand dieser Erfolgsgeschichte gemeinsam diese Software zur Verwaltung und Mehrfachverteilung von Einstellungen kennenlernen.

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Über Incomm

Seit mehr als 14 Jahren begleitet Incomm Unternehmen bei ihrer medienübergreifenden Kommunikation (digital und Print). Die Agentur stellt ihre Kreativität und Professionalität in den Dienst ihrer 4000 Kunden, die sowohl mit Handwerkern oder KMU als auch mit großen Konzernen oder Institutionen zu tun haben.

Ursprünglich in der Nähe von Bordeaux angesiedelt, verfügt Incomm heute über 13 Niederlassungen in den größten Städten Frankreichs sowie eine Niederlassung in Belgien.

Diese französische und europäische Entwicklung hat auch Auswirkungen auf die Personalbeschaffung, da die HR-Abteilung ausländische Talente anwerben muss.

Thomas Laigo, der im Mai 2019 ankam und für die Personalbeschaffung zuständig ist, war so freundlich, uns seine Zeit zu schenken, um ihre Herausforderungen und Probleme besser zu verstehen.

Ein Personalbeschaffungsmarkt mit zwei Geschwindigkeiten

Incomm sucht hauptsächlich nach Talenten in zwei Tätigkeitsbereichen: IT und Handel.

Für jeden dieser Bereiche sind die Auswahlkriterien unterschiedlich und passen sich der Marktrealität an.

Die Auswahl von relevanten IT-Profilen

Der Bedarf von Incomm an Design und Webentwicklung erfordert überwiegend ältere Profile sowie Juniorprofile ohne große Berufserfahrung.

"Für alle unsere IT-Rekrutierungen haben wir keine Schwierigkeiten, Kandidaten zu finden. Incomm hat sogar Partnerschaften mit spezialisierten Schulen entwickelt, um seltene Perlen während ihrer Ausbildung aufzuspüren!"

Die größte Herausforderung für diese Profile besteht darin, die zahlreichen Bewerbungen zu sortieren und auszuwählen.

Die Attraktivität für kaufmännische Profile

Die Agentur sucht auch nach Möglichkeiten, ihr Vertriebsteam durch Außendienstmitarbeiter zu verstärken, mit denen sie ihr Einzugsgebiet abdecken kann. Das Agenturnetz möchte seinen Einfluss in ganz Frankreich sowie in Europa ausbauen.

Die Suche und Auswahl von Lebensläufen von Vertriebsmitarbeitern ist problematischer. Um erfolgreich relevante Profile anzuziehen, arbeitet Incomm an seiner Arbeitgebermarke sowie an einer Politik des Inbound Recruiting.

Inbound Recruiting ist vom Inbound Marketing inspiriert: Anstatt Ihre Bewerber abzuholen, kommen sie zu Ihnen. Das Ziel besteht also darin, eine Reihe von Instrumenten (Blog, Weißbuch, Newsletter, Karriereseite usw.) und Maßnahmen (Kommunikation, Arbeitgeberinterview usw.) einzusetzen, die bei den Bewerbern Interesse an Ihrem Unternehmen und Ihren Stellenangeboten wecken.

Dies bricht mit der traditionellen Sichtweise des Personalvermittlers, der "nur" Stellenangebote veröffentlicht.

In dem von uns untersuchten Fall konnte Incomm seine Arbeitgebermarke durch eine attraktive, dynamische Karriereseite und eine mutige Kommunikation aufbauen.

Die Herausforderungen, denen sie sich stellen mussten

Die drei Probleme, denen sich Incomm stellen musste, sind :

• Zentralisierung von Prozessen und Maßnahmen , um die Effizienz der Personalbeschaffung zu steigern,
• Die Einstellungskampagnen in einem Netzwerk von 13 Agenturen zu koordinieren,
• die richtigen Profile und Talente anzuziehen, indem eine starke Arbeitgebermarke und eine einfache und wirksame Candidate Experience entwickelt werden.

Die Einführung einer Lösung, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Für eine zentrale Verwaltung und eine automatische Mehrfachverbreitung von Stellenangeboten.

Vor dem Start mit Taleez verfügten Thomas Laigo und das Incomm-Team nicht über eine Lösung zur Verwaltung und Verbreitung von Stellenangeboten. Es gab keine Koordinierungspolitik innerhalb der verschiedenen Agenturen, was zu unterschiedlichen Strategien führte.

Die Anzeigen wurden systematisch über Indeed und manchmal über Pôle Emploi verbreitet. Kandidaten wurden punktuell über ihr eigenes Netzwerk und über Linkedin gesucht. Wenn die Zahl der Bewerbungen nicht anstieg, wurden die Stellen auf Indeed gesponsert, was ein ziemlich hohes Budget für die Verbreitung der Stellen zur Folge hatte.

"Meine Ankunft bei Incomm als Leiterin der Personalabteilung hatte also das Ziel, unsere Personalpolitik zu gestalten und zu koordinieren. Wir wollten die Kosten für die Verbreitung senken und höhere Erträge erzielen. Um diese beiden Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, mussten wir uns mit einem ATS ausstatten."

Ihre Auswahlkriterien: Warum Taleez?

Die Wahl von Incomm fiel nach einem Benchmark anderer existierender Lösungen auf Taleez. Unser Team erkannte sehr schnell ihre Bedürfnisse und wir tauschten uns über ihre Nutzung und die Funktionen aus, die ihnen in ihrem Alltag helfen würden.

