8 goldene Regeln für eine gute Buchführung
Die Buchhaltung hat bei Unternehmern nicht immer einen guten Ruf. Manchmal wird sie als lästige und zeitraubende Aufgabe angesehen, die dem Unternehmen nicht viel bringt. Da irren Sie sich! Das Interesse an der Buchhaltung ist für jeden Unternehmer von größter Bedeutung.
Wenn es um die Verwaltung der Buchhaltung geht, haben Unternehmer mehrere Möglichkeiten: Sie können sie selbst verwalten, die gesamte Buchhaltung an ein physisches oder Online-Buchhaltungsbüro auslagern, einen Teil der Buchhaltung intern erledigen und einen Teil an einen Wirtschaftsprüfer auslagern und schließlich können sie einen internen Buchhalter einstellen.
Wie auch immer sich der Unternehmer entscheidet, er muss sich die richtigen Fragen stellen. Wie maximiert man den Nutzen seiner Buchhaltung? Wie sollte man sich organisieren? Welche Werkzeuge sollte man verwenden? Unter den bewährten Methoden zur Verwaltung der Buchhaltung enthüllen wir Ihnen 8 goldene Regeln.
1. Bilden Sie sich in der Buchhaltung weiter.
Mithilfe der Buchhaltung können Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Finanzen verschaffen, den Liquiditätsbedarf voraussehen, Ihre Budgetplanung vornehmen und vor allem Ihre buchhalterischen, steuerlichen, sozialen und gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen.
Welche Buchführungspflichten haben Sie?
Ihre Buchführungspflichten hängen von Ihrem Besteuerungssystem ab:
- régime réel normal d'imposition,
- Régime réel simplifié d'imposition (vereinfachtes reales Steuersystem),
- System der kontrollierten Steuererklärung.
Diese Steuerregelung hängt wiederum von Ihrem Umsatz und Ihrer Tätigkeit ab. Je höher Ihr Umsatz, desto umfangreicher sind Ihre Buchführungspflichten. Wenn Sie beispielsweise dem Régime réel normal d'imposition unterliegen, müssen Sie eine Verpflichtungsbuchhaltung führen, die auf Ihren Forderungen und Verbindlichkeiten beruht, während die Liquiditätsbuchhaltung auf Ihren eingenommenen Einnahmen und bezahlten Ausgaben beruht.
Warum ist eine Ausbildung unerlässlich?
Eine Schulung in Buchhaltung hilft Ihnen, alle Ihre Buchführungspflichten zu kennen und zu erfüllen. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Verwaltung Ihres Unternehmens und können Ihre Cashflows besser verstehen.
Wenn Sie sich in Buchhaltung ausbilden lassen, gewinnen Sie an Übersichtlichkeit. Es stehen Ihnen zahlreiche Ressourcen zur Verfügung, um sich weiterzubilden, online mit MOOCs oder Websites wie compta-facile oder im Präsenzunterricht mit Schulungen, die von öffentlichen oder privaten Einrichtungen angeboten werden.
2) Wählen Sie die Buchhaltungssoftware, die zu Ihnen passt.
Die Wahl der Software zur Verwaltung Ihrer Buchhaltung ist entscheidend. Es geht nicht darum, die "beste" Buchhaltungssoftware zu wählen, sondern diejenige, die zu Ihrem Unternehmen passt. Treffen Sie Ihre Wahl anhand von 2 Kriterien:
Ihre Branche
Es gibt Buchhaltungssoftware, die auf bestimmte Tätigkeitsbereiche spezialisiert ist (Gastronomie, Handel...). Diese Software bietet Ihnen zusätzliche Module an. Für ein Restaurant wird die Buchhaltungssoftware beispielsweise ein Modul zur Verwaltung von Lagerbeständen und Einkäufen anbieten.
Die Größe Ihres Unternehmens
Je nach der Größe Ihres Unternehmens haben die Art der Software und die Kosten nichts miteinander zu tun. Wenn Sie ein Kleinstunternehmen sind, sollten Sie sich für eine einfache Software mit den grundlegenden Funktionen entscheiden: Erstellung von Angeboten/Rechnungen und Umsatzsteuererklärung. Wenn Sie ein KMU sind, benötigen Sie eine umfassendere Software, die den gesamten Buchhaltungsprozess integriert. Wenn Sie schließlich ein großes Unternehmen sind, wird sich die Buchhaltungssoftware in ein ERP (Enterprise Resource Planning ) verwandeln, mit dem Sie Ihr gesamtes Unternehmen verwalten können und nicht nur den Aspekt der Buchhaltung.
