Interne Kommunikationsplattform Software: Ratgeber
Was ist interne Kommunikation?
Die interne Kommunikation ist der Ausdruck der Unternehmensstrategie. Die Verbreitung und Erläuterung der strategischen Ausrichtungen des Unternehmens, seiner Ziele und auch seiner Ergebnisse erfolgt somit durch interne Kommunikation.
Wie kann man die interne Kommunikation verbessern?
Mit interne Kommunikationsinstrumente!
Ein Instrument für die interne Unternehmenskommunikation ist ein Computersystem, das es einer bestimmten Person ermöglicht, mit einer anderen Person Informationen zu auszutauschen. Synchrone Kommunikation bezieht sich auf die Kommunikation zwischen mehreren Kollegen in Echtzeit: Instant Messaging, Videokonferenzen, Telefonie... Wenn Benutzer nicht zur gleichen Zeit verfügbar sind, handelt es sich um asynchrone Kommunikation, bei welcher der die Kommunikation via Email das am häufigsten verwendete System ist.
Welche Funktionen haben Tools für die interne Unternehmenskommunikation?
Software und Tools für die Unternehmenskommunikation sind sehr heterogen, weshalb es besser ist, ihre Funktionalitäten kennenzulernen, indem man sie nach Familien gruppiert:
Synchrone Kommunikation
Videokonferenzen, Webkonferenzen, Telefonie und Chat sind Echtzeit-Kommunikationsmittel, deren Zweck es ist, Informationen hauptsächlich auf informelle und schnelle Weise auszutauschen. Diese Tools bieten daher oft folgende Funktionen:
- VoIP (Voice Over IP): Telefonate über eine Internetverbindung. VoIP reduziert die Telefonkosten, da Anrufe ins Festnetz (und manchmal auch ins mobile Netz) national und international oft kostenlos sind.
- Videoanrufe: Sie ermöglichen die Darstellung der Gesichter der Teilnehmer über ihre Webcam. Per Video können Sie mehr Emotionen übertragen als per Audioanruf.
- Chat: Der Chat öffnet einen Kanal für schriftliche Diskussionen in Echtzeit. Das Interesse des Chats ist es, weniger aufdringlich zu sein als ein Telefonanruf und weniger formal als eine E-Mail. Die Leute beantworten einen Chat zudem nach wenigen Minuten, wohingegen das Beantworten einer Email oft bis zu einem Tag dauert.
- Bildschirmfreigabe: Mit der Bildschirmfreigabe können Sie Ihren Bildschirm und die darauf stattfindenden Aktionen in Echtzeit einem oder mehreren Kollegen zeigen.
- Soziale Netzwerke: Instrumente für den Informationsaustausch in sozialen Netzwerken ermöglichen es Ihnen, die Ansprache Ihrer Community zu zentralisieren, egal wo sie sich befindet: auf Twitter, Facebook, Linkedin oder YouTube.
Asynchrone Kommunikation
Asynchrone Kommunikationsinstrumente sind weniger aufdringlich als synchrone Instrumente, da der Empfänger den Inhalt der Nachricht öffnet, wann immer er es wünscht. Es wird lediglich mitgeteilt, dass eine Kommunikation Sie erreicht hat. Tools zur asynchronen Kommunikation sind auch die am häufigsten verwendeten Instrumenten:
- Post: Papierpost wird nach wie vor häufig für rechtsverbindliche Mitteilungen verwendet (unterzeichnete Verträge, Briefe mit Empfangsbestätigung). Es ist auch ein effektiver Marketingkanal.
- E-Mails: E-Mails sind elektronische Nachrichten, die über ein SMTP-Protokoll an eine oder mehrere Personen gesendet werden. Täglich werden weltweit 7 Milliarden E-Mails ausgetauscht.
- Anrufbeantworter und Sprachnachrichten: Sprachnachrichten ermöglichen es, eine erklärungsbedürftige Nachricht zu übermitteln und gleichzeitig eine hohe Aufmerksamkeit des Empfängers zu erhalten.
- Wanddisplays: Ob Werbung oder Dauerbotschaften, Wand- oder Digitaldisplays (über Fernseher) haben eine starke Wirkung und Präsenz in ihrer Umgebung.