5 Merkmale von Taleez erweckten ihre Aufmerksamkeit:

• Die angebotenen Funktionen zur Verwaltung von Einstellungen und Bewerbungen (anpassbare Pipeline, geteilte Kommentare, Lebenslaufbibliothek, automatisches Multicasting, Einstellungsstatistiken...),
• Eine individuell gestaltbare Karriereseite, um ihre Arbeitgebermarke hervorzuheben,
• Die Flexibilität unserer Lösung und ihre angepassten technischen Entwicklungen,
• Die Reaktionsfähigkeit unseres Kundensupports und die Freundlichkeit des gesamten Teams,
• Unseren wettbewerbsfähigen Preis im Vergleich zu anderen Lösungen auf dem Markt.

Incomm konnte seine Arbeitgebermarke dank seiner Karriereseite, die von Taleez generiert wurde, hervorheben.

Das von Incomm abgeschlossene Pro-Abonnement ist auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten, insbesondere hinsichtlich der Erstellung von Workflows(Automatisierung von Aufgaben) und der Möglichkeit, Statistiken über ihre Rekrutierungen einz usehen (Sourcing, Zeit bis zum Abschluss einer Rekrutierung, durchschnittliche Zeit, die ein Kandidat in einer Etappe verbringt...).

Wie bei allen unseren Kunden führten wir unser Tool vor und richteten dann eine persönliche Betreuung ein, um die Entwicklung ihrer Bedürfnisse zu verfolgen.

Die festgestellten Vorteile

Der Einsatz von Taleez hat den Alltag von Thomas und den Managern von Incomm in mehreren Aspekten verändert.

Ausgleich der Budgets für die Anzeigenschaltung.

In Bezug auf die Budgetfrage kreuzte Thomas die Rücklaufquoten von Lebensläufen mit dem Budget, das für jede Anzeige oder Einstellungskampagne bereitgestellt wurde. Indem er mithilfe der Analysefunktion seines Kontos auch die Quellen der Bewerbungen (Indeed, Pôle Emploi...) analysierte, konnte er feststellen, welche Kanäle erfolgreich waren. Mit diesen Informationen in der Hand konzentrierte er die Verbreitung auf einige wenige Jobbörsen und verteilte den verbleibenden Betrag neu.

Im Ergebnis konnte Incomm sein Gesamtbudget für die Verbreitung einsparen und die Quote der eingegangenen Bewerbungen erhöhen.

Die Verbreitung von Stellenangeboten ist ein wichtiger Kostenfaktor bei der Personalbeschaffung. Taleez handelt mit über 70 Jobbörsen günstige Tarife aus.

Schaffung einer attraktiven und flüssigen Candidate Experience

Um ein personalisiertes und vereinfachtes Bewerbererlebnis zu schaffen, hat Thomas seine eigenen Einstellungspipelines und Formulare für personalisierte Bewerbungen definiert, die auf das gesuchte Profil zugeschnitten sind.

Auf diese Weise können sich die Bewerber schneller bewerben und die Erwartungen und Anforderungen an die Stelle besser verstehen. Für den Personalvermittler bedeutet dies relevantere Bewerbungen und eine bessere Beziehung zwischen Bewerber und Personalvermittler.

In der Einstellungsansicht kann Thomas Laigo den Fortschritt, die Anzahl der Kandidaten und die wichtigsten Schritte jeder seiner Einstellungen einsehen.

Verkürzung der Rekrutierungszeit

Schließlich konnte das Incomm-Team (Personalverantwortliche und Manager) dank der automatischen Mehrfachverbreitung von Stellenangeboten und der kollaborativen Funktionen viel Zeit bei seinen täglichen Aufgaben einsparen.

"Ob es darum geht, einen Lebenslauf anzusehen oder eine Bewerbung zu analysieren, wir nutzen die kollaborativen Funktionen von Taleez wie Kommentare, einen Mitarbeiter zu erwähnen. Unsere Rekrutierungsprozesse sind flüssiger und effizienter geworden!".

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Fazit

Die Digitalisierung der Personalbeschaffungsprozesse gewinnt immer mehr Unternehmen für sich. Aus gutem Grund, denn die Vorteile für die Personalverantwortlichen sind zahlreich: geringere Kosten für die Personalbeschaffung, aussagekräftigere Bewerbungen, bessere Aufgabenverteilung, höhere Effizienz und Engagement der Mitarbeiter etc.

Die Gesundheitskrise von COVID-19 hat die Wirksamkeit dieser Lösungen für die Verwaltung und Verbreitung von Einstellungen dank ihrer kollaborativen, online zugänglichen Funktionen bewiesen.

Incomm nahm diesen Trend vorweg und strukturierte und modernisierte seine Rekrutierungsprozesse mithilfe von Taleez.

Ihre Bedürfnisse erforderten angepasste Funktionen (automatisches Multicasting, kollaborative Verwaltung, geteilte Kommentare und Erwähnungen, Einstellungsstatistiken...).

In einem ersten Schritt führte das Unternehmen eine strukturierte Einstellungspolitik für seine 13 Agenturen ein. Dadurch konnte es die Effizienz bei der Bearbeitung von Bewerbungen steigern und gleichzeitig wertvolle Zeit freisetzen. Zeit, die es dem Unternehmen ermöglichte, seine Einstellungsstatistiken zu analysieren und blockierende Punkte zu erkennen (Bewerberweg, Jobbörse, die nur wenige Bewerbungen liefert...).

Schließlich konnte Incomm sein Budget für die Anzeigenschaltung senken, indem es die Bewerbungsraten der einzelnen Jobbörsen analysierte und die zugewiesenen Beträge anpasste.

Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.