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40 KPIs für den Vertrieb und ein effizientes Aktivitätsmanagement

40 KPIs für den Vertrieb und ein effizientes Aktivitätsmanagement

Von Dominika Niewiadomska

Am 22. April 2021 aktualisiert, ursprünglich im 19. Juni 2019 veröffentlicht

Welche KPI-Vertrieb gibt es denn? Es besteht kein Zweifel: Die Messung und Überwachung von Key Performance Indikatoren (KPI) ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsziele schneller zu erreichen.

Berechnen Sie die Effizienz Ihres Vertriebs, messen Sie die Konversionsrate, analysieren Sie die Anzahl der Verkäufe, die nach der Kundengewinnung erzielt wurden, oder die Anzahl der Kunden... Leistungsindikatoren - qualitativer wie quantitativer Art - sind vielfältig und beziehen sich auf unterschiedliche Aspekte im Verkauf. Die Überwachung dieser Zahlen über ein vertriebsbezogenes Dashboard, z.B. dank professioneller CRM-Software, hilft Ihnen, Ihr Vertriebsmanagement an verschiedenste Szenarien anzupassen, zu optimieren und eine erfolgreiche Strategie zu verfolgen.

Aber wie wählt man vertriebsrelevante Kennzahlen aus? Worauf stützt man sich, um den richtigen KPI auszuwählen? Welche Vertrieb-KPI existieren? Welche Werkzeuge können bei der Vertriebsplanung hilfreich sein? Wir zeigen Ihnen, warum der Einsatz von CRM-Software ein Gewinn für die Überwachung Ihrer Vertriebsleistung ist.

Vertriebsleistung - was ist das?

Beginnen wir mit der Definition der Vertriebsleistung, auf Englisch sales performance. Sie ist zunächst einmal das Ergebnis der schwarzen, signifikanten und positiven Zahlen, die Ihr Unternehmen schreibt, wie z.B. der Anzahl der Verkäufe, des durchschnittlichen Warenkorbes pro Verkauf, der Rentabilität usw.

Bei der Leistung geht es aber nicht nur um "gute Zahlen"! Der Schlüsselfaktor für die Leistungsbilanz liegt vielmehr auch im Nachkommen der Kundenbedürfnisse und der Zufriedenstellung Ihrer Kunden mit dem richtigen Produkt oder der richtigen Dienstleistung. Um diese Aspekte zu messen, sind wir mehr an Qualitätsindikatoren wie der Kundenbindung interessiert.

👉 Es sei darauf hingewiesen, dass die Vertriebsleistung nicht nur von der Arbeit der Verkaufsteams abhängt, so kompetent und effizient sie auch sein mögen. Ein Arbeitsumfeld, das von allen Abteilungen des Unternehmens unterstützt wird und darauf ausgerichtet ist, den Verkauf global zu fördern, ist ebenfalls entscheidend für die Absatzentwicklung!

Um den Vertriebs- bzw. Unternehmenserfolg zu messen, verwenden Unternehmen Leistungsindikatoren, auch bekannt als Sales Key Performance Indicators (KPIs). Entsprechend angepasste KPIs kommen auch für die Leistungsmessung anderer Geschäftsfelder innerhalb des Unternehmens zum Einsatz (beispielsweise Marketing- oder Personalkennzahlen).

Warum sollten Sie Ihre Vertriebsleistung messen?

Die vertriebsbezogene Leistungsfähigkeit selbst ist ein Indikator für die Gesamtleistung des Unternehmens:

  • Sie identifiziert die wichtigsten Wachstumstreiber.
  • Sie hilft dabei, diese Treiber zu stärken.
  • Sie zielt auf Indikatoren ab, die Probleme aufweisen, um:
    • Lösungen zur Überwindung dieser Probleme zu finden,
    • sich auf diejenigen Träger konzentrieren zu können, die am leistungsfähigsten sind.

Kurz gesagt gibt Ihnen die Messung Ihrer Vertriebsleistung die Transparenz, die Sie benötigen, um Ihre Vertriebsstrategie oder sogar die Strategie Ihres gesamten Unternehmens effektiv weiterzuentwickeln und entsprechend der analysierten Daten anzupassen.

Mehr als 40 KPIs für Ihren Vertrieb

Um die Leistung Ihres Außendienstes zu messen, ohne sich im Datenchaos zu verlieren, gibt es mehrere Möglichkeiten, relevante qualitative sowie quantitative Indikatoren zu kategorisieren. Beachten Sie aber, dass einige Indikatoren unter Umständen in mehrere Kategorien fallen können.