- Video: Videos, die in das Intranet oder YouTube, Vimeo, Dailymotion usw. hochgeladen werden, sind leistungsstarke Medien, um die Aufmerksamkeit eines Publikums zu erregen, das jederzeit auf Inhalte zugreifen kann.
- Kommentare, Beiträge, Abstimmungen, Austausch, Meinungen: Moderne soziale Unternehmensnetzwerke und Intranets bieten kollaborative Funktionen, die die Benutzerinteraktion fördern.
- Pressearbeit: Einige Tools ermöglichen es Ihnen, zusammenfassende Informationen direkt an Nachrichtenagenturen oder Journalisten weiterzugeben (z.B. Pressemitteilungen).
- SMS und Fax
Wer verwendet Tools zur internen und externen Kommunikation?
Alle Unternehmen, vom Freelancer bis zum Großkonzern, nutzen mehrere Kommunikationsmittel. Der Trend geht sogar zu einer sehr großen Vielfalt von Kommunikationskanälen, um auf die relevanteste Art und Weise zu kommunizieren (E-Mail, Intranet, Einzelchat, Gruppenchat, Videokonferenz, etc.).
Generell gilt: Je kleiner ein Unternehmen ist, desto mehr bevorzugt es schnelle Kommunikationskanäle (Google Hangouts, Slack, Asana), da der Wert auf Agilität, Schnelligkeit und Effizienz gelegt wird.
Je größer ein Unternehmen hingegen ist, desto mehr wird es den Wissensaustausch und die Kapitalisierung von Informationen innerhalb des Unternehmens fördern. Damit wird es möglich, die Grundlagen des Unternehmens für seine weiterhin gesunde Entwicklung zu festigen. E-Mails haben zudem einen größere Bedeutung, wenn die Zahl der Manager steigt. Ihre Aufgabe ist es, klare und prägnante Informationen bereitzustellen, die von möglichst vielen Menschen verstanden werden können.
Wie wähle ich das richtige Kommunikationswerkzeug?
Die Anwendungen werden immer vielseitiger. Damit Sie diejenige finden, die Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter entspricht, lesen Sie unsere Kommunikationsleitfäden.
Die Wahl einer Kommunikationssoftware erfolgt in erster Linie aufgrund ihrer Relevanz für den Kontext des Unternehmens. Wenn beispielsweise die Sicherheit ein entscheidendes Element ist, ist eine E-Mail-Lösung wie Gmail oder Outlook nicht relevant. In diesem Fall ist es besser, auf ein Messaging-System zu wechseln, das im Inland oder in einem Unternehmen mit hohen Sicherheitsstandards (BlockChain, AES256, etc.) gehostet wird.
Die Nutzung durch den Endverbraucher ist ebenfalls ein wichtiges Auswahlkriterium, da die Kommunikationsmittel stets auf den Computern und Telefonen der Mitarbeiter geöffnet sind. Sie werden daher mit großer Intensität eingesetzt und unsachgemäßer Gebrauch kann sehr schwere Folgen haben.
Der Preis für Geschäftskommunikationsmittel ist jedoch ein etwas weniger bedeutendes Kriterium, da der Wettbewerb stark ist und die Preise niedrig und homogen sind. Es ist selten, dass man in diesem Punkt eine böse Überraschung erlebt.
Welche Tools und Software für interne Unternehmenskommunikation sind am besten?
Hier ist eine Auswahl der beliebtesten Kommunikationsmittel und -medien je nach Art des Unternehmens:
Für Selbstständige, Freelancer und unabhängige Unternehmer
- G Suite (ehemals Google Apps) mit Google Hangouts und Google Meet
- Slack, der einheitliche Chat
Für Startups
- G Suite (ehemals Google Apps) mit Google Hangouts und Google Meet
- Slack, der einheitliche Chat
- Trello, Asana oder Happeo für das kollaborative Aufgabenmanagement
Für Kleinstunternehmen
- Microsft Office 365, da es neben den Kommunikationswerkzeugen auch die Office-Suite enthält.
- Buffer für die Kommunikation in sozialen Netzwerken
- Intercom zur Kommunikation mit den Besuchern der Website
Für KMUs
- Soziale Netzwerke für Unternehmen wie TalkSpirit oder Jamespot
- VoIP-Lösungen über OVH oder andere Anbieter
- Professionelle Videokonferenzlösungen wie Skype Enterprise oder WebEx