Nehmen Sie sich für diese Entscheidung Zeit, vergleichen Sie, testen Sie und informieren Sie sich in Ihrem Netzwerk.
3. seien Sie organisiert
Sie müssen Ihre Buchhaltung täglich bearbeiten. Warten Sie nicht bis zum letzten Moment, um Ihre monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Steuererklärungen abzugeben. Warten Sie auch nicht bis zum letzten Moment, um die Dokumente an Ihren Buchhalter zu übermitteln, wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern. Erstellen Sie dazu einen Zeitplan mit allen Buchhaltungsaufgaben , die Sie im Laufe des Jahres erledigen müssen , damit Sie nicht wenige Tage vor einer wichtigen Frist unvorbereitet sind.
Außerdem sollten Sie alle Ihre Buchhaltungsunterlagen (Angebote, Rechnungen, Spesenabrechnungen, Überweisungsbelege, Gehaltsabrechnungen usw.) gewissenhaft ab heften, damit Sie sie bei Bedarf schnell wiederfinden und einen guten Überblick über die Buchhaltungsinformationen haben.
4. Halten Sie Ausschau nach Entwicklungen in der Buchhaltung.
Die Buchhaltung ist gesetzlichen Entwicklungen unterworfen. Für alle Unternehmer ist es wichtig, diese Änderungen zu verfolgen, um ihre Buchhaltung gut zu führen. Zunächst einmal können Sie so das Gesetz und die neuen Buchhaltungspflichten einhalten, aber es ermöglicht Ihnen auch, nach Möglichkeiten für Buchhaltungs- und Steueroptimierungen Ausschau zu halten, wie z. B. neue Hilfen für Unternehmer oder Steuerbefreiungen.
Um Ihre Überwachung durchzuführen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Beginnen Sie damit, die Nachrichten zu verfolgen. Wichtige rechtliche Entwicklungen werden von den Medien weitergegeben. Sie können auch die Fachmedien Ihrer Branche verfolgen, die das Ganze, das Sie benötigen, aggregieren. Schließlich können Sie auch Medien verfolgen, die sich auf Buchhaltung spezialisiert haben, oder Blogs von Wirtschaftsprüfern.
Wenn Sie einen Wirtschaftsprüfer haben, sollten Sie wissen, dass dieser eine Informations- und Beratungspflicht hat (Quelle: Code de déontologie des professionnels de l'expertise-comptable), d. h. wenn eine gesetzliche Entwicklung Ihre Tätigkeit betrifft, muss er Sie darüber informieren.
5. Entscheiden Sie sich für eine aufrichtige und ehrliche Buchführung.
Diese Regel mag vielleicht zum Lachen anregen, aber lassen Sie sich nicht dazu verleiten. Verbuchen Sie keine persönlichen Ausgaben über das Konto Ihres Unternehmens. Versuchen Sie auch nicht, die Mehrwertsteuer zu hinterziehen oder Schwarzarbeit in Anspruch zu nehmen.
Zum einen setzen Sie sich damit der Gefahr von Sanktionen seitens der Steuerbehörden aus, die in schweren Fällen bis hin zu Gefängnisstrafen und Geldstrafen reichen können. Diese Sanktionen werden Ihr Geschäft und dessen Fortbestand gefährden. Andererseits erleichtert eine ehrliche Buchführung die Arbeit Ihres Steuerberaters , der nicht nach einer Rechtfertigung für eine verdächtige Ausgabe suchen muss. Ihr Steuerberater wird also weniger Zeit mit Ihrem Fall verbringen, was sich auf Ihr Honorar auswirken wird, und er wird auch mehr für Beratungsleistungen zur Verfügung stehen.
6. Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung.
Nutzen Sie die technologischen Entwicklungen, um bei Ihrer Buchhaltung Zeit zu sparen. Die Zeiten, in denen Sie Ihre Buchhaltung mit Heft und Bleistift verwalten mussten, sind vorbei. Sie können viele Aspekte Ihres Geschäfts online verwalten, indem Sie sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden :
- Online-Spesenabrechnung
- Online-Banking
- Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung online
- Krankenversicherung online
Durch die Automatisierung Ihrer Buchhaltung gewinnen Sie an Zuverlässigkeit und eliminieren zeitraubende Aufgaben, bei denen Sie nur einen geringen Mehrwert liefern. Die Digitalisierung all dieser Elemente ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Dokumente und Belege problemlos online zu speichern. Warten Sie nicht länger und sparen Sie ab sofort Zeit.