Die folgende Grafik zeigt eine mögliche Typologie von Indikatoren:

Quelle: Reward process

KPIs als Quoten

  1. Opportunity Conversion Rate oder Prospect-to-Customer Conversion Rate: der ultimative Sales-KPI, da er die Anzahl der Verkäufe im Vergleich zur Anzahl der Gesprächstermine mit Leads misst.

  2. Kundenbindungsrate: Dies sind Kunden, die Ihnen nach einer Erstbestellung weiterhin vertrauen.

  3. Loyalitätsrate: Dies sind Kunden, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen mindestens zweimal gekauft haben.

  4. Fluktuationsrate: Sie ist das Gegenteil der Bindungsrate und berechnet den Anteil der verlorenen Kunden über einen bestimmten Zeitraum. Sie hilft so, die Kundenzufriedenheit zu messen.

  5. Eroberungsrate: Misst den Aufwand für die Suche, indem es die Anzahl der Gesprächstermine mit potenziellen Kunden mit der Gesamtzahl der Gesprächstermine in Beziehung setzt.

  6. Effizienzrate: die Anzahl der vereinbarten Gesprächstermine oder abgeschlossenen Verkäufe, die durch die Anzahl der Anrufe abgeschlossen werden.

Quantitative KPIs

  1. Anzahl der verabredeten Termine für die Kundengewinnung,

  2. Anzahl der abgeschlossenen Verkäufe,

  3. Anzahl der laufenden Verkäufe,

  4. Anzahl der verlorenen Verkäufe,

  5. Anzahl der Neukunden,

  6. Anzahl der verlorenen Kunden,

  7. Anzahl der Leads oder Verkaufschancen,

  8. Verkaufswert,

  9. Erzielter Umsatz pro Monat, Quartal oder Jahr,

  10. Durchschnittlicher Warenkorb: der erwirtschaftete Umsatz geteilt durch die Anzahl der Verkäufe,

  11. Häufigkeit der Interaktionen Ihres Vertriebsteams mit einem Kunden.

Qualitative Indikatoren

  1. Anteil der qualifizierten Leads,

  2. Lead-Qualifizierungsniveau (Quantität und Qualität der verfügbaren Informationen),

  3. Kenntnisse über die Konkurrenz,

  4. Kenntnis des Geschäftszyklus,

  5. Kenntnis der Verkaufsargumente,

  6. Kenntnis des Hintergrundes des Kunden,

  7. Kenntnis der Einwände der Interessenten und angemessene Antworten,

  8. Kenntnis der kommerziellen Fristen.

Auch lesenswert

Indikatoren im Zusammenhang mit der Kundengewinnung

  1. Anzahl der durchgeführten Anrufe,

  2. Anzahl der gesendeten E-Mails,

  3. Anzahl der abgeschlossenen Anrufe sortiert nach Abschlussstatus,

  4. Anzahl der geöffneten E-Mails,

  5. Anzahl der Antworten auf E-Mails,

  6. Anzahl der bewerteten Geschäftsmöglichkeiten,

  7. Anzahl der erkannten Verkaufsmaßnahmen,

  8. Bewertung der erkannten Projekte,

  9. Zeit zwischen dem Beginn der Kundenakquise und dem Abschluss des Verkaufs,

  10. Kundenakquisitionskosten,

  11. Kosten pro potenziellem Kunden oder Kosten pro Lead (CPL).

Marketing-Kennzahlen und KPIs

  1. Anzahl der Besuche auf Ihrer Website oder Follow auf sozialen Medien,

  2. CPC (Cost per click),

  3. Anzahl der Downloads Ihrer Inhalte,

  4. Klickrate (CTR),

  5. Anzahl der ausgefüllten Anmeldeformulare,

  6. Anzahl der Besuche auf einer Landing Page.

Wie wählt man Leistungsindikatoren für sein Unternehmen aus?

Die Auswahl der relevanten Indikatoren ist höchst unternehmensspezifisch. Wir geben Ihnen einige Ratschläge, um eine gute, relevante und vor allem nützliche Auswahl zu treffen und vor allem:

  • 1 KPI = 1 Ziel. Ein KPI sollte direkt verwendet werden, um die Ziele der Unternehmensstrategie zu messen.

  • 1 KPI = 1 Entscheidung. Es ist ein Entscheidungsinstrument, das Ihnen hilft, Entscheidungen zu bestimmten Punkten zu treffen. Die Einhaltung von KPIs ist gut; sie zu analysieren und die notwendigen Schlussfolgerungen zu ziehen, ist besser.

  • Keep it simple: Wählen Sie einfache KPIs, die Sie und Ihre Teams ansprechen. Versuchen Sie auch nicht, die Indikatoren miteinander zu multiplizieren. So riskieren Sie nicht, von einer Zahlenflut überfordert zu werden und das Interesse an der Leistungsüberwachung zu verlieren.

  • Indikatoren sind im Kontext eines Unternehmens zu erfassen und zu verstehen: Eine isoliert betrachtete Zahl ist nicht aussagekräftig. Dieselbe Anzahl der wöchentlichen Termine oder die Höhe des durchschnittlichen Warenkorbes eines Käufers bedeutet in einem klein oder mittelständischen Unternehmen etwas anderes als in einem Großkonzern.

Wie kann man die Leistung seiner Sales-Abteilung messen?

Die Vorteile einer CRM-Software

Die Erfolgsmessung für Ihren Vertrieb kann nicht improvisiert, sondern muss systematisch angegangen werden. Nachdem Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Leistungsindikatoren ausgewählt haben, müssen Sie diese analysieren und ihre Entwicklung in verschiedenen Kontexten (z.B. über die Zeit hinweg oder nach Geschäftsbereichen) überwachen können, um zutreffende Entscheidungen zu treffen.

Um dies zu erreichen, bleibt das am besten geeignete Werkzeug nach wie vor der Hauptverbündete des Vertriebsmitarbeiters: die CRM-Software (Customer Relationship Management) bzw. Software für das Kundenbeziehungsmanagement. Eine Fülle von sortierten und strukturierten Kundeninformationen, das Management aller Aktivitäten entlang der Vertriebspipeline, automatische Erinnerungen an Ihre Termine… ein CRM ist all das und noch vieles mehr.

Welches Tool für die Überwachung Ihrer Vertriebsleistung?

CRM-Software, oder Customer Relationship Management Software, ist eine Welt für sich. Wir stellen Ihnen im Folgenden drei Tools, die erweiterte Leistungsüberwachungsfunktionen bieten, vor.

HubSpot CRM

HubSpot CRM erlaubt es Ihnen auf sehr übersichtliche Weise, den gesamten Vertriebsprozess zu verwalten. Zusätzlich zu grundlegenden Kundenmanagement-Funktionen integriert diese Software auch Tools für den Vertrieb, Kundenservice und das Marketing und fungiert so als Schnittstelle für alle Ihre Kunden direkt betreffenden Aktivitäten.

Die Stärke von HubSpot CRM: die Grundversion ist für eine unbegrenzte Nutzerzahl kostenlos, kann aber bei Bedarf problemlos durch weitere HubSpot-Angebote wie die Sales Hub oder Service Hub ergänzt werden.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 vereint intelligentes Vertriebsmanagement mit Tools für das Marketing- sowie Kundenmanagement. Mit diesem Klassiker können Sie alle für den Verkauf relevanten Daten zentralisieren und dank integrierter künstlicher Intelligenz (KI) smart und zuverlässig verarbeiten und analysieren.

Die Stärke von Microsoft Dynamics 365: höchst personalisierbare Dashboards

Teamleader

Teamleader eine vollständig modulare Software, die die Kundenbetreuung und -verwaltung erleichtert, von der Erstellung einer Absatzmöglichkeit im Rahmen des Opportunity Managements über das Projektmanagement für Kunden bis hin zur Rechnungsstellung und dem Kundensupport.

Die Stärke von Teamleader: eine übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche

Vertriebs-KPIs im Auge behalten und Leistung weiter steigern

Leistungsindikatoren für Ihren Vertrieb können für Ihre Unternehmensentwicklung und -steuerung eine große Rolle spielen. Sie können die Sales Performance nicht nur besser messen, sondern diese Analyse kann Ihre Entscheidungsfindung dank der Transparenz der KPIs auch wirklich beschleunigen.

Im Jahr 2019 können es sich Unternehmen angesichts des zunehmenden Wettbewerbs nicht mehr leisten, ihre Vertriebsleistung durch Versuch und Irrtum zu steuern. Ein gutes Tool, wie z.B. eine leistungsstarke CRM-Software, garantiert eine Vervielfachung Ihrer Einnahmen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die für Sie relevanten Leistungsindikatoren auszuwählen und sie in einer spezifischen Softwarelösung zu verwenden. Haben Sie Ihre Wahl bereits getroffen?