7. Machen Sie Ihre Buchhaltung zu einem Steuerungsinstrument.
Eine saubere und strenge Buchhaltung hat den Vorteil, dass sie Ihnen viele interessante Zahlen über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens liefert. Gehen Sie einen Schritt weiter und sehen Sie Ihre Buchhaltung nicht mehr als eine buchhalterische Pflicht, sondern als eine Chance für Ihr Unternehmen. Ihre Buchhaltung kann Ihnen helfen, entscheidende Elemente zu erhalten:
Die KPIs Ihres Unternehmens.
Umsatz, Gewinn, Gewinnspanne, EBITDA (Bruttobetriebsüberschuss), Personalkosten und Marketingausgaben; diese nicht erschöpfende Liste zeigt Ihnen die zahlreichen Informationen, die Ihnen Ihre Buchhaltung liefern kann. Ihre Buchhaltung soll Ihnen helfen, einen "wissenschaftlichen Ansatz für Ihr Geschäft" zu haben.
Finanzielle Vorausschau
Ihre Buchhaltung aggregiert alle Informationen, die Sie benötigen, um eine Finanzprognose zu erstellen. Diese ist nicht nur für Ihr Unternehmen nützlich, sondern auch für Ihre Investoren, falls Sie solche haben, oder Ihre Bank.
Bedarf an liquiden Mitteln
Welche Ausgabenposten müssen verringert werden? Haben Sie einen kurz- oder langfristigen Liquiditätsbedarf? All diese Informationen finden Sie in Ihrer Buchhaltung. Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Elemente, um den Lebensnerv eines jeden Unternehmers zu beherrschen: seine Finanzen.
8. Ziehen Sie einen Wirtschaftsprüfer hinzu.
Seien Sie sich bewusst, dass es keine Pflicht ist, einen Wirtschaftsprüfer zu haben. Es gibt kein Gesetz, das Unternehmen unabhängig von ihrer Größe dazu verpflichtet, einen solchen zu haben. Sie können Ihre Buchhaltung durchaus internalisieren. Die Aufgabe des Wirtschaftsprüfers geht jedoch über die bloße Führung Ihrer Buchhaltung hinaus. Er ist ein privilegierter Partner, der sehr hilfreich sein kann, um Ihr Unternehmen in Ruhe wachsen zu sehen. Ein Wirtschaftsprüfer hat viele Vorteile:
Er spart Ihnen Zeit.
Der Wirtschaftsprüfer und die Buchhalter, die seine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bilden, sind Spezialisten auf ihrem Gebiet. Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, sparen Sie wertvolle Zeit. Als Spezialisten werden sie bei der Bearbeitung der Buchhaltung effizienter sein und Ihnen mehr Gelassenheit bei der Führung Ihres Unternehmens verschaffen.
Er begleitet Sie in den entscheidenden Momenten Ihrer Tätigkeit.
Der Wirtschaftsprüfer verfügt über fachübergreifende Kompetenzen und ist eine wichtige Stütze in den Schlüsselphasen Ihrer Tätigkeit: Gründung eines Unternehmens, Übernahme, Liquidation oder Rückkauf. Ob in buchhalterischer, rechtlicher, sozialer oder steuerlicher Hinsicht, der Wirtschaftsprüfer kann Sie beraten oder Sie an einen Spezialisten verweisen.
Er verbessert Ihre Glaubwürdigkeit bei Ihren Gesprächspartnern.
Der Steuerberater ist der "Garant" Ihrer Buchhaltung. Als solcher verleiht er Ihnen Glaubwürdigkeit, wenn Sie bei Ihrer Bank oder bei Investoren einen Finanzierungsantrag stellen. Er ist es, der die notwendigen rechtlichen Elemente erstellt: die Bilanz und die Finanzplanung.
Fazit: Seien Sie gründlich, neugierig auf rechtliche Entwicklungen und nutzen Sie Innovationen, um Ihre Buchhaltung zu automatisieren. Ändern Sie Ihren Blick auf Ihre Buchhaltung und nutzen Sie sie , um mehr Übersicht und Gelassenheit bei der Verwaltung Ihres Unternehmens zu gewinnen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